Délibération n° 2015-14 du 28 janvier 2015 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 » présentée par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe, entrée en vigueur les ordonnances souveraines du 15 février 2006 ;
Vu la loi n° 419 du 7 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 16 décembre 1862 sur le recensement, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques et du Conseil Scientifique de la Statistique et des Études Économiques, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2000-440 du 18 septembre 2000 relatif à la Commission chargée de procéder aux opérations de recensement, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2007-499 du 14 septembre 2007 relatif au recensement général de la population ;
Vu le Code pénal, notamment son article 308 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 08-03 du 10 mars 2008 portant avis favorable sur la demande présentée par le Maire relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 » ;
Vu la décision du Maire de Monaco du 10 avril 2008 portant mise en œuvre dudit traitement ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire de Monaco, le 1er décembre 2014 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Recensement général de la population pour l’année 2008 » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 » a été mis en œuvre par le Maire de Monaco le 10 avril 2008, à la suite de l’avis favorable de la CCIN par délibération n° 08-03, susvisée.
Les opérations de recensement ont été réalisées entre le 9 juin et le 31 juillet 2008, conformément à l’arrêté ministériel n° 2007-499, susvisé.
Les informations traitées à l’occasion de ces opérations ont été anonymisées. Ainsi les noms, prénoms et adresse des personnes interrogées n’ont pas été saisies dans la base de données permettant d’élaborer les statistiques relatives au recensement.
Cependant, tenant compte de la population de la Principauté et des spécificités de son territoire, certaines informations recoupées sont susceptibles de permettre l’identification de personnes physiques.
Aussi, afin de veiller à la conservation et à l’exploitation de cette base à des fins statistiques dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165, la Commune de Monaco soumet les modifications apportées au traitement à l’avis de la Commission.
La modification présentée impacte uniquement les fonctionnalités et la licéité du traitement, les droits d’accès des personnes concernées, les personnes ayant accès au traitement et la durée de conservation des données.
I. Sur les fonctionnalités et les personnes ayant accès du traitement
La finalité du traitement est inchangée. Les personnes concernées sont toujours les résidents monégasques, tels que définis aux articles 2 à 4 de l’arrêté ministériel n° 2007-499, précité.
Le traitement exposé en 2008 avait pour fonctionnalité « l’établissement des tableaux statistiques illustrant le recensement » selon une organisation permettant de veiller à la non-identification des personnes physiques interrogées que ce soit dans la base du recueil général de la population ou dans les tableaux statistiques illustrant le recensement établis à partir des informations collectées.
La modification apportée par le Maire au présent traitement porte sur les personnes ayant accès aux informations.
En effet, tenant compte des attributions dévolues à l’Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques (IMSEE) par l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011, modifiée, les agents habilités de cet Institut auront accès au présent traitement, en lieu et place des agents de la Division des Statistiques de la Direction de l’Expansion Economique.
Ainsi, à partir de la base du recueil général de la population, l’IMSEE pourra établir des statistiques se rapportant à la population de la Principauté dans le cadre des attributions qui lui ont été réglementairement conférées.
Cette utilisation ultérieure des informations par l’IMSEE est compatible avec la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Les opérations de recensement ont pour but de mieux connaître la population pour faciliter la mise en œuvre des politiques prospectives de gestion.
L’organisation du recensement de la population est fixée par l’ordonnance souveraine sur le recensement du 16 décembre 1862, et précisée par arrêté ministériel. Ainsi, l’arrêté ministériel n° 2007-449 du 14 septembre 2007, susvisé, a établi les modalités du recensement de la population pour l’année 2008.
Par ailleurs, aux termes de l’article 38 chiffre 8 de la loi n° 959 sur l’organisation communale, le Maire « agent et représentant de la commune, est chargé, sous le contrôle du Conseil Communal (…) de procéder au recensement de la population à la date et dans les conditions fixées par la loi et les règlements ».
En outre, jusqu’en janvier 2011, la Division des Statistiques de la Direction de l’Expansion Economique était chargée d’apporter son soutien logistique aux opérations de recensement particulièrement afin d’établir les tableaux et résultats liés au recensement. Les missions dévolues à cette Division ont été transférées à l’IMSEE par l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011, modifiée, susvisée.
La Commission relève donc que la modification du présent traitement est licite et justifiée conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, susvisée.
III. Sur l’information préalable et le droit d’accès et de rectification
L’information préalable des personnes concernées a été réalisée lors de la campagne de recensement de 2008 par le biais d’une notice d’information et par l’insertion dans les formulaires des modalités d’exercice du droit d’accès.
La présente demande d’avis modificative précise que le droit d’accès des personnes concernées ne peut plus s’exercer dès lors qu’il est désormais impossible d’identifier les éléments se rapportant à une personne physique ou à un foyer au sein du fichier dénommé « base du recueil général de la population ».
Le caractère nominatif des données pourrait uniquement être le fait d’éléments spécifiques à un foyer dans un quartier qui par déduction et considérant les spécificités du territoire monégasque seraient susceptibles de permettre d’identifier un foyer ou une personne physique.
Aussi, une partie du travail de l’IMSEE consiste à éviter que les statistiques réalisées à partir des données du recensement puissent permettre cette identification indirecte.
IV. Sur la durée de conservation des informations
En 2008, le Maire envisageait de conserver les données « dans la base des données structurées versée sur le site central (…) jusqu’au prochain recensement ».
Tenant compte des attributions de l’IMSEE et du caractère anonyme des informations conservées, le Maire souhaite conserver ces informations de manière illimitée.
La Commission relève que les informations seront ainsi conservées « en vue d’être traitées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques » conformément aux dispositions de l’article 9 de la loi n° 1.165, selon une procédure permettant de s’assurer que seules les personnes habilitées pourront avoir accès aux informations tout en veillant au caractère anonyme des publications.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco, de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe, entrée en vigueur les ordonnances souveraines du 15 février 2006 ;
Vu la loi n° 419 du 7 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 16 décembre 1862 sur le recensement, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques et du Conseil Scientifique de la Statistique et des Études Économiques, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2000-440 du 18 septembre 2000 relatif à la Commission chargée de procéder aux opérations de recensement, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2007-499 du 14 septembre 2007 relatif au recensement général de la population ;
Vu le Code pénal, notamment son article 308 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 08-03 du 10 mars 2008 portant avis favorable sur la demande présentée par le Maire relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 » ;
Vu la décision du Maire de Monaco du 10 avril 2008 portant mise en œuvre dudit traitement ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire de Monaco, le 1er décembre 2014 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Recensement général de la population pour l’année 2008 » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 » a été mis en œuvre par le Maire de Monaco le 10 avril 2008, à la suite de l’avis favorable de la CCIN par délibération n° 08-03, susvisée.
Les opérations de recensement ont été réalisées entre le 9 juin et le 31 juillet 2008, conformément à l’arrêté ministériel n° 2007-499, susvisé.
Les informations traitées à l’occasion de ces opérations ont été anonymisées. Ainsi les noms, prénoms et adresse des personnes interrogées n’ont pas été saisies dans la base de données permettant d’élaborer les statistiques relatives au recensement.
Cependant, tenant compte de la population de la Principauté et des spécificités de son territoire, certaines informations recoupées sont susceptibles de permettre l’identification de personnes physiques.
Aussi, afin de veiller à la conservation et à l’exploitation de cette base à des fins statistiques dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165, la Commune de Monaco soumet les modifications apportées au traitement à l’avis de la Commission.
La modification présentée impacte uniquement les fonctionnalités et la licéité du traitement, les droits d’accès des personnes concernées, les personnes ayant accès au traitement et la durée de conservation des données.
