Délibération n° 2018-163 du 17 octobre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Prise de commande des repas patients et accompagnants » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifié ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 11 juillet 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Prise de commande des repas patients et accompagnants » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 7 septembre 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 octobre 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Prise de commande des repas patients et accompagnants ».
Il indique que les personnes concernées sont les patients, leurs accompagnants et les personnels du C.H.P.G..
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- la commande des repas ;
- la saisie des allergies patients et régimes alimentaires ;
- les statistiques sur le nombre de repas ;
- la traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ainsi que par un motif d'intérêt public.
À cet égard, la Commission constate que ce traitement « est mis en œuvre par l'établissement dans le cadre de la prise en charge du patient ».
Elle relève ainsi que l'article 22.58 du règlement intérieur du CHPG prévoit que les menus, « qu'ils soient ou non à la carte, sont arrêtés chaque semaine ou chaque quinzaine par le responsable des services économiques, assisté d'une commission comportant le chef de cuisine, la diététicienne, l'agent chargé des relations avec les patients et les surveillantes des services médicaux. Ils sont communiqués à chaque service ».
La Commission note également que les patients ne suivant pas de régime particulier ont « la possibilité de choisir entre plusieurs mets » et que « les repas de régime ne sont servis que sur prescription du médecin ».
Par conséquent, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, nom de jeune fille, prénom, âge, sexe, IPP (Identifiant Patient), numéro de séjour, date de naissance pour le patient, nom et prénom du personnel ;
- consommation de biens et services, habitudes de vie : plat servi au patient ;
- données d'identification électronique : identifiant de connexion (login/mot de passe) ;
- informations temporelles : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement, date et heure de création du dossier, utilisateur ayant créé le dossier ;
- localisation : service et lit ;
- spécificités alimentaires : régimes (par exemple, sans sel, sans graisse), allergies, ration ;
- dates : date d'entrée et de sortie ;
- notes : sans porc ;
- statistiques (anonymisées) : total repas servis, total plats servis, nb de plats par famille/repas, détail par plat.
À cet égard, la Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles aucune donnée sensible n'est collectée dans la rubrique Notes.
Elle relève toutefois que le livret d'accueil du patient hospitalisé prévoit que les particularités alimentaires liées aux convictions et/ou à la religion sont également prises en compte lors de la commande des menus.
Les informations relatives à l'identité des patients ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers administratifs des patients » et les informations relatives à l'identité du personnel ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines et Paie ».
Les informations relatives à la consommation de biens et services, habitudes de vie ont pour origine l'hôtelier.
Les données d'identification électronique ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Les informations relatives à la localisation, aux spécificités alimentaires et aux dates ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers administratifs des patients ».
Les informations temporelles et les statistiques ont pour origine le logiciel.
Enfin, les notes ont pour origine le professionnel hospitalier (infirmier, diététicien, hôtelier).
La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
- Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale auprès de la Direction du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
- les personnes chargées (et habilitées) du service hôtelier et de restauration : consultation, modification et mise à jour ;
- les infirmiers et les diététiciens (pour les régimes alimentaires) : consultation, modification et mise à jour ;
- le personnel habilité du service informatique : maintenance logiciel et base de données ;
- le responsable qualité cuisine : paramétrage métier (les menus par exemple) ;
- les administrateurs du SI : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
La Commission note toutefois que le service hôtelier utilise des tablettes en wifi pour accéder au traitement.
Elle demande donc qu'une procédure de sécurisation soit mise en place en cas de vol ou de perte desdites tablettes.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers administratifs des patients » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines et Paie ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives relatives à l'identité, à la consommation de biens et services, habitudes de vie, à la localisation, aux spécificités alimentaires, aux dates et aux notes sont supprimées à la fin du séjour du patient.
Les données d'identification électroniques, les informations temporelles et les statistiques sont conservées 1 an.
Concernant les données d'identification électronique, la Commission rappelle toutefois que les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Par ailleurs, concernant le mot de passe, elle recommande au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) si elle désire le conserver 6 mois.
Sous ces conditions, la Commission considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Demande qu'une procédure de sécurisation des tablettes soit mise en place en cas de vol ou de perte desdites tablettes.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) si elle désire le conserver 6 mois.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Prise de commande des repas patients et accompagnants ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.