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Arrêté Ministériel n° 2016-500 du 5 août 2016 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à l’organisation des élections des délégués du personnel instituées par la loi n° 459 du 19 juillet 1947 portant modification du statut des délégués du personnel, modifiée

  • N° journal 8290
  • Date de publication 12/08/2016
  • Qualité 97.76%
  • N° de page 2005
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 459 du 19 juillet 1947 portant modification du statut des délégués du personnel, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance n° 3.285 du 15 septembre 1946 fixant les modalités d’opérations électorales, modifiée ;
Vu la délibération n° 2013-118 du 21 octobre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à « l’organisation des élections des délégués du personnel instituées par la loi n° 459 du 19 juillet 1947, modifiée » ;
Vu la délibération n° 2013-129 du 27 novembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les déclarations de traitements automatisés d’informations nominatives concernant « l’organisation des élections des délégués du personnel instituées par la loi n° 459 du 19 juillet 1947, modifiée » ;
Vu la délibération n° 2016-55 du 20 avril 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis sur la consultation du Ministre d’Etat relative au projet d’arrêté ministériel relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à « l’organisation des élections des délégués du personnel instituées par la loi n° 459 du 19 juillet 1947, portant modification du statut des délégués du personnel, modifiée » ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 27 juillet 2016 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au second alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à l’organisation des élections des délégués du personnel instituées par la loi n° 459 du 19 juillet 1947, modifiée, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitement, personnes physiques ou morales de droit privé, visés à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’ont recours qu’à des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils ne se rapportent qu’à des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement exploités dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire (et individuelle) de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
FONCTIONNALITES DU TRAITEMENT
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne peuvent avoir d’autres fonctionnalités que celles qui concernent directement la réalisation de la finalité du traitement :
- la détermination du nombre de délégués du personnel ;
- la constitution de la liste des salariés par collèges électoraux présents au sein de l’établissement ;
- la réception des candidatures au mandat de délégué du personnel ;
- l’établissement des listes de candidats ;
- l’établissement et l’organisation du bureau électoral ;
- l’organisation et le déroulement des opérations électorales dans le respect du principe du secret du scrutin ;
- la gestion et le suivi du contentieux électoral ;
- l’établissement du procès-verbal des opérations ;
- l’établissement et la tenue de la liste des délégués du personnel élus ;
- l’établissement de statistiques sur le déroulement des élections.
Les traitements régis par le présent arrêté ne sauraient porter atteinte aux droits conférés par la loi aux délégués du personnel.
INFORMATIONS TRAITEES
Art. 3.
Les informations nominatives traitées dans le cadre de ce traitement relèvent de tout ou partie des catégories suivantes :
- identité des salariés : nom, nom de jeune fille, prénoms, âge, date de naissance, nationalité (pour les candidats seulement) ;
- adresse : adresse personnelle pour les seuls membres du personnel normalement occupés en dehors de l’établissement pouvant voter par correspondance si la convention collective applicable le prévoit ;
- vie professionnelle pour les électeurs : date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté ou durée de service ;
- vie professionnelle pour les candidats, sauf autorisation particulière de l’Inspection du Travail : date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté ou durée de service, nombre d’années travaillés à Monaco, le cas échéant indication du syndicat professionnel auquel ils appartiennent ;
- informations en rapport avec l’élection : mention de l’éligibilité d’un salarié ; le cas échéant, raisons de l’inéligibilité, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur ;
- résultats des élections : nom, prénoms, collège électoral, nombre de voix, élu, non élu, statut (titulaire - suppléant), précision du tour du scrutin ;
- information relative aux délégués du personnel élu : nom, prénom, collège électoral, statut (titulaire - suppléant), date de début de mandat, date (jour, mois, année) de fin de mandat et cause (décès, fin de contrat de travail…).
L’information relative à l’appartenance syndicale d’un salarié ne peut être traitée que pour les salariés éligibles au mandat de délégué du personnel.
DUREE DE CONSERVATION
Art. 4.
Les informations collectées dans le cadre du traitement dont s’agit peuvent être conservées pendant un an, soit la durée de mandat des délégués du personnel élus afin d’être mises à jour avant la nouvelle élection.
La liste des délégués du personnel peut être conservée cinq ans à compter de la fin de chaque mandat.
Lorsque le responsable du traitement estime que les listes électorales, les listes de candidats, la liste des délégués du personnel élus, et les procès-verbaux des élections revêtent un caractère historique, ces informations peuvent être conservées sur des supports distincts à des fins historiques. Dans ce cas, les traitements afférents à cette conservation de données doivent être soumis à déclaration ordinaire.
DESTINATAIRES DES INFORMATIONS
Art. 5.
Les personnes pouvant avoir accès au traitement sont :
- le chef d’établissement ou la personne à laquelle il a délégué ses pouvoirs à l’effet d’établir la liste électorale ;
- les membres du bureau électoral ;
- les personnels techniques en charge du système d’information, dans le cadre exclusif de leurs fonctions liées au fonctionnement du système.
Les personnes pouvant recevoir communication des informations sont :
- les membres du personnel de l’établissement par voie d’affichage s’agissant des listes électorales, des listes des candidats et de la liste des délégués du personnel élus ;
- l’imprimeur des bulletins de vote comportant le nom des candidats, s’agissant de la liste des candidats comportant leur nom, prénoms et collège électoral ;
- les délégués du personnel élus s’agissant du procès-verbal des opérations électorales ;
- la Direction du Travail, dans le cadre de sa mission générale d’application de la législation et de la réglementation du travail, conformément aux dispositions de l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail, modifiée ;
- l’Inspection du Travail, dans le cadre des missions qui lui sont légalement conférées ;
- la juridiction compétente en matière de contentieux électoral.
TRANSMISSIONS D’INFORMATIONS VERS L’ETRANGER
Art. 6.
La délivrance d’un récépissé de mise en œuvre d’un traitement relatif à la gestion des élections des délégués du personnel sous la forme d’une déclaration simplifiée n’exonère pas le responsable du traitement de ses obligations en matière de transfert d’informations nominatives vers un pays ou un organisme n’assurant pas un niveau de protection adéquat. Celui-ci pourra toutefois être réalisé dans les conditions prévues à l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 3 décembre 1993, modifiée.
EXCLUSION DU BENEFICE DE LA DECLARATION SIMPLIFIEE
Art. 7.
Les traitements d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une autre formalité auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives dans les conditions fixées au premier alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 8.
Le Conseiller de Gouvernement-Ministre des Affaires Sociales et de la Santé est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le cinq août deux mille seize.


Le Ministre d’Etat,
S. TELLE.
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Version 2018.11.07.14