Délibération n° 2018-130 du 19 septembre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la crèche » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 84-276 du 3 mai 1984 relatif aux conditions d'accès aux emplois du personnel de service du Centre Hospitalier Princesse Grace ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 18 juin 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la crèche » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 17 août 2018, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 septembre 2018 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I.        Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion de la crèche ».
Il indique que les personnes concernées sont les personnels de la crèche, les parents et les enfants.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
-         la gestion des inscriptions ;
-         la gestion prévisionnelle des venues ;
-         l'inscription sur la liste d'attente ;
-         l'envoi des éléments de facturation au service des Ressources Humaines et paie (pour imputation sur salaire) ;
-         la gestion du planning (heures d'arrivée et de départ des enfants, présence des employés) ;
-         la présentation des activités avec les enfants destinée aux parents (avec photos et/ou vidéos si autorisation des parents/ représentant légal) et diffusion sur l'intranet du CHPG ;
-         la gestion des correspondances avec les parents (établissement des courriers, envoi et réception) ;
-         les statistiques (non nominatives) sur la fréquentation ;
-         la feuille de suivi des enfants par session (support papier) ;
-         le cahier de mouvement du personnel de la crèche, à savoir la gestion des présences, des absences et des formations (support papier) ;
-         la traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400 (déployée à des fins de sécurité du traitement).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.       Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est tout d'abord justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement.
À cet égard, la Commission note que le CHPG doit respecter la réglementation sur l'accueil des enfants de moins de 6 ans, à savoir l'arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de 6 ans, l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant sur l'organisation de la crèche prévue par l'article 10 du règlement intérieur du CHPG et l'arrêté ministériel n° 84-276 du 3 mai 1984 relatif aux conditions d'accès aux emplois du personnel de service du Centre Hospitalier Princesse Grace portant sur l'encadrement des postes de la crèche (articles 13, 16 et 17).
Le traitement est également justifié par l'exécution d'un contrat entre la crèche et les parents puisque la crèche s'engage à accueillir les enfants en contrepartie du paiement d'un tarif journalier.
Enfin le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, il permet la « gestion rationnelle des enfants et du personnel de la crèche ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III.      Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
-         identité : nom, prénom et matricule des agents du CHPG (y compris agents de la crèche), nom, prénom, âge, date de naissance, sexe, catégorie/section (bébé, grand, moyen) de l'enfant, lien de parenté ;
-         adresses et coordonnées : adresse, numéro de téléphone personnel et professionnel des parents, ainsi que leur adresse mail si communiquée ;
-         caractéristiques financières : élément de facturation (tarif journalier + nombre de jour) ;
-         données de santé : note médicale (allergie, médicament) ;
-         régime : alimentation sans viande ou sans porc ;
-         photos : photo et vidéo pour diffusion en intranet avec autorisation des parents ;
-         temps de présence des enfants : date et heure de départ et d'arrivée prévues (selon le planning des parents) et constatées de l'enfant ;
-         données d'identification électronique : logs de connexion.
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité ont pour origine le parent ainsi que les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » et « Gestion des admissions à la crèche ».
Les informations relatives aux adresses et coordonnées ainsi que les données de santé ont pour origine les parents.
Les informations relatives au temps de présence des enfants ont pour origine les parents pour leur planning et la crèche pour les heures constatées.
Les caractéristiques financières ont pour origine le service de la crèche.
Les photos ont pour origine le personnel de la crèche.
Enfin, les logs de connexion ont pour origine le système.
La Commision considère par ailleurs que les informations relatives au régime alimentaire (sans viande, sans porc, sans gluten…) ont pour origine les parents.
Elle constate ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV.      Sur les droits des personnes concernées
â        Sur l'information préalable des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l'information préalable est réalisée par le biais d'une affiche.
À l'analyse de ce document, la Commission considère qu'il est conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
â        Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale ou sur place, directement auprès de la crèche.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V.       Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
-         la secrétaire : en inscription, consultation, modification, mise à jour et suppression ;
-         la directrice (puéricultrice) et son adjoint : en inscription, consultation, modification, mise à jour et suppression ;
-         les administrateurs du SI : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI.      Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » ;
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG » ;
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion des admissions à la crèche ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
Le responsable de traitement indique également un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la communication interne à l'hôpital », lié à l'intranet.
Ce traitement n'ayant fait l'objet d'aucune formalité auprès de la CCIN, la Commission demande au responsable de traitement de le lui soumettre dans les plus brefs délais.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.    Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées, aux caractéristiques financières, aux données de santé et au temps de présence des enfants sont conservées 5 ans à partir de la fin de la prise en charge de l'enfant.
À cet égard la Commission considère que seules les données liées à la facturation peuvent être conservées 5 ans.
Aussi elle fixe la durée de conservation des données de santé et de celles liées au régime alimentaire à un an après le départ des enfants.
Le responsable de traitement indique également que les photos sont supprimées 1 an après la fin de la prise en charge de l'enfant.
Enfin, les logs de connexion sont conservés un an.
À cet égard, la Commission rappelle que les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Par ailleurs, concernant le mot de passe, la Commission recommande au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Sous ces conditions, elle considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
-         les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
-         les identifiants  ne doivent être  conservés que tant que la personne est en poste.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Fixe la durée de conservation des données de santé et de celles liées au régime alimentaire à un an après le départ des enfants.
Demande que le traitement ayant pour finalité « Gestion de la communication interne à l'hôpital » lié à l'intranet lui soit soumis dans les plus brefs délais.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la crèche ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.