Délibération n° 2011-17 du 14 février 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par la Caisse de Compensation des Services Sociaux, relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la ccss»
Vu la Constitution du 17 décembre 1962 ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une caisse de compensation des services sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance n° 92 modifiant et codifiant les ordonnances d’application de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une caisse de compensation des services sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’arrêté français du 9 août 2010 portant agrément de l’accord d’application n° 22 du 2 février 2010 pris pour l’interprétation de l’article 11, paragraphe 3, en faveur des salariés ayant exercé une activité sur le territoire monégasque et des salariés affiliés au titre de l’annexe IX ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.924 du 12 octobre 2010 relative au recouvrement des cotisations d’assurance chômage par la Caisse de Compensation des Services Sociaux ;
Vu la demande d’avis, reçue le 6 décembre 2010, concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS» ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 1er février 2011, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 février 2011 portant analyse de la demande d’avis susvisée ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le responsable de traitement, à savoir la Caisse de Compensation des Services Sociaux, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé d’informations nominatives a pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS».
Le responsable de traitement indique que le processus de recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS «s’inscrit dans le cadre d’une démarche des autorités monégasques, qui ont exprimé en décembre 2008 le souhait que, lors du transfert du recouvrement
des contributions d’assurance chômage (…), le recouvrement de ces cotisations, dues par les employeurs monégasques, soit assuré par la CCSS. Les membres du bureau de l’Unédic ont répondu favorablement à cette demande».
Les personnes concernées sont les employeurs de la Principauté.
Ce traitement présente cinq fonctionnalités :
- l’affiliation, la modification et la radiation des employeurs assujettis à l’assurance chômage, avec communication d’information à Pôle Emploi ;
- le recouvrement des contributions dues à ce titre par les affiliés ;
- le reversement à l’Unédic des contributions collectées ;
- la communication de données relatives au marché du travail et à l’emploi salarié ;
- l’établissement de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle observe néanmoins que, le 14 février 2007, la CCSS a mis en œuvre un traitement automatisé ayant pour finalité «constitution d’un fichier des employeurs à transmettre aux ASSEDIC annuellement pour un calage avec l’ancien». Considérant les modifications de fonctionnement formalisées par le traitement en objet, la Commission recommande que le traitement déclaré en 2007 soit supprimé.
II - Sur la licéité et la justification du traitement
La CCSS justifie la mise en œuvre de ce traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle elle est soumise conformément à l’ordonnance souveraine n° 2.924 du 12 octobre 2010 (Journal de Monaco du 21 octobre 2010) qui «étend la compétence de recouvrement de la CCSS aux contributions d’assurance chômage», comme souhaité par le Gouvernement monégasque et accepté par l’Unédic.
En outre, «une convention entre la CCSS et l’UNEDIC d’une part, et un accord tripartite associant Pôle Emploi d’autre part, seront signés avec la mise en œuvre du transfert de compétence, afin d’encadrer les modalités de ce mandat de gestion et les transmissions d’informations qui seront nécessaires».
Ces nouvelles missions de la CCSS trouvent leur fondement dans la Convention française du 19 février 2010 relative à l’indemnisation du chômage et à l’arrêté du 9 août 2010 portant agrément de l’accord d’application n° 22 du 2 février 2010 pris pour l’interprétation de l’article 11, paragraphe 3, en faveur des salariés ayant exercé une activité sur le territoire monégasque et des salariés affiliés au titre de l’annexe IX.
La Commission constate que ce traitement est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
III - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
Les personnes sur lesquelles des informations sont traitées sont informées, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, par :
- une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé ;
- un courrier qui leur est adressé ;
- une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne ;
- une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Elles peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification en s’adressant au correspondant CCIN de la CCSS par voie postale, par courrier électronique, par un accès en ligne à leur dossier ou sur place.
Le délai de réponse à leur demande de droit d’accès est fixé à 30 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
V - Sur les informations traitées
Les informations objet du présent traitement sont :
- Identité : numéro d’affiliation CCSS, raison sociale, enseigne, code civilité pour les personnes physiques, numéro d’affiliation Pôle Emploi ;
- Adresses et coordonnées : adresse postale de la société, téléphone, fax, mobile, email ;
- Vie professionnelle : Code APE, date d’affiliation et de radiation, le cas échéant ;
- Données relatives au recouvrement des contributions chômage et à l’emploi salarié : masse salariale déclarée, contribution due, règlement.
