Délibération n° 2020-14 du 15 janvier 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée », exploité par la Direction des Réseaux et des Systèmes d'Information présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 23 septembre 2019, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion des outils de communication instantanée » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 21 novembre 2019, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 janvier 2020 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
L'Administration souhaite mettre à disposition des fonctionnaires, agents de l'État et prestataires qui disposent d'un terminal au sein de l'Administration, des outils de communication instantanée permettant de « fluidifier les échanges entre les agents et fonctionnaires de l'État, voire avec les partenaires et plus généralement tout interlocuteur de l'Administration ».
Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée ».
Il concerne les fonctionnaires et agents de l'État, ainsi que les prestataires qui disposent d'un poste de travail au sein de l'Administration, et les interlocuteurs de l'Administration.
Les fonctionnalités du traitement sont :
- Création d'un compte Skype Entreprise (lors de la création du compte AD) ;
- Mise en place et fonctionnement d'une messagerie instantanée ;
- Organisation et tenue de réunions, visio-conférence et visio-call, page d'écran ;
- Gestion par les utilisateurs de l'historique des échanges (conservation/suppression) ;
- Établissement de statistiques et tableaux de bord.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
Il est indiqué que le traitement vise à « permettre aux agents et fonctionnaires de l'État de pouvoir interagir en utilisant des outils numériques répondant aux besoins d'agilité et d'interactivité des acteurs ».
Il est en outre précisé que ce traitement est conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de l'État (PSSIE), annexée à l'arrêté ministériel n° 2017-56 du 1er février 2017, et s'intègre dans l'application de la Charte des systèmes d'information de l'État annexée à l'arrêté ministériel n° 2015‑703 du 26 novembre 2015, et de la Charte « Administrateur réseaux et système d'information de l'État », qui imposent aux utilisateurs et administrateurs des systèmes d'Information de l'État des obligations propres à leurs fonctions.
Par ailleurs, ce traitement s'inscrit dans les missions de la DRSI qui doit aux termes de l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.012 du 20 juillet 2018 procéder à l'intégration des applications informatiques nécessaires au bon fonctionnement de l'Administration et fournir des outils de travail modernes au personnel de cette dernière.
En outre, il est indiqué que le présent traitement et la messagerie associée doivent être utilisés dans un cadre strictement professionnel même si l'échange de messages privés est toléré et doivent être identifiés comme tels par les utilisateurs de la messagerie.
Enfin, la Charte Administrateur de l'Administration vient protéger l'accès aux messages privés.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom de l'utilisateur et des contacts ;
- coordonnées : e-mail, téléphone ;
- vie professionnelle : fonction groupe d'appartenance (Département, Direction), pour l'utilisateur et les contacts ;
- données d'identification électronique : login, mot de passe ;
- informations temporelles : information de connexion (heure, jour, email, log de connexion) ;
- présentiel : statut (disponible, non disponible), localisation (inscrite par l'utilisateur) ;
- message : nom, prénom, date d'appel, échange et message.
Les informations relatives aux agents et fonctionnaires proviennent soit de l'AD, soit sont renseignées volontairement par leurs soins.
En ce qui concerne les interlocuteurs, les informations proviennent de ces derniers ou de l'interconnexion avec le traitement de messagerie Exchange.
En outre, les informations temporelles, et certaines informations de messages sont générées par le système.
Enfin, le présentiel est lié à un paramétrage Exchange par la personne concernée.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'un document spécifique.
Toutefois ce document n'est pas joint à la demande d'avis.
Aussi la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Direction des Réseaux et des Systèmes d'Information.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit s'exercer dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les informations sont susceptibles d'être communiquées aux Autorités administratives et judiciaires dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
Les accès sont en outre définis comme suit :
- Administrateurs : tout accès (sauf au contenu des messages/conversations) dans le cadre de leurs missions de gestion des comptes et de qualité du fonctionnement du service de messagerie instantanée ;
- Administrateurs de support niveau 1 (centre de service) : tout accès (sauf au contenu des messages/conversations) dans le cadre de leurs missions de création de comptes, d'administration des comptes (ex. extension de volume) et d'assistance aux utilisateurs ;
- Utilisateurs : accès en consultation, saisie et suppression selon les fonctionnalités de leurs comptes ;
- Agents autorisés par l'utilisateur : accès en consultation en cas d'absence de l'utilisateur ou de délégation dans le respect de la charte des systèmes d'information de l'État ;
- Autorités habilitées : accès (sauf au contenu des messages) dans le respect de la règlementation applicable.
En ce qui concerne l'accès des Autorités habilitées, la Commission relève qu'il s'agit de l'Agence Monégasque de Sécurité Numérique (AMSN), notamment pour ses missions découlant des articles 24 et suivants de la loi n° 1.435 relative à la criminalité technologique, et « plus généralement toute autorité judiciaire, administrative ou policière habilitée en droit interne à ordonner, autoriser ou entreprendre l'exécution de procédures de collecte ou de production d'éléments de preuve (…) ».
La Commission rappelle qu'aucun texte ne prévoit un accès permanent de ces Autorités aux traitements d'entités tierces mais considère qu'il peut s'agir d'accès ponctuels suite à des évènements nécessitant l'intervention des Autorités susvisées, dans le cadre de leurs missions légalement conférées. Enfin, la Commission réitère ses remarques exposées dans la délibération n° 2019-138 relative à la messagerie Office 365.
En ce qui concerne le recours à des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d'accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Sous ces réserves, la Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI. Sur les rapprochements et les interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement indique que le traitement est rapproché avec le traitement ayant pour finalité « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI », non légalement mis en œuvre, aux fins de permettre aux utilisateurs « de suivre l'évolution du traitement de leur demande et d'autre part, aux intervenants d'intervenir le moment venu dans la procédure ».
Il est également interconnecté avec les traitements suivants :
- Gestion de la messagerie professionnelle Exchange, légalement mis en œuvre, afin de permettre aux agents d'en bénéficier comme support et ainsi utiliser les outils interactifs et les fonctionnalités du présent traitement ;
- Gestion des accès à distance au système d'information du Gouvernement (dénommé Bastion), légalement mis en œuvre, afin de permettre, le cas échéant si nécessaire, un accès sécurisé d'un prestataire extérieur identifié ;
- Gestion des habilitations et des accès au Système d'information par l'Active Directory, légalement mis en œuvre, afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs.
La Commission rappelle toutefois que le traitement ayant pour finalité « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement.

VII.  Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les informations temporelles sont conservées sur une période de 12 mois glissants.
Les messages sont conservés selon une politique d'archivage paramétrable par l'utilisateur.
Les autres informations sont conservées tant que la personne concernée est habilitée sur le système d'information de l'Administration, excepté en ce qui concerne sa photo qu'elle peut choisir de mettre ou de retirer à tout moment.
Enfin, la Commission relève qu'en ce qui concerne le présentiel, il est paramétrable par l'utilisateur qui peut ou non l'activer.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit être effectuée en conformité avec l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- le traitement ayant pour finalité « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement ;
-  relativement aux accès des Autorités habilitées, il ne s'agit pas d'un accès permanent aux traitements d'entités tierces mais d'accès ponctuels suite à des événements nécessitant l'intervention des Autorités concernées, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.