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Délibération n° 2014-93 du 10 juin 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET-ADMI » présenté par la Commune de Monaco

  • N° journal 8195
  • Date de publication 17/10/2014
  • Qualité 98.33%
  • N° de page 2328
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnelles et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance n° 1.649 du 3 octobre 1934 créant l’école municipale de musique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009 portant changement de dénomination de l’Académie de Musique ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 portant sur l’organisation et le fonctionnement de l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco du 14 octobre 2010 validé par le Conseil Communal le 26 octobre 2010 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 01-41 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III » ;
Vu la délibération n° 2014-95 du 10 juin 2012 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 7 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 7 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment (…) l’Académie de Musique Fondation Prince Rainier III (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission, susvisé.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 7 mai 2014, trois demandes d’avis relatives au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de l’Académie de Musique et de Théâtre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent avis porte sur le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ». Il est dénommé « DUONET ».
Il concerne les enseignants et les intervenants extérieurs auprès de l’Académie. Le personnel enseignant est défini par le règlement intérieur comme les « professeurs, assistants spécialisés et accompagnateurs ».
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion du personnel enseignant afin de permettre :
• la création d’une fiche personnelle ;
• l’établissement des plannings et emplois du temps ;
• l’échange de communications électroniques (mails, SMS) avec le personnel de l’Académie, les élèves ou leurs parents ;
• l’enregistrement des cours dispensés ;
• le suivi des temps théoriques alloués ;
• l’établissement d’un lien avec les fiches des élèves suivants les cours dispensés par les enseignants et avec la « fiche emprunteur » du fond documentaire ;
- gestion des salles et établissements associés :
• l’enregistrement des salles et de leurs équipements ;
• l’établissement des plannings d’occupation des salles ;
• la gestion des réservations et l’identification de leur objet (concert, examen, spectacles, conférences…) ;
- gestion de l’annuaire des intervenants extérieurs afin de permettre :
• l’enregistrement des coordonnées des intervenants ;
• la création d’évènements nécessitant l’invitation d’intervenants (ex. création d’un jury d’examen).
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle relève toutefois que la dénomination du traitement est identique à celle établie pour le traitement ayant pour objet la gestion des élèves. Afin de distinguer les deux traitements, la dénomination du présent traitement devrait être modifiée par « DUONET-ADMI ».
Le présent traitement est mis en relation avec les traitements de gestion des élèves et la gestion du fonds documentaire, susvisés, afin de permettre aux enseignants d’utiliser les fonctionnalités qui leur sont ouvertes. La Commission relève que les utilisations ultérieures des informations ainsi envisagées sont compatibles avec le présent traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle relève que la gestion des rémunérations du personnel enseignant « est dévolue à un service particulier en Mairie qui gère l’ensemble du personnel communal ». Elle rappelle que le traitement automatisé des données y associées devra être mis en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que l’ordonnance n° 1.649, susvisée, a créé « une école municipale de musique » répondant, depuis l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009, au nom d’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III, Conservatoire de la Ville de Monaco.
L’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 dispose que l’Académie « est un service municipal » et précise que les conditions de fonctionnement de l’Académie sont précisées par un règlement intérieur.
Le préambule de ce règlement dispose que le Conservatoire de la Ville de Monaco a « pour but l’enseignement des pratiques musicales et théâtrales. Son objectif essentiel est de former des artistes complets par un enseignement riche et exigeant, mais aussi par des actions plus spécifiques leur permettant de côtoyer des artistes et/ou participer à des spectacles ».
Ce même règlement précise les conditions de recrutement du personnel enseignant ainsi que leur rôle et missions dans l’organisation et le fonctionnement de l’Académie.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
L’organisation de l’Académie, des emplois du temps des élèves, du personnel enseignant et des intervenants, ainsi que celle des évènements planifiés par l’Académie ou auxquels participent les enseignants et les élèves de l’Académie sont essentielles au fonctionnement de l’établissement.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Les informations traitées sur les enseignants
Les informations nominatives traitées sur le personnel enseignant sont :
- identité de l’enseignant : civilité, nom, prénom, date de naissance ;
- adresses et coordonnées : coordonnées postales, coordonnées téléphoniques, adresse électronique professionnelle ;
- vie professionnelle : profession, date d’entrée à l’académie, temps hebdomadaire, emploi du temps, salle de cours ;
- données d’identification électronique : adresse électronique professionnelle, login mot de passe ;
- suivi des évènements : nature, dénomination, date et lieu de l’évènement auquel participe l’enseignant ;
- suivi des absences : date et heure des absences.
