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Délibération n° 2013-102 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés » présenté par la Commune de Monaco

  • N° journal 8144
  • Date de publication 25/10/2013
  • Qualité 98.33%
  • N° de page 2140
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.299 du 15 juillet 2005 sur la liberté d’expression publique ;
Vu la loi n° 1.383 du 2 août 2011 sur l’économie numérique ;
Vu l’ordonnance du 25 janvier 1909 créant une bibliothèque communale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de la Médiathèque Communale, approuvé par le Comité de la Médiathèque Communale le 8 février 2012, et validé par le Conseil Communal le 20 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2013-101 du 16 juillet 2013 portant avis favorable sur la mise en œuvre par le Maire du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 21 mai 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Dans le cadre de ses missions relatives à l’action culturelle et artistique des établissements communaux, le Maire a soumis à la Commission un traitement automatisé d’informations nominatives permettant aux abonnés de la Médiathèque Communale de disposer de services en ligne.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, susvisée, la mise en œuvre du présent traitement est soumise à l’avis préalable de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés ». Il est mis en place dans le cadre du site Internet de la Médiathèque Communale : www.mediatheque.mc.
Il concerne les abonnés de la Médiathèque.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre d’assurer la connexion de ses abonnés au site ;
- permettre à l’abonné de se connecter à son espace personnel comportant son compte d’accès : ses données, ses consommations, ses prêts, ses réservations, ses suggestions d’acquisitions en ligne ;
- suivre les correspondances électroniques entre la Médiathèque et les abonnés ;
- gérer la diffusion des commentaires sur les œuvres présentées dans le catalogue de la Médiathèque ;
- établir des statistiques anonymes relatives au fonctionnement du site ;
- permettre aux abonnés d’accéder aux e-ressources des partenaires de la Médiathèque.
La Commission rappelle les observations émises dans sa délibération n° 2013-101 du 16 juillet 2013 relative à la « Gestion de la médiathèque », aux termes desquelles seuls les abonnés de la Médiathèque ayant expressément consenti aux services en ligne de la Médiathèque sont concernés par le présent traitement.
Elle constate par ailleurs que les commentaires des abonnés sur les ouvrages ou documents ne seront diffusés sur le site de la Médiathèque qu’après vérification de leur conformité, notamment, aux dispositions de la loi n° 1.299 du 15 juillet 2005 sur la liberté d’expression publique. Tenant compte de la loi n° 1.383 du 2 août 2011 sur l’économie numérique, particulièrement de ses articles 29 à 34, la Commission relève que ledit site dispose d’une fonction de « modération ».
Cependant, en l’absence d’éléments sur les modalités d’identification des rédacteurs de commentaires qui seront diffusés, elle demande que celles-ci soient précisées.
En outre, concernant la fonctionnalité permettant aux abonnés de la Médiathèque de Monaco d’accéder aux e-ressources, la Commission relève que l’objectif recherché est de leur offrir un accès à des panels variés d’ouvrages ou documents dans le cadre de contrats de partenariats avec des sociétés offrant ce type de prestations en ligne.
Elle considère, au sens des articles 1 et 17 de la loi n° 1.165, que ces partenaires sont des prestataires de la Médiathèque. A cet égard, le responsable du traitement précise qu’il dispose de contrats contenant des clauses de confidentialité avec ses partenaires et qu’il s’est assuré que chacun d’entre eux respecte la législation en matière de protection des données à caractère personnel applicable en France.
La Commission rappelle qu’en tant que responsable du traitement, la Commune devra maintenir cette vigilance, et systématiquement, s’assurer que ses prestataires sont soumis à une législation en matière de protection des informations nominatives disposant d’un niveau de protection adéquate, et qu’ils s’y conforment.
Elle considère également que les abonnés devront être invités à lire effectivement les conditions générales d’utilisation de chacun des sites partenaires préalablement à toute inscription.
Enfin, s’agissant de la fonctionnalité relative aux statistiques portant sur l’utilisation du site par les internautes, la Commission rappelle que l’outil mis en place ne devra en aucun cas permettre, d’une part, l’identification, même indirectement, des internautes, d’autre part la réutilisation des données ayant servi à établir les statistiques.
Sous réserve des précédentes observations, elle constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959, susvisée, le Conseil Communal est chargé de l’action culturelle et artistique des établissements communaux, parmi lesquels figurent la Bibliothèque Louis Notari, la Sonothèque José Notari, la Vidéothèque Municipale et le Fonds Régional, communément regroupé sous le vocable « Médiathèque Communale ».
Celle-ci est un service de la Commune, aux termes de l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013, susvisé.
La Commission considère que ce traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, lié à l’organisation et à la conservation des fonds documents tout en assurant leur mise à disposition.
