Délibération n° 2019-86 du 15 mai 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Utilisation de la liste électorale pour la communication institutionnelle ou politique du Conseil National » présenté par le Président du Conseil National.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée ;
Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l'organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale » présenté par la Commune de Monaco ;
Vu la délibération n° 2016-23 du 24 février 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale », susvisé ;
Vu la demande d'avis déposée par le Président du Conseil National le 11 février 2019 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Utilisation de la liste électorale pour la communication institutionnelle ou politique du Conseil National » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 9 avril 2019, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 mai 2019 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, modifiée, susvisée.
Ses Services relèvent de l'autorité hiérarchique du Président du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un Règlement Intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.
Ainsi, le Conseil National revêt le statut d'autorité publique au sens de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Afin de pouvoir communiquer aux personnes de nationalité monégasque des informations sur l'activité institutionnelle ou politique du Conseil National, son Président soumet à l'avis de la Commission le présent traitement, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.

I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Utilisation de la liste électorale pour la communication institutionnelle ou politique du Conseil National ».
Les personnes concernées sont les personnes inscrites sur la liste électorale.
Il a pour fonctionnalité « le recueil annuel de la liste électorale en vue de l'envoi de courriers divers, en lien avec l'activité institutionnelle ou politique du Conseil National aux personnes de nationalité monégasque. »
Sur ce point la Commission précise que seules les personnes de nationalité monégasque inscrites sur la liste électorale pourront être destinataires des différents documents émis par le Conseil National à des fins de communication institutionnelle ou politique.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.

II - Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime en ce qu'il va permettre au responsable de traitement d'informer les personnes inscrites sur la liste électorale de l'activité institutionnelle ou politique du Conseil National.
La Commission constate qu'aux termes de l'article 6 de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, susvisée, « Toute personne de nationalité monégasque peut, à tout moment, prendre communication et obtenir sans frais copie de la liste électorale, sur support papier ou sous format électronique, à la condition de s'engager à ne pas en faire un usage contraire aux dispositions de l'article 80 bis ».
Sur ce point elle note que la demande de communication de la liste électorale sera effectuée annuellement par le Président du Conseil National qui en fera la demande à titre personnel « en vue d'un usage politique fait par l'Institution qu'il représente ».
Elle relève ainsi qu'en application de l'article 80 bis de la loi n° 839, susmentionnée, « L'utilisation d'une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale n'est autorisée qu'aux seules fins de communication politique, électorale ou institutionnelle ou encore en application d'une disposition législative ou réglementaire, y compris en dehors des périodes de campagne électorale (…) ».
De plus elle prend acte du fait que l'article 34 de la loi n° 771, susvisée, interdit désormais uniquement au Conseil National de faire ou de publier « de proclamation à la population mettant en cause la Personne du Prince ou Ses fonctions ».
Aussi la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III - Sur les informations traitées
Les informations traitées sont les suivantes :
• identité : nom, prénom, nom d'usage, date et lieu de naissance ;
• adresses et coordonnées : numéro, nom de rue, code postal, ville, pays.
Ces informations ont pour origine la Mairie en ce qu'elle communique au Président du Conseil National la liste électorale.
La Commission relève que le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale » est légalement mis en œuvre par la Mairie de Monaco.
La Commission constate que ces informations sont conformes à l'article 5 de la loi n° 839 qui précise les catégories d'informations mentionnées dans la liste électorale et considère donc que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV - Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l'information préalable des personnes concernées est effectuée par une mention particulière insérée dans un courrier adressé à l'intéressé.
Cette mention d'information n'ayant pas été jointe au dossier de demande d'avis la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit être conforme à l'article 14 de la loi n° 1.165, ainsi, au cas d'espèce, qu'à l'article 80 bis de la loi n° 839.

• Sur l'exercice du droit d'accès

Le droit d'accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique auprès du Secrétariat du Président du Conseil National.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Par ailleurs, la Commission rappelle les dispositions de l'article 80 bis de la loi n° 839 desquelles il s'infère que les destinataires des envois objet du présent traitement ont le droit de s'opposer à l'utilisation de leurs informations nominatives, ainsi que de se faire radier des traitements qui ont été constitués à partir des renseignements contenus dans la liste électorale.
La Commission considère que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V - Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

• Sur les destinataires

Les informations objet du présent traitement ne font l'objet d'aucune transmission.

• Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont le Président du Conseil National et les membres de son Secrétariat, en consultation et utilisation des données.
Sur ce point la Commission prend acte des précisions selon lesquelles le fichier reçu de la Mairie de Monaco n'est pas modifiable, mais rappelle toutefois qu'il appartient au responsable de traitement de prendre toute disposition afin de s'assurer que les personnes ayant fait valoir leur droit d'opposition ou de radiation ne soient plus rendues destinataires des documents publiés par le Conseil National et diffusés à partir des renseignements contenus dans la liste électorale.
Eu égard à la finalité du traitement la Commission considère que les accès susvisés sont justifiés.

VI - Sur les rapprochements et les interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement ne fait l'objet d'aucun rapprochement ou interconnexion.
Cependant à l'analyse du dossier il appert une interconnexion avec le traitement lié à la gestion des habilitations, non légalement mis en œuvre.
Aussi la Commission demande que celui-ci lui soit soumis dans les plus brefs délais.
De plus le présent traitement fait également l'objet d'un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Liste électorale » légalement mis en œuvre par la Mairie de Monaco.

VII - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation particulière.
Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII - Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que la durée de conservation des informations objets du traitement est de 1 an dans la mesure où la liste électorale fait l'objet d'une révision annuelle et que le Président du Conseil National demandera chaque année la transmission de la liste électorale ainsi révisée.
La Commission en prend acte mais, comme indiqué au point V de la présente délibération, rappelle qu'il appartient au responsable de traitement de prendre toute disposition afin de s'assurer que les personnes ayant fait valoir leur droit d'opposition ou de radiation ne soient plus rendues destinataires des documents publiés par le Conseil National, et diffusés à partir des renseignements contenus dans la liste électorale.
La Commission considère que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle :
• que l'information des personnes concernées doit être conforme à l'article 14 de la loi n° 1.165, ainsi qu'à l'article 80 bis de la loi n° 839 ;
• qu'il appartient au responsable de traitement de prendre toute disposition afin de s'assurer que les personnes ayant fait valoir leur droit d'opposition ou de radiation ne soient plus rendues destinataires des documents publiés par le Conseil National et diffusés à partir des renseignements contenus dans la liste électorale ;
• que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Considère qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Demande que le traitement lié à la gestion des habilitations lui soit soumis dans les plus brefs délais.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Président du Conseil National, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Utilisation de la liste électorale pour la communication institutionnelle ou politique du Conseil National ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.