Délibération n° 2013-103 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Promouvoir le concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco » présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-100 du 25 juin 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’attribution du prix du public lors du concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 20 juin 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et suivi du concours international de feux d’artifice pyromélodiques de Monaco » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Depuis 1966, la Commune organise un concours international de feux d’artifice pyromélodiques, au cours de l’été. Afin d’informer le public sur l’organisation de cet évènement, la Commune souhaite mettre en place un traitement automatisé d’informations nominatives.
Ce traitement entre dans le prolongement du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’attribution du prix du public lors du concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco », mis en œuvre par décision du Maire du 28 août 2012, après avis favorable de la Commission.
La Commune soumet donc le présent traitement à l’avis de la Commission, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Organisation et suivi du concours international de feux d’artifice pyromélodiques de Monaco ».
Il a pour objet de promouvoir ce concours et d’informer le public, notamment sur le palmarès depuis son origine, sur les artificiers ou sur les personnalités qui composent le jury du concours.
Les personnes concernées sont ainsi les artificiers ayant participé au concours, ou participant au concours, ainsi que les membres du jury de l’année.
Sa fonctionnalité est de diffuser les informations relatives aux artificiers et aux membres des jurys du concours international de feux d’artifice pyromélodiques.
La Commission rappelle que les informations nominatives doivent être collectées et traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
Aussi, elle considère, au regard de la fonctionnalité unique exposée, que la finalité du traitement doit être modifiée par « Promouvoir le concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes du chiffre 7 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, « le conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’organisation des manifestations municipales et l’animation de la ville ».
L’organisation de ce concours international s’inscrit ainsi dans les missions de la Commune. Son organisation est encadrée par un règlement révisé chaque année.
En conséquence, la Commission constate que ce traitement est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, le responsable de traitement indique que ce traitement a pour objet de « rendre l’information du public plus accessible ».
La Commission considère qu’afin de veiller aux droits des personnes concernées, ceux-ci doivent consentir à la communication des informations les concernant quel qu’en soit le mode de diffusion. Aussi, le règlement devra intégrer un consentement des participants relatifs à la diffusion d’informations professionnelles les concernant par la Commune.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations traitées sont les suivantes :
Pour les membres du jury :
- identité : civilité, nom, prénom ;
- vie professionnelle : titre, profession ;
- photo de groupe.
Pour les artificiers :
- identité : nom, prénom du responsable artificier ;
- adresse et coordonnées : pays représenté ;
- vie professionnelle : nom de la société d’artificier ;
- participation : année du tir et description, palmarès et références professionnelles.
Après analyse du dossier, la Commission relève que l’organisation de ce concours implique, aux termes de son règlement, le respect d’une procédure d’inscription susceptible d’être effectuée par des moyens automatisés.
Afin que ces procédures soient réalisées conformément à la loi n° 1.165, elle rappelle qu’une demande d’avis portant sur l’organisation du concours international de feux d’artifice pyromélodiques de Monaco devra lui être soumise.
Enfin, les informations objets du traitement ont pour origine les personnes concernées.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention particulière intégrée dans un document remis aux intéressés et par une mention particulière figurant dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission considère que les artificiers doivent être informés de leur droit préalablement à toute diffusion d’informations les concernant sur le site. Elle note qu’une modification de règlement du concours est prévue dans ce sens en 2014.
Elle constate que le document remis aux membres du jury est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou directement auprès de la salle Léo Ferré.
La réponse à toute demande est adressée dans les 15 jours qui suivent la réception selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le chef du service communication de la Commune : tout accès ;
- le chef de service de l’espace Léo Ferré et son adjoint : tout accès.
La Commission considère que ces accès sont conformes aux exigences légales.
• Sur les destinataires des informations
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont diffusées sur le site Internet dédié au concours dont l’objet est d’assurer la promotion de l’évènement.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
Concernant la faculté d’établir des statistiques à partir des connexions sur le site, elle rappelle que celles-ci ne doivent en aucun cas être directement ou indirectement nominatives, sauf information claire des internautes et consentement exprès de ces derniers à un tel traitement de leurs données.
En outre, elle rappelle également qu’aux termes de l’article 17 alinéa 3, « lorsque le responsable de traitement a recours aux services d’un ou plusieurs prestataires, il doit s’assurer que ces derniers sont en mesure de satisfaire aux obligations prescrites », en matière de sécurité et de confidentialité du traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives aux membres du jury sont conservées un an.
Les informations relatives aux artificiers sont conservées de manière indéterminée pour des raisons historiques.
La Commission considère qu’aux termes des articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée, les durées de conservation indiquées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Relève que l’organisation de l’événement annuel suppose des procédures préalables décrites dans le règlement du concours susceptibles de faire l’objet d’un traitement automatisé qu’il conviendra, le cas échéant, de soumettre à l’avis de la Commission ;
Demande qu’afin de veiller aux droits des personnes concernées, celles-ci consentent à la communication des informations les concernant quel que soit leur mode de diffusion ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Promouvoir le concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-100 du 25 juin 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’attribution du prix du public lors du concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 20 juin 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et suivi du concours international de feux d’artifice pyromélodiques de Monaco » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Depuis 1966, la Commune organise un concours international de feux d’artifice pyromélodiques, au cours de l’été. Afin d’informer le public sur l’organisation de cet évènement, la Commune souhaite mettre en place un traitement automatisé d’informations nominatives.
