Délibération n° 2011-59 du 4 juillet 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n°13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.691 du 17 décembre 1957 portant réglementation de la police de la circulation routière (Code de la route) ;
Vu l’arrêté ministériel n° 78-5 du 9 janvier 1978 relatif à l’immatriculation des véhicules automobiles ;
Vu l’arrêté ministériel n° 96-17 du 17 janvier 1996 relatif aux visites techniques des véhicules automobiles ;
Vu l’arrêté ministériel n° 90-137 du 23 mars 1990 fixant le montant des droits sur les pièces administratives établies ou délivrées par application des dispositions du Code de la route modifié par l’arrêté ministériel n° 2011-3 du 6 janvier 2011 ;
Vu l’arrêté ministériel du 26 décembre 1928 relatif à l’immatriculation et à l’autorisation de circuler pour les voitures automobiles et les motocycles dans la Principauté ;
Vu le Code de la route ;
Vu le Code de procédure pénale ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 24 mars 2011 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco» du Service des Titres de Circulation ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 juin 2011 conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 juillet 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Service des Titres de Circulation est un service exécutif, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’Etat.
L’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création de ce service lui confie pour mission essentielle l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco».
Les personnes concernées sont les utilisateurs, les propriétaires et les mandataires des véhicules immatriculés à Monaco.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion des immatriculations des véhicules :
• Délivrer des certificats d’immatriculation ;
• Délivrer des certificats d’immatriculation pour vente à l’étranger ;
• Retirer des véhicules du fichier des immatriculations ;
• Délivrer des autorisations de destruction de véhicules ;
• Encaisser des demandes d’obtention du permis de conduire (règlement chèque-espèces-CB) :
• Produire des factures pour chaque demande ;
• Gérer les chèques impayés (courriers, mise en demeure, régularisation) ;
• Traiter des restitutions de droits.
- Gestion des visites techniques de véhicules (prise de rendez-vous) :
• Délivrer les lettres de rendez-vous des visites techniques après paiement ;
• Encaisser des demandes (règlement chèque-espèces-CB) ;
• Produire des factures pour chaque demande ;
• Gérer les chèques impayés (courriers, mise en demeure, régularisation) ;
• Traiter des restitutions de droits.
- Gestion des renouvellements d’immatriculation :
• Délivrer le renouvellement d’immatriculation : estampille, sticker «millésimés de l’année n+1» après réception et encaissement du règlement ;
• Vérifier et mettre à jour des adresses et changements d’état civil des propriétaires de véhicules ;
• Mettre à jour le fichier des immatriculations (vente - destruction - décès) à la suite de réponse aux courriers expédiés par le Service des Titres de Circulation ;
• Encaisser des demandes (règlement chèque - espèces - CB) ;
• Produire des factures pour chaque demande ;
• Gérer les chèques impayés (courriers, mise en demeure, régularisation) ;
• Traiter des restitutions de droits.
- Gestion interne de l’archivage électronique des documents GED :
• Consultation informatique des dossiers numérisés.
- Consultation d’historiques de véhicules par numéro d’immatriculation ou par nom de titulaires afin de répondre aux demandes des propriétaires de véhicules, telles des demandes de ré-immatriculation d’un véhicule qui a fait l’objet d’une demande de retrait du fichier des immatriculations ou d’une radiation pour non paiement du renouvellement d‘immatriculation ou pour faute de visite technique non acceptée, ou des demandes d’informations ou de copie de documents relatives à un véhicule immatriculé dans le passé à leur nom.
- Etablissement de statistiques, afin, par exemple, de connaître des données statistiques sur la population de la Principauté dans le cadre des missions du Service des Titres de Circulation.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que le Service des Titres de Circulation a été créé par l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998. Anciennement placé sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, l’ordonnance souveraine susmentionnée le place sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Travaux Publics et les Affaires Sociales, devenu le Département de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme.
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine dont s’agit, ce service est, notamment, chargé de «l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles, les certificats d’immatriculation et les permis de conduire, ainsi que de l’exploitation du centre du contrôle technique des véhicules automobiles».
Au regard des dispositions de l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 78-5 du 9 janvier 1978 relatif à l’immatriculation des véhicules automobiles, modifié, «tout véhicule automobile mis en circulation est affecté d’un numéro d’ordre dit «numéro d’immatriculation»» délivré par le Service de la Circulation.
Les personnes ayant leur domicile ou leur résidence en Principauté doivent être titulaires d’un permis de conduire délivré, par équivalence ou sur épreuves, par le Service des Titres de Circulation.
De plus, l’article 1er de l’arrêté ministériel du 26 décembre 1928 relatif à l’immatriculation et à l’autorisation de circuler pour les voitures automobiles et les motocycles dans la Principauté prévoit que «toute personne désirant faire immatriculer une voiture automobile ou un motocycle dans la Principauté et obtenir des autorités monégasques le permis international de circulation ou simplement le renouvellement de celui-ci devra en adresser la demande sur timbre au Ministre d’Etat».
