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Délibération n° 2013-03 du 22 janvier 2013 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «suivi des demandes d’autorisation de prises de vues et de tournage en principauté de monaco» du Centre de Presse

  • N° journal 8107
  • Date de publication 08/02/2013
  • Qualité 98.32%
  • N° de page 214
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 544 du 15 mai 1951 portant réglementation de l’industrie cinématographique ;
Vu la loi n° 622 du 5 novembre 1956 relative à l’aviation civile ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté publique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu le Code civil ;
Vu le Code pénal ;
Vu la délibération n° 2011-13 du 17 janvier 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier» du Centre de Presse ;
Vu la délibération n° 2011-14 du 17 janvier 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Espace Presse du site Internet du Mariage Princier» du Centre de Presse ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices» de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 27 novembre 2012 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Délivrance d’autorisation de prises de vues en Principauté» du Centre de Presse ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 22 janvier 2013 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Centre de Presse, service de l’Administration monégasque, est de fait l’organe de relation publique, de relation presse et de communication du Gouvernement monégasque. Conformément à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, les domaines de l’information et de la communication relèvent de l’autorité du Ministre d’Etat.
Dans le cadre des demandes d’autorisation de prise de vue, le Centre de Presse est l’interlocuteur des demandeurs, personnes physiques ou personnes morales, souhaitant effectuer des prises de vues en Principauté de Monaco. Délivrée par le Ministre d’Etat, cette demande est instruite par le Département de l’Intérieur.
Le présent traitement a pour objet de traiter ces demandes et d’en permettre la réalisation par voie électronique, au moyen d’un téléservice. Il est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «délivrance d’autorisation de prises de vues en Principauté». Il est dénommé «effectuer une demande d’autorisation de prise de vues».
Les personnes concernées sont les représentants de personnes ou organismes souhaitant effectuer des prises de vues en Principauté de Monaco, l’identification des contacts en charge du suivi de ces demandes, ainsi que les personnes appelées à être présentes sur les zones de tournage comme les acteurs, les figurants et les techniciens.
Le traitement ne concerne pas les prises de vues effectuées pour un usage limité au cercle familial. Il porte à la fois sur les autorisations de prises de vues et sur les autorisations de tournage en Principauté.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- suivre les demandes d’autorisation de prises de vues selon leurs modalités de dépôts, par voie électronique ou sur support papier ;
- pour les demandeurs ayant choisi d’effectuer leur démarche par voie électronique ;
• assurer la gestion du téléservice de demande d’autorisation comportant la création des accès et la gestion des procédures d’authentification par le Centre de Presse, notamment la gestion des procédures de validation des comptes d’accès au téléservice et la gestion des fonctionnalités de « modérateurs » des comptes de téléservices ;
• permettre au demandeur de suivre ses demandes d’autorisation :
• par la réalisation de demandes en ligne ;
• par la saisie d’une adresse électronique permettant l’envoi d’un accusé réception pour chaque demande ;
• par un accès à un espace personnel comportant les coordonnées d’identification du demandeur et l’historique des demandes effectuées sur les 5 dernières années ;
- pour le Centre de Presse :
• assurer la réception de toute demande d’autorisation (papier ou électronique) ;
• suivre la procédure d’examen de la demande ;
• adresser au demandeur l’autorisation ou le refus d’autorisation correspondant à sa demande ;
- permettre l’échange de courriers et de correspondances avec le Centre de Presse, en charge de la réception des demandes d’autorisation ;
- le cas échéant, permettre l’échange de courriers électroniques avec la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers (DAEIU), dans le cadre de ses missions ;
- réaliser des sondages anonymes sur l’utilisation du téléservice ;
- permettre la gestion des informations techniques nécessaires à la qualité de la navigation sur le site dédié ;
- établir des statistiques.
