Délibération n° 2020-46 du 19 février 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la tour de contrôle et des licences des pilotes monégasques » exploité par la Direction de l'Aviation Civile et présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.458 du 13 décembre 2017 relative à l'aviation civile ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.796 du 4 avril 2016 portant création d'une Direction de l'Aviation Civile ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 11.147 du 5 janvier 1994 instituant le Service de l'Aviation Civile, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 7.101 du 5 mai 1981 concernant l'aviation civile, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2014-722 du 31 décembre 2014 fixant le montant des redevances perçues sur l'héliport de Monaco ;
Vu la demande d'avis présentée le 11 novembre 2019 par de Ministre d'État, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la tour de contrôle et des licences des pilotes monégasques » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 10 janvier 2020, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 février 2020 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Direction de l'Aviation Civile doit procéder à la gestion de l'espace aérien monégasque et de l'Héliport, ainsi qu'à la validation des licences des personnels navigants.
Aussi, conformément aux dispositions de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Ministre d'État soumet le traitement ayant pour finalité « Gestion de la tour de contrôle et des licences des pilotes monégasques » à l'avis de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la « Gestion de la tour de contrôle et des licences des pilotes monégasques ».
Le responsable de traitement précise qu'il concerne les pilotes monégasques, ainsi que les exploitants/assistants d'appareils atterrissant ou décollant de l'Héliport de Monaco.
Les fonctionnalités sont :
- D'enregistrer les vols (atterrissages/décollages) ;
- De gérer les exploitants ;
- De gérer les appareils ;
- De gérer les types de vol, les villes, ainsi que tous les paramètres nécessaires à l'enregistrement des vols ;
- De gérer les pilotes monégasques et leur licence ;
- De générer automatiquement les factures pour les exploitants (passagers et atterrissages/décollages) ou de les saisir manuellement (carburant/stationnement) ;
- D'enregistrer le règlement des factures ;
- De faire l'arrêté comptable mensuel et annuel ;
- L'établissement de statistiques, rapports, tableaux de bord à des fins de reporting.
La Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle il est soumis, ainsi que par un motif d'intérêt public.
À cet égard, il précise que le traitement permet de répondre aux missions incombant à la Direction de l'Aviation Civile. Ces missions trouvent leur origine dans la loi n° 1.458 relative à l'Aviation Civile, dans l'Ordonnance Souveraine n° 11.147 du 5 janvier 1994 instituant le Service de l'Aviation Civile, modifiée, dans l'Ordonnance Souveraine n° 7.101 du 5 mai 1981, modifiée, dans l'arrêté ministériel n° 2014-722 du 31 décembre 2014 fixant le montant des redevances perçues sur l'héliport de Monaco, ainsi que dans l'Ordonnance Souveraine n° 5.796 du 4 avril 2016 portant création d'une Direction de l'Aviation Civile.
La Commission relève que cette dernière est chargée notamment de :
- « La préparation, l'application et le contrôle de la législation et de la règlementation en matière d'aviation civile ;
- La gestion de l'espace aérien et de l'héliport, ainsi que de la tutelle technique des hélisurfaces ;
- La tenue du registre d'immatriculation, le suivi de la navigabilité des aéronefs, la validation des licences du personnel navigant ;
- La supervision des exploitants d'aéronefs et des aéronefs privés ;
- Effectuer le contrôle dans les domaines de la sécurité aérienne et la participation au contrôle de la sûreté aérienne ».
La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité / situation de famille : titre, nom, prénom de l'utilisateur – titre, nom, prénom du pilote, date de naissance du pilote, nationalité du pilote – code de l'exploitant, nom de l'exploitant ;
- adresses et coordonnées : adresse du pilote, adresse de l'exploitant, n° de téléphone et adresse email de l'exploitant ;
- formation diplômes vide professionnelle : numéro de licence du pilote, numéro de licence d'origine du pilote, type de licence, validité d la licence ;
- caractéristiques financières : numéro de facture, numéro de règlement ;
- données d'identification électronique : matricule de l'utilisateur ;
- informations temporelles horodatage : données d'horodatage, log de connexion de l'utilisateur ;
- vol : date et heure, sens du vol, type de vol ;
- appareil : indicatif mnémonique.
La Commission constate également pour l'édition de facture l'existence de zones « observations » permettant l'inscription de commentaires libres. À cet égard, elle rappelle la qualité des commentaires qui peuvent être inscrits, qui doivent être strictement factuels et notamment dénués de toute donnée interdite au sens de l'article 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
Les informations ont pour origine le pilote ou l'exploitant eux-mêmes, excepté les informations relatives aux utilisateurs et à l'horodatage qui proviennent du système.
Enfin, des statistiques anonymes sont produites.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d'un document spécifique.
Ce dernier n'étant pas joint au dossier, la Commission rappelle que les personnes concernées doivent être informées de manière conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
- Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès est exercé par voie postale, ou par courrier électronique auprès de la Direction de l'Aviation Civile.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Sous cette réserve, elle constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
- Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique que les informations peuvent être communiquées à l'Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques conformément aux dispositions de l'Ordonnance Souveraine 3.095 du 24 janvier 2011, et à la Direction de la Sûreté Publique.
- Sur les accès au traitement
Le responsable de traitement indique qu'ont accès au traitement :
- Le personnel de l'Aviation Civile avec des niveaux de droits différents selon le rôle (tour de contrôle, administratif, administrateur, etc.) ;
- Les personnels du Contrôle Général des Dépenses avec une visibilité uniquement sur les factures/reste à recouvrer ;
- Les Personnels de la Direction des Réseaux et Systèmes d'information ou des tiers intervenants pour son compte : tous accès dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d'information de l'État ;
- Les Personnels de la Direction de l'Administration Numérique ou tiers intervenant pour son compte (prestataires) ayant un rôle d'assistance à maîtrise d'ouvrage sur la procédure et un rôle de statisticien lors de l'établissement des tableaux de bord, rapports pour la Direction métier.
La Commission rappelle qu'en ce qui concerne les prestataires, leurs accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur contrat de prestation de service, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165\. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
La Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet d'une interconnexion avec le traitement relatif à la gestion des habilitations, légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165, modifiée, afin « de créer les comptes des agents qui seront habilités à avoir accès au traitement ».
La Commission relève que cette interconnexion est conforme aux dispositions légales.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Cependant, il convient de préciser que la copie ou l'extraction d'informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.
Enfin, la Commission rappelle que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives aux pilotes sont conservées tant que leur licence est valide, à l'exploitant tant qu'il a un appareil en cours de validité, et aux personnels de l'Administration habilités à se connecter au traitement, tant qu'ils sont en activité dans leur fonction.
Toutefois, les informations temporelles/horodatage sont supprimées au bout d'un an.
Les informations relatives aux vols sont conservées 3 ans.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Enfin, en ce qui concerne la durée de conservation des données de facturations, non définies par le responsable de traitement, la Commission estime qu'elles pourront être conservées le temps des durées légales de prescription en la matière.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère s'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- les commentaires qui peuvent être inscrits doivent être strictement factuels et notamment dénués de toute donnée interdite au sens de l'article 12 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- la copie ou l'extraction d'informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception ;
- les personnes concernées doivent être informées de manière conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
Fixe la durée de conservation des données de facturation aux durées de prescription légale en la matière.
À la condition de la prise en compte des éléments qui précèdent,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la tour de contrôle et des licences des pilotes monégasques ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.