En outre, la combinaison de l’article 111 du Code de la route et de l’arrêté ministériel n° 96-17 du 17 janvier 1996 relatif aux visites techniques des véhicules automobiles précise les dispositions relatives au contrôle technique.
La Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, ainsi que par un motif d’intérêt public.
S’agissant du consentement des personnes concernées, la Commission relève que l’immatriculation d’un véhicule et les obligations afférentes passibles de sanctions pénales en cas de non-respect, ne permettent pas de justifier la mise en œuvre du présent traitement sur le fondement du consentement des intéressés.
Elle relève que les missions réglementairement conférées au Service des Titres de Circulation et les objectifs poursuivis par la réglementation relative aux titres de circulation en général, permettent de justifier la mise en œuvre du présent traitement conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations traitées sont les suivantes :
- Identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date et lieu de naissance, nationalité ;
- Situation de famille : célibataire, marié, divorcé, séparé, veuf ;
- Adresses et coordonnées : numéro de téléphone - adresse du domicile à Monaco - adresse d’une résidence à l’étranger - adresse mail ;
- Caractéristiques financières : RIB - montant de la facture - mode de paiement ;
- Documents d’origine du véhicule : certificat d’immatriculation (numéro et date) - certificat de non gage - attestation des services fiscaux - certificat 846A des douanes ;
- Eléments d’identification et identification : acte de vente - certificat de conformité national européen - identification de la pièce d’identité (type de document- numéro et dates de validité) - extrait du répertoire du commerce et de l’industrie (n° et validité) ;
- Infractions, condamnations : opposition à la vente - saisie du véhicule - nantissement ;
- Informations relatives aux visites techniques : identité - adresse du propriétaire - caractéristiques du véhicule ;
- Identité de l’acquéreur : nom-prénom adresse sur document numérisé ;
- Informations relatives aux véhicules : numéro d’immatriculation, marque, numéro dans la série du type, type, couleur, genre, date de 1ère mise en circulation, date d’immatriculation, inscription d’un gage.
Il appert de l’analyse des copies écrans jointes au dossier de demande d’avis que le responsable de traitement enregistre des informations supplémentaires dans le fichier dont s’agit, à savoir la carrosserie du véhicule, la source d’énergie, le nom de la compagnie d’assurance, la place de stationnement du véhicule, le nombre de places du véhicule, ses dimensions (largeur-longueur- surface), le numéro de registre, le numéro d’immatriculation précédent et sa cylindrée.
La Commission considère qu’il n’appartient pas au Service des Titres de Circulation de connaître la localisation des véhicules immatriculés. Aussi, elle demande à ce que les informations relatives à «la place de stationnement» du véhicule et au «nombre de places du véhicule» soient supprimées.
Sous réserve de la suppression des informations précitées, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, dès lors où leur collecte est en adéquation avec les textes encadrant les conditions d’immatriculation d’un véhicule en Principauté.
Par ailleurs, ces informations ont pour origine :
- l’intéressé pour les informations relatives à l’identité, la situation de famille, l’adresse et les coordonnées, les caractéristiques financières, les documents d’origine des véhicules et identification, les informations relatives aux visites techniques, l’identité des acquéreurs, et les éléments d’identification ;
- l’organisme de crédit pour les informations concernant l’inscription d’un gage ;
- la Direction des Affaires Juridiques, les autorités de police étrangères et les organismes de crédit pour les informations mentionnées en tant qu’infraction et condamnation.
La Commission observe enfin que le présent traitement fait l’objet de rapprochements avec le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», concomitamment soumis à son avis. Elle relève que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, les rapprochements ne présentent pas d’incompatibilité au regard des finalités des deux traitements.
Dans le cadre de ce rapprochement, le Service des Titres de Circulation a accès à des informations portant sur le ou les permis de conduire du titulaire d’un certificat d’immatriculation, comme l’original du permis de conduire étranger en cours de validité, les numéros de permis de conduire, les dates de délivrance et de validité des permis.
En conséquence, la Commission relève que les informations relatives aux permis de conduire ne sont pas collectées dans le présent traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
En ce qui concerne l’information préalable des personnes concernées, la Commission relève qu’elle est effectuée par un affichage à l’accueil du service, et par une mention particulière inscrite sur tous les formulaires de collecte utilisés par le service.
A ce titre, elle constate que l’information diffusée auprès des personnes concernées par ces différents moyens permet de répondre aux impératifs de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission relève que le traitement est mis en œuvre par un service administratif, dans le cadre de ses missions d’intérêt général, qui relève de l’autorité d’un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, modifié, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement.