Elles ont pour origine :
- pour l’identité, les adresses et coordonnées, et la vie professionnelle : la demande d’affiliation remplie par l’employeur ;
- pour le numéro d’affiliation Pôle Emploi : la Base Nationale des Employeur de Pôle Emploi en France ;
- pour les données relatives au recouvrement des contributions chômage et à l’emploi salarié : l’avis de versement rempli par l’employeur et le règlement reçu par la CCSS.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI - Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
Les personnes ayant accès aux informations traitées au sein de la CCSS sont les personnes dûment habilitées du service de recouvrement, du service encaissement, du service comptable, du service contentieux, et du service Contrôle Employeur.
Les destinataires des informations sont les personnes habilitées de l’UNEDIC et du Pôle Emploi dans le respect des obligations de confidentialité stipulé par le protocole tripartite qui lie la CCSS, l’UNEDIC et le Pôle Emploi.
VII – Sur la durée de conservation
Dans le cadre de la Convention entre l’UNEDIC et la CCSS, la Caisse monégasque s’est engagée à conservation les pièces justificatives transmises par les employeurs à l’appui de leur déclaration de l’assiette et du calcul des contributions d’assurance chômage et des cotisations dues au régime de garantie des créances des salariés sur des délais allant de 2 ans à 6 ans. Il s’agit de la conservation des documents papiers.
La CCSS souhaite conserver les informations traitées de manière automatisée durant 50 ans après la cessation de l’activité de l’employeur en se basant sur les déclarations réalisées par la CCSS sous l’empire des anciennes dispositions de la loi n° 1.165.
La Commission estime que le délai de conservation des informations nominatives apparaît excessif au regard de la finalité du traitement. Elle considère donc que le caractère nominatif des informations doit être supprimé 6 ans après la cessation de l’activité de l’employeur afin de permettre à la CCSS de répondre aux obligations de conservation de certains documents imposés par Convention entre la CCSS et l’UNEDIC.
***
Après en avoir délibéré ;
Recommande que le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «constitution d’un fichier des employeurs à transmettre aux ASSEDIC annuellement pour un calage avec l’ancien», (récépissé n° 2007-01132), soit supprimé ;
Demande qu’en l’absence de créance ou si l’action en recouvrement est prescrite le caractère nominatif des informations traitées soit supprimé 6 ans après la dernière opération de recouvrement réalisée ;
A la condition de la prise en compte de la demande qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une caisse de compensation des services sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance n° 92 modifiant et codifiant les ordonnances d’application de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une caisse de compensation des services sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’arrêté français du 9 août 2010 portant agrément de l’accord d’application n° 22 du 2 février 2010 pris pour l’interprétation de l’article 11, paragraphe 3, en faveur des salariés ayant exercé une activité sur le territoire monégasque et des salariés affiliés au titre de l’annexe IX ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.924 du 12 octobre 2010 relative au recouvrement des cotisations d’assurance chômage par la Caisse de Compensation des Services Sociaux ;
Vu la demande d’avis, reçue le 6 décembre 2010, concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS» ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 1er février 2011, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 février 2011 portant analyse de la demande d’avis susvisée ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le responsable de traitement, à savoir la Caisse de Compensation des Services Sociaux, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé d’informations nominatives a pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS».
Le responsable de traitement indique que le processus de recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS «s’inscrit dans le cadre d’une démarche des autorités monégasques, qui ont exprimé en décembre 2008 le souhait que, lors du transfert du recouvrement
des contributions d’assurance chômage (…), le recouvrement de ces cotisations, dues par les employeurs monégasques, soit assuré par la CCSS. Les membres du bureau de l’Unédic ont répondu favorablement à cette demande».
Les personnes concernées sont les employeurs de la Principauté.
Ce traitement présente cinq fonctionnalités :
- l’affiliation, la modification et la radiation des employeurs assujettis à l’assurance chômage, avec communication d’information à Pôle Emploi ;
- le recouvrement des contributions dues à ce titre par les affiliés ;
- le reversement à l’Unédic des contributions collectées ;
- la communication de données relatives au marché du travail et à l’emploi salarié ;
- l’établissement de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle observe néanmoins que, le 14 février 2007, la CCSS a mis en œuvre un traitement automatisé ayant pour finalité «constitution d’un fichier des employeurs à transmettre aux ASSEDIC annuellement pour un calage avec l’ancien». Considérant les modifications de fonctionnement formalisées par le traitement en objet, la Commission recommande que le traitement déclaré en 2007 soit supprimé.