Ainsi, l’objectif de la Médiathèque est de diffuser des supports culturels au travers de moyens de communication actuels en permettant aux usagers internautes d’accéder aux documents et ouvrages par le biais d’outils de communications électroniques adaptés.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom, sexe, numéro d’abonné ;
- adresses et coordonnées : adresse personnelle, adresse électronique, numéro de téléphone personnel ;
- consommation de biens et services : prêts en cours, identification du ou des ouvrage(s) et document(s) réservés, date de réservation, suggestion(s) d’acquisition(s) ;
- commentaires des abonnés : texte libre pour commentaires des abonnés ou suggestions d’acquisition(s) ;
- donnée relative à l’abonnement : date d’expiration ;
- données d’identification électronique : adresse électronique, numéro d’abonné, mot de passe.
En complément, la Commission relève que les données de trafic, susceptibles d’être indirectement nominatives, sont traitées afin d’assurer la fourniture technique du service proposé aux visiteurs ou demandé par les abonnés.
• Sur l’origine des informations
Les données d’identification électronique ont pour origine l’abonné et le traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale » ayant fait l’objet d’un avis favorable de la Commission par délibération n° 2013-101 du 16 juillet 2013, et l’abonné ayant souhaité bénéficier des accès réservés au site.
Les données de trafic ont pour origine l’équipement de l’abonné pour lui permettre d’accéder au site Internet.
Les autres informations ont pour origine le traitement précité.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention inscrite sur un document de collecte et par une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général.
La Commission constate que la mention d’information figurant sur le document de collecte modifiée, est conforme aux exigences légales visées à l’article 14 de la loi n° 1.165 et à l’article 14-2.
Toutefois, elle rappelle l’observation émise dans sa délibération n° 2013-101 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque ».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le traitement est exploité par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, lorsqu’une personne s’inscrit à la Médiathèque, elle ne dispose pas de droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
Toutefois, l’abonné aura préalablement demandé à pouvoir bénéficier des services en ligne, et pourra exercer ses droits de suppression de ses informations dès lors où il ne disposera plus d’ouvrages ou de documents en attente de restitution.
Le droit d’accès est exercé au travers d’un accès par l’abonné à son dossier en ligne ou sur place à la Médiathèque. Le délai de réponse est de 7 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon la même modalité.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
Elle rappelle au responsable de traitement que, conformément à l’article 16 alinéa 3, toute suppression d’un abonnement à la Médiathèque devra être notifié à ses partenaires afin qu’ils suppriment également les comptes associés dans leur propre traitement.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le conservateur de la Médiathèque : tout accès ;
- les bibliothécaires de la Médiathèque : tout accès.
Au vu des attributions de ces personnels, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires des informations
Le traitement ne comporte pas de communication d’informations à des tiers. Les personnels précédemment cités valident l’inscription des abonnés aux sites des organismes partenaires, à la suite de la demande d’inscription que l’abonné aura lui-même initiée, sans communiquer de données.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
Elle demande toutefois que les abonnés ne soient pas simplement invités à changer leur mot de passe à la première connexion, mais qu’il leur soit imposé de le changer.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à l’abonnement, aux données d’identification électronique sont conservées pendant toute la durée de l’abonnement.
Les informations nominatives relatives aux prêts sont supprimées au retour du document ou de l’ouvrage emprunté.
Les informations relatives aux réservations sont supprimées à la demande de l’abonné s’il met fin à sa réservation ou lorsque le document réservé a pu être emprunté.
La Commission considère que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Elle précise toutefois que les données de trafic des utilisateurs ne peuvent être conservées au-delà de la durée nécessaire à la connexion. En l’absence d’éléments sur ces données, elle considère que leur durée de conservation ne peut être supérieure à la durée de connexion de l’utilisateur.
Après en avoir délibéré
Rappelle que :
- le présent traitement ne concerne que les abonnés de la Médiathèque Communale ;
- l’abonné devra avoir expressément consenti à l’utilisation des services offerts par le site Internet de la Médiathèque préalablement à toute création de compte en ligne ;
- toute suppression d’un abonnement à la Médiathèque devra être notifiée par le responsable du traitement à ses partenaires afin qu’ils suppriment également les comptes associés dans leur propre traitement ;
- la durée de conservation des données de trafic des utilisateurs ne peut être supérieure à la durée de leur connexion ;
Demande que :
- lui soient précisées les modalités d’identification des rédacteurs des commentaires qui seront diffusés ;
- les abonnés soient invités à lire effectivement les conditions générales d’utilisation de chacun des sites partenaires préalablement à toute inscription ;
- la modification du mot de passe par les abonnés soit imposée à l’occasion de la première connexion ;
- le responsable du traitement s’assure que l’outil statistique mis en place ne pourra en aucun cas permettre l’identification, même indirectement, des internautes, et que les données servant à l’établissement des statistiques ne seront pas utilisées pour d’autres finalités ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés ».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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