Elle observe que le droit d’accès peut être exercé par courrier électronique, sur place ou voie postale. Le délai de réponse est de trois jours.
Les personnes concernées sont informées des modifications, mises à jour et suppressions des données par voie postale ou courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
D’après la demande d’avis les personnes ayant accès au traitement sont :
- L’ensemble des personnels du Service des Titres de Circulation, en inscription, modification, mise à jour et consultation, chacun selon ses attributions ;
- La Direction de la Sûreté Publique : en consultation ;
- Le service des Parking Publique en consultation ;
- Le Direction informatique de l’Etat, en charge de l’impression des formulaires facture, de la maintenance des applicatifs et des développements associés.
La Commission rappelle que, conformément à l’article 8 chiffre 4 de la loi n° 1.165, les accès dévolus à un traitement et aux informations nominatives traitées doivent être justifiés en raison des fonctions des personnes ou catégories de personnes intéressés. Elle précise qu’il appartient au responsable de traitement de justifier les accès accordés.
• Sur les accès dévolus à la Direction de la Sûreté Publique
Le responsable de traitement justifie les accès dévolus à 5 divisions de la Direction de la Sûreté Publique, (c’est-à-dire aux chefs de division et à l’adjoint des chefs de divisions de la police administrative, de la police urbaine, de la police judicaire, de la Police de l’administration et de la Formation et de la Police Maritime), aux opérateurs du Poste de Commandement de Transmissions Opérationnelles, au responsable du secrétariat de l’Officier du Ministère Public et à la Section de l’Information Générale et des Renseignements (SIGER) «dans le cadre des investigations» desdites divisions afin de leur permettre de «vérifier les informations» dont ils disposent et «d’identifier un véhicule dans les meilleurs délais de manière fiable, notamment lors d’une infraction au Code de la Route».
A ce titre, un accès restreint au traitement a été mis en place qui leur permet de consulter une partie des informations traitées, nécessaires à la réalisation de leurs missions.
Ces informations sont les suivantes : les véhicules successifs ayant porté un même numéro d’immatriculation, les véhicules déclarés sous un même nom, le numéro d’immatriculation et de registre, les nom et prénom de la personne ayant immatriculé le véhicule, son adresse, sa date et son lieu de naissance, le numéro de sa carte d’identité et ses dates de validité, l’identification du véhicule (source d’énergie, marque, genre, type, couleur, numéro de série, puissance, poids, date de première mise en circulation, date d’immatriculation, numéro d’origine), identification de la société d’assurance et date d’échéance de la visite technique.
Cet accès leur permet de réaliser des recherches :
- par numéro d’immatriculation ;
- par nom du propriétaire ;
- par numéro de registre ;
- selon la marque, la couleur, le type, ou numéro de série du véhicule.
La Commission observe que les accès dévolus aux personnels relevant de l’autorité du Directeur de la Sûreté Publique sont restreints en termes d’accès aux informations et de possibilité de recherche d’une part, et limités quant aux catégories de personnes, d’autre part.
Elle relève que les agents de la Sureté Publique dispose, notamment dans le Code de la Route, de missions particulières qui justifient les accès retreints tels qu’autorisés par le Service des Titres de Circulation, dès lors où les accès et recherches réalisées s’inscrivent dans le cadre de leurs fonctions.
Elle précise que si les informations consultées sont par ailleurs exploitées de manière automatisée par la Direction de la Sûreté Publique, il lui appartient de veiller à ce que les opérations automatisées ainsi réalisées soient conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle considère, par ailleurs, concernant les accès généraux accordés aux opérateurs du PCTO, que ces derniers doivent être restreints aux seuls Officiers de quart.
• Sur les accès dévolus au service des Parkings Publics
En l’absence de justification apportée par le responsable de traitement, la Commission n’est pas en mesure de s’assurer quelle(s) fonction(s) au sein de ladite direction, sur le fondement de quelle(s) mission(s) et à quelles informations ledit service a accès.
La Commission demande donc que des précisions lui soient apportées sur ces éléments. Dans l’attente, elle demande que les accès dévolus soient suspendus.
• Sur les accès dévolus à la Direction Informatique de l’Etat
La Commission relève que les accès dévolus au service informatique l’Etat, dénommé Direction Informatique depuis l’ordonnance souveraine n° 3122 du 11 février 2011, entrent dans le cadre des missions conférées à ladite Direction en 2011.
Toutefois, elle demande que lui soit communiquée, comme établie par l’article 8 de la loi n° 1.165 précité, et ce dans les plus brefs délais, la liste non nominative des catégories de personnes qui ont accès au présent traitement.
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
La Commission rappelle que, conformément à l’article 8, chiffres 5 de la loi n° 1.165, les catégories de destinataires d’informations nominatives doivent être habilitées à en recevoir communication. Elle précise qu’il appartient au responsable de traitement de justifier de l’habilitation de ces personnes ou catégories de personnes.
