Décision n° 2013-01 du 12 décembre 2013 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-143, le 27 novembre 2013, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- traitement des plaintes, des demandes de droit d’accès indirect, des demandes d’entraide d’autorités homologues ;
- établissement des documents préparatoires aux missions d’investigation ou de droit d’accès indirect ;
- élaboration des comptes rendus d’investigation et des correspondances relatives aux suites données ;
- élaboration des comptes rendus de droit d’accès indirect et des correspondances y afférentes ;
- élaboration des rapports d’analyse dans le cadre des contentieux et des correspondances y afférentes ;
- collecte et numérisation des pièces à produire dans le cadre desdits contentieux ;
- suivi des demandes de consultation du répertoire des traitements ;
- statistiques sur les plaintes, investigations, demandes de droits d’accès indirect, consultations du répertoire (…) rapportées dans le rapport d’activité annuel (Rapprochement avec les traitements ayant pour finalités « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion des consultations juridiques de la CCIN ») ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du traitement « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations » pour la collecte de l’identité du collaborateur auteur d’un document Microsoft Office ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » pour l’adoption des délibérations portant investigation, ainsi que l’exposé des affaires en cours dans les procès-verbaux de réunions plénières ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour l’envoi de documents et correspondances en lien avec les dossiers entrant dans le cadre des activités susmentionnées ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des consultations juridiques de la CCIN » pour le suivi des demandes susceptibles de donner lieu à une plainte, une mission d’investigation, (…) ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général » pour l’enregistrement du courrier.
• Les personnes concernées sont les plaignants et les requérants, le Président, le Secrétaire Général et les collaborateurs de la CCIN, et d’une manière générale, toute personne visée dans les dossiers au cours de leur instruction.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : potentielles infractions pénales visées aux articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect : photos non nominatives, documents remis par voie électronique ;
- rapports juridiques divers : comptes rendus d’investigation, de droit d’accès indirect, notes ou rapports d’analyse juridique afférents aux dossiers ;
- documents de procédure : projets de délibérations portant investigation, projets de lettres de mission, projets de procès-verbal de refus, procès-verbaux journaliers ;
- correspondances : projets de courriers relatifs aux plaintes, investigations, demandes de droit d’accès indirect (saisines, accusés de réception, suites données, etc.).
• Les rapports juridiques divers, les documents de procédure et les documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect sont conservés au maximum deux ans, avant d’être anonymisés ou supprimées. Les correspondances (projets de courriers) sont supprimées au terme d’un délai d’un an. Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-143, le 27 novembre 2013, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- traitement des plaintes, des demandes de droit d’accès indirect, des demandes d’entraide d’autorités homologues ;
- établissement des documents préparatoires aux missions d’investigation ou de droit d’accès indirect ;
- élaboration des comptes rendus d’investigation et des correspondances relatives aux suites données ;
- élaboration des comptes rendus de droit d’accès indirect et des correspondances y afférentes ;
- élaboration des rapports d’analyse dans le cadre des contentieux et des correspondances y afférentes ;
- collecte et numérisation des pièces à produire dans le cadre desdits contentieux ;
- suivi des demandes de consultation du répertoire des traitements ;
- statistiques sur les plaintes, investigations, demandes de droits d’accès indirect, consultations du répertoire (…) rapportées dans le rapport d’activité annuel (Rapprochement avec les traitements ayant pour finalités « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion des consultations juridiques de la CCIN ») ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du traitement « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations » pour la collecte de l’identité du collaborateur auteur d’un document Microsoft Office ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » pour l’adoption des délibérations portant investigation, ainsi que l’exposé des affaires en cours dans les procès-verbaux de réunions plénières ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour l’envoi de documents et correspondances en lien avec les dossiers entrant dans le cadre des activités susmentionnées ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des consultations juridiques de la CCIN » pour le suivi des demandes susceptibles de donner lieu à une plainte, une mission d’investigation, (…) ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général » pour l’enregistrement du courrier.
• Les personnes concernées sont les plaignants et les requérants, le Président, le Secrétaire Général et les collaborateurs de la CCIN, et d’une manière générale, toute personne visée dans les dossiers au cours de leur instruction.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : potentielles infractions pénales visées aux articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect : photos non nominatives, documents remis par voie électronique ;
- rapports juridiques divers : comptes rendus d’investigation, de droit d’accès indirect, notes ou rapports d’analyse juridique afférents aux dossiers ;
- documents de procédure : projets de délibérations portant investigation, projets de lettres de mission, projets de procès-verbal de refus, procès-verbaux journaliers ;
- correspondances : projets de courriers relatifs aux plaintes, investigations, demandes de droit d’accès indirect (saisines, accusés de réception, suites données, etc.).
• Les rapports juridiques divers, les documents de procédure et les documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect sont conservés au maximum deux ans, avant d’être anonymisés ou supprimées. Les correspondances (projets de courriers) sont supprimées au terme d’un délai d’un an. Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.