Délibération n° 2010-07 du 1er mars 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives relative au traitement automatisé ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la demande d’avis enregistrée le 10 février 2010, concernant la demande d’avis portant sur la mise en œuvre par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du traitement automatisé ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 1er mars 2010 portant analyse des traitements d’informations nominatives de la CCIN ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN».
Il a pour fonctionnalités :
1. de permettre au Secrétariat de la CCIN de disposer d’un outil permettant à la Commission d’adresser des correspondances dans le cadre de ses missions (ex. envoi de documents d’information, de sensibilisation ou de promotion concernant la protection des informations nominatives à la demande ou en masse, invitations, félicitations, vœux …) ;
2. de réaliser des mailings généraux ou ciblés dans le cadre de campagne de sensibilisation ou d’information.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
II. Sur la justification et la légitimité du traitement
La CCIN justifie la mise en œuvre de ce traitement tout d’abord par le respect d’une obligation légale à laquelle la Commission est soumise, notamment au titre de l’article 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Par ailleurs, la CCIN relève que ce traitement est également justifié par la poursuite d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Les mesures prises par le responsable de traitement afin de ne pas méconnaître les droits et libertés des personnes s’illustrent par :
- la diffusion de la liste des traitements mis en œuvre par la CCIN sur son site Internet (dès parution de la décision de mise en œuvre du présent traitement au Journal de Monaco) ;
- la faculté offerte à toute personne concernée d’avoir accès aux informations les concernant, et de demander qu’elles soient rectifiées ou corrigées. Ces informations pourront également être supprimées si la personne en fait la demande et que cette requête est jugée légitime par la CCIN car ne portant pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être :
- des demandeurs, déclarants, ou représentants de ces personnes en Principauté ;
- les contacts désignés de la CCIN au sein d’organisme ;
- les membres d’autorités de contrôle à la protection des données ;
- le personnel des services administratifs ;
- des journalistes ;
- les investigateurs de la CCIN mais aussi des experts ou professionnels de la matière.
Lorsque le traitement est utilisé à des fins de communication en masse de type mailing, les personnes concernées peuvent être les résidents en Principauté et les personnes ayant une activité professionnelle inscrite à l’annuaire et ne s’étant pas opposées à figurer sur le fichier marketing de Monaco Télécom. Il peut également s’agir des responsables de traitement inscrits au répertoire des traitements lorsque la CCIN souhaite leur adresse une information plus ciblée.
Ces personnes peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modalités techniques et organisationnelles prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations de la Commission. Elle rappelle que la qualité et la portée de ces mesures devront être maintenues lors des modifications à intervenir dans le système d’information du responsable de traitement.
V. Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Les informations nominatives traitées sont :
- l’identité
• s’il s’agit d’une personne physique : civilité, nom, prénom, fonction ;
• s’il s’agit d’une personne morale : raison ou dénomination sociale,
- les adresses et coordonnées : adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, fax,
- une donnée d’identification électronique : adresse(s) électronique(s).
Ces informations ont pour origine, selon les personnes, les intéressés eux-mêmes, les correspondances reçues par la CCIN, les sites Internet, l’annuaire officiel du Gouvernement et de la Commune, le Journal de Monaco, les organismes de presse, voire les ouvrages ou documents écrits par les professionnels.
Les informations nominatives traitées à des fins de publipostage proviennent du fichier marketing de Monaco Télécom, fichiers inscrits au répertoire des traitements de la CCIN depuis 2005, ou, du traitement automatisé «Tenue du répertoire des traitements».
Dans tous les cas, préalablement à tout traitement d’informations nominatives les services de la CCIN s’assurent de la compatibilité des opérations automatisées envisagées avec la finalité d’origine des informations.
Elles sont mises à jour ou supprimées lorsque la personne change de fonction ou quitte l’organisme lié.
