Décision n° 2010-02 du 2 mars 2010 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-07 le 1er mars 2010, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN».
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
1. de permettre au Secrétariat de la CCIN de disposer d’un outil permettant à la Commission d’adresser des correspondances dans le cadre de ses missions (ex. envoi de documents d’information, de sensibilisation ou de promotion concernant la protection des informations nominatives à la demande ou en masse, invitations, félicitations, vœux…) ;
2. de réaliser des mailings généraux ou ciblés dans le cadre de campagne de sensibilisation ou d’information.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être :
• les demandeurs, déclarants figurant sur les formulaires associés ou leurs représentants en Principauté ;
• les contacts désignés de la CCIN au sein d’organisme ;
• les membres d’autorités de contrôle à la protection des données ;
• le personnel des services administratifs ;
• des journalistes ;
• les investigateurs de la CCIN mais aussi des experts ou professionnels de la matière ;
• les personnes physiques ou morales inscrites à l’annuaire téléphonique de la Principauté de Monaco qui ne se sont pas opposées à figurer sur le fichier marketing de Monaco Télécom, dans le cadre des opérations ponctuelles de mailing de la Commission.
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
- La forme nominative des informations est conservée :
• de manière générale : jusqu’à ce que la personne concernée change de fonction ou quitte l’organisme lié ;
• pour les informations traitées à des fins de mailing, le temps de la durée de l’opération, au plus tard, la durée du contrat relatif à l’achat du fichier marketing signé avec le prestataire.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement. Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
- Ce traitement ne fait pas l’objet de communication nominative externe à la CCIN, hors les cas prévus par la loi ou dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires diligentées conformément aux lois et règlements en vigueur.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-07 le 1er mars 2010, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Etablissement et tenue du carnet d’adresses de la CCIN».
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
1. de permettre au Secrétariat de la CCIN de disposer d’un outil permettant à la Commission d’adresser des correspondances dans le cadre de ses missions (ex. envoi de documents d’information, de sensibilisation ou de promotion concernant la protection des informations nominatives à la demande ou en masse, invitations, félicitations, vœux…) ;
2. de réaliser des mailings généraux ou ciblés dans le cadre de campagne de sensibilisation ou d’information.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être :
• les demandeurs, déclarants figurant sur les formulaires associés ou leurs représentants en Principauté ;
• les contacts désignés de la CCIN au sein d’organisme ;
• les membres d’autorités de contrôle à la protection des données ;
• le personnel des services administratifs ;
• des journalistes ;
• les investigateurs de la CCIN mais aussi des experts ou professionnels de la matière ;
• les personnes physiques ou morales inscrites à l’annuaire téléphonique de la Principauté de Monaco qui ne se sont pas opposées à figurer sur le fichier marketing de Monaco Télécom, dans le cadre des opérations ponctuelles de mailing de la Commission.
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
- La forme nominative des informations est conservée :
• de manière générale : jusqu’à ce que la personne concernée change de fonction ou quitte l’organisme lié ;
• pour les informations traitées à des fins de mailing, le temps de la durée de l’opération, au plus tard, la durée du contrat relatif à l’achat du fichier marketing signé avec le prestataire.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement. Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
- Ce traitement ne fait pas l’objet de communication nominative externe à la CCIN, hors les cas prévus par la loi ou dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires diligentées conformément aux lois et règlements en vigueur.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.