Délibération n° 2016-84 du 20 juillet 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de naissance et actes de reconnaissance », dénommé « Mélodie », présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu le Code Civil ;
Vu le Code de Procédure Civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 20 avril 1901 promulguant la déclaration échangée entre la Principauté et l’Italie relativement à la communication réciproque des actes de l’état civil ;
Vu l’ordonnance n° 3.712 du 9 juillet 1948 relative à la déclaration concernant la délivrance gratuite réciproque des expéditions d’actes de l’état civil signée à Bruxelles le 5 juin 1948 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 rendant exécutoire la convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.828 du 18 septembre 2008 rendant exécutoire la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco, signée à Paris le 8 novembre 2005 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 portant application de la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l’administration et à l’organisation judiciaires ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005 fixant les modalités de transcription et de conservation des actes d’état civil étrangers concernant les personnes de nationalité monégasque ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », tel que mis en œuvre par décision du Maire du 19 janvier 2009, modifié par décisions du Maire des 16 novembre 2009 et du 12 septembre 2012, après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 08.06 du 4 juillet 2008, n° 09.01 du 19 janvier 2009, n° 09.07 du 5 octobre 2009, n° 2012.101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, modifié par décision du Maire du 31 mars 2004 après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 01.36 du 16 juillet 2001 et n° 03.20 du 11 décembre 2003 ;
Vu la demande d’avis, reçue le 7 avril 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de naissance et actes de reconnaissance », dénommé « Mélodie », par la Commune de Monaco ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 juin 2016, conformément à l’article 19 l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » a été mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives n° 01.36 du 16 juillet 2001, modifié le 31 mars 2004, après avis favorable de la Commission par délibération n° 03.20 du 11 décembre 2003.
En 2001 et 2003, les registres de l’état civil n’étaient pas informatisés. Aussi le traitement automatisé soumis à la Commission permettait au service de l’état civil de la Commune d’imprimer et de délivrer des copies d’acte, mais ne permettait pas de les rédiger.
Depuis 2005, la gestion des registres de l’état civil, de l’élaboration de l’acte à sa conservation, a fait l’objet d’une informatisation progressive permettant la gestion automatisée de l’ensemble des opérations lié à la tenue des registres d’état civil.
Afin de veiller à la transparence de celles-ci en termes de protection des informations nominatives, ces opérations ont été fractionnées en trois demandes d’avis portant sur les actes de naissance et les actes de reconnaissance, les actes de mariage et les actes de décès.
Le présent traitement concerne les actes de naissance et les actes de reconnaissance. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion des registres d’Etat civil : actes de naissance et actes de reconnaissance». Il est dénommé « Mélodie ».
Les personnes concernées sont les personnes de nationalité monégasque et les personnes de nationalité étrangère nées en Principauté de Monaco. La Commission précise que le traitement concerne également les personnes dont l’identité doit figurer à l’acte conformément à la législation en vigueur.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- tenue à jour des registres de l’état civil ;
- numérisation des actes établis entre 1900 et 2005 ;
- saisie informatique des informations relatives aux actes de naissance et de reconnaissance ;
- édition et délivrance des actes ;
- transcription des actes de naissance d’enfants de nationalité monégasque nés à l’étranger ;
- archivage des actes ;
- enregistrement des correspondances relatives à des demandes d’actes d’état civil des Juridictions, Communes, Ambassades et Consulats ;
- établissement et édition de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle observe cependant que la dénomination du traitement est identique pour les trois demandes d’avis se rapportant à la gestion de l’état civil examinées concomitamment. Aussi, elle suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - naissance ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d’officier d’état civil ; à ce titre :
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ;
3°) il délivre les permis d’inhumer dans les formes et conditions prévues par les lois et règlements ;
4°) il reçoit les déclarations de personnes qui, aux termes de la loi, veulent soit réclamer, soit décliner la nationalité monégasque ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment dans le respect des dispositions du Code Civil relatives aux actes de l’état civil (articles 25 et suivants) et de l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par les missions d’Officier d’état civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres d’Etat civil tels qu’encadrés par la réglementation susvisée, qui détaille les mentions devant figurer sur les actes, les modalités d’élaboration (articles 44 et suivants du Code Civil s’agissant des actes de naissance et de reconnaissance, articles 36, 37 et suivants pour la transcription de « tout acte de l’état civil d’une personne de nationalité monégasque dressé dans un pays étranger »), de modification, de communication et de conservation des actes et des registres.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes :
• Pour les actes de naissance
- identité :
• de l’enfant : nom, prénoms, sexe, date (jour, mois, année) et heure (heure et minute) de naissance, lieu de naissance (adresse et type de lieu), nombre d’enfants et rang gémellaire (en cas de naissance multiple) ;
• des ou du parent(s) : nom, prénoms, nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville, nom du département ou du pays), date de décès, le cas échéant ;
• du déclarant (tierce personne) : nom, prénom ;
- situation de famille des parents : mariage, date et lieu du mariage ;
- adresses et coordonnées :
• des ou du parent(s) : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• du déclarant (tierce personne) : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
- vie professionnelle :
• des ou du parent(s) : profession ;
• du déclarant (tierce personne) : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- filiation : parents mariés, enfant non reconnu, reconnu par la mère, par le père ou par les deux parents ;
- reconnaissance anticipée : mention marginale apposée au moment de l’établissement de l’acte de naissance :
• reconnaissance par le père : date et lieu de reconnaissance établie par une Mairie française ou un notaire ;
• reconnaissance par la mère : indication du même lieu et date de reconnaissance faite par le père, ou bien date et lieu de reconnaissance établie par une Mairie française ou un notaire ;
- publication de l’acte : mention si le Service est autorisé à faire publier l’acte dans la presse ;
- identité de l’Officier d’état civil : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte de naissance : rectification, reconnaissance, légitimation, adoption simple, séparation de corps, mariage, divorce, décès.