Les informations relatives à l’identité du personnel enseignant, leurs coordonnées postales et téléphoniques, ont pour origine l’intéressé.
Les informations relatives aux évènements auxquels le personnel enseignant participe ont pour origine les intéressés et la Direction de l’Académie.
Les informations relatives à la vie professionnelle et aux absences ont pour origine l’intéressé et le personnel administratif de l’Académie.
Les données d’identification électroniques ont pour origine le service informatique de la Commune et le logiciel DUONET.
• Les informations traitées sur les intervenants extérieurs
Les informations nominatives traitées sur les intervenants extérieurs sont :
- identité de l’enseignant : civilité, nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : coordonnées postales, coordonnées téléphoniques, adresse électronique ;
- vie professionnelle : profession, titre.
Elles ont pour origine l’intervenant.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information est réalisée, pour les enseignants, par le biais d’un texte figurant sur la page d’accueil de l’extranet et dans le manuel utilisateur, et pour les intervenants au moyen du formulaire d’inscription à l’annuaire de l’Académie.
La Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Elle demande toutefois que le règlement intérieur du Conservatoire soit modifié afin d’intégrer l’ensemble des mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, ainsi que le droit d’opposition des enseignants à la conservation de leurs informations après leur cessation de fonctions.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par un accès en ligne à leur compte personnel sur l’extranet pour les enseignants, par voie postale, par courrier électronique ou directement au secrétariat de l’Académie, pour les enseignants et les intervenants extérieurs. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier postal ou électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne à l’Académie.
Les personnes qui y ont accès sont :
- chaque membre du personnel enseignant qui dispose d’un droit d’accès aux informations qui le concernent par le biais de l’extranet enseignant ;
- le directeur de l’Académie, l’adjoint au directeur, le conseiller aux études, le chef de bureau et l’attaché qui ont accès en inscription, modification, mise à jour et consultation à l’ensemble des données ;
- l’employé de bureau et la bibliothécaire qui ont accès en consultation aux données.
La Commission considère que lesdits accès sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation de la Commission.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité.
• La conservation des informations nominatives relatives aux enseignants
Les informations relatives à l’identité des enseignants seront conservées de manière illimitée sauf opposition de personnes concernées. Le responsable de traitement justifie cette durée en considération de leur caractère historique dans un domaine artistique au sein duquel la renommée de l’enseignant a une importance tant pour le Conservatoire que pour les élèves qui ont suivi son enseignement.
La Commission considère que l’intéressé ayant la possibilité de s’opposer à la conservation de ses informations, la durée précitée est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165. Toutefois, ce droit d’opposition devra être mentionné dans un document communiqué à l’intéressé.
Les informations relatives aux adresses, aux coordonnées, à la vie professionnelle, au suivi des évènements et aux données d’identification électronique sont conservées jusqu’à l’arrêt des fonctions au sein de l’Académie.
Le suivi des absences est supprimé à chaque début d’année scolaire.
• La conservation des informations nominatives relatives aux intervenants extérieurs
Ces informations sont supprimées à la demande de l’intéressé ou deux ans après la dernière invitation restée sans réponse.
La Commission relève que ces durées de conservation sont conformes aux dispositions des articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Après en avoir délibéré,
Demande que le règlement intérieur du Conservatoire soit modifié afin d’intégrer l’ensemble des mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, ainsi que le droit d’opposition des enseignants à la conservation de leurs informations après leur cessation de fonctions.
Invite
- le responsable de traitement à modifier la dénomination du présent traitement par « DUONET-ADMI » afin de le distinguer du traitement se rapportant à la gestion des élèves et à la gestion du fonds documentaires et du prêt des instruments ;
- le responsable du traitement à soumettre aux formalités prévues par la loi n° 1.165, susvisée, le traitement automatisé d’informations nominatives permettant la gestion des rémunérations du personnel enseignant de l’Académie ou plus généralement la gestion du personnel communal ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET-ADMI ».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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