S’agissant de la demande par voie électronique, le demandeur devra créer un compte d’accès aux téléservices du Gouvernement. Cette création s’effectuera par le biais du traitement automatisé ayant pour finalité «gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices» de la DAEIU, légalement mis en œuvre.
Considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, elle estime que la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement.
Par conséquent, la Commission considère que la finalité du traitement doit être modifiée comme suit : « suivi des demandes d’autorisation de prises de vues et de tournage en Principauté de Monaco ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
A l’instar de ses délibérations n° 2011-13 et 2011-14 du 17 janvier 2011, la Commission constate qu’il n’existe toujours pas de texte consacrant officiellement l’existence du Centre de Presse en tant qu’entité juridique propre, et définissant par la même ses missions.
Elle relève toutefois que le Centre de Presse est mentionné en tant que tel dans certains textes officiels, à savoir :
- l’ordonnance souveraine n° 4.126 du 25 octobre 1968 instituant un comité supérieur du tourisme ;
- l’ordonnance souveraine n° 4.346 du 25 octobre 1969 portant création d’un comité supérieur des manifestations et fêtes diverses, artistiques, culturelles et sportives ;
- l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’État.
A ce titre, la Commission estime que les textes susvisés consacrent indirectement l’existence du Centre de Presse en tant que service de l’Administration, disposant de prérogatives de représentation au sein de commissions paritaires.
Elle note en outre que son personnel est nommé par ordonnance souveraine, et relève à ce titre de la Fonction Publique monégasque.
Elle demande néanmoins qu’un texte réglementaire soit adopté dans les meilleurs délais afin de consacrer l’existence juridique du Centre de Presse par une législation définissant dans le même temps ses missions exactes, conformément à la loi n° 1.165 dont s’agit et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels.
• Sur la justification du traitement
La Commission observe que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées «formalisé par l’obligation préalable d’accepter les conditions générales d’utilisation» du téléservice, indispensable à l’accès audit téléservice.
Elle relève également que le traitement est justifié par l’article 9 de la loi n° 544 du 15 mai 1951 portant réglementation de l’industrie cinématographique aux termes duquel : «la réalisation de tout film de court, moyen ou long métrage est subordonnée à une autorisation préalable délivrée par le ministre d’État, après consultation de la commission de l’industrie cinématographique et sous les conditions qui seront déterminées par arrêté ministériel».
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que le traitement ayant pour finalité « suivi des demandes d’autorisation de prises de vues et de tournage en Principauté de Monaco » est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
La Commission relève que les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité : pour les personnes morales : raison sociale, média diffuseur ; pour les personnes physiques : nom, prénom du responsable, de la personne à contacter et des personnes composant l’équipe ;
- adresses et coordonnées : adresse, téléphone, adresse électronique, fax ;
- vie professionnelle : fonction des personnes de l’équipe ;
- historique de navigation de l’usager du téléservice : pages visitées, temps resté sur les pages ;
- donnée d’identification électronique : adresse électronique ;
- données de connexion : données d’horodatage, log de connexion, données de messagerie de l’usager ;
- informations relatives aux prises de vues : type de matériel utilisé, type et immatriculation des véhicules utilisés, lieux et itinéraires des prises de vues, date, horaires, mesures de sécurité à prévoir ;
- éléments de suivi de la demande : numéro de dossier, statut de la demande, date de création, dates de validité de l’autorisation.
Les informations ont pour origine les demandeurs qui remplissent les formulaires de demande d’autorisation, à l’exception des données relatives à la connexion, à l’historique de navigation qui sont générées par le module Web du téléservice, et des informations concernant les éléments de suivi de la demande qui proviennent du Centre de Presse.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par une mention figurant sur le document de collecte intitulé «demande d’autorisation de prises de vues en Principauté de Monaco», ainsi que par une mention particulière inscrite dans les conditions générales d’utilisation de téléservice.
