Avis de recrutement n° 2022-213 d'un Chef de Bureau au sein de l'Administration des Domaines.

La Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique fait savoir qu’il va être procédé au recrutement d’un Chef de Bureau au sein de l’Administration des Domaines, pour une durée déterminée, la période d’essai étant de trois mois.

L’échelle indiciaire afférente à la fonction a pour indices majorés extrêmes 406/523.

Les missions du poste consistent notamment à :

-  assurer le secrétariat de Direction avec la supervision du « Pôle Secrétariat », le standard téléphonique et la gestion des agendas de la Direction, la planification de réunions et la gestion des courriers ;

-  effectuer en soutien diverses tâches de secrétariat en lien avec le « Pôle Secrétariat », dont notamment contribuer à l’accueil physique du public, gérer les relations téléphoniques ou les courriers des collaborateurs du Service (mise en forme, mise sous pli, envoi, reproduction de documents) ;

-  effectuer le suivi et la gestion sur le plan administratif de certains dossiers, dont notamment ceux relatifs :

   • à la mise en œuvre du droit de préemption par l’État : gestion des déclarations de préemption dans le cadre de la loi n° 1.235 du 28 décembre 2000, modifiée, et suivi des tableaux y afférents, traitement administratif des acquisitions (échanges avec les notaires, vérifications diverses, suivi du dossier…) ;

   • à l’établissement de contrats « Habitation-Capitalisation » : préparation et relecture des données des projets d’actes, établissement des actes définitifs en vue des rendez-vous de signature, tenue de la base inter-services afférente à ces actes ;

-  assurer le suivi de la messagerie des boîtes électroniques du Service ;

-  gérer les horaires dynamiques (contrôle des horaires effectués et des demandes de récupération, gestion des congés pour l’ensemble du personnel, gestion des plannings des différentes sections) en lien avec la Direction ;

-  tenir et mettre à jour les bases partagées du Service sur Infonotes ;

-  exercer la mission de référent du « guichet unique » pour l’Administration des Domaines.

Les conditions à remplir sont les suivantes :

-  posséder un diplôme national sanctionnant deux années d’études supérieures ou un diplôme reconnu équivalent par une autorité compétente dans le pays d’obtention et justifier d’une expérience professionnelle d’au moins huit années dans le domaine du secrétariat de direction et dans des fonctions administratives /la gestion de dossiers administratifs ;  

-  ou à défaut, posséder un diplôme du Baccalauréat ou un diplôme reconnu équivalent par une autorité compétente dans le pays d’obtention et justifier d’une expérience professionnelle d’au moins douze années dans le domaine du secrétariat de direction et dans des fonctions administratives /la gestion de dossiers administratifs ;

-  être de bonne moralité ; 

-  maîtriser la langue française (lu, écrit, parlé) ;

-  maîtriser l’outil informatique et les logiciels bureautiques (Word, Excel) ;

-  posséder des aptitudes au travail en équipe ;

-  avoir de bonnes qualités rédactionnelles et un esprit d’analyse ;

-  faire preuve d’autonomie et de rigueur ;

-  faire preuve d’organisation ; 

-  avoir un esprit d’initiative ; 

-  être dynamique ;

-  avoir une bonne présentation ;

-  faire preuve d’un très bon relationnel ;

-  avoir le sens du service public ;

-  faire preuve d’une grande disponibilité ;

-  faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle ;

-  des notions juridiques et une expérience dans le secrétariat juridique seraient appréciées ;

-  une expérience professionnelle au sein d’une administration serait souhaitée.

FORMALITÉS

Pour répondre aux avis de recrutement visés ci-dessus, les candidats devront adresser à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, dans un délai de dix jours à compter de leur publication au Journal de Monaco (sauf extension indiquée en fin d’avis), les documents suivants :

- un curriculum vitae actualisé et en français,

- une lettre de motivation,

- une copie de leurs diplômes s’ils ne l’ont pas déjà fournie dans le cadre d’une précédente candidature datant de moins de six mois, soit électroniquement par le biais du Téléservice à l’adresse suivante : https://teleservice.gouv.mc/candidature-fpe/, soit par courrier à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, au Stade Louis II - Entrée H - 1, avenue des Castelans - BP 672 - MC 98014 Monaco Cédex.

Les dossiers de candidature incomplets ou transmis hors délai ne seront pas pris en considération.

Conformément à la loi n° 188 du 18 juillet 1934 relative aux fonctions publiques, la priorité d’emploi sera réservée aux candidats de nationalité monégasque.

Il est précisé que des épreuves pourront être organisées afin de départager les candidats en présence. Dans ce cadre, les candidats monégasques ne sont soumis qu’à la vérification de leurs aptitudes par l’obtention d’une moyenne générale égale ou supérieure à 10 sur 20, sauf à ce qu’ils aient obtenu à l’une des épreuves une note éliminatoire indiquée, le cas échéant, dans la lettre de convocation.

En présence de plusieurs candidats monégasques aptes, ces derniers seront départagés en fonction de leur mérite établi par ordre de classement.

En l’absence de candidat monégasque apte, les candidats aptes seront à leur tour départagés en fonction de leur mérite établi par ordre de classement.

Les candidats s’engagent, à la demande de l’Administration, à produire notamment un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois.