Délibération n° 2012-109 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » par le Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-496 du 3 octobre 2005 relatif aux conditions d’application de l’Accord entre le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco et le Gouvernement de la République Française relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur artistiques (Spécialité : Arts Plastiques) ;
Vu l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 portant sur l’organisation et le fonctionnement du Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ;
Vu l’arrêté municipal n° 2011-1185 du 5 avril 2011 fixant la liste des Services Communaux ;
Vu la délibération n° 2001-42 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Ecole Municipale d’Arts Plastiques» ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 1er juin 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale, « le Conseil Communal règle par ses délibérations les affaires de la Commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment l’école supérieure d’arts plastiques de la ville de Monaco (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Ecole Municipale d’Arts Plastiques », mis en œuvre le 19 décembre 2001.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 1er juin 2012, une demande d’avis relative au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de cet établissement, transformé par l’arrêté ministériel n° 2005-496 susvisé en Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco, dénommée ESAP.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement déclare que le traitement a pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ».
La Commission relève que la demande d’avis présente des fonctionnalités, des catégories d’informations, ainsi que des durées de conservation différentes selon que le traitement concerne les étudiants de l’ESAP, les personnels et intervenants professionnels ou les participants aux ateliers publics, ou encore, qu’il a pour objet la gestion du fonds documentaire de l’ESAP ou celle du carnet d’adresses de l’ESAP à l’occasion des évènements organisés par l’établissement.
Elle observe que ces distinctions sont fondées sur les objectifs poursuivis par l’établissement en tant qu’établissement d’enseignement supérieur, mais également en tant que vecteur de la sensibilisation aux arts plastiques pour tous les publics dans le cadre des missions qui lui ont été réglementairement conférées.
Or, l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, requiert que les informations nominatives soient « collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ».
Par conséquent, la Commission relève que la présente demande d’avis décrit 5 traitements automatisés d’informations nominatives bien distincts et pour lesquels elle a identifié les finalités suivantes :
- « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » ;
- « Gestion du carnet d’adresses de l’ESAP » ;
- « Gestion du fichier étudiants de l’ESAP » ;
- « Gestion du fonds documentaire de l’ESAP » ;
- « Gestion des coordonnées des personnels et des intervenants de l’ESAP ».
Il appert de l’analyse du dossier de demande d’avis que les informations y figurant permettent à la Commission d’analyser ces traitements automatisés et d’émettre pour chacun d’entre eux un avis.
Aussi, la présente délibération a pour objet l’analyse du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP ».
Ce traitement concerne les participants aux ateliers publics organisés par l’ESAP, ainsi que les parents ou représentants légaux des participants mineurs.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion administrative des inscriptions des participants ;
- suivi comptable des inscriptions des participants.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève que l’article 1er alinéa 2 de l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 dispose que « le Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco (l’ESAP) est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche qui associe des formations délivrant des diplômes et des missions de sensibilisation aux arts plastiques pour tous les publics. Il participe à la diffusion de la création, de la culture contemporaine et par ses initiatives de partenariat au rayonnement culturel de Monaco. L’ESAP est un Service Communal de la Mairie de Monaco ».
Elle considère donc que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que l’arrêté ministériel n° 2005-496 et l’arrêté municipal n° 2010-1638 susvisés attribuent des missions de sensibilisation aux arts plastiques pour tous publics à l’établissement. Elle observe que, pour répondre à cette mission, l’ESAP organise des ateliers orientés selon les publics. Elle constate que ce traitement permet l’organisation desdits ateliers.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, âge ;
- identité des parents : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, adresse du domicile, téléphones fixe et portable du participant ou de ses parents ;
- formation / diplômes : école fréquentée par l’enfant, classe, profession des parents ;
- caractéristiques financières : suivi de l’état du règlement des cotisations, encaissement, relance ;
- gestion administrative du dossier d’inscription : suivi des listes d’attente ;
- atelier suivi : thématique de l’atelier, heures d’inscription.
Les informations relatives à l’identité, à l’adresse et aux coordonnées, à la formation et aux diplômes, ainsi qu’à l’atelier suivi ont pour origine les formulaires d’inscriptions remplis selon le cas par l’intéressé, ses parents ou représentants légaux.
Les informations relatives aux caractéristiques financières, à la gestion administrative des dossiers d’inscription(s) et aux ateliers suivis ont pour origine le personnel administratif de l’ESAP.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées sera assurée à compter de l’année scolaire 2012-2013 par une mention figurant sur le document de collecte, à savoir les formulaires d’inscription.
