Délibération n° 2016-31 du 24 février 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité » présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.647 du 9 septembre 1966 concernant l’urbanisme, la construction et la voirie, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 3 février 2016, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 24 février 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.555 du 11 janvier 2010 porte création d’une « Direction des Communications Electroniques placée sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour l’Equipement ».
Celle-ci a été chargée de mettre à disposition des Services de l’Etat « un système permettant d’optimiser les tâches administratives, de réaliser des modélisations et d’agréger des données nécessaires à la réalisation de projets de mobilité ou de Smart Cities ».
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité ».
Il concerne les collaborateurs des Services de l’Etat compétents en matière de chantier ou de mobilité urbaine.
La Commission relève que sont également concernés les architectes et les pétitionnaires ayant reçu une autorisation d’effectuer des travaux.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « gestion des chantiers ;
- gestion des projets structurants ;
- gestion des catégories de chantiers ;
- gestion des phases des projets/chantiers ;
- gestion des catégories des phases d’un projet/chantier ;
- gestion des Pièces Complémentaires et Modificatives d’un chantier ;
- historisation d’un chantier/projet avant modification ;
- gestion des perturbations ;
- gestion des catégories de perturbation ;
- gestion des évènements ;
- gestion des alertes ;
- gestion des F.A.Q ;
- gestion des Utilisateurs/droits d’accès/rôle/entité ;
- gestion des codes bâtiments ;
- gestion des architectes ;
- gestion des segments ;
- gestion des quartiers ;
- gestion des langes ;
- dashboard ;
- extractions sous différents formats ».
Elle constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission observe que l’ordonnance souveraine n° 2.555 du 11 janvier 2010 a créé la Direction des Communications Electroniques qui est notamment chargée « d’assurer un rôle de consultation et de proposition concernant les problématiques d’urbanisme ».
Le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, celui-ci indique que le traitement a pour objectif « de permettre aux services de l’Etat compétents en matière de chantiers et de mobilité urbaine de disposer d’un outil informatique « sur mesure » leur permettant d’optimiser la gestion de certaines tâches administratives relatives aux chantiers et à la mobilité et de fournir une assistance de la modélisation de certains scénarii ».
Enfin, certaines informations issues de ce traitement servent à informer les administrés par le biais du site https.www.infochantiers.mc.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom de l’utilisateur ;
- données d’identification électronique : e-mail de l’utilisateur ;
- données Administrateur : traçabilité, login et mot de passe ;
- données des personnes liées aux chantiers : 1) Pétitionnaire d’un chantier (nom, prénom, raison sociale), 2) Architecte d’un chantier (nom, prénom).
Les informations relatives à l’identité et aux données d’identification électroniques sont données par les Chefs de Service concernés et sont saisies par les administrateurs du présent traitement.
Les données Administrateur ont pour origine le traitement lui-même.
Enfin, les données des personnes liées aux chantiers sont issues des traitements mécanographiques de la Direction de la Prospective, de l’Urbanisme et de la Mobilité (DPUM) et du Service des Travaux Publics, en charge d’instruire notamment les demandes d’autorisation de travaux des pétitionnaires telles que prévues par l’ordonnance souveraine n° 3.647 du 9 septembre 1966 concernant l’urbanisme, la construction et la voirie.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est faite à partir d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne via le profil de l’utilisateur.
Celle-ci, conforme aux mentions visées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, ne concerne toutefois que les collaborateurs des Services de l’Etat.
En conséquence, elle demande que soit assurée l’information de l’ensemble des personnes concernées et que cette information soit effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission relève néanmoins que les architectes ont été informés par le biais de l’Ordre des Architectes, qui a répondu favorablement à l’affichage du nom des architectes sur les fiches des chantiers.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou par un accès en ligne de la personne concernée à son dossier. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont par voie postale ou par courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate qu’il n’y a pas de destinataires des informations objets du présent traitement.
Les accès sont définis comme suit :
- les Administrateurs système du Service des Parkings Publics ont accès en Lecture/Modification/Suppression à toutes les informations de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et de la mobilité (pages, etc.) et à la base de données ;
- les Rédacteurs ont accès en Lecture/Modification aux données de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et à la mobilité ;
- les Valideurs ont accès en Lecture/Modification aux données de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et à la mobilité ;
- les Gestionnaires de site (Service des Parkings Publics et Direction des Communications Electroniques) ont accès en Lecture /Modification aux données de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et à la mobilité et en Lecture/Modification aux paramètres et droits gérables via cet outil (ex : droits utilisateurs/rôle, etc.).
La Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les interconnexions
Le présent traitement est interconnecté avec les traitements suivants :
- logiciel COORDIN utilisé par la Direction de l’Aménagement Urbain (DAU) pour la gestion des chantiers et évènements sur la voirie ;
- logiciel métier du Centre de Gestion Intégré de la Mobilité (CIGM) ;
- logiciel métier du Service des Parkings Publics (SPP), légalement mis en œuvre.
Ces interconnexions permettent d’alimenter le présent traitement en données techniques non nominatives à savoir, pour la DAU le motif d’un chantier, le Concessionnaire et/ou la société en charge du chantier, les informations de voiries et perturbations y afférentes, pour le CIGM les alertes de circulation avec le segment de voirie impacté, pour le SPP les noms des parkings, leurs localisations, leurs capacités et le nombre de places libres disponibles.
En ce qui concerne le logiciel COORDIN et le logiciel du CIGM, la Commission rappelle que si ces derniers exploitent des informations nominatives, ils doivent être soumis à formalité auprès de la CCIN.
Il est également interconnecté avec un traitement ayant pour finalité « Gestion du Site d’information et de ses abonnements », concomitamment soumis.
A cet égard la Commission rappelle que cette interconnexion ne pourra avoir lieu qu’après avis favorable de sa part à sa mise en œuvre.
Le présent traitement fait de plus l’objet de rapprochements avec les traitements suivants :
- les données de la Direction de la Prospective, de l’Urbanisme et de la Mobilité (format papier) ;
- les données du Service des Travaux Publics (format papier).
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
Toutefois, l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordements (switchs, routeurs) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées :
- à compter du retrait des droits du collaborateur de l’Etat concerné en ce qui concerne les informations relatives à l’identité et aux données d’identification électronique ;
- 1 an à compter de la collecte des logs en ce qui concerne les données administrateurs ;
- 1 an après la fin d’un chantier en ce qui concerne les données des personnes liées aux chantiers.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que les architectes et les pétitionnaires sont des personnes concernées par le présent traitement ;
Demande que l’information préalable des pétitionnaires et des architectes soit assurée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Rappelle que :
- la DAU et le CIGM, si leurs logiciels métier permettent l’exploitation d’informations nominatives, doivent procéder aux formalités légales concernant les traitements éventuels y relatifs ;
- les serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
- l’interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du Site d’information et de ses abonnements », concomitamment soumis, ne pourra avoir lieu que si la Commission émet un avis favorable à sa mise en œuvre.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.647 du 9 septembre 1966 concernant l’urbanisme, la construction et la voirie, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 3 février 2016, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 24 février 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.555 du 11 janvier 2010 porte création d’une « Direction des Communications Electroniques placée sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour l’Equipement ».
Celle-ci a été chargée de mettre à disposition des Services de l’Etat « un système permettant d’optimiser les tâches administratives, de réaliser des modélisations et d’agréger des données nécessaires à la réalisation de projets de mobilité ou de Smart Cities ».
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité ».
Il concerne les collaborateurs des Services de l’Etat compétents en matière de chantier ou de mobilité urbaine.
La Commission relève que sont également concernés les architectes et les pétitionnaires ayant reçu une autorisation d’effectuer des travaux.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- « gestion des chantiers ;
- gestion des projets structurants ;
- gestion des catégories de chantiers ;
- gestion des phases des projets/chantiers ;
- gestion des catégories des phases d’un projet/chantier ;
- gestion des Pièces Complémentaires et Modificatives d’un chantier ;
- historisation d’un chantier/projet avant modification ;
- gestion des perturbations ;
- gestion des catégories de perturbation ;
- gestion des évènements ;
- gestion des alertes ;
- gestion des F.A.Q ;
- gestion des Utilisateurs/droits d’accès/rôle/entité ;
- gestion des codes bâtiments ;
- gestion des architectes ;
- gestion des segments ;
- gestion des quartiers ;
- gestion des langes ;
- dashboard ;
- extractions sous différents formats ».
Elle constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission observe que l’ordonnance souveraine n° 2.555 du 11 janvier 2010 a créé la Direction des Communications Electroniques qui est notamment chargée « d’assurer un rôle de consultation et de proposition concernant les problématiques d’urbanisme ».
Le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, celui-ci indique que le traitement a pour objectif « de permettre aux services de l’Etat compétents en matière de chantiers et de mobilité urbaine de disposer d’un outil informatique « sur mesure » leur permettant d’optimiser la gestion de certaines tâches administratives relatives aux chantiers et à la mobilité et de fournir une assistance de la modélisation de certains scénarii ».
Enfin, certaines informations issues de ce traitement servent à informer les administrés par le biais du site https.www.infochantiers.mc.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom de l’utilisateur ;
- données d’identification électronique : e-mail de l’utilisateur ;
- données Administrateur : traçabilité, login et mot de passe ;
- données des personnes liées aux chantiers : 1) Pétitionnaire d’un chantier (nom, prénom, raison sociale), 2) Architecte d’un chantier (nom, prénom).
