Décision n° 2015-01 du 20 avril 2015 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site internet de la CCIN »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2015-41 le 15 avril 2015, relatif à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
Décide :
de mettre en œuvre la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour nouvelles fonctionnalités :
- mettre à disposition des formulaires électroniques relatifs aux déclarations, demandes d’avis, demandes d’autorisation, pouvant être renseignés directement en ligne ;
- accompagner les déclarants et demandeurs dans l’établissement des formulaires par l’adjonction d’outils d’aide aux formalités ;
- permettre aux déclarants et demandeurs de sauvegarder en ligne les formulaires en cours d’élaboration ;
- effacer les sauvegardes des formulaires n’ayant pas été finalisés dans un délai de 6 mois ;
- permettre aux déclarants et demandeurs de joindre des annexes aux formulaires électroniques ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements » afin d’attribuer un numéro d’enregistrement au formulaire électronique, dès l’ouverture de ce dernier ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements » afin de permettre l’envoi des formulaires électroniques finalisés sur une partie dédiée et protégée du répertoire des traitements de la CCIN ;
- interconnexion avec la messagerie professionnelle de la CCIN afin d’envoyer une copie imprimable du formulaire électronique finalisé sur la messagerie électronique du déclarant ou du demandeur, et d’informer le Secrétariat de la CCIN du pré-dépôt d’un dossier sur le Répertoire des traitements.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont :
- les membres de la Commission et les agents du Secrétariat Général nominativement désignés sur la page de présentation ainsi que dans les mentions légales du site ;
- les personnes mentionnées dans les publications de la CCIN mises en ligne sur son site Internet ;
- les responsables de traitements ou leurs représentants.
• Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
- l’identité et la fonction des personnes physiques ;
- les données d’identification des personnes morales ;
- leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
• La catégorie d’informations nouvellement traitée est :
- identité du signataire du formulaire : nom, prénom, qualité, signature ;
- identité des personnes mentionnées dans le formulaire, le cas échéant : nom, prénom, fonction ;
- adresses et coordonnées : activité et identification des prestations associées (ex. : fournitures, papeterie, indemnité…) ;
- caractéristiques financières : adresses postales, numéros de téléphone, fax, localisation géographique ;
- données d’identification électronique : adresses électroniques.
• Les informations susvisées ne sont sauvegardées sur le site Internet de la CCIN que le temps de l’élaboration des formalités par le déclarant ou le demandeur, à son initiative, dans un maximum de 6 mois. Une fois le dossier finalisé envoyé à la CCIN, aucune conservation du formulaire concerné n’est effectuée dans le présent traitement.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 21 avril 2015.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2015-41 le 15 avril 2015, relatif à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
Décide :
de mettre en œuvre la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour nouvelles fonctionnalités :
- mettre à disposition des formulaires électroniques relatifs aux déclarations, demandes d’avis, demandes d’autorisation, pouvant être renseignés directement en ligne ;
- accompagner les déclarants et demandeurs dans l’établissement des formulaires par l’adjonction d’outils d’aide aux formalités ;
- permettre aux déclarants et demandeurs de sauvegarder en ligne les formulaires en cours d’élaboration ;
- effacer les sauvegardes des formulaires n’ayant pas été finalisés dans un délai de 6 mois ;
- permettre aux déclarants et demandeurs de joindre des annexes aux formulaires électroniques ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements » afin d’attribuer un numéro d’enregistrement au formulaire électronique, dès l’ouverture de ce dernier ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements » afin de permettre l’envoi des formulaires électroniques finalisés sur une partie dédiée et protégée du répertoire des traitements de la CCIN ;
- interconnexion avec la messagerie professionnelle de la CCIN afin d’envoyer une copie imprimable du formulaire électronique finalisé sur la messagerie électronique du déclarant ou du demandeur, et d’informer le Secrétariat de la CCIN du pré-dépôt d’un dossier sur le Répertoire des traitements.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont :
- les membres de la Commission et les agents du Secrétariat Général nominativement désignés sur la page de présentation ainsi que dans les mentions légales du site ;
- les personnes mentionnées dans les publications de la CCIN mises en ligne sur son site Internet ;
- les responsables de traitements ou leurs représentants.
• Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
- l’identité et la fonction des personnes physiques ;
- les données d’identification des personnes morales ;
- leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
• La catégorie d’informations nouvellement traitée est :
- identité du signataire du formulaire : nom, prénom, qualité, signature ;
- identité des personnes mentionnées dans le formulaire, le cas échéant : nom, prénom, fonction ;
- adresses et coordonnées : activité et identification des prestations associées (ex. : fournitures, papeterie, indemnité…) ;
- caractéristiques financières : adresses postales, numéros de téléphone, fax, localisation géographique ;
- données d’identification électronique : adresses électroniques.
• Les informations susvisées ne sont sauvegardées sur le site Internet de la CCIN que le temps de l’élaboration des formalités par le déclarant ou le demandeur, à son initiative, dans un maximum de 6 mois. Une fois le dossier finalisé envoyé à la CCIN, aucune conservation du formulaire concerné n’est effectuée dans le présent traitement.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 21 avril 2015.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.