La Commission demande à ce que la mention d’information prenne en considération la finalité du présent traitement sur les formulaires destinés aux participants à des ateliers publics de l’ESAP.
Sous réserve de cette modification, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier électronique.
Elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les catégories de personnes ayant accès au traitement agissent toutes sous l’autorité du Directeur de l’ESAP.
Il s’agit :
- de la secrétaire-sténodactylographe et de l’attaché principal de l’ESAP qui ont un accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- du Directeur de l’établissement, de l’administrateur et de la bibliothécaire spécialisée qui ont un accès en consultation, dans le cadre de leurs fonctions.
Le traitement est interne à l’ESAP. Aucun destinataire extérieur à l’établissement n’a été mentionné.
Au vu de ces éléments, et des attributions des personnes susvisées, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations ont été décrites de manière succincte par le responsable de traitement.
Elles reposent sur un contrat avec un prestataire de service qui reprend les principes posés par la loi n° 1.165, particulièrement en son article 17.
La Commission relève toutefois qu’une clause de ce contrat stipule que « l’obligation de confidentialité continuera pendant une durée de trois (3) ans après l’expiration » du contrat. Elle estime que cette clause pourrait laisser entendre qu’une fois cette période passée, le prestataire pourrait faire usage des données. Elle estime donc que cette clause n’est pas conforme aux principes de la loi n° 1.165 et demande à ce qu’elle soit supprimée dudit contrat.
La Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les informations sont conservées un an, d’une rentrée scolaire sur l’autre. Ainsi, en cas de non renouvellement de l’inscription à un atelier public l’année suivante, les informations sont supprimées.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Estime que :
la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » contient 5 traitements qu’il convient de distinguer ;
le présent avis porte sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » ;
Demande :
- que les documents permettant l’information de la personne concernée soient modifiés en tenant compte de la présente finalité, conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- que la clause du contrat de prestation de service qui limite l’obligation de confidentialité soit supprimée ;
- à être tenue destinataire d’un courrier du Maire formalisant la suppression du traitement automatisé ayant pour finalité « Ecole Municipale d’Arts Plastiques », mis en œuvre en 2001 ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP» par le Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-496 du 3 octobre 2005 relatif aux conditions d’application de l’Accord entre le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco et le Gouvernement de la République Française relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur artistiques (Spécialité : Arts Plastiques) ;
Vu l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 portant sur l’organisation et le fonctionnement du Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ;
Vu l’arrêté municipal n° 2011-1185 du 5 avril 2011 fixant la liste des Services Communaux ;
Vu la délibération n° 2001-42 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Ecole Municipale d’Arts Plastiques» ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 1er juin 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale, « le Conseil Communal règle par ses délibérations les affaires de la Commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment l’école supérieure d’arts plastiques de la ville de Monaco (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Ecole Municipale d’Arts Plastiques », mis en œuvre le 19 décembre 2001.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 1er juin 2012, une demande d’avis relative au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de cet établissement, transformé par l’arrêté ministériel n° 2005-496 susvisé en Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco, dénommée ESAP.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement déclare que le traitement a pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ».
La Commission relève que la demande d’avis présente des fonctionnalités, des catégories d’informations, ainsi que des durées de conservation différentes selon que le traitement concerne les étudiants de l’ESAP, les personnels et intervenants professionnels ou les participants aux ateliers publics, ou encore, qu’il a pour objet la gestion du fonds documentaire de l’ESAP ou celle du carnet d’adresses de l’ESAP à l’occasion des évènements organisés par l’établissement.
Elle observe que ces distinctions sont fondées sur les objectifs poursuivis par l’établissement en tant qu’établissement d’enseignement supérieur, mais également en tant que vecteur de la sensibilisation aux arts plastiques pour tous les publics dans le cadre des missions qui lui ont été réglementairement conférées.
Or, l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, requiert que les informations nominatives soient « collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ».
Par conséquent, la Commission relève que la présente demande d’avis décrit 5 traitements automatisés d’informations nominatives bien distincts et pour lesquels elle a identifié les finalités suivantes :
- « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » ;
- « Gestion du carnet d’adresses de l’ESAP » ;
- « Gestion du fichier étudiants de l’ESAP » ;
- « Gestion du fonds documentaire de l’ESAP » ;
- « Gestion des coordonnées des personnels et des intervenants de l’ESAP ».
