Délibération n° 2014-94 du 10 juin 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET-PRET » présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance n° 1.649 du 3 octobre 1934 créant une école municipale de musique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009 portant changement de dénomination de l’Académie de Musique ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 portant sur l’organisation et le fonctionnement de l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco du 14 octobre 2010 validé par le Conseil Communal le 26 octobre 2010 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 01-41 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présenté par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III » ;
Vu la délibération n° 2014-95 du 10 juin 2012 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco » ;
Vu la délibération n° 2014-93 du 10 juin 2012 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 7 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment (…) l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission, susvisé.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 7 mai 2014, trois demandes d’avis relatives au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de l’Académie de Musique et de Théâtre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent avis porte sur le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ».
Il est dénommé « DUONET ».
Il concerne les élèves et les enseignants de l’Académie.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion du fonds documentaire qui permet de recenser les documents disponibles au sein de l’Académie ;
- gestion des prêts de documents, par la création et le suivi d’une fiche « lecteur » pour chaque emprunteur de documents, la possibilité d’effectuer des recherches et des réservations ;
- gestion des prêts de matériels et d’instruments, par la création et le suivi d’une fiche « emprunteur ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle relève toutefois que la dénomination du traitement est identique à celle établie pour le traitement ayant pour objet la gestion des élèves. Aussi, afin de distinguer les deux traitements, la dénomination du présent traitement devrait être modifiée par « DUONET-PRET ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que l’ordonnance n° 1.649, susvisée, a créé « une école municipale de musique » répondant, depuis l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009, au nom d’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III, Conservatoire de la Ville de Monaco.
L’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 dispose que l’Académie « est un service municipal », et indique que les conditions de fonctionnement de l’Académie sont précisées par un règlement intérieur.
Le préambule de ce règlement dispose que le Conservatoire de la Ville de Monaco a « pour but l’enseignement des pratiques musicales et théâtrales. Son objectif essentiel est de former des artistes complets par un enseignement riche et exigeant, mais aussi par des actions plus spécifiques leur permettant de côtoyer des artistes et/ou participer à des spectacles ».
Ce même règlement précise les conditions d’accès aux ouvrages, documents et partitions de l’établissement, ainsi que celles relatives à la location d’instruments formalisée par un contrat de prêt.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que le règlement intérieur précise les modalités d’organisation des formations délivrées au sein de l’Académie. En outre, elle observe que l’usage de fonds documentaires permet aux élèves d’avoir accès à des ouvrages, des œuvres, des partitions nécessaires aux apprentissages délivrés. Enfin, la location d’instruments est une éventualité prévue par le règlement, en fonction des disponibilités sous conditions fixées par un contrat de prêt.
Ainsi, le présent traitement permet de gérer les documents conservés dans le fonds document et les locations d’instruments.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives relatives sont :
- identité de l’emprunteur : civilité, nom, prénom, date de naissance, âge ;
- adresses et coordonnées : coordonnées postales ;
- suivi des emprunts pour les élèves : identification de l’emprunt effectué (instrument, document) ;
- caractéristiques du prêt de documents ou de la location d’un instrument : numéro d’identification du prêt, date du prêt, date du retour, type et marque de l’instrument, valeur de l’instrument ;
- caractéristique du contrat d’assurance : référence du contrat, date de début et de fin du contrat, compagnie d’assurance.
Lorsque l’emprunteur est un élève, les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées ont pour origine le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Lorsqu’il s’agit d’un enseignant, les informations ont pour origine le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ».
La Commission relève que la présente utilisation des informations est compatible avec les traitements précités, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Les informations relatives au suivi des emprunts, aux caractéristiques du prêt, à la location et au contrat d’assurance en cas de location d’un instrument ont pour origine le personnel administratif de l’Académie chargé de la gestion des fonds.
Le numéro d’identification de l’emprunt est attribué par une incrémentation automatique du logiciel de gestion.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information est réalisée, pour les élèves, lors de leur inscription par une mention figurant sur le formulaire d’inscription à l’Académie, et pour les enseignants par le biais d’un texte figurant sur la page d’accueil de l’extranet et le manuel utilisateur.
La Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par un accès en ligne à leur compte personnel sur l’extranet, par voie postale, par courrier électronique ou directement au secrétariat de l’Académie. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier postal ou électronique.
La Commission relève toutefois que les modifications ou suppressions de certaines données seront conditionnées par la restitution des documents et/ou de l’instrument emprunté.
Elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne à l’Académie.
Les personnes qui y ont accès sont :
- le directeur et la bibliothécaire (tout droit) ;
- l’adjoint au directeur, le conseiller aux études, le chef de bureau, l’attaché et l’employé de bureau pour l’ensemble des données.
Considérant la finalité du traitement, la Commission demande que soient justifiés les accès accordés à l’adjoint au directeur, au conseiller aux études, au chef de bureau, à l’attaché et à l’employé du bureau.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation de la Commission.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité.