Les informations relatives à l’identité ont pour origine le certificat d’accouchement, la fiche de déclaration de naissance et la pièce d’identité de la personne se présentant en Mairie afin de déclarer ou de reconnaître un enfant.
Les informations relatives à la filiation ont pour origine la fiche de déclaration de naissance, le livret de famille, la pièce d’identité de la personne ou des personnes reconnaissant l’enfant, la reconnaissance anticipée effectuée en Mairie ou auprès d’un notaire.
Les informations relatives à la reconnaissance anticipée ont pour origine la fiche de déclaration de naissance, la pièce d’identité de la personne ou des personnes reconnaissant l’enfant, la reconnaissance anticipée.
La situation de famille a pour origine le livret de famille et la fiche de déclaration de naissance.
Les adresses, coordonnées et la mention concernant la publication de l’acte ont pour origine la fiche de déclaration de naissance.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte d’état civil concerné.
• Pour les actes de reconnaissance
- identité :
• de l’enfant : nom, prénoms, sexe, date, lieu de naissance ;
• du père : nom, prénoms, nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville, nom du département ou du pays) ;
- adresses et coordonnées du père : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
- vie professionnelle du père : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- type de reconnaissance : moment de la reconnaissance (pendant la vie de l’enfant), auteur de la déclaration, date (jour, mois, année), heure (heure et minutes) de la déclaration ;
- identité de l’Officier d’état civil : nom, prénom, qualité ;
Les informations relatives à l’identité de l’enfant ont pour origine l’acte de naissance.
Les informations relatives à l’identité du père et au type de déclaration ont pour origine la fiche de déclaration de naissance et la pièce d’identité du père.
Les informations relatives aux adresses, coordonnées et à la profession du père ont pour origine la déclaration de naissance.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
• Pour la retranscription d’un acte de naissance
- identité :
• de l’enfant : nom, prénoms, sexe, date (jour, mois, année) et heure (heure et minute) de naissance, lieu de naissance (adresse et type de lieu), nombre d’enfants et rang gémellaire (en cas de naissance multiple) ;
• des ou du parent(s) : nom, prénoms, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville, nom du département ou du pays) ;
• du déclarant (tierce personne) : nom, prénom, âge ;
- situation de famille des parents : mariage, date et lieu du mariage ;
- adresses et coordonnées :
• des ou du parent(s) : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• du déclarant (tierce personne) : domicile ;
- vie professionnelle :
• des ou du parent(s) : profession ;
• du déclarant (tierce personne) : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de transcription ;
- filiation : parents mariés, enfant non reconnu, reconnu par la mère, par le père ou par les deux parents ;
- identité de l’Officier d’état civil figurant sur l’acte étranger : nom, prénom, fonction ;
- identité de l’Officier d’état civil qui retranscrit l’acte : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte de naissance : rectification, reconnaissance, légitimation, adoption simple, séparation de corps, mariage, divorce, décès.
Les informations relatives à l’identité de l’enfant, du ou des parents, du déclarant et de l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de naissance dressé à l’étranger, aux adresses et coordonnées, à la vie professionnelle, à la filiation ont pour origine l’acte de naissance délivré par une Mairie étrangère ou une entité habilitée localisée à l’étranger.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil qui retranscrit l’acte a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte d’état civil concerné.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention sur le document de collecte, intitulé « déclaration de naissance », et un document spécifique lors de la demande de transcription d’un acte.
La Commission constate que l’information ainsi réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle relève également que le traitement fait l’objet d’une collecte indirecte d’informations nominatives prévue par des dispositions législatives, conformément à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées est mis en œuvre dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 et des dispositions particulières introduites par la loi dans le