Il appert de l’analyse du dossier de demande d’avis que les informations y figurant permettent à la Commission d’analyser ces traitements automatisés et d’émettre pour chacun d’entre eux un avis.
Aussi, la présente délibération a pour objet l’analyse du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP ».
Ce traitement concerne les participants aux ateliers publics organisés par l’ESAP, ainsi que les parents ou représentants légaux des participants mineurs.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion administrative des inscriptions des participants ;
- suivi comptable des inscriptions des participants.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève que l’article 1er alinéa 2 de l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 dispose que « le Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco (l’ESAP) est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche qui associe des formations délivrant des diplômes et des missions de sensibilisation aux arts plastiques pour tous les publics. Il participe à la diffusion de la création, de la culture contemporaine et par ses initiatives de partenariat au rayonnement culturel de Monaco. L’ESAP est un Service Communal de la Mairie de Monaco ».
Elle considère donc que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que l’arrêté ministériel n° 2005-496 et l’arrêté municipal n° 2010-1638 susvisés attribuent des missions de sensibilisation aux arts plastiques pour tous publics à l’établissement. Elle observe que, pour répondre à cette mission, l’ESAP organise des ateliers orientés selon les publics. Elle constate que ce traitement permet l’organisation desdits ateliers.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, âge ;
- identité des parents : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, adresse du domicile, téléphones fixe et portable du participant ou de ses parents ;
- formation / diplômes : école fréquentée par l’enfant, classe, profession des parents ;
- caractéristiques financières : suivi de l’état du règlement des cotisations, encaissement, relance ;
- gestion administrative du dossier d’inscription : suivi des listes d’attente ;
- atelier suivi : thématique de l’atelier, heures d’inscription.
Les informations relatives à l’identité, à l’adresse et aux coordonnées, à la formation et aux diplômes, ainsi qu’à l’atelier suivi ont pour origine les formulaires d’inscriptions remplis selon le cas par l’intéressé, ses parents ou représentants légaux.
Les informations relatives aux caractéristiques financières, à la gestion administrative des dossiers d’inscription(s) et aux ateliers suivis ont pour origine le personnel administratif de l’ESAP.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées sera assurée à compter de l’année scolaire 2012-2013 par une mention figurant sur le document de collecte, à savoir les formulaires d’inscription.
La Commission demande à ce que la mention d’information prenne en considération la finalité du présent traitement sur les formulaires destinés aux participants à des ateliers publics de l’ESAP.
Sous réserve de cette modification, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier électronique.
Elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les catégories de personnes ayant accès au traitement agissent toutes sous l’autorité du Directeur de l’ESAP.
Il s’agit :
- de la secrétaire-sténodactylographe et de l’attaché principal de l’ESAP qui ont un accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- du Directeur de l’établissement, de l’administrateur et de la bibliothécaire spécialisée qui ont un accès en consultation, dans le cadre de leurs fonctions.
Le traitement est interne à l’ESAP. Aucun destinataire extérieur à l’établissement n’a été mentionné.
Au vu de ces éléments, et des attributions des personnes susvisées, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations ont été décrites de manière succincte par le responsable de traitement.
Elles reposent sur un contrat avec un prestataire de service qui reprend les principes posés par la loi n° 1.165, particulièrement en son article 17.
La Commission relève toutefois qu’une clause de ce contrat stipule que « l’obligation de confidentialité continuera pendant une durée de trois (3) ans après l’expiration » du contrat. Elle estime que cette clause pourrait laisser entendre qu’une fois cette période passée, le prestataire pourrait faire usage des données. Elle estime donc que cette clause n’est pas conforme aux principes de la loi n° 1.165 et demande à ce qu’elle soit supprimée dudit contrat.
La Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les informations sont conservées un an, d’une rentrée scolaire sur l’autre. Ainsi, en cas de non renouvellement de l’inscription à un atelier public l’année suivante, les informations sont supprimées.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Estime que :
la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » contient 5 traitements qu’il convient de distinguer ;
le présent avis porte sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » ;
Demande :
- que les documents permettant l’information de la personne concernée soient modifiés en tenant compte de la présente finalité, conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- que la clause du contrat de prestation de service qui limite l’obligation de confidentialité soit supprimée ;
- à être tenue destinataire d’un courrier du Maire formalisant la suppression du traitement automatisé ayant pour finalité « Ecole Municipale d’Arts Plastiques », mis en œuvre en 2001 ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP» par le Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.