• La conservation des informations nominatives relatives aux élèves
Les informations portant sur l’emprunt d’un document sont mises à jour à chaque rentrée scolaire ou à la date de restitution.
Les informations relatives aux caractéristiques du contrat d’assurance sont supprimées à la restitution d’un instrument si aucun dommage n’est constaté.
Les informations relatives à l’identité et à l’adresse de l’élève sont mises à jour chaque année, puis conservées 50 ans à compter de la fin du cursus.
Les informations portant sur le prêt d’un instrument sont conservées 10 ans afin de pouvoir savoir sur quel instrument un élève a effectué son apprentissage et l’évolution de son parcours.
A cet égard, la Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 dispose que « les informations nominatives doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement. »
Ainsi, tenant compte de la finalité du traitement, la Commission considère que les informations relatives à l’identité des élèves ou aux instruments prêtés n’ont plus à figurer dans le traitement lorsque l’élève n’est plus inscrit à l’Académie, et qu’il a restitué l’ensemble des documents ou l’instrument qui lui ont été prêtés.
Toutefois, elle tient à préciser que les informations se rapportant à la vie scolaire des élèves peuvent être conservées pendant 50 ans à compter de la fin de leurs études tenant compte du caractère diplômant des formations et cursus du Conservatoire dans le cadre du traitement relatif à la gestion des élèves, susvisé.
En conséquence, elle invite le responsable de traitement à déterminer les informations traitées dans le cadre de la gestion du fonds documentaire et du prêt d’instruments qui présentent un intérêt à ce titre, et à les conserver dans ce cadre.
• La conservation des informations nominatives relatives aux enseignants
Les informations relatives à l’identité sont conservées de manière illimitée sauf oppositions de la personne concernée. L’adresse est conservée jusqu’à cessation des fonctions de l’enseignant, et les informations se rapportant à l’emprunt de documents sont conservées jusqu’à leur restitution.
Comme précédemment développé, tenant compte de la finalité du traitement, la Commission considère que les informations relatives à l’identité et à l’adresse des enseignants n’ont plus à figurer dans le traitement lorsque l’enseignant n’exerce plus au sein de l’Académie et qu’il a restitué les documents empruntés.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- les accès accordés à l’adjoint au directeur, au conseiller aux études, au chef de bureau, à l’attaché et à l’employé du bureau soient justifiés considérant la finalité du traitement ;
- les durées de conservation établies précédemment soient respectées ;
Invite le responsable de traitement à modifier la dénomination du présent traitement par « DUONET-PRET » afin de le distinguer du traitement se rapportant à la gestion des élèves ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET-PRET ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance n° 1.649 du 3 octobre 1934 créant une école municipale de musique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009 portant changement de dénomination de l’Académie de Musique ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 portant sur l’organisation et le fonctionnement de l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco du 14 octobre 2010 validé par le Conseil Communal le 26 octobre 2010 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 01-41 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présenté par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III » ;
Vu la délibération n° 2014-95 du 10 juin 2012 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco » ;
Vu la délibération n° 2014-93 du 10 juin 2012 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 7 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment (…) l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission, susvisé.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 7 mai 2014, trois demandes d’avis relatives au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de l’Académie de Musique et de Théâtre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent avis porte sur le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ».
Il est dénommé « DUONET ».
Il concerne les élèves et les enseignants de l’Académie.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion du fonds documentaire qui permet de recenser les documents disponibles au sein de l’Académie ;
- gestion des prêts de documents, par la création et le suivi d’une fiche « lecteur » pour chaque emprunteur de documents, la possibilité d’effectuer des recherches et des réservations ;
- gestion des prêts de matériels et d’instruments, par la création et le suivi d’une fiche « emprunteur ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle relève toutefois que la dénomination du traitement est identique à celle établie pour le traitement ayant pour objet la gestion des élèves. Aussi, afin de distinguer les deux traitements, la dénomination du présent traitement devrait être modifiée par « DUONET-PRET ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que l’ordonnance n° 1.649, susvisée, a créé « une école municipale de musique » répondant, depuis l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009, au nom d’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III, Conservatoire de la Ville de Monaco.
L’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 dispose que l’Académie « est un service municipal », et indique que les conditions de fonctionnement de l’Académie sont précisées par un règlement intérieur.
Le préambule de ce règlement dispose que le Conservatoire de la Ville de Monaco a « pour but l’enseignement des pratiques musicales et théâtrales. Son objectif essentiel est de former des artistes complets par un enseignement riche et exigeant, mais aussi par des actions plus spécifiques leur permettant de côtoyer des artistes et/ou participer à des spectacles ».
Ce même règlement précise les conditions d’accès aux ouvrages, documents et partitions de l’établissement, ainsi que celles relatives à la location d’instruments formalisée par un contrat de prêt.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que le règlement intérieur précise les modalités d’organisation des formations délivrées au sein de l’Académie. En outre, elle observe que l’usage de fonds documentaires permet aux élèves d’avoir accès à des ouvrages, des œuvres, des partitions nécessaires aux apprentissages délivrés. Enfin, la location d’instruments est une éventualité prévue par le règlement, en fonction des disponibilités sous conditions fixées par un contrat de prêt.
