Arrêté Ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives et notamment ses articles 1er et 6, alinéa 2 ;
Vu la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 concernant les associations ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu l'avis motivé rendu par la Commission de Contrôle des informations Nominatives dans sa délibération n° 02.21 du 4 novembre 2002 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 27 novembre 2002 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée prévue à l'article 6, alinéa 2, de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives est applicable aux traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 dès lors :
* qu'ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de leur exercice du droit d'accès ;
* qu'ils n'appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
* qu'ils ne donnent pas lieu à d'autres interconnexions que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-après ;
* qu'ils comportent des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi.
Art. 2.
Les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 ne doivent pas avoir pour autres fonctions que :
* d'effectuer, dans le respect des dispositions statutaires, les opérations liées à la gestion des membres, telles que la collecte des cotisations, la fourniture d'informations individuelles, l'établissement d'états statistiques et de listes, en vue d'adresser des bulletins, convocations et journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l'objet statutaire de l'association ;
* d'établir des annuaires de membres, sous réserve de l'accord express des intéressés. Les annuaires mis à la disposition du public sur le réseau Internet font l'objet d'une déclaration spécifique.
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces fichiers doivent concerner exclusivement les catégories d'informations suivantes :
* identité : nom, prénoms, nationalité, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ;
* vie associative : état des cotisations et renseignements strictement liés à l'objet statutaire de l'association et aux besoins de son fonctionnement.
Ne peuvent être collectées ni traitées dans le cadre de la présente norme :
* les informations nominatives à caractère médical (article 11 de la loi du 23 décembre 1993) ;
* les informations nominatives faisant apparaître les opinions ou les appartenances politiques, raciales, religieuses, philosophiques ou syndicales (article 12 de la loi du 23 décembre 1993).
Lorsque les informations figurent dans un annuaire destiné à être diffusé, les membres doivent en être préalablement informés et doivent être mis en mesure de s'opposer à ce que tout ou partie des informations les concernant soient publiées.
Art. 4.
Les informations nominatives contenues dans le traitement ne peuvent être conservées au-delà de la dissolution de l'association, de la démission ou de l'exclusion de l'intéressé, sauf accord express de ce dernier.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires des informations visées à l'article 3 dans les limites de leurs attributions respectives :
* les membres du Conseil d'Administration ou du Comité directeur ;
* les services chargés de l'administration et de la gestion des membres ;
* le cas échéant, les organismes gérant les systèmes d'assurances et de prévoyance, applicables aux activités de l'association ;
* les organismes publics, uniquement pour répondre aux obligations légales ;
* les organismes auxquels les associations sont affiliées.
Art. 6.
Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 qui comportent l'enregistrement d'informations nominatives n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations nominatives à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5, doivent faire l'objet d'une déclaration ordinaire.
Art. 7.
Le Secrétaire Général du Ministère d'Etat est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l'Hôtel du Gouvernement, le douze décembre deux mille deux.
Le Ministre d'Etat,
P. LECLERCQ.
Vu la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 concernant les associations ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu l'avis motivé rendu par la Commission de Contrôle des informations Nominatives dans sa délibération n° 02.21 du 4 novembre 2002 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 27 novembre 2002 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée prévue à l'article 6, alinéa 2, de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives est applicable aux traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 dès lors :
* qu'ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de leur exercice du droit d'accès ;
* qu'ils n'appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
* qu'ils ne donnent pas lieu à d'autres interconnexions que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-après ;
* qu'ils comportent des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi.
Art. 2.
Les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 ne doivent pas avoir pour autres fonctions que :
* d'effectuer, dans le respect des dispositions statutaires, les opérations liées à la gestion des membres, telles que la collecte des cotisations, la fourniture d'informations individuelles, l'établissement d'états statistiques et de listes, en vue d'adresser des bulletins, convocations et journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l'objet statutaire de l'association ;
* d'établir des annuaires de membres, sous réserve de l'accord express des intéressés. Les annuaires mis à la disposition du public sur le réseau Internet font l'objet d'une déclaration spécifique.
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces fichiers doivent concerner exclusivement les catégories d'informations suivantes :
* identité : nom, prénoms, nationalité, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ;
* vie associative : état des cotisations et renseignements strictement liés à l'objet statutaire de l'association et aux besoins de son fonctionnement.
Ne peuvent être collectées ni traitées dans le cadre de la présente norme :
* les informations nominatives à caractère médical (article 11 de la loi du 23 décembre 1993) ;
* les informations nominatives faisant apparaître les opinions ou les appartenances politiques, raciales, religieuses, philosophiques ou syndicales (article 12 de la loi du 23 décembre 1993).
Lorsque les informations figurent dans un annuaire destiné à être diffusé, les membres doivent en être préalablement informés et doivent être mis en mesure de s'opposer à ce que tout ou partie des informations les concernant soient publiées.
Art. 4.
Les informations nominatives contenues dans le traitement ne peuvent être conservées au-delà de la dissolution de l'association, de la démission ou de l'exclusion de l'intéressé, sauf accord express de ce dernier.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires des informations visées à l'article 3 dans les limites de leurs attributions respectives :
* les membres du Conseil d'Administration ou du Comité directeur ;
* les services chargés de l'administration et de la gestion des membres ;
* le cas échéant, les organismes gérant les systèmes d'assurances et de prévoyance, applicables aux activités de l'association ;
* les organismes publics, uniquement pour répondre aux obligations légales ;
* les organismes auxquels les associations sont affiliées.
Art. 6.
Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 qui comportent l'enregistrement d'informations nominatives n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations nominatives à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5, doivent faire l'objet d'une déclaration ordinaire.
Art. 7.
Le Secrétaire Général du Ministère d'Etat est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l'Hôtel du Gouvernement, le douze décembre deux mille deux.
Le Ministre d'Etat,
P. LECLERCQ.