Décision n° 2014-01 du 20 février 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-22, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- rédaction et élaboration des projets de publications (rapports d’activité, guides, BD, revue «Droit d’@ccès», articles ou communiqués de presse, etc.) dans le cadre d’un travail collaboratif des agents du Secrétariat et des membres de la Commission ;
- envoi des projets aux sociétés prestataires pour édition ainsi que pour publication sur le site de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’échange en interne d’emails relatifs aux projets de publications, ainsi que pour l’échange d’emails avec les prestataires ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’envoi, la réception et l’enregistrement de correspondances en lien avec le présent traitement (notamment avec les prestataires ou les destinataires des publications).
• Les personnes concernées sont les membres de la Commission, les agents du Secrétariat Général et tout autre tiers susceptible d’être visé dans une publication de la CCIN.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom des membres de la Commission, des agents du Secrétariat Général, et le cas échéant, des tiers visés dans les publications, photos ;
- situation de famille: civilité ;
- vie professionnelle : fonction, formation, historique de carrière ;
- publications : rapports annuels d’activité, guides, revues «Droit d’@ccès», BD, articles ou communiqués de presse, etc. ;
- correspondances : projets de correspondances.
• Les publications de la CCIN sont conservées à fins historiques sans limitation de durée. Les projets de correspondances éventuellement sont effacés ou anonymisés au terme d’un délai d’un an.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-22, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- rédaction et élaboration des projets de publications (rapports d’activité, guides, BD, revue «Droit d’@ccès», articles ou communiqués de presse, etc.) dans le cadre d’un travail collaboratif des agents du Secrétariat et des membres de la Commission ;
- envoi des projets aux sociétés prestataires pour édition ainsi que pour publication sur le site de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’échange en interne d’emails relatifs aux projets de publications, ainsi que pour l’échange d’emails avec les prestataires ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’envoi, la réception et l’enregistrement de correspondances en lien avec le présent traitement (notamment avec les prestataires ou les destinataires des publications).
• Les personnes concernées sont les membres de la Commission, les agents du Secrétariat Général et tout autre tiers susceptible d’être visé dans une publication de la CCIN.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom des membres de la Commission, des agents du Secrétariat Général, et le cas échéant, des tiers visés dans les publications, photos ;
- situation de famille: civilité ;
- vie professionnelle : fonction, formation, historique de carrière ;
- publications : rapports annuels d’activité, guides, revues «Droit d’@ccès», BD, articles ou communiqués de presse, etc. ;
- correspondances : projets de correspondances.
• Les publications de la CCIN sont conservées à fins historiques sans limitation de durée. Les projets de correspondances éventuellement sont effacés ou anonymisés au terme d’un délai d’un an.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.