Délibération n° 2014-01 du 4 février 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein » présenté par la Caisse de Compensation des Services Sociaux
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.509 du 1er mars 1966 créant une Direction de l’Action Sanitaire et Sociale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.836 du 5 juillet 2012 portant création du Centre Monégasque de Dépistage ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la demande d’avis reçue le 15 novembre 2013 concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé relatif à la « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable du traitement le 14 janvier 2014, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), responsable du traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein ».
Les catégories de personnes concernées sont les femmes « assurées ou ayants droit selon des conditions d’âge ». Le traitement concerne environ 4.000 personnes. Il s’agit des « femmes âgées de 50 à 84 ans dans l’année concernée et dont les droits sont ouverts auprès de l’Organisme, soit en qualité d’assurée directe, soit en qualité d’ayant droit ».
Ce traitement s’inscrit « dans le cadre de la campagne de dépistage du cancer du sein organisée sous l’égide des Autorités sanitaires de la Principauté ».
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- extraire des fichiers de la CCSS les informations permettant de contacter les personnes ciblées par la campagne de dépistage ;
- fournir annuellement au Centre Monégasque de Dépistage la liste des femmes relevant de la CCSS et atteignant les âges ciblés.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que la CCSS a été instituée par l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, pour assurer le service des allocations, prestations et pensions visées à l’article 1er de ladite ordonnance-loi.
A ce titre, elle observe que conformément à l’article 3 dudit texte, « tous les employeurs occupant habituellement des ouvriers ou des employés de quelque âge que ce soit, de l’un ou l’autre sexe, dans une profession industrielle, commerciale, financière, libérale, ou comme gens de maison, sont tenus de s’affilier à la Caisse de Compensation des Services Sociaux ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 5 alinéa 1 de l’ordonnance-loi précitée « les allocations, prestations et retraites sont dues aux salariés, à leurs conjoints ou à leurs enfants selon les modalités qui seront fixées par ordonnance souveraine ».
En conséquence, dans le cadre des missions qui lui sont légalement et réglementairement conférées, la CCSS traite des informations nominatives sur les salariées de la Principauté, et sur les ayants droit conjoints de salariés immatriculés auprès d’elle.
La CCSS est un acteur de la politique de la santé publique de la Principauté de Monaco menée sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé.
La Commission observe que l’ordonnance souveraine n° 3.836 du 5 juillet 2012, susvisée, confie au Centre Monégasque de Dépistage, « placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale », des missions générales tendant à l’organisation des campagnes de dépistage de certaines pathologies et maladies.
Le présent traitement s’inscrit dans le cadre de la politique des actions organisées par le Gouvernement concernant la lutte contre les facteurs de risques du cancer du sein, son dépistage, et leur prise en charge par les organismes sociaux.
Enfin, la Commission constate que ce traitement exploite et communique des données de santé de manière conforme à l’article 12 de la loi n° 1.165, susvisée.
Ainsi, ce traitement est licite au sens des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement souhaite transmettre, chaque année, au Centre Monégasque de Dépistage une liste nominative des femmes entrant dans les catégories d’âge visées par la campagne de dépistage du cancer du sein. Les informations nominatives communiquées sont limitées aux seules informations permettant de les contacter.
Il justifie la mise en œuvre de ce traitement par un motif d’intérêt public « relatif à une action dans le domaine de la santé ».
La Commission considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité du bénéficiaire : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, âge durant l’année du traitement, numéro d’immatriculation et lien familial avec l’ouvreur de droit, identification de la caisse, qualité d’assurée ou d’ayant droit ;
- identité de l’ouvreur de droits : nom, prénom, (si différent du bénéficiaire) ;
- adresse et coordonnées : adresse de l’ouvreur de droit ;
- donnée de santé : date du dernier examen de dépistage remboursé.
Les informations ont pour origine deux traitements des Caisses Sociales de Monaco :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des prestations médicales », légalement mis en œuvre le 13 novembre 2007 ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’immatriculation des salariés », légalement mis en œuvre le 23 octobre 2003.
La Commission relève que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, la présente exploitation des informations nominatives est compatible avec les finalités qui ont justifié leur traitement à l’origine.
Elle considère donc que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité de celui-ci, conformément aux dispositions de l’article précité.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
S’agissant d’un traitement mis en œuvre par un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général, les personnes concernées par le présent traitement ne disposent pas du droit de s’opposer au traitement de leurs informations, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165.
Elles peuvent toutefois exercer leur droit d’accès et de rectification auprès de la CCSS par l’intermédiaire du « correspondant CCIN » ou des personnes chargées de l’accueil des assurés sociaux.
Selon le cas, l’intéressée peut exercer ses droits par un accès à son dossier en ligne, par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La réponse à toute demande est réalisée dans les 15 jours suivant la réception. En cas de demande de modification ou de mise à jour des informations, une réponse sera apportée à l’intéressé par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- les personnels de la cellule Système d’Information et d’Aide à la Décision (SIAD) de la CCSS pour la réalisation du fichier : accès en consultation pour extraction ;
- les personnels du Pôle Fourniture de Service (PFS) de la CCSS pour la dépose dans l’EDI (système d’Echange de Données Informatisées).
• Le destinataire des informations
Le destinataire des informations est le Centre Monégasque de Dépistage. La Commission observe que ledit centre est habilité à organiser les campagnes de dépistage en Principauté.
Elle relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des données est de 13 mois à compter de leur collecte, soit la durée de sauvegarde entre deux traitements. Cette durée de conservation « correspond à la fréquence du traitement + 1 mois, pour vérification de la cohérence des données ».
Ainsi, les informations traitées sont mises à jour chaque année avant communication au Centre Monégasque de Dépistage.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein » par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS).