Toutefois, la Commission relève que la mention d’information figurant sur le document de collecte est incomplète au regard des dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée. Elle demande que cette mention soit modifiée afin :
- de viser expressément la finalité du présent traitement ;
- de préciser l’identité des destinataires des informations ;
- d’indiquer que le droit d’accès des personnes concernées peut s’exercer auprès du Centre de Presse en précisant l’adresse et la procédure à suivre.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par un accès au dossier en ligne, par voie postale, par courrier électronique, sur place, voire par téléphone.
Le délai de réponse est d’un mois.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès aux traitements
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au présent traitement sont :
- les membres du personnel du Centre de Presse, dans le cadre de leur mission de suivi des demandes d’autorisation ;
- le personnel de la Direction Informatique, ou tiers intervenant pour son compte, au titre de leurs missions de maintenance, de développement et de la sécurité des applications et du système d’information de l’Etat ;
- le personnel de la DAEIU, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage dudit service relativement à la procédure de téléservice impliquée.
Considérant les attributions dévolues aux services disposant desdits accès, ceux-ci n’appellent pas d’observation.
La Commission relève, concernant les tiers intervenant pour le compte de la DAEIU ou de la Direction Informatique, que «les sociétés qui interviennent sont tenues à des engagements de confidentialité qui se retrouvent dans les contrats passés par l’Administration».
A cet égard, elle considère que les prestataires de service agissant sous l’autorité du responsable de traitement sont en mesure de satisfaire aux obligations de sécurité et de confidentialité des traitements et des informations nominatives conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée.
• Les destinataires des informations
A l’exception des données de connexion et des données se rapportant à l’historique de navigation, les informations collectées sont communiquées :
• au Département de l’Intérieur qui s’assure que les services ou les entités concernés par les implications opérationnelles du tournage ou des prises de vues soient consultés et qui valide la procédure ;
• au Service de l’Aviation Civile afin de vérifier si la demande implique des prises de vues entrant dans le champ d’application de la loi n° 622 du 5 novembre 1956 relative à l’aviation civile ;
• au Poste de Commandement et des Transmissions Opérationnelles de la Direction de la Sûreté Publique, notamment, afin d’envisager si des dispositions particulières devront être mises en place pour faciliter les opérations de prises de vues ;
• au Palais Princier.
La Commission considère que les communications susvisées sont nécessaires à l’accomplissement des missions des entités destinataires des données.
Cependant, elle s’interroge sur le fait de savoir si un ou plusieurs traitements automatisés seront mis en œuvre par ces entités afin d’assurer le suivi de l’organisation d’un événement, par exemple.
Aussi, elle rappelle que dans l’éventualité où d’autres traitements seraient exploités par lesdites entités, il conviendra de les soumettre à l’avis de la Commission, conformément aux dispositions de la loi n° 1.165.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission observe que les informations nominatives seront conservées :
- 5 ans pour celles figurant sur les formulaires de demande ;
- 1 an après la fin de la durée de l’inscription au téléservice ou de la dernière demande pour l’adresse électronique, concernant les demandes par téléservice. Toutefois, les données concernant les comptes et les demandes peuvent être effacées sur demande de l’intéressé ;
- 3 mois pour les données de connexion et l’historique de navigation.
Elle considère que ces durées sont conformes aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que si au cours de l’examen de la demande d’autorisation de prises de vues et de tournage d’autres traitements automatisés d’informations nominatives venaient à être exploités, à l’occasion des consultations de service administratifs par exemple, ces derniers devront être mis en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165, précitée ;
Demande :
- qu’un texte réglementaire soit adopté dans les meilleurs délais afin de consacrer l’existence juridique du Centre de Presse par une législation définissant dans le même temps ses missions exactes, conformément à la loi n° 1.165 et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
- que la finalité du traitement soit modifiée par «suivi des demandes d’autorisation de prises de vues et de tournage en Principauté de Monaco» ;
- que la mention d’information soit mise en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n°1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi des demandes d’autorisation de prises de vues et de tournage en Principauté de Monaco» du Centre de Presse.


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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