I. Sur les fonctionnalités et les personnes ayant accès du traitement
La finalité du traitement est inchangée. Les personnes concernées sont toujours les résidents monégasques, tels que définis aux articles 2 à 4 de l’arrêté ministériel n° 2007-499, précité.
Le traitement exposé en 2008 avait pour fonctionnalité « l’établissement des tableaux statistiques illustrant le recensement » selon une organisation permettant de veiller à la non-identification des personnes physiques interrogées que ce soit dans la base du recueil général de la population ou dans les tableaux statistiques illustrant le recensement établis à partir des informations collectées.
La modification apportée par le Maire au présent traitement porte sur les personnes ayant accès aux informations.
En effet, tenant compte des attributions dévolues à l’Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques (IMSEE) par l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011, modifiée, les agents habilités de cet Institut auront accès au présent traitement, en lieu et place des agents de la Division des Statistiques de la Direction de l’Expansion Economique.
Ainsi, à partir de la base du recueil général de la population, l’IMSEE pourra établir des statistiques se rapportant à la population de la Principauté dans le cadre des attributions qui lui ont été réglementairement conférées.
Cette utilisation ultérieure des informations par l’IMSEE est compatible avec la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Les opérations de recensement ont pour but de mieux connaître la population pour faciliter la mise en œuvre des politiques prospectives de gestion.
L’organisation du recensement de la population est fixée par l’ordonnance souveraine sur le recensement du 16 décembre 1862, et précisée par arrêté ministériel. Ainsi, l’arrêté ministériel n° 2007-449 du 14 septembre 2007, susvisé, a établi les modalités du recensement de la population pour l’année 2008.
Par ailleurs, aux termes de l’article 38 chiffre 8 de la loi n° 959 sur l’organisation communale, le Maire « agent et représentant de la commune, est chargé, sous le contrôle du Conseil Communal (…) de procéder au recensement de la population à la date et dans les conditions fixées par la loi et les règlements ».
En outre, jusqu’en janvier 2011, la Division des Statistiques de la Direction de l’Expansion Economique était chargée d’apporter son soutien logistique aux opérations de recensement particulièrement afin d’établir les tableaux et résultats liés au recensement. Les missions dévolues à cette Division ont été transférées à l’IMSEE par l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011, modifiée, susvisée.
La Commission relève donc que la modification du présent traitement est licite et justifiée conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, susvisée.
III. Sur l’information préalable et le droit d’accès et de rectification
L’information préalable des personnes concernées a été réalisée lors de la campagne de recensement de 2008 par le biais d’une notice d’information et par l’insertion dans les formulaires des modalités d’exercice du droit d’accès.
La présente demande d’avis modificative précise que le droit d’accès des personnes concernées ne peut plus s’exercer dès lors qu’il est désormais impossible d’identifier les éléments se rapportant à une personne physique ou à un foyer au sein du fichier dénommé « base du recueil général de la population ».
Le caractère nominatif des données pourrait uniquement être le fait d’éléments spécifiques à un foyer dans un quartier qui par déduction et considérant les spécificités du territoire monégasque seraient susceptibles de permettre d’identifier un foyer ou une personne physique.
Aussi, une partie du travail de l’IMSEE consiste à éviter que les statistiques réalisées à partir des données du recensement puissent permettre cette identification indirecte.
IV. Sur la durée de conservation des informations
En 2008, le Maire envisageait de conserver les données « dans la base des données structurées versée sur le site central (…) jusqu’au prochain recensement ».
Tenant compte des attributions de l’IMSEE et du caractère anonyme des informations conservées, le Maire souhaite conserver ces informations de manière illimitée.
La Commission relève que les informations seront ainsi conservées « en vue d’être traitées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques » conformément aux dispositions de l’article 9 de la loi n° 1.165, selon une procédure permettant de s’assurer que seules les personnes habilitées pourront avoir accès aux informations tout en veillant au caractère anonyme des publications.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco, de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2008 ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.