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Délibération n° 2018-20 du 17 janvier 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant levée de réserve à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Constitution du dossier « salarié régimes particuliers » », de la Direction du Travail, présenté par le Ministre d'État.

  • N° journal 8367
  • Date de publication 02/02/2018
  • Qualité 100%
  • N° de page

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, amendée ;
Vu la Convention générale de sécurité sociale entre la Principauté de Monaco et le Gouvernement de la République Italienne et l'arrangement administratif relatif aux modalités de son application, signés à Monaco le 12 février 1982 ;
Vu l'Ordonnance n° 3.039 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention de voisinage signée à Paris le 18 mai 1963, modifiée ;
Vu l'Ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d'une Caisse de Compensation des Services Sociaux ;
Vu la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l'inspection du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, modifiée ;
Vu  la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d'entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 13.840 du 29 décembre 1998 portant statut des personnels médicaux intervenant ponctuellement ou occasionnellement au Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d'une Direction du Travail, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l'organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2016-622 du 17 octobre 2016 portant application de l'article 3 de la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels ;
Vu la délibération n° 2007-23 du 19 avril 2007 portant avis favorable avec réserve sur la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d'État, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Constitution du dossier « salarié régimes particuliers » » de la Direction du Travail ;
Vu le courrier du Directeur du Travail du 29 août 2017 apportant des compléments d'informations se rapportant au traitement en objet ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 janvier 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Constitution du dossier « salarié régimes particuliers » » de la Direction du Travail a fait l'objet d'un avis favorable sous réserve de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2007-23 du 19 avril 2007, susvisée.
La réserve portait sur la mise en place d'un cadre juridique transparent concernant la circulation d'informations nominatives relatives aux personnes concernées par une demande d'autorisation de travail entre les services de l'Administration intervenant dans le processus de délivrance de ladite autorisation.
Ainsi, le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi précitée afin de lever lesdites réserves tenant compte des modifications légales et réglementaires intervenues depuis lors.
La loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant également été modifiée, la Commission s'est assurée que l'ensemble du traitement est en conformité avec ladite loi.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Constitution du dossier « salarié régimes particuliers » ».
Il concerne les médecins internes du Centre Hospitaliers Princesse Grace (CHPG), « les salariés travaillant en France ou en Italie, mais détachés en Principauté dans le cadre des conventions » bilatérales de sécurité sociale, « les salariés occupés par des sociétés monégasques, mais déclarés à l'étranger, car y exerçant leur activité professionnelle (ex. VRP) », ainsi que les employeurs de la Principauté et les agents habilités de la Direction du Travail.
Ce traitement a pour objet de « créer une fiche support concernant les salariés sous statut particulier » et permettant le suivi « d'autorisations administratives de travail en Principauté s'y rapportant ».
Il a pour fonctionnalités de permettre :
- la création et les mises à jour des fiches d'identification des salariés, appelées « fiche salarié » ;
- la création et la mise à jour des fiches employeurs et chantier, le cas échéant ;
- la création et les mises à jour des autorisations de détachement, appelées « fiche autorisation » ;
- la délivrance des autorisations demandées : autorisation de détachement ou autorisation de travail (pour les internes du CHPG) ;
- l'échange de correspondances avec les employeurs, destinataires des autorisations ;
- la production de statistiques.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II.  Sur la licéité et la justification du traitement
L'article 25 de la Constitution consacre la liberté du travail au rang des libertés et droits fondamentaux. Ainsi « la liberté du travail est garantie. Son exercice est réglementé par la loi. La priorité est assurée aux Monégasques pour l'accession aux emplois publics et privés, dans les conditions prévues par la loi ou les conventions internationales ».
La loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, organise ainsi les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, sous contrôle de la Direction du Travail.
Ainsi, selon l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005, cette Direction est chargée, notamment :
- de l'application de la législation et de la réglementation du travail ;
- du suivi de l'application des conventions internationales en matière de droit du travail ;
- de l'information des employeurs et des salariés sur l'état de la législation et de la réglementation du travail et sur leurs modalités d'application ;
- de la délivrance des permis de travail et des autorisations d'embauchage en s'assurant préalablement auprès de la Direction de la Sûreté Publique, dans le respect des dispositions de l'article 1-2 de l'Ordonnance Souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée ;
- de s'assurer que le demandeur d'emploi n'est pas susceptible de porter atteinte à l'ordre public, du contrôle du respect de la législation sur les conditions d'embauchage et de licenciement ;
- ou encore de l'établissement d'études statistiques et analytiques sur le marché de l'emploi et de ses perspectives.
Le présent traitement s'inscrit dans le cadre des missions légalement conférées à la Direction du Travail et des procédures dérogatoires au droit commun qui encadrent certaines activités, comme :
- les fonctions de médecins internes du CHPG aux termes de l'article 71 de l'Ordonnance Souveraine n° 13.840 du 29 décembre 1998,
- les travailleurs détachés de France dans le respect de la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952 ou d'Italie de la Convention générale de sécurité sociale entre la Principauté de Monaco et le Gouvernement de la République Italienne,
- ou encore des salariés occupés par des sociétés monégasques, mais déclarés à l'étranger, car y exerçant leur activité professionnelle, comme les voyageurs ou représentants de commerce conformément à l'article 3.2 e) de la Convention bilatérale de sécurité sociale franco-monégasque.
Le traitement est ainsi justifié par le respect d'obligations légales de la Direction du Travail et des personnes concernées, mais aussi par un motif d'intérêt public fondé sur le respect des conditions de travail en Principauté.
Aussi, la Commission considère que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sur le salarié sont :
- identité : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de salarié dit « numéro détaché », identification de l'organisme de sécurité sociale de rattachement et matricule ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile ;
- vie professionnelle : qualification professionnelle, date de début et d'échéance du contrat, intitulé du poste, date de présence en Principauté (pour les détachements de plus de 3 mois).
Les informations relatives à l'employeur sont :
- identité de l'entreprise utilisatrice : raison sociale/ nom, numéro de dossier, durée de l'autorisation et accord de sécurité sociale concerné (pour les détachements de plus de 3 mois) ;
- adresse et coordonnées : adresse de l'employeur ;
- informations spécifiques aux chantiers : durée de l'autorisation, adresse du chantier et numéro du chantier ;
- suivi de la demande : numéro de dossier, selon la catégorie de salarie : date du contrat de travail ou date de début et date de fin de l'autorisation demandée et de l'autorisation accordée, numéro de l'autorisation, date de délivrance de l'autorisation.
Les informations relatives aux agents de la Direction du Travail sont :
- identité : nom, prénom de l'agent de la Direction du Travail ayant effectué la dernière opération ;
- éléments d'horodatage : dates de création et de mise à jour de chaque fiche.
Les informations relatives aux salariés et à l'employeur ont pour origine l'employeur par le biais de formulaires de demande remplis par l'employeur à destination de la Direction du Travail ou d'un échange de correspondances entre l'employeur et ladite Direction.
Cependant le « numéro salarié » est issu d'une incrémentation automatique du système d'information de la Direction du Travail.
La Commission relève qu'une photocopie de la pièce d'identité du salarié doit être jointe à la demande. Aussi elle rappelle les recommandations formulées par la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Les informations spécifiques aux chantiers ont pour origine l'employeur qui doit communiquer les autorisations administratives ad hoc, et une incrémentation automatique pour le numéro du chantier.
Les informations permettant le suivi de la demande ont pour origine la Direction du Travail.
Les informations relatives aux agents de la Direction du Travail ont pour origine le système d'information.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

  • Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée à partir d'une mention particulière intégrée sur « tous les formulaires » délivrés par la Direction du Travail et un affichage « au sein des locaux de la Direction du Travail, du Service de l'emploi et de l'Inspection du Travail ».
La Commission relève qu'au cas d'espèce, l'exercice d'une activité professionnelle en Principauté par les personnes concernées par le traitement est encadré par les accords bilatéraux de sécurité sociale qui prévoient les procédures devant être respectées par les employeurs.
En conséquence, la collecte d'informations opérée par la Direction du Travail est une collecte indirecte effectuée à partir d'une communication d'informations expressément prévues par la réglementation en vigueur. Le traitement répond ainsi à l'exception prévue à l'article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\. L'information des personnes concernées, soit de l'employeur et du salarié, n'est donc pas obligatoire.
Aussi, la Commission observe que, sans être obligatoire, l'affichage prévu, auquel s'ajoute, le cas échéant, une mention sur le formulaire de déclaration d'accident du travail, participe à la transparence des actions des services de l'administration compétents en la matière.

  • Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé sur place sur rendez-vous.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

  • Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- les agents du service de l'emploi : en création et mise à jour ;
- tous les agents de la Direction du Travail : en consultation.

  • Sur les destinataires des informations

La Direction de la Sûreté Publique est tenue destinataire des informations concernant « uniquement les personnes détachées de France ou d'Italie » afin de lui permettre de mener les enquêtes préalables comme prévu, notamment, à l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d'une Direction du Travail et à l'article 1er de l'arrêté ministériel n° 2016-622 du 17 octobre 2016\.
Ces informations sont les patronymes, nom usuel, prénom, adresse, lieu de détachement et identité de l'entreprise utilisatrice.
La Commission relève que des données agrégées, non nominatives, peuvent être communiquées à l'Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques (IMSEE) dans le cadre de ses missions.
La Commission relève que les accès et les communications d'informations sont organisés dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
La Commission observe que le présent traitement est mis en relation avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des techniques automatisées de communication » aux fins d'utilisation de la messagerie électronique de l'État et des outils bureautiques.
La Commission relève que ce traitement a été légalement mis en œuvre et que les opérations réalisées sont compatibles avec les finalités initiales des traitements dans le respect de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission précise également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
La Direction du travail souhaite conserver les informations 1 an après la fin du contrat ou la fin du chantier.
La Commission estime que cette durée est conforme à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle :
- ses recommandations sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels formulées par la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 ;
- que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives lève les réserves à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Constitution du dossier « salarié régimes particuliers » » de la Direction du Travail.

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.

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