Les informations relatives à l’identité et aux données d’identification électroniques sont données par les Chefs de Service concernés et sont saisies par les administrateurs du présent traitement.
Les données Administrateur ont pour origine le traitement lui-même.
Enfin, les données des personnes liées aux chantiers sont issues des traitements mécanographiques de la Direction de la Prospective, de l’Urbanisme et de la Mobilité (DPUM) et du Service des Travaux Publics, en charge d’instruire notamment les demandes d’autorisation de travaux des pétitionnaires telles que prévues par l’ordonnance souveraine n° 3.647 du 9 septembre 1966 concernant l’urbanisme, la construction et la voirie.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est faite à partir d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne via le profil de l’utilisateur.
Celle-ci, conforme aux mentions visées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, ne concerne toutefois que les collaborateurs des Services de l’Etat.
En conséquence, elle demande que soit assurée l’information de l’ensemble des personnes concernées et que cette information soit effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission relève néanmoins que les architectes ont été informés par le biais de l’Ordre des Architectes, qui a répondu favorablement à l’affichage du nom des architectes sur les fiches des chantiers.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou par un accès en ligne de la personne concernée à son dossier. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont par voie postale ou par courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate qu’il n’y a pas de destinataires des informations objets du présent traitement.
Les accès sont définis comme suit :
- les Administrateurs système du Service des Parkings Publics ont accès en Lecture/Modification/Suppression à toutes les informations de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et de la mobilité (pages, etc.) et à la base de données ;
- les Rédacteurs ont accès en Lecture/Modification aux données de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et à la mobilité ;
- les Valideurs ont accès en Lecture/Modification aux données de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et à la mobilité ;
- les Gestionnaires de site (Service des Parkings Publics et Direction des Communications Electroniques) ont accès en Lecture /Modification aux données de l’outil transversal de gestion relatif aux chantiers et à la mobilité et en Lecture/Modification aux paramètres et droits gérables via cet outil (ex : droits utilisateurs/rôle, etc.).
La Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les interconnexions
Le présent traitement est interconnecté avec les traitements suivants :
- logiciel COORDIN utilisé par la Direction de l’Aménagement Urbain (DAU) pour la gestion des chantiers et évènements sur la voirie ;
- logiciel métier du Centre de Gestion Intégré de la Mobilité (CIGM) ;
- logiciel métier du Service des Parkings Publics (SPP), légalement mis en œuvre.
Ces interconnexions permettent d’alimenter le présent traitement en données techniques non nominatives à savoir, pour la DAU le motif d’un chantier, le Concessionnaire et/ou la société en charge du chantier, les informations de voiries et perturbations y afférentes, pour le CIGM les alertes de circulation avec le segment de voirie impacté, pour le SPP les noms des parkings, leurs localisations, leurs capacités et le nombre de places libres disponibles.
En ce qui concerne le logiciel COORDIN et le logiciel du CIGM, la Commission rappelle que si ces derniers exploitent des informations nominatives, ils doivent être soumis à formalité auprès de la CCIN.
Il est également interconnecté avec un traitement ayant pour finalité « Gestion du Site d’information et de ses abonnements », concomitamment soumis.
A cet égard la Commission rappelle que cette interconnexion ne pourra avoir lieu qu’après avis favorable de sa part à sa mise en œuvre.
Le présent traitement fait de plus l’objet de rapprochements avec les traitements suivants :
- les données de la Direction de la Prospective, de l’Urbanisme et de la Mobilité (format papier) ;
- les données du Service des Travaux Publics (format papier).
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
Toutefois, l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordements (switchs, routeurs) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées :
- à compter du retrait des droits du collaborateur de l’Etat concerné en ce qui concerne les informations relatives à l’identité et aux données d’identification électronique ;
- 1 an à compter de la collecte des logs en ce qui concerne les données administrateurs ;
- 1 an après la fin d’un chantier en ce qui concerne les données des personnes liées aux chantiers.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que les architectes et les pétitionnaires sont des personnes concernées par le présent traitement ;
Demande que l’information préalable des pétitionnaires et des architectes soit assurée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Rappelle que :
- la DAU et le CIGM, si leurs logiciels métier permettent l’exploitation d’informations nominatives, doivent procéder aux formalités légales concernant les traitements éventuels y relatifs ;
- les serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
- l’interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du Site d’information et de ses abonnements », concomitamment soumis, ne pourra avoir lieu que si la Commission émet un avis favorable à sa mise en œuvre.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d’un outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.