Ce traitement entre dans le prolongement du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’attribution du prix du public lors du concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco », mis en œuvre par décision du Maire du 28 août 2012, après avis favorable de la Commission.
La Commune soumet donc le présent traitement à l’avis de la Commission, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Organisation et suivi du concours international de feux d’artifice pyromélodiques de Monaco ».
Il a pour objet de promouvoir ce concours et d’informer le public, notamment sur le palmarès depuis son origine, sur les artificiers ou sur les personnalités qui composent le jury du concours.
Les personnes concernées sont ainsi les artificiers ayant participé au concours, ou participant au concours, ainsi que les membres du jury de l’année.
Sa fonctionnalité est de diffuser les informations relatives aux artificiers et aux membres des jurys du concours international de feux d’artifice pyromélodiques.
La Commission rappelle que les informations nominatives doivent être collectées et traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
Aussi, elle considère, au regard de la fonctionnalité unique exposée, que la finalité du traitement doit être modifiée par « Promouvoir le concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes du chiffre 7 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, « le conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’organisation des manifestations municipales et l’animation de la ville ».
L’organisation de ce concours international s’inscrit ainsi dans les missions de la Commune. Son organisation est encadrée par un règlement révisé chaque année.
En conséquence, la Commission constate que ce traitement est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, le responsable de traitement indique que ce traitement a pour objet de « rendre l’information du public plus accessible ».
La Commission considère qu’afin de veiller aux droits des personnes concernées, ceux-ci doivent consentir à la communication des informations les concernant quel qu’en soit le mode de diffusion. Aussi, le règlement devra intégrer un consentement des participants relatifs à la diffusion d’informations professionnelles les concernant par la Commune.
III. Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations traitées sont les suivantes :
Pour les membres du jury :
- identité : civilité, nom, prénom ;
- vie professionnelle : titre, profession ;
- photo de groupe.
Pour les artificiers :
- identité : nom, prénom du responsable artificier ;
- adresse et coordonnées : pays représenté ;
- vie professionnelle : nom de la société d’artificier ;
- participation : année du tir et description, palmarès et références professionnelles.
Après analyse du dossier, la Commission relève que l’organisation de ce concours implique, aux termes de son règlement, le respect d’une procédure d’inscription susceptible d’être effectuée par des moyens automatisés.
Afin que ces procédures soient réalisées conformément à la loi n° 1.165, elle rappelle qu’une demande d’avis portant sur l’organisation du concours international de feux d’artifice pyromélodiques de Monaco devra lui être soumise.
Enfin, les informations objets du traitement ont pour origine les personnes concernées.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention particulière intégrée dans un document remis aux intéressés et par une mention particulière figurant dans un document d’ordre général accessible en ligne.
La Commission considère que les artificiers doivent être informés de leur droit préalablement à toute diffusion d’informations les concernant sur le site. Elle note qu’une modification de règlement du concours est prévue dans ce sens en 2014.
Elle constate que le document remis aux membres du jury est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou directement auprès de la salle Léo Ferré.
La réponse à toute demande est adressée dans les 15 jours qui suivent la réception selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le chef du service communication de la Commune : tout accès ;
- le chef de service de l’espace Léo Ferré et son adjoint : tout accès.
La Commission considère que ces accès sont conformes aux exigences légales.
• Sur les destinataires des informations
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont diffusées sur le site Internet dédié au concours dont l’objet est d’assurer la promotion de l’évènement.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
Concernant la faculté d’établir des statistiques à partir des connexions sur le site, elle rappelle que celles-ci ne doivent en aucun cas être directement ou indirectement nominatives, sauf information claire des internautes et consentement exprès de ces derniers à un tel traitement de leurs données.
En outre, elle rappelle également qu’aux termes de l’article 17 alinéa 3, « lorsque le responsable de traitement a recours aux services d’un ou plusieurs prestataires, il doit s’assurer que ces derniers sont en mesure de satisfaire aux obligations prescrites », en matière de sécurité et de confidentialité du traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives aux membres du jury sont conservées un an.
Les informations relatives aux artificiers sont conservées de manière indéterminée pour des raisons historiques.
La Commission considère qu’aux termes des articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée, les durées de conservation indiquées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Relève que l’organisation de l’événement annuel suppose des procédures préalables décrites dans le règlement du concours susceptibles de faire l’objet d’un traitement automatisé qu’il conviendra, le cas échéant, de soumettre à l’avis de la Commission ;
Demande qu’afin de veiller aux droits des personnes concernées, celles-ci consentent à la communication des informations les concernant quel que soit leur mode de diffusion ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Promouvoir le concours international des feux d’artifice pyromélodiques de Monaco ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.