II - Sur la licéité et la justification du traitement
La CCSS justifie la mise en œuvre de ce traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle elle est soumise conformément à l’ordonnance souveraine n° 2.924 du 12 octobre 2010 (Journal de Monaco du 21 octobre 2010) qui «étend la compétence de recouvrement de la CCSS aux contributions d’assurance chômage», comme souhaité par le Gouvernement monégasque et accepté par l’Unédic.
En outre, «une convention entre la CCSS et l’UNEDIC d’une part, et un accord tripartite associant Pôle Emploi d’autre part, seront signés avec la mise en œuvre du transfert de compétence, afin d’encadrer les modalités de ce mandat de gestion et les transmissions d’informations qui seront nécessaires».
Ces nouvelles missions de la CCSS trouvent leur fondement dans la Convention française du 19 février 2010 relative à l’indemnisation du chômage et à l’arrêté du 9 août 2010 portant agrément de l’accord d’application n° 22 du 2 février 2010 pris pour l’interprétation de l’article 11, paragraphe 3, en faveur des salariés ayant exercé une activité sur le territoire monégasque et des salariés affiliés au titre de l’annexe IX.
La Commission constate que ce traitement est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
III - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
Les personnes sur lesquelles des informations sont traitées sont informées, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, par :
- une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé ;
- un courrier qui leur est adressé ;
- une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne ;
- une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Elles peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification en s’adressant au correspondant CCIN de la CCSS par voie postale, par courrier électronique, par un accès en ligne à leur dossier ou sur place.
Le délai de réponse à leur demande de droit d’accès est fixé à 30 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
V - Sur les informations traitées
Les informations objet du présent traitement sont :
- Identité : numéro d’affiliation CCSS, raison sociale, enseigne, code civilité pour les personnes physiques, numéro d’affiliation Pôle Emploi ;
- Adresses et coordonnées : adresse postale de la société, téléphone, fax, mobile, email ;
- Vie professionnelle : Code APE, date d’affiliation et de radiation, le cas échéant ;
- Données relatives au recouvrement des contributions chômage et à l’emploi salarié : masse salariale déclarée, contribution due, règlement.
Elles ont pour origine :
- pour l’identité, les adresses et coordonnées, et la vie professionnelle : la demande d’affiliation remplie par l’employeur ;
- pour le numéro d’affiliation Pôle Emploi : la Base Nationale des Employeur de Pôle Emploi en France ;
- pour les données relatives au recouvrement des contributions chômage et à l’emploi salarié : l’avis de versement rempli par l’employeur et le règlement reçu par la CCSS.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI - Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
Les personnes ayant accès aux informations traitées au sein de la CCSS sont les personnes dûment habilitées du service de recouvrement, du service encaissement, du service comptable, du service contentieux, et du service Contrôle Employeur.
Les destinataires des informations sont les personnes habilitées de l’UNEDIC et du Pôle Emploi dans le respect des obligations de confidentialité stipulé par le protocole tripartite qui lie la CCSS, l’UNEDIC et le Pôle Emploi.
VII – Sur la durée de conservation
Dans le cadre de la Convention entre l’UNEDIC et la CCSS, la Caisse monégasque s’est engagée à conservation les pièces justificatives transmises par les employeurs à l’appui de leur déclaration de l’assiette et du calcul des contributions d’assurance chômage et des cotisations dues au régime de garantie des créances des salariés sur des délais allant de 2 ans à 6 ans. Il s’agit de la conservation des documents papiers.
La CCSS souhaite conserver les informations traitées de manière automatisée durant 50 ans après la cessation de l’activité de l’employeur en se basant sur les déclarations réalisées par la CCSS sous l’empire des anciennes dispositions de la loi n° 1.165.
La Commission estime que le délai de conservation des informations nominatives apparaît excessif au regard de la finalité du traitement. Elle considère donc que le caractère nominatif des informations doit être supprimé 6 ans après la cessation de l’activité de l’employeur afin de permettre à la CCSS de répondre aux obligations de conservation de certains documents imposés par Convention entre la CCSS et l’UNEDIC.
***
Après en avoir délibéré ;
Recommande que le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «constitution d’un fichier des employeurs à transmettre aux ASSEDIC annuellement pour un calage avec l’ancien», (récépissé n° 2007-01132), soit supprimé ;
Demande qu’en l’absence de créance ou si l’action en recouvrement est prescrite le caractère nominatif des informations traitées soit supprimé 6 ans après la dernière opération de recouvrement réalisée ;
A la condition de la prise en compte de la demande qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Recouvrement des contributions d’assurance chômage par la CCSS».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.