Les informations exploitées au titre des opérations de mailings sont conservées le temps de l’opération ayant nécessité un mailing, au plus, la durée de contrat de prestation signé avec le prestataire.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la demande d’avis enregistrée le 10 février 2010, concernant la demande d’avis portant sur la mise en œuvre par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du traitement automatisé ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 1er mars 2010 portant analyse des traitements d’informations nominatives de la CCIN ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN».
Il a pour fonctionnalités :
1. de permettre au Secrétariat de la CCIN de disposer d’un outil permettant à la Commission d’adresser des correspondances dans le cadre de ses missions (ex. envoi de documents d’information, de sensibilisation ou de promotion concernant la protection des informations nominatives à la demande ou en masse, invitations, félicitations, vœux …) ;
2. de réaliser des mailings généraux ou ciblés dans le cadre de campagne de sensibilisation ou d’information.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
II. Sur la justification et la légitimité du traitement
La CCIN justifie la mise en œuvre de ce traitement tout d’abord par le respect d’une obligation légale à laquelle la Commission est soumise, notamment au titre de l’article 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Par ailleurs, la CCIN relève que ce traitement est également justifié par la poursuite d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Les mesures prises par le responsable de traitement afin de ne pas méconnaître les droits et libertés des personnes s’illustrent par :
- la diffusion de la liste des traitements mis en œuvre par la CCIN sur son site Internet (dès parution de la décision de mise en œuvre du présent traitement au Journal de Monaco) ;
- la faculté offerte à toute personne concernée d’avoir accès aux informations les concernant, et de demander qu’elles soient rectifiées ou corrigées. Ces informations pourront également être supprimées si la personne en fait la demande et que cette requête est jugée légitime par la CCIN car ne portant pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être :
- des demandeurs, déclarants, ou représentants de ces personnes en Principauté ;
- les contacts désignés de la CCIN au sein d’organisme ;
- les membres d’autorités de contrôle à la protection des données ;
- le personnel des services administratifs ;
- des journalistes ;
- les investigateurs de la CCIN mais aussi des experts ou professionnels de la matière.
Lorsque le traitement est utilisé à des fins de communication en masse de type mailing, les personnes concernées peuvent être les résidents en Principauté et les personnes ayant une activité professionnelle inscrite à l’annuaire et ne s’étant pas opposées à figurer sur le fichier marketing de Monaco Télécom. Il peut également s’agir des responsables de traitement inscrits au répertoire des traitements lorsque la CCIN souhaite leur adresse une information plus ciblée.
Ces personnes peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modalités techniques et organisationnelles prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations de la Commission. Elle rappelle que la qualité et la portée de ces mesures devront être maintenues lors des modifications à intervenir dans le système d’information du responsable de traitement.
V. Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Les informations nominatives traitées sont :
- l’identité
• s’il s’agit d’une personne physique : civilité, nom, prénom, fonction ;
• s’il s’agit d’une personne morale : raison ou dénomination sociale,
- les adresses et coordonnées : adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, fax,
- une donnée d’identification électronique : adresse(s) électronique(s).
Ces informations ont pour origine, selon les personnes, les intéressés eux-mêmes, les correspondances reçues par la CCIN, les sites Internet, l’annuaire officiel du Gouvernement et de la Commune, le Journal de Monaco, les organismes de presse, voire les ouvrages ou documents écrits par les professionnels.
Les informations nominatives traitées à des fins de publipostage proviennent du fichier marketing de Monaco Télécom, fichiers inscrits au répertoire des traitements de la CCIN depuis 2005, ou, du traitement automatisé «Tenue du répertoire des traitements».
Dans tous les cas, préalablement à tout traitement d’informations nominatives les services de la CCIN s’assurent de la compatibilité des opérations automatisées envisagées avec la finalité d’origine des informations.
Elles sont mises à jour ou supprimées lorsque la personne change de fonction ou quitte l’organisme lié.
Les informations exploitées au titre des opérations de mailings sont conservées le temps de l’opération ayant nécessité un mailing, au plus, la durée de contrat de prestation signé avec le prestataire.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.