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Décision n° 2010-01 du 2 mars 2010 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalités «Gestion des déclarations et demandes d’avis souscrites auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives» en «Tenue du Répertoire des Traitements»

  • N° journal 7955
  • Date de publication 12/03/2010
  • Qualité 96.4%
  • N° de page 462
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu la décision du Ministre d’Etat en date du 16 novembre 2001 portant mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives ayant pour finalité «Gestion des déclarations et demandes d’avis souscrites auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives», prise après avis favorable de la CCIN par délibération n° 00-08 du 6 octobre 2000 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2010-06 le 1er mars 2010, relatif à la modification du traitement automatisé ayant pour nouvelle finalité «Tenue du répertoire des traitements» ;
Décide :
De modifier, comme suit, le traitement automatisé d’informations nominatives de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) afin d’en assurer la conformité avec les dispositions modificatives de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, notamment en ses articles 2, 8 et 10, et de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée, notamment en ses articles 22, 23 et 24.
- Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
- La finalité du traitement est «Tenue du répertoire des traitements».
- Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
1. d’organiser, tenir et mettre à jour le répertoire des traitements conformément à la loi n° 1.165, et en particulier à son article 10 ;
2. d’inscrire les traitements automatisés soumis à la CCIN selon les modalités prévues par la loi n° 1.165, notamment lors de leur dépôt ou réception, mise en œuvre, modification, suppression ou radiation ;
3. de gérer les documents afférents aux formalités préalables (formulaires et annexes, récépissé, avis ou autorisation de la CCIN, décision ou arrêté de mise en œuvre) au moyen d’une gestion électronique de document ;
4. de délivrer les récépissés de mise en œuvre ;
5. de permettre la consultation par toute personne physique ou morale du registre des traitements, et, de répondre aux requêtes des déclarants ou demandeurs quant à la régularité de leurs traitements ;
6. de permettre de disposer des contacts de la CCIN auprès des déclarants ou demandeurs pour toute communication en rapport avec leurs traitements, la loi ou toute démarche entrant dans le cadre des missions de la Commission (ex. investigation, informations) ;
7. de recenser les traitements mis en œuvre, de manière générale ou spécifique à un responsable de traitement ;
8. de réaliser des statistiques générales ou ciblées à des fins d’études, d’informations, de communication ou de rapports portant sur l’application de la législation en matière de protection des informations nominatives.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
- Les personnes concernées par le présent traitement sont :
• toute personne citée dans un dossier (formulaire, annexes, documents explicatifs, courriers…) portant formalité de déclaration, demande d’avis ou demande d’autorisation réalisée auprès de la CCIN conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ;
• les agents du secrétariat de la CCIN en charge des dossiers.
- Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
• l’identité et la fonction des personnes physiques ;
• les données d’identification des personnes morales ;
• leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
- La forme nominative des informations se rapportant aux personnes physiques est conservée 3 ans après la date de la suppression, par le responsable de traitement, du traitement inscrit au répertoire.
Les données anonymisées sont susceptibles d’être conservées au-delà de ce délai afin de permettre à la Commission d’établir des statistiques, ou de disposer d’éléments permettant d’établir l’évolution de la prise en compte de la protection des informations nominatives en Principauté dans le temps.
- Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Le droit d’opposition prévu à l’article 13 de la loi précitée ne s’applique pas au présent traitement qui doit comporter toutes les mentions figurant dans une déclaration, une demande d’avis ou une demande d’autorisation.
Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 ou aux droits d’autres personnes.
- Les personnes ayant accès au traitement sont :
• les commissaires de la CCIN et les services de la Commission dans le cadre de leurs missions ;
• toute personne physique ou morale qui peut consulter le répertoire des traitements dans le respect des dispositions de l’article 10 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
- Ce traitement ne fait pas l’objet de communication nominative externe à la CCIN, hors les cas prévus par la loi ou dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires diligentées conformément aux lois et règlements en vigueur.
Fait à Monaco, le 2 mars 2010.

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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