Délibération n° 2021-103 du 19 mai 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Supervision des équipements » exploité par la Direction des Systèmes d'Information et présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d'Information ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État le 9 février 2021 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité la « Supervision des équipements » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 7 avril 2021, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 mai 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Afin de gérer de manière fine les équipements du Système d'information de l'État pour leur maintien en condition opérationnelle, le Ministre d'État souhaite mettre en œuvre le traitement ayant pour finalité la « Supervision des équipements ».
Ainsi, ce dernier est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I.          Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Supervision des équipements », et a pour objectif de recenser les équipements à superviser pour les maintenir en condition opérationnelle.
Il concerne les fonctionnaires et agents de l'État et les prestataires habilités.
Les fonctionnalités du traitement sont :
-           Recenser les équipements et les intégrer au suivi ;
-           Enrôler les personnes habilitées au suivi selon les accès qui leurs sont dévolus ;
-           Gérer la supervision des équipements via la plateforme associée ;
-           Gérer les alertes sur les équipements et recevoir des notifications ;
-           Établir des statistiques non nominatives sur le comportement des équipements.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

II.        Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées. À cet égard, il précise que le traitement n'a pas pour objet de surveiller les personnes.
Il est en outre indiqué que ce traitement s'inscrit dans les missions définies à l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la DSI, notamment en son point 2 qui dispose que la DSI est chargée « d'assurer la gestion opérationnelle des infrastructures matérielles et logicielles constituant le système d'information de l'Administration en assurant une haute disponibilité des ressources informatiques ».
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

III.       Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
-           identité : nom, prénom, ID des utilisateurs de la plateforme ;
-           adresses et coordonnées : email, téléphone ;
-           vie professionnelle : rôle, moyen de notification (mail/sms), plage horaire ;
-           données d'identification électronique : login et mot de passe de l'administrateur ;
-           logs des actions effectuées : date, type d'action, objet modifié, nom, prénom, ID, requête exécutée sur la ressource ;
-           éléments de notification d'un utilisateur : texte de notification.
Les informations relatives à l'identité, à la vie professionnelle, aux adresses, au login et aux droits des utilisateurs ont pour origine la DSI lorsqu'elle habilite ses personnels au traitement.
Excepté le mot de passe fourni par l'utilisateur, les autres informations sont générées par le système ou « la ressource monitorée ».
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV.       Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de l'Intranet de l'Administration.
La Commission relève que la mention concernée, jointe au dossier, est conforme aux dispositions légales. Elle rappelle néanmoins que le responsable de traitement doit s'assurer que la personne concernée a été avertie de la mise à disposition de cette mention et a été placée en mesure d'en prendre connaissance.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé par voie postale auprès de la Direction des Systèmes d'Information.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit s'exercer dans le mois suivant la réception de la demande.
Elle relève également de la mention jointe au dossier que le droit d'accès peut s'effectuer par voie électronique.
Aussi, s'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Sous cette réserve, elle constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V.        Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique qu'ont accès au traitement dans le cadre de leurs missions les agents habilités de la DSI et toute personne travaillant sous son autorité, avec des droits adaptés au besoin d'en connaitre des fonctions qui interviennent sur le présent traitement.
La Commission constate qu'il est fait recours à des prestataires. Elle rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les droits d'accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI.       Sur les rapprochements et les interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté avec les traitements légalement mis en œuvre suivants :
-           « Gestion des habilitations et des accès au Système d'information », afin de disposer des éléments permettant d'autoriser les accès au présent traitement ;
-           « Gestion et analyse des évènements du système d'information » afin de veiller à la traçabilité et à la sécurité des actions effectuées sur le réseau ;
-           « Gestion des accès à distance au système d'information du Gouvernement », aux fins de sécuriser les accès ;
-           « Gestion de la messagerie professionnelle », aux fins de notification d'alerte sur les équipements ;
-           « Sécurisation des accès à distance au SI pour les flottes nomades BYOD et professionnelles », aux fins de notification des alertes sur leurs téléphones mobiles.
La Commission constate que ces interconnexions sont conformes aux exigences légales et aux finalités initiales pour lesquelles les informations nominatives ont été collectées.

VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII.    Sur la durée de conservation
Les données sont conservées 12 mois glissants en ce qui concerne les logs et les éléments de notification et tant que l'administrateur est habilité à avoir accès au traitement pour les autres informations nominatives.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
-           le responsable de traitement doit s'assurer que la personne concernée a été avertie de la mise à disposition de la mention d'information et a été placée en mesure d'en prendre connaissance ;
-           les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Supervision des équipements ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.