Délibération n° 2014-22 du 4 février 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la demande modificative du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN» présenté par son Président
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-09 du 1er mars 2010 de la Commission relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN» ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 16 janvier 2014 relative à la modification du traitement automatisé, susvisé ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2010-09 du 1er mars 2010, elle a mis en œuvre un traitement ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
Pour répondre à l’accroissement de ses activités et à la nouvelle organisation interne du Secrétariat Général, la CCIN a procédé à la refonte complète de son système d’information.
Dans ce cadre, il est apparu nécessaire d’apporter des modifications au traitement susmentionné.
De ce fait, en application des articles 7 à 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission la modification du traitement susvisé.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour nouvelle finalité «Elaboration des publications de la CCIN».
Les personnes concernées sont les membres de la Commission, les agents du Secrétariat Général et tout autre tiers susceptible d’être visé dans une publication de la CCIN.
Enfin, les fonctionnalités modifiées du traitement sont désormais les suivantes :
- rédaction et élaboration des projets de publications (rapports d’activité, guides, BD, revue «Droit d’@ccès», articles ou communiqués de presse, etc.) dans le cadre d’un travail collaboratif des agents du Secrétariat et des membres de la Commission ;
- envoi des projets aux sociétés prestataires pour édition ainsi que pour publication sur le site de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’échange en interne d’emails relatifs aux projets de publications, ainsi que pour l’échanges d’emails avec les prestataires ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’envoi, la réception et l’enregistrement de correspondances en lien avec le présent traitement (notamment avec les prestataires ou les destinataires des publications).
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la nouvelle finalité du traitement est «déterminée, explicite et légitime», tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’une obligation légale.
A cet égard, elle relève que les publications de la CCIN ont vocation à «informer les personnes sur les droits et obligations issues de la [loi n° 1.165]», modifiée, conformément aux dispositions de l’article 2-11° de la loi précitée.
Par ailleurs, conformément à l’article 2-14° de la loi dont s’agit, elle a pour mission de faire tous rapports publics sur l’application de la loi et des textes pris pour son application ainsi que de publier un rapport annuel d’activité.
Par conséquent, la Commission estime que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom des membres de la Commission, des agents du Secrétariat Général, et le cas échéant, des tiers visés dans les publications, photos ;
- situation de famille: civilité ;
- vie professionnelle : fonction, formation, historique de carrière ;
- publications : rapports annuels d’activité, guides, revues «Droit d’@ccès», BD, articles ou communiqués de presse, etc. ;
- correspondances : projets de correspondances.
Les données d’identité, relative à la civilité ainsi qu’à la vie professionnelle proviennent des personnes concernées, des articles de presse ou des organigrammes ou trombinoscopes publiés par les acteurs économiques et publics. Ces publications, de même que les projets de correspondances, ont pour origine les agents du Secrétariat Général et le Secrétaire Général qui les rédigent.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs de la CCIN sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la CCIN ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, les tiers sont informés par le biais des mentions légales du site Internet de la CCIN, qui comprend un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
Enfin, l’ensemble des personnes concernées est informé par un affichage à l’entrée des locaux de la CCIN.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès et de rectification
La Commission observe que les droits d’accès et de rectification des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
La Commission relève que les destinataires des données de ce traitement sont, d’une part, la société prestataire d’édition, pour l’édition des projets de publications que lui adresse la CCIN, et d’autre part, le prestataire du site Internet de la CCIN chargé de publier sur ledit site les publications en format «.pdf».
De plus, des exemplaires papiers des publications de la CCIN sont généralement à la libre disposition du public dans ses locaux, et font en outre l’objet d’une communication postale aux diverses instances gouvernementales et judiciaires ainsi qu’aux professionnels de la Principauté, voire même au public, dans certains cas.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux missions conférées par la loi n° 1.165, modifiée, à la CCIN.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Chaque agent du Secrétariat Général ainsi que le Secrétaire Général et le Président ont accès aux documents dont ils sont chargés de la rédaction ou de la relecture (inscription, modification).
Ces documents sont enregistrés et peuvent donc être consultés :
- sur le réseau nominatif de l’agent en charge ou du Secrétaire Général, uniquement par lui ;
- sur le réseau commun pour les documents nécessitant un travail entre plusieurs agents ou avec le Secrétaire Général, par tous les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que le Président.
L’agent administrateur informatique du Secrétariat Général dispose de tous les droits d’accès dans le cadre de la maintenance du système d’information.
La Commission considère que les accès susvisés sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les publications de la CCIN sont conservées sans limitation de durée. En effet, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission rappelle qu’elles sont élaborées conformément à une exigence légale (ex : rapport annuel d’activité) mais également dans le cadre des missions d’intérêt public de la Commission.
Elles doivent donc à ce titre être conservées à des fins historiques.
Les projets de correspondances éventuellement conservés sur le disque dur du collaborateur en charge sont effacés ou anonymisés au terme d’un délai d’un an. Il s’agit uniquement de projets de courriers, et les courriers définitifs sont quant à eux enregistrés dans la base courrier, et font à ce titre partie du traitement ayant pour finalité «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général».
Les délais qui s’appliquent alors sont ceux prévus dans la délibération portant avis sur le traitement ayant pour finalité «Gestion de l’activité administrative de la CCIN».