D’après la demande d’avis, les destinataires ou catégories de destinataires de certaines informations nominatives sont :
- Le Service des Affaires Contentieuses de la Direction des Affaires Juridiques sur ordonnance de compulsoire communiquée à l’huissier instrumentaire ;
- La Division de la Police Judiciaire et la Division de la Police Urbaine de la Direction de la Sûreté Publique sur commission rogatoire ;
- Les Syndics administrateurs ou liquidateurs judicaires, sur demande lorsqu’ils ont été nommés par le Tribunal de Première Instance de la Principauté de Monaco ;
- Les notaires, sur demande lorsqu’ils sont en charge de la succession d’une personne décédée.
La Commission relève que les justifications apportées afin de rendre destinataires les entités précédemment citées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle prend acte que la demande d’avis mentionne également que le Service des Titres de Circulation est susceptible de répondre à des demandes écrites de son Département de tutelle, le Département de l’Equipement, de l’Urbanisme et de l’Environnement agissant à la demande de Caisse Autonome des Retraites (CAR) et de la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS).
Elle observe toutefois que ces communications n’ont pas été précisées et qu’elle n’a donc pas été en mesure de s’assurer que ces deux Caisses sociales de la Principauté sont destinataires d’informations dans le cadre d’attributions ou de procédures qu’elles sont en droit d’initier.
Elle demande donc que des compléments d’informations sur ce point lui soient communiqués afin qu’elle puisse veiller au respect des principes de la loi n° 1.165, modifiée. Dans l’attente, elle demande que ces communications soient suspendues.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
D’après la demande d’avis, le responsable de traitement souhaite conserver la forme nominative des informations sans limitation de durée en vue d’être traitées à des fins historiques et statistiques.
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, «les informations nominatives doivent être (…) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement».
Ce principe de qualité des données est « atténué » par les dispositions de l’article 9 de la loi qui envisage que la forme nominative des informations pourrait être conservée au-delà, soit sur le fondement de dispositions législatives contraires, soit «en vue d’être traitées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques».
La Commission relève que l’intérêt historique ou statistique de la conservation de la forme nominative des informations traitées n’est pas développé par le responsable de traitement.
Elle considère que si les informations anonymisées sont susceptibles de représenter un intérêt, par exemple, pour la connaissance de l’évolution des activités du service ou du parc automobile de la Principauté, elle ne dispose pas d’éléments lui permettant de justifier la conservation de la forme nominative desdites informations.
Aussi, l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165 lui permettant de fixer un délai de conservation plus bref que celui prévu à la demande d’avis, elle considère que la forme nominative des informations traitées dans le traitement en objet devra être supprimée selon les durées suivantes :
- les informations relatives aux oppositions à la vente, à la saisie ou au gage d’un véhicule devront être supprimées 6 mois après la levée de l’acte ;
- les informations relatives au nantissement devront être supprimées dès la fin du nantissement ;
- la forme nominative des informations concernant chaque certificat d’immatriculation devra être supprimée à la destruction ou au retrait de la circulation du véhicule objet du certificat d’immatriculation, plus 7 ans ;
- les informations nominatives utilisées à des fins comptables et financières devront être supprimées 10 ans après la fin de l’année comptable concernée ;
- la forme nominative des autres informations devra être supprimée 7 ans après la suppression du dernier certificat d’immatriculation de la personne concernée, tenant compte des règles administratives établies au Code de la route.
En conséquence, la Commission précise que le traitement ne répondra aux exigences de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée qu’à la condition que le Service des Titres de Circulation respecte ses préconisations en matière de durée de conservation.
Après en avoir délibéré :
Relève que les accès dévolus aux personnels de la Direction de la Sûreté Publique sont établis de manière restreinte par le Service des Titres de Circulation dans le cadre des fonctions qui leur sont dévolus sur le fondement de textes législatifs ou réglementaires ;
Demande que :
- les informations relatives à «la place de stationnement» du véhicule et au « nombre de places du véhicule » soient supprimées ;
- les accès généraux accordés aux opérateurs du PCTO soient restreints aux seuls Officiers de quart ;
- les accès dévolus au service des parkings publics soient justifiés, comme exposé préalablement, et que dans l’attente de ces précisions lesdits accès soient suspendus ;
- lui soit communiquée la liste non nominative des catégories de personnes de la Direction de l’Informatique qui ont accès au présent traitement ;
- des compléments d’informations lui soient communiqués sur les attributions des Caisses Sociales de Monaco ou sur les procédures qui permettent de fonder les communications opérées vers ces dernières par la Direction de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme, et que dans l’attente ces communications soient suspendues ;
- la forme nominative des informations soit supprimée comme fixé par la Commission ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Service des Titres de Circulation du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n°13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.691 du 17 décembre 1957 portant réglementation de la police de la circulation routière (Code de la route) ;
Vu l’arrêté ministériel n° 78-5 du 9 janvier 1978 relatif à l’immatriculation des véhicules automobiles ;
Vu l’arrêté ministériel n° 96-17 du 17 janvier 1996 relatif aux visites techniques des véhicules automobiles ;
Vu l’arrêté ministériel n° 90-137 du 23 mars 1990 fixant le montant des droits sur les pièces administratives établies ou délivrées par application des dispositions du Code de la route modifié par l’arrêté ministériel n° 2011-3 du 6 janvier 2011 ;
Vu l’arrêté ministériel du 26 décembre 1928 relatif à l’immatriculation et à l’autorisation de circuler pour les voitures automobiles et les motocycles dans la Principauté ;
Vu le Code de la route ;
Vu le Code de procédure pénale ;
Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’Etat, le 24 mars 2011 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco» du Service des Titres de Circulation ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 juin 2011 conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 juillet 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Service des Titres de Circulation est un service exécutif, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’Etat.
