Délibération n° 2024‑21 du 21 février 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de la Mairie de Monaco » présenté par la Commune de Monaco.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’arrêté municipal n° 2019‑561 du 14 février 2019 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 4.934 du 22 août 2014 relative aux obligations déontologiques des fonctionnaires de la Commune, et son annexe « Politique de sécurité des systèmes d’information de la Commune » ;

Vu la délibération n° 2011‑82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2022‑139 du 19 octobre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorables à la mise en œuvre du traitement d’informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de la Mairie de Monaco » présenté par la Commune de Monaco ;

Vu la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco le 22 novembre 2023 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de la Mairie de Monaco » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de ladite demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 19 janvier 2024, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 février 2024 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Par délibération n° 2022‑139 du 19 octobre 2022, la Commission a émis un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de la Mairie de Monaco », présenté par la Commune de Monaco, lequel n’a jamais fait l’objet d’une mise en œuvre au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.

Le traitement objet de la présente demande a pour objet de remplacer le traitement objet de la délibération n° 2022‑139, susvisée, et d’assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de la Mairie de Monaco.

Il est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I.   Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Ce traitement a pour finalité « Système de vidéosurveillance de la Mairie de Monaco ».

Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont le personnel communal, les membre du Conseil Communal, les usagers et les intervenants extérieurs.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-    assurer la sécurité des biens (matériels et équipements de la Mairie, objets personnels) ;

-    assurer la sécurité des personnes ;

-    assurer la sécurité des locaux spécifiquement qualifiés de points névralgiques en raison de leur nature ;

-    permettre la constitution de preuves en cas d’infractions.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement et par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

À cet égard, le responsable de traitement indique que le traitement dont s’agit s’inscrit « dans le cadre de l’application de mesures physiques requises par la Politique de sécurité des systèmes d’information de la Commune, annexée à l’arrêté municipal n° 2019‑561 du 14 février 2019 ».

La Commission note ainsi que ledit traitement répond notamment aux objectifs suivants de cette politique de sécurité des systèmes d’information de la Commune :

-    « Objectif 9 : Sécurité physique des locaux abritant les systèmes d’information : Inscrire la sécurisation physique des systèmes d’information dans la sécurisation physique des locaux et dans les processus associés ;

-    Objectif 10 : Sécurité physique des centres informatiques : Dimensionner les protections physiques des centres informatiques en fonction des enjeux liés à la concentration des moyens et données abritées ;

-    Objectif 11 : Sécurité du système d’information en sûreté : Traiter de manière globale la sécurité des systèmes d’information et de communication qui assurent la sécurité d’un site ».

La Commission constate par ailleurs que la Mairie de Monaco est un établissement recevant du public et que la Commune est donc « tenue d’assurer à la fois la sécurité des personnes fréquentant l’établissement et la sécurité des biens ».

Elle prend note que le système de vidéosurveillance « n’a pas pour but de contrôler le travail ou le temps de travail des personnels » et qu’il n’y a pas « une surveillance permanente et inopportune des personnes concernées par le présent traitement ».

La Commission relève également que les caméras ne sont pas mobiles et que les fonctionnalités zoom et micro ne sont pas activées.

Concernant les caméras implantées dans certains bureaux, elle prend acte qu’« Un système permettant de limiter l’atteinte à l’intérêt des personnes et d’assurer la protection des droits et libertés fondamentaux du personnel communal a été mis en place, à savoir (…) ».

La Commission constate enfin que « Des zones de floutage sont intégrées aux images afin de ne pas filmer le domaine public ».

Elle demande toutefois que la table de réunion et les espaces d’attente ne soient pas filmés.

Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède, la Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10‑2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III.   Sur les informations nominatives traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-    identité : image, visage et silhouette des personnes ;

-    données d’identification électronique : login et mot de passe des personnes habilitées à avoir accès aux images ;

-    informations temporelles et horodatage : lieu et identification des caméras, date et heure de la prise de vue ;

-    logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès aux images.

Ces informations ont pour origine le système de vidéosurveillance, à l’exception des données d’identification électronique qui ont pour origine le Responsable Sécurité et son suppléant.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

>   Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées s’effectue par le biais d’un affichage.

Il précise par ailleurs qu’une circulaire sera portée à l’attention du personnel communal par diffusion sur l’Intranet de la Mairie.

À l’analyse de ces deux documents, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Elle rappelle toutefois que l’affichage doit garantir une information visible, lisible et claire de la personne concernée et être apposé à chaque entrée de l’établissement.

>   Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par courrier électronique.

À cet égard, le responsable de traitement indique que la réponse à un droit d’accès s’exercera uniquement sur place et que cette réponse sera traitée dans un délai de 7 jours suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission prend acte qu’une procédure a été mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015‑116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette condition, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

>   Sur les destinataires

Les informations sont susceptibles d’être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.

La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d’une enquête judiciaire.

À cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.

La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

>   Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-    le Responsable Sécurité et son suppléant, le Responsable Unique de Sécurité : consultation au fil de l’eau du flux vidéo des caméras auxquelles ils sont habilités et en différé (pour l’ensemble des caméras), extraction des images ;

-    le personnel du Pôle Surveillance de la Police Municipale : consultation au fil de l’eau du flux vidéo des caméras auxquelles ils sont habilités ;

-    le prestataire : tous droits dans le cadre de ses opérations de maintenance.

Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.           

La Commission constate par ailleurs que les accès distant (PC) utilisés sur le réseau de vidéosurveillance par le prestataire sont sécurisés.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des accès à distance au système d’information de la Mairie », légalement mis en œuvre.

La Commission considère que ce rapprochement est conforme aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Elle constate par ailleurs que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception.

La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Les informations sont conservées 30 jours, à l’exception des données d’identification électronique qui sont conservées tant que la personne est en poste et des logs de connexion qui sont conservés 12 mois.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Constate que :

-    les accès distants (PC) utilisés sur le réseau de vidéosurveillance par le prestataire sont sécurisés ;

-    la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception.

Rappelle que :

-    l’affichage doit garantir une information visible, lisible et claire de la personne concernée et être apposé à chaque entrée de l’établissement ;

-    les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;

-    les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Demande que la table de réunion et les espaces d’attente ne soient pas filmés.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Système de vidéosurveillance de la Mairie de Monaco ».

Le Président de la Commission de Contrôle

des Informations Nominatives.