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN» de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-09 du 1er mars 2010 de la Commission relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN» ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 16 janvier 2014 relative à la modification du traitement automatisé, susvisé ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2010-09 du 1er mars 2010, elle a mis en œuvre un traitement ayant pour finalité «Réalisation des outils d’information et de communication de la CCIN».
Pour répondre à l’accroissement de ses activités et à la nouvelle organisation interne du Secrétariat Général, la CCIN a procédé à la refonte complète de son système d’information.
Dans ce cadre, il est apparu nécessaire d’apporter des modifications au traitement susmentionné.
De ce fait, en application des articles 7 à 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission la modification du traitement susvisé.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour nouvelle finalité «Elaboration des publications de la CCIN».
Les personnes concernées sont les membres de la Commission, les agents du Secrétariat Général et tout autre tiers susceptible d’être visé dans une publication de la CCIN.
Enfin, les fonctionnalités modifiées du traitement sont désormais les suivantes :
- rédaction et élaboration des projets de publications (rapports d’activité, guides, BD, revue «Droit d’@ccès», articles ou communiqués de presse, etc.) dans le cadre d’un travail collaboratif des agents du Secrétariat et des membres de la Commission ;
- envoi des projets aux sociétés prestataires pour édition ainsi que pour publication sur le site de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’échange en interne d’emails relatifs aux projets de publications, ainsi que pour l’échanges d’emails avec les prestataires ;
- rapprochement avec le traitement «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’envoi, la réception et l’enregistrement de correspondances en lien avec le présent traitement (notamment avec les prestataires ou les destinataires des publications).
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la nouvelle finalité du traitement est «déterminée, explicite et légitime», tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’une obligation légale.
A cet égard, elle relève que les publications de la CCIN ont vocation à «informer les personnes sur les droits et obligations issues de la [loi n° 1.165]», modifiée, conformément aux dispositions de l’article 2-11° de la loi précitée.
Par ailleurs, conformément à l’article 2-14° de la loi dont s’agit, elle a pour mission de faire tous rapports publics sur l’application de la loi et des textes pris pour son application ainsi que de publier un rapport annuel d’activité.
Par conséquent, la Commission estime que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom des membres de la Commission, des agents du Secrétariat Général, et le cas échéant, des tiers visés dans les publications, photos ;
- situation de famille: civilité ;
- vie professionnelle : fonction, formation, historique de carrière ;
- publications : rapports annuels d’activité, guides, revues «Droit d’@ccès», BD, articles ou communiqués de presse, etc. ;
- correspondances : projets de correspondances.
Les données d’identité, relative à la civilité ainsi qu’à la vie professionnelle proviennent des personnes concernées, des articles de presse ou des organigrammes ou trombinoscopes publiés par les acteurs économiques et publics. Ces publications, de même que les projets de correspondances, ont pour origine les agents du Secrétariat Général et le Secrétaire Général qui les rédigent.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs de la CCIN sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la CCIN ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, les tiers sont informés par le biais des mentions légales du site Internet de la CCIN, qui comprend un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
Enfin, l’ensemble des personnes concernées est informé par un affichage à l’entrée des locaux de la CCIN.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès et de rectification
La Commission observe que les droits d’accès et de rectification des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
La Commission relève que les destinataires des données de ce traitement sont, d’une part, la société prestataire d’édition, pour l’édition des projets de publications que lui adresse la CCIN, et d’autre part, le prestataire du site Internet de la CCIN chargé de publier sur ledit site les publications en format «.pdf».
De plus, des exemplaires papiers des publications de la CCIN sont généralement à la libre disposition du public dans ses locaux, et font en outre l’objet d’une communication postale aux diverses instances gouvernementales et judiciaires ainsi qu’aux professionnels de la Principauté, voire même au public, dans certains cas.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux missions conférées par la loi n° 1.165, modifiée, à la CCIN.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Chaque agent du Secrétariat Général ainsi que le Secrétaire Général et le Président ont accès aux documents dont ils sont chargés de la rédaction ou de la relecture (inscription, modification).
Ces documents sont enregistrés et peuvent donc être consultés :
- sur le réseau nominatif de l’agent en charge ou du Secrétaire Général, uniquement par lui ;
- sur le réseau commun pour les documents nécessitant un travail entre plusieurs agents ou avec le Secrétaire Général, par tous les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que le Président.
L’agent administrateur informatique du Secrétariat Général dispose de tous les droits d’accès dans le cadre de la maintenance du système d’information.
La Commission considère que les accès susvisés sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les publications de la CCIN sont conservées sans limitation de durée. En effet, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission rappelle qu’elles sont élaborées conformément à une exigence légale (ex : rapport annuel d’activité) mais également dans le cadre des missions d’intérêt public de la Commission.
Elles doivent donc à ce titre être conservées à des fins historiques.
Les projets de correspondances éventuellement conservés sur le disque dur du collaborateur en charge sont effacés ou anonymisés au terme d’un délai d’un an. Il s’agit uniquement de projets de courriers, et les courriers définitifs sont quant à eux enregistrés dans la base courrier, et font à ce titre partie du traitement ayant pour finalité «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général».
Les délais qui s’appliquent alors sont ceux prévus dans la délibération portant avis sur le traitement ayant pour finalité «Gestion de l’activité administrative de la CCIN».
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Elaboration des publications de la CCIN» de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.