L’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création de ce service lui confie pour mission essentielle l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco».
Les personnes concernées sont les utilisateurs, les propriétaires et les mandataires des véhicules immatriculés à Monaco.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion des immatriculations des véhicules :
• Délivrer des certificats d’immatriculation ;
• Délivrer des certificats d’immatriculation pour vente à l’étranger ;
• Retirer des véhicules du fichier des immatriculations ;
• Délivrer des autorisations de destruction de véhicules ;
• Encaisser des demandes d’obtention du permis de conduire (règlement chèque-espèces-CB) :
• Produire des factures pour chaque demande ;
• Gérer les chèques impayés (courriers, mise en demeure, régularisation) ;
• Traiter des restitutions de droits.
- Gestion des visites techniques de véhicules (prise de rendez-vous) :
• Délivrer les lettres de rendez-vous des visites techniques après paiement ;
• Encaisser des demandes (règlement chèque-espèces-CB) ;
• Produire des factures pour chaque demande ;
• Gérer les chèques impayés (courriers, mise en demeure, régularisation) ;
• Traiter des restitutions de droits.
- Gestion des renouvellements d’immatriculation :
• Délivrer le renouvellement d’immatriculation : estampille, sticker «millésimés de l’année n+1» après réception et encaissement du règlement ;
• Vérifier et mettre à jour des adresses et changements d’état civil des propriétaires de véhicules ;
• Mettre à jour le fichier des immatriculations (vente - destruction - décès) à la suite de réponse aux courriers expédiés par le Service des Titres de Circulation ;
• Encaisser des demandes (règlement chèque - espèces - CB) ;
• Produire des factures pour chaque demande ;
• Gérer les chèques impayés (courriers, mise en demeure, régularisation) ;
• Traiter des restitutions de droits.
- Gestion interne de l’archivage électronique des documents GED :
• Consultation informatique des dossiers numérisés.
- Consultation d’historiques de véhicules par numéro d’immatriculation ou par nom de titulaires afin de répondre aux demandes des propriétaires de véhicules, telles des demandes de ré-immatriculation d’un véhicule qui a fait l’objet d’une demande de retrait du fichier des immatriculations ou d’une radiation pour non paiement du renouvellement d‘immatriculation ou pour faute de visite technique non acceptée, ou des demandes d’informations ou de copie de documents relatives à un véhicule immatriculé dans le passé à leur nom.
- Etablissement de statistiques, afin, par exemple, de connaître des données statistiques sur la population de la Principauté dans le cadre des missions du Service des Titres de Circulation.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que le Service des Titres de Circulation a été créé par l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998. Anciennement placé sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, l’ordonnance souveraine susmentionnée le place sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Travaux Publics et les Affaires Sociales, devenu le Département de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme.
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine dont s’agit, ce service est, notamment, chargé de «l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles, les certificats d’immatriculation et les permis de conduire, ainsi que de l’exploitation du centre du contrôle technique des véhicules automobiles».
Au regard des dispositions de l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 78-5 du 9 janvier 1978 relatif à l’immatriculation des véhicules automobiles, modifié, «tout véhicule automobile mis en circulation est affecté d’un numéro d’ordre dit «numéro d’immatriculation»» délivré par le Service de la Circulation.
Les personnes ayant leur domicile ou leur résidence en Principauté doivent être titulaires d’un permis de conduire délivré, par équivalence ou sur épreuves, par le Service des Titres de Circulation.
De plus, l’article 1er de l’arrêté ministériel du 26 décembre 1928 relatif à l’immatriculation et à l’autorisation de circuler pour les voitures automobiles et les motocycles dans la Principauté prévoit que «toute personne désirant faire immatriculer une voiture automobile ou un motocycle dans la Principauté et obtenir des autorités monégasques le permis international de circulation ou simplement le renouvellement de celui-ci devra en adresser la demande sur timbre au Ministre d’Etat».