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.509 du 1er mars 1966 créant une Direction de l’Action Sanitaire et Sociale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.836 du 5 juillet 2012 portant création du Centre Monégasque de Dépistage ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la demande d’avis reçue le 15 novembre 2013 concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé relatif à la « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable du traitement le 14 janvier 2014, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), responsable du traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein ».
Les catégories de personnes concernées sont les femmes « assurées ou ayants droit selon des conditions d’âge ». Le traitement concerne environ 4.000 personnes. Il s’agit des « femmes âgées de 50 à 84 ans dans l’année concernée et dont les droits sont ouverts auprès de l’Organisme, soit en qualité d’assurée directe, soit en qualité d’ayant droit ».
Ce traitement s’inscrit « dans le cadre de la campagne de dépistage du cancer du sein organisée sous l’égide des Autorités sanitaires de la Principauté ».
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- extraire des fichiers de la CCSS les informations permettant de contacter les personnes ciblées par la campagne de dépistage ;
- fournir annuellement au Centre Monégasque de Dépistage la liste des femmes relevant de la CCSS et atteignant les âges ciblés.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que la CCSS a été instituée par l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, pour assurer le service des allocations, prestations et pensions visées à l’article 1er de ladite ordonnance-loi.
A ce titre, elle observe que conformément à l’article 3 dudit texte, « tous les employeurs occupant habituellement des ouvriers ou des employés de quelque âge que ce soit, de l’un ou l’autre sexe, dans une profession industrielle, commerciale, financière, libérale, ou comme gens de maison, sont tenus de s’affilier à la Caisse de Compensation des Services Sociaux ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 5 alinéa 1 de l’ordonnance-loi précitée « les allocations, prestations et retraites sont dues aux salariés, à leurs conjoints ou à leurs enfants selon les modalités qui seront fixées par ordonnance souveraine ».
En conséquence, dans le cadre des missions qui lui sont légalement et réglementairement conférées, la CCSS traite des informations nominatives sur les salariées de la Principauté, et sur les ayants droit conjoints de salariés immatriculés auprès d’elle.
La CCSS est un acteur de la politique de la santé publique de la Principauté de Monaco menée sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé.
La Commission observe que l’ordonnance souveraine n° 3.836 du 5 juillet 2012, susvisée, confie au Centre Monégasque de Dépistage, « placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale », des missions générales tendant à l’organisation des campagnes de dépistage de certaines pathologies et maladies.
Le présent traitement s’inscrit dans le cadre de la politique des actions organisées par le Gouvernement concernant la lutte contre les facteurs de risques du cancer du sein, son dépistage, et leur prise en charge par les organismes sociaux.
Enfin, la Commission constate que ce traitement exploite et communique des données de santé de manière conforme à l’article 12 de la loi n° 1.165, susvisée.
Ainsi, ce traitement est licite au sens des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement souhaite transmettre, chaque année, au Centre Monégasque de Dépistage une liste nominative des femmes entrant dans les catégories d’âge visées par la campagne de dépistage du cancer du sein. Les informations nominatives communiquées sont limitées aux seules informations permettant de les contacter.
Il justifie la mise en œuvre de ce traitement par un motif d’intérêt public « relatif à une action dans le domaine de la santé ».
La Commission considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité du bénéficiaire : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, âge durant l’année du traitement, numéro d’immatriculation et lien familial avec l’ouvreur de droit, identification de la caisse, qualité d’assurée ou d’ayant droit ;
- identité de l’ouvreur de droits : nom, prénom, (si différent du bénéficiaire) ;
- adresse et coordonnées : adresse de l’ouvreur de droit ;
- donnée de santé : date du dernier examen de dépistage remboursé.
Les informations ont pour origine deux traitements des Caisses Sociales de Monaco :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des prestations médicales », légalement mis en œuvre le 13 novembre 2007 ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’immatriculation des salariés », légalement mis en œuvre le 23 octobre 2003.
La Commission relève que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, la présente exploitation des informations nominatives est compatible avec les finalités qui ont justifié leur traitement à l’origine.
Elle considère donc que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité de celui-ci, conformément aux dispositions de l’article précité.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission constate que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
S’agissant d’un traitement mis en œuvre par un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général, les personnes concernées par le présent traitement ne disposent pas du droit de s’opposer au traitement de leurs informations, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165.
Elles peuvent toutefois exercer leur droit d’accès et de rectification auprès de la CCSS par l’intermédiaire du « correspondant CCIN » ou des personnes chargées de l’accueil des assurés sociaux.
Selon le cas, l’intéressée peut exercer ses droits par un accès à son dossier en ligne, par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La réponse à toute demande est réalisée dans les 15 jours suivant la réception. En cas de demande de modification ou de mise à jour des informations, une réponse sera apportée à l’intéressé par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- les personnels de la cellule Système d’Information et d’Aide à la Décision (SIAD) de la CCSS pour la réalisation du fichier : accès en consultation pour extraction ;
- les personnels du Pôle Fourniture de Service (PFS) de la CCSS pour la dépose dans l’EDI (système d’Echange de Données Informatisées).
• Le destinataire des informations
Le destinataire des informations est le Centre Monégasque de Dépistage. La Commission observe que ledit centre est habilité à organiser les campagnes de dépistage en Principauté.
Elle relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des données est de 13 mois à compter de leur collecte, soit la durée de sauvegarde entre deux traitements. Cette durée de conservation « correspond à la fréquence du traitement + 1 mois, pour vérification de la cohérence des données ».
Ainsi, les informations traitées sont mises à jour chaque année avant communication au Centre Monégasque de Dépistage.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Transmission annuelle par la CCSS d’un fichier ciblant une population concernée par le dépistage du cancer du sein » par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS).
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.