Délibération n° 2012-28 du 13 février 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par La Poste Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 6 janvier 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 13 février 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur». Sa dénomination est «Réexpédition Guichet».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gestion des lettres recommandées déposées en instance dans un bureau de Poste et non distribuées ;
- suivi des lettres réexpédiées pour l’un des motifs suivants :
• faire suivre à une autre adresse ;
• réexpédier à l’expéditeur suite à un refus du destinataire ;
• réexpédier à l’expéditeur en cas de non récupération par le destinataire ;
• faire représenter le courrier sur demande du destinataire ;
• instance sur ordre ;
• réexpédier à l’expéditeur en cas de décès du destinataire ;
- édition d’états récapitulatifs.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les personnes physiques ou morales expéditrices des courriers recommandés dont s’agit. Elle précise en outre que les agents de La Poste mentionnés dans la demande d’avis (service Guichet) ne sont pas des personnes concernées au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion de diverses activités postales, telles que le suivi du courrier recommandé.
Dans ce cadre, La Poste collecte des données nominatives nécessaires à l’accomplissement de cette mission.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission constate que le traitement facilite le suivi de la distribution du courrier recommandé, et permet, notamment, de donner à l’expéditeur tous les renseignements utiles en cas de réclamation.
Or, si ces éléments illustrent effectivement un intérêt légitime du responsable de traitement, la Commission rappelle néanmoins que le principe de proportionnalité, posé par l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée, impose de mettre en balance cet intérêt légitime avec le respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées par le traitement.
Cela implique notamment que toute collecte de données nominatives afférente au traitement, y compris par voie papier, soit justifiée au regard de la finalité du traitement. Ce n’est pas le cas de la collecte du document d’identité lors du retrait au guichet d’un courrier recommandé.
En effet dans cette hypothèse, la Commission estime qu’une telle collecte (photocopie ou numérisation) est disproportionnée au regard de la finalité du traitement, dans la mesure où la vérification de l’identité de la personne peut être effectuée sans qu’une telle collecte ne soit nécessaire.
Cette position a en outre été clairement énoncée par la Commission dans ses délibérations n° 2011-66 et n° 2011-67 du 18 juillet 2011, en rappelant que « sauf dispositions légales ou réglementaires le prévoyant expressément, la collecte de documents d’identité est excessive au regard de la finalité du traitement, peu important le procédé automatisé ou non automatisé employé à cet effet ».
Ainsi, si des documents d’identité étaient collectés par des agents de La Poste, la Commission demande à ce que cette collecte cesse sans délai, et que toutes les photocopies ou numérisations y afférentes soient immédiatement détruites.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom ou raison sociale du client expéditeur ;
- adresses et coordonnées : adresse postale ;
- données d’identification électronique : numéro de suivi de pli ;
- dates : date de retour du courrier non distribué, motif de non distribution.
En outre, à l’analyse du dossier, il appert qu’est également traité le numéro de fiche. La Commission en prend donc acte.
Par ailleurs, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique effectuée par les agents du service Guichet de La Poste, à l’exception du numéro de fiche qui est automatiquement généré par le système. Le numéro du pli est pré-imprimé sur l’enveloppe.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer les personnes concernées de l’existence d’un traitement d’informations nominatives les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information des personnes concernées.
A ce titre, considérant que toute personne ayant recours aux services de La Poste est susceptible d’être concernée par ce traitement, la Commission considère que la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco serait un mode d’information adapté, sous réserve qu’il comprenne l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents affectés au poste « Instance » ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits d’accès (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
Demande que :
- le cas échéant, toute collecte de documents d’identité cesse sans délai, et que les photocopies ou numérisations effectuées jusqu’alors soient immédiatement détruites ;
- l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, par exemple par la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco, et comprenant l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 6 janvier 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 13 février 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur». Sa dénomination est «Réexpédition Guichet».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gestion des lettres recommandées déposées en instance dans un bureau de Poste et non distribuées ;
- suivi des lettres réexpédiées pour l’un des motifs suivants :
• faire suivre à une autre adresse ;
• réexpédier à l’expéditeur suite à un refus du destinataire ;
• réexpédier à l’expéditeur en cas de non récupération par le destinataire ;
• faire représenter le courrier sur demande du destinataire ;
• instance sur ordre ;
• réexpédier à l’expéditeur en cas de décès du destinataire ;
- édition d’états récapitulatifs.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les personnes physiques ou morales expéditrices des courriers recommandés dont s’agit. Elle précise en outre que les agents de La Poste mentionnés dans la demande d’avis (service Guichet) ne sont pas des personnes concernées au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion de diverses activités postales, telles que le suivi du courrier recommandé.
Dans ce cadre, La Poste collecte des données nominatives nécessaires à l’accomplissement de cette mission.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission constate que le traitement facilite le suivi de la distribution du courrier recommandé, et permet, notamment, de donner à l’expéditeur tous les renseignements utiles en cas de réclamation.
Or, si ces éléments illustrent effectivement un intérêt légitime du responsable de traitement, la Commission rappelle néanmoins que le principe de proportionnalité, posé par l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée, impose de mettre en balance cet intérêt légitime avec le respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées par le traitement.
Cela implique notamment que toute collecte de données nominatives afférente au traitement, y compris par voie papier, soit justifiée au regard de la finalité du traitement. Ce n’est pas le cas de la collecte du document d’identité lors du retrait au guichet d’un courrier recommandé.
En effet dans cette hypothèse, la Commission estime qu’une telle collecte (photocopie ou numérisation) est disproportionnée au regard de la finalité du traitement, dans la mesure où la vérification de l’identité de la personne peut être effectuée sans qu’une telle collecte ne soit nécessaire.
Cette position a en outre été clairement énoncée par la Commission dans ses délibérations n° 2011-66 et n° 2011-67 du 18 juillet 2011, en rappelant que « sauf dispositions légales ou réglementaires le prévoyant expressément, la collecte de documents d’identité est excessive au regard de la finalité du traitement, peu important le procédé automatisé ou non automatisé employé à cet effet ».
Ainsi, si des documents d’identité étaient collectés par des agents de La Poste, la Commission demande à ce que cette collecte cesse sans délai, et que toutes les photocopies ou numérisations y afférentes soient immédiatement détruites.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom ou raison sociale du client expéditeur ;
- adresses et coordonnées : adresse postale ;
- données d’identification électronique : numéro de suivi de pli ;
- dates : date de retour du courrier non distribué, motif de non distribution.
En outre, à l’analyse du dossier, il appert qu’est également traité le numéro de fiche. La Commission en prend donc acte.
Par ailleurs, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique effectuée par les agents du service Guichet de La Poste, à l’exception du numéro de fiche qui est automatiquement généré par le système. Le numéro du pli est pré-imprimé sur l’enveloppe.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer les personnes concernées de l’existence d’un traitement d’informations nominatives les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information des personnes concernées.
A ce titre, considérant que toute personne ayant recours aux services de La Poste est susceptible d’être concernée par ce traitement, la Commission considère que la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco serait un mode d’information adapté, sous réserve qu’il comprenne l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents affectés au poste « Instance » ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits d’accès (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
Demande que :
- le cas échéant, toute collecte de documents d’identité cesse sans délai, et que les photocopies ou numérisations effectuées jusqu’alors soient immédiatement détruites ;
- l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, par exemple par la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco, et comprenant l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi des lettres recommandées réexpédiées à l’expéditeur».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.