En outre, la combinaison de l’article 111 du Code de la route et de l’arrêté ministériel n° 96-17 du 17 janvier 1996 relatif aux visites techniques des véhicules automobiles précise les dispositions relatives au contrôle technique.
La Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, ainsi que par un motif d’intérêt public.
S’agissant du consentement des personnes concernées, la Commission relève que l’immatriculation d’un véhicule et les obligations afférentes passibles de sanctions pénales en cas de non-respect, ne permettent pas de justifier la mise en œuvre du présent traitement sur le fondement du consentement des intéressés.
Elle relève que les missions réglementairement conférées au Service des Titres de Circulation et les objectifs poursuivis par la réglementation relative aux titres de circulation en général, permettent de justifier la mise en œuvre du présent traitement conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations traitées sont les suivantes :
- Identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date et lieu de naissance, nationalité ;
- Situation de famille : célibataire, marié, divorcé, séparé, veuf ;
- Adresses et coordonnées : numéro de téléphone - adresse du domicile à Monaco - adresse d’une résidence à l’étranger - adresse mail ;
- Caractéristiques financières : RIB - montant de la facture - mode de paiement ;
- Documents d’origine du véhicule : certificat d’immatriculation (numéro et date) - certificat de non gage - attestation des services fiscaux - certificat 846A des douanes ;
- Eléments d’identification et identification : acte de vente - certificat de conformité national européen - identification de la pièce d’identité (type de document- numéro et dates de validité) - extrait du répertoire du commerce et de l’industrie (n° et validité) ;
- Infractions, condamnations : opposition à la vente - saisie du véhicule - nantissement ;
- Informations relatives aux visites techniques : identité - adresse du propriétaire - caractéristiques du véhicule ;
- Identité de l’acquéreur : nom-prénom adresse sur document numérisé ;
- Informations relatives aux véhicules : numéro d’immatriculation, marque, numéro dans la série du type, type, couleur, genre, date de 1ère mise en circulation, date d’immatriculation, inscription d’un gage.
Il appert de l’analyse des copies écrans jointes au dossier de demande d’avis que le responsable de traitement enregistre des informations supplémentaires dans le fichier dont s’agit, à savoir la carrosserie du véhicule, la source d’énergie, le nom de la compagnie d’assurance, la place de stationnement du véhicule, le nombre de places du véhicule, ses dimensions (largeur-longueur- surface), le numéro de registre, le numéro d’immatriculation précédent et sa cylindrée.
La Commission considère qu’il n’appartient pas au Service des Titres de Circulation de connaître la localisation des véhicules immatriculés. Aussi, elle demande à ce que les informations relatives à «la place de stationnement» du véhicule et au «nombre de places du véhicule» soient supprimées.
Sous réserve de la suppression des informations précitées, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, dès lors où leur collecte est en adéquation avec les textes encadrant les conditions d’immatriculation d’un véhicule en Principauté.
Par ailleurs, ces informations ont pour origine :
- l’intéressé pour les informations relatives à l’identité, la situation de famille, l’adresse et les coordonnées, les caractéristiques financières, les documents d’origine des véhicules et identification, les informations relatives aux visites techniques, l’identité des acquéreurs, et les éléments d’identification ;
- l’organisme de crédit pour les informations concernant l’inscription d’un gage ;
- la Direction des Affaires Juridiques, les autorités de police étrangères et les organismes de crédit pour les informations mentionnées en tant qu’infraction et condamnation.
La Commission observe enfin que le présent traitement fait l’objet de rapprochements avec le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque», concomitamment soumis à son avis. Elle relève que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, les rapprochements ne présentent pas d’incompatibilité au regard des finalités des deux traitements.
Dans le cadre de ce rapprochement, le Service des Titres de Circulation a accès à des informations portant sur le ou les permis de conduire du titulaire d’un certificat d’immatriculation, comme l’original du permis de conduire étranger en cours de validité, les numéros de permis de conduire, les dates de délivrance et de validité des permis.
En conséquence, la Commission relève que les informations relatives aux permis de conduire ne sont pas collectées dans le présent traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
En ce qui concerne l’information préalable des personnes concernées, la Commission relève qu’elle est effectuée par un affichage à l’accueil du service, et par une mention particulière inscrite sur tous les formulaires de collecte utilisés par le service.
A ce titre, elle constate que l’information diffusée auprès des personnes concernées par ces différents moyens permet de répondre aux impératifs de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission relève que le traitement est mis en œuvre par un service administratif, dans le cadre de ses missions d’intérêt général, qui relève de l’autorité d’un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, modifié, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement.
Elle observe que le droit d’accès peut être exercé par courrier électronique, sur place ou voie postale. Le délai de réponse est de trois jours.