Ainsi, le présent traitement permet de gérer les documents conservés dans le fonds document et les locations d’instruments.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives relatives sont :
- identité de l’emprunteur : civilité, nom, prénom, date de naissance, âge ;
- adresses et coordonnées : coordonnées postales ;
- suivi des emprunts pour les élèves : identification de l’emprunt effectué (instrument, document) ;
- caractéristiques du prêt de documents ou de la location d’un instrument : numéro d’identification du prêt, date du prêt, date du retour, type et marque de l’instrument, valeur de l’instrument ;
- caractéristique du contrat d’assurance : référence du contrat, date de début et de fin du contrat, compagnie d’assurance.
Lorsque l’emprunteur est un élève, les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées ont pour origine le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Lorsqu’il s’agit d’un enseignant, les informations ont pour origine le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ».
La Commission relève que la présente utilisation des informations est compatible avec les traitements précités, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Les informations relatives au suivi des emprunts, aux caractéristiques du prêt, à la location et au contrat d’assurance en cas de location d’un instrument ont pour origine le personnel administratif de l’Académie chargé de la gestion des fonds.
Le numéro d’identification de l’emprunt est attribué par une incrémentation automatique du logiciel de gestion.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information est réalisée, pour les élèves, lors de leur inscription par une mention figurant sur le formulaire d’inscription à l’Académie, et pour les enseignants par le biais d’un texte figurant sur la page d’accueil de l’extranet et le manuel utilisateur.
La Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par un accès en ligne à leur compte personnel sur l’extranet, par voie postale, par courrier électronique ou directement au secrétariat de l’Académie. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier postal ou électronique.
La Commission relève toutefois que les modifications ou suppressions de certaines données seront conditionnées par la restitution des documents et/ou de l’instrument emprunté.
Elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne à l’Académie.
Les personnes qui y ont accès sont :
- le directeur et la bibliothécaire (tout droit) ;
- l’adjoint au directeur, le conseiller aux études, le chef de bureau, l’attaché et l’employé de bureau pour l’ensemble des données.
Considérant la finalité du traitement, la Commission demande que soient justifiés les accès accordés à l’adjoint au directeur, au conseiller aux études, au chef de bureau, à l’attaché et à l’employé du bureau.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation de la Commission.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité.
• La conservation des informations nominatives relatives aux élèves
Les informations portant sur l’emprunt d’un document sont mises à jour à chaque rentrée scolaire ou à la date de restitution.
Les informations relatives aux caractéristiques du contrat d’assurance sont supprimées à la restitution d’un instrument si aucun dommage n’est constaté.
Les informations relatives à l’identité et à l’adresse de l’élève sont mises à jour chaque année, puis conservées 50 ans à compter de la fin du cursus.
Les informations portant sur le prêt d’un instrument sont conservées 10 ans afin de pouvoir savoir sur quel instrument un élève a effectué son apprentissage et l’évolution de son parcours.
A cet égard, la Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 dispose que « les informations nominatives doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement. »
Ainsi, tenant compte de la finalité du traitement, la Commission considère que les informations relatives à l’identité des élèves ou aux instruments prêtés n’ont plus à figurer dans le traitement lorsque l’élève n’est plus inscrit à l’Académie, et qu’il a restitué l’ensemble des documents ou l’instrument qui lui ont été prêtés.
Toutefois, elle tient à préciser que les informations se rapportant à la vie scolaire des élèves peuvent être conservées pendant 50 ans à compter de la fin de leurs études tenant compte du caractère diplômant des formations et cursus du Conservatoire dans le cadre du traitement relatif à la gestion des élèves, susvisé.
En conséquence, elle invite le responsable de traitement à déterminer les informations traitées dans le cadre de la gestion du fonds documentaire et du prêt d’instruments qui présentent un intérêt à ce titre, et à les conserver dans ce cadre.
• La conservation des informations nominatives relatives aux enseignants
Les informations relatives à l’identité sont conservées de manière illimitée sauf oppositions de la personne concernée. L’adresse est conservée jusqu’à cessation des fonctions de l’enseignant, et les informations se rapportant à l’emprunt de documents sont conservées jusqu’à leur restitution.
Comme précédemment développé, tenant compte de la finalité du traitement, la Commission considère que les informations relatives à l’identité et à l’adresse des enseignants n’ont plus à figurer dans le traitement lorsque l’enseignant n’exerce plus au sein de l’Académie et qu’il a restitué les documents empruntés.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- les accès accordés à l’adjoint au directeur, au conseiller aux études, au chef de bureau, à l’attaché et à l’employé du bureau soient justifiés considérant la finalité du traitement ;
- les durées de conservation établies précédemment soient respectées ;
Invite le responsable de traitement à modifier la dénomination du présent traitement par « DUONET-PRET » afin de le distinguer du traitement se rapportant à la gestion des élèves ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET-PRET ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.