Les personnes concernées sont informées des modifications, mises à jour et suppressions des données par voie postale ou courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
D’après la demande d’avis les personnes ayant accès au traitement sont :
- L’ensemble des personnels du Service des Titres de Circulation, en inscription, modification, mise à jour et consultation, chacun selon ses attributions ;
- La Direction de la Sûreté Publique : en consultation ;
- Le service des Parking Publique en consultation ;
- Le Direction informatique de l’Etat, en charge de l’impression des formulaires facture, de la maintenance des applicatifs et des développements associés.
La Commission rappelle que, conformément à l’article 8 chiffre 4 de la loi n° 1.165, les accès dévolus à un traitement et aux informations nominatives traitées doivent être justifiés en raison des fonctions des personnes ou catégories de personnes intéressés. Elle précise qu’il appartient au responsable de traitement de justifier les accès accordés.
• Sur les accès dévolus à la Direction de la Sûreté Publique
Le responsable de traitement justifie les accès dévolus à 5 divisions de la Direction de la Sûreté Publique, (c’est-à-dire aux chefs de division et à l’adjoint des chefs de divisions de la police administrative, de la police urbaine, de la police judicaire, de la Police de l’administration et de la Formation et de la Police Maritime), aux opérateurs du Poste de Commandement de Transmissions Opérationnelles, au responsable du secrétariat de l’Officier du Ministère Public et à la Section de l’Information Générale et des Renseignements (SIGER) «dans le cadre des investigations» desdites divisions afin de leur permettre de «vérifier les informations» dont ils disposent et «d’identifier un véhicule dans les meilleurs délais de manière fiable, notamment lors d’une infraction au Code de la Route».
A ce titre, un accès restreint au traitement a été mis en place qui leur permet de consulter une partie des informations traitées, nécessaires à la réalisation de leurs missions.
Ces informations sont les suivantes : les véhicules successifs ayant porté un même numéro d’immatriculation, les véhicules déclarés sous un même nom, le numéro d’immatriculation et de registre, les nom et prénom de la personne ayant immatriculé le véhicule, son adresse, sa date et son lieu de naissance, le numéro de sa carte d’identité et ses dates de validité, l’identification du véhicule (source d’énergie, marque, genre, type, couleur, numéro de série, puissance, poids, date de première mise en circulation, date d’immatriculation, numéro d’origine), identification de la société d’assurance et date d’échéance de la visite technique.
Cet accès leur permet de réaliser des recherches :
- par numéro d’immatriculation ;
- par nom du propriétaire ;
- par numéro de registre ;
- selon la marque, la couleur, le type, ou numéro de série du véhicule.
La Commission observe que les accès dévolus aux personnels relevant de l’autorité du Directeur de la Sûreté Publique sont restreints en termes d’accès aux informations et de possibilité de recherche d’une part, et limités quant aux catégories de personnes, d’autre part.
Elle relève que les agents de la Sureté Publique dispose, notamment dans le Code de la Route, de missions particulières qui justifient les accès retreints tels qu’autorisés par le Service des Titres de Circulation, dès lors où les accès et recherches réalisées s’inscrivent dans le cadre de leurs fonctions.
Elle précise que si les informations consultées sont par ailleurs exploitées de manière automatisée par la Direction de la Sûreté Publique, il lui appartient de veiller à ce que les opérations automatisées ainsi réalisées soient conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle considère, par ailleurs, concernant les accès généraux accordés aux opérateurs du PCTO, que ces derniers doivent être restreints aux seuls Officiers de quart.
• Sur les accès dévolus au service des Parkings Publics
En l’absence de justification apportée par le responsable de traitement, la Commission n’est pas en mesure de s’assurer quelle(s) fonction(s) au sein de ladite direction, sur le fondement de quelle(s) mission(s) et à quelles informations ledit service a accès.
La Commission demande donc que des précisions lui soient apportées sur ces éléments. Dans l’attente, elle demande que les accès dévolus soient suspendus.
• Sur les accès dévolus à la Direction Informatique de l’Etat
La Commission relève que les accès dévolus au service informatique l’Etat, dénommé Direction Informatique depuis l’ordonnance souveraine n° 3122 du 11 février 2011, entrent dans le cadre des missions conférées à ladite Direction en 2011.
Toutefois, elle demande que lui soit communiquée, comme établie par l’article 8 de la loi n° 1.165 précité, et ce dans les plus brefs délais, la liste non nominative des catégories de personnes qui ont accès au présent traitement.
• Sur les destinataires ou catégories de destinataires des informations
La Commission rappelle que, conformément à l’article 8, chiffres 5 de la loi n° 1.165, les catégories de destinataires d’informations nominatives doivent être habilitées à en recevoir communication. Elle précise qu’il appartient au responsable de traitement de justifier de l’habilitation de ces personnes ou catégories de personnes.
D’après la demande d’avis, les destinataires ou catégories de destinataires de certaines informations nominatives sont :
- Le Service des Affaires Contentieuses de la Direction des Affaires Juridiques sur ordonnance de compulsoire communiquée à l’huissier instrumentaire ;
- La Division de la Police Judiciaire et la Division de la Police Urbaine de la Direction de la Sûreté Publique sur commission rogatoire ;
- Les Syndics administrateurs ou liquidateurs judicaires, sur demande lorsqu’ils ont été nommés par le Tribunal de Première Instance de la Principauté de Monaco ;
- Les notaires, sur demande lorsqu’ils sont en charge de la succession d’une personne décédée.
La Commission relève que les justifications apportées afin de rendre destinataires les entités précédemment citées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle prend acte que la demande d’avis mentionne également que le Service des Titres de Circulation est susceptible de répondre à des demandes écrites de son Département de tutelle, le Département de l’Equipement, de l’Urbanisme et de l’Environnement agissant à la demande de Caisse Autonome des Retraites (CAR) et de la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS).
Elle observe toutefois que ces communications n’ont pas été précisées et qu’elle n’a donc pas été en mesure de s’assurer que ces deux Caisses sociales de la Principauté sont destinataires d’informations dans le cadre d’attributions ou de procédures qu’elles sont en droit d’initier.
Elle demande donc que des compléments d’informations sur ce point lui soient communiqués afin qu’elle puisse veiller au respect des principes de la loi n° 1.165, modifiée. Dans l’attente, elle demande que ces communications soient suspendues.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
D’après la demande d’avis, le responsable de traitement souhaite conserver la forme nominative des informations sans limitation de durée en vue d’être traitées à des fins historiques et statistiques.
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, «les informations nominatives doivent être (…) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement».
Ce principe de qualité des données est « atténué » par les dispositions de l’article 9 de la loi qui envisage que la forme nominative des informations pourrait être conservée au-delà, soit sur le fondement de dispositions législatives contraires, soit «en vue d’être traitées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques».
La Commission relève que l’intérêt historique ou statistique de la conservation de la forme nominative des informations traitées n’est pas développé par le responsable de traitement.
Elle considère que si les informations anonymisées sont susceptibles de représenter un intérêt, par exemple, pour la connaissance de l’évolution des activités du service ou du parc automobile de la Principauté, elle ne dispose pas d’éléments lui permettant de justifier la conservation de la forme nominative desdites informations.
Aussi, l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165 lui permettant de fixer un délai de conservation plus bref que celui prévu à la demande d’avis, elle considère que la forme nominative des informations traitées dans le traitement en objet devra être supprimée selon les durées suivantes :
- les informations relatives aux oppositions à la vente, à la saisie ou au gage d’un véhicule devront être supprimées 6 mois après la levée de l’acte ;
- les informations relatives au nantissement devront être supprimées dès la fin du nantissement ;
- la forme nominative des informations concernant chaque certificat d’immatriculation devra être supprimée à la destruction ou au retrait de la circulation du véhicule objet du certificat d’immatriculation, plus 7 ans ;
- les informations nominatives utilisées à des fins comptables et financières devront être supprimées 10 ans après la fin de l’année comptable concernée ;
- la forme nominative des autres informations devra être supprimée 7 ans après la suppression du dernier certificat d’immatriculation de la personne concernée, tenant compte des règles administratives établies au Code de la route.
En conséquence, la Commission précise que le traitement ne répondra aux exigences de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée qu’à la condition que le Service des Titres de Circulation respecte ses préconisations en matière de durée de conservation.
Après en avoir délibéré :
Relève que les accès dévolus aux personnels de la Direction de la Sûreté Publique sont établis de manière restreinte par le Service des Titres de Circulation dans le cadre des fonctions qui leur sont dévolus sur le fondement de textes législatifs ou réglementaires ;
Demande que :
- les informations relatives à «la place de stationnement» du véhicule et au « nombre de places du véhicule » soient supprimées ;
- les accès généraux accordés aux opérateurs du PCTO soient restreints aux seuls Officiers de quart ;
- les accès dévolus au service des parkings publics soient justifiés, comme exposé préalablement, et que dans l’attente de ces précisions lesdits accès soient suspendus ;
- lui soit communiquée la liste non nominative des catégories de personnes de la Direction de l’Informatique qui ont accès au présent traitement ;
- des compléments d’informations lui soient communiqués sur les attributions des Caisses Sociales de Monaco ou sur les procédures qui permettent de fonder les communications opérées vers ces dernières par la Direction de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme, et que dans l’attente ces communications soient suspendues ;
- la forme nominative des informations soit supprimée comme fixé par la Commission ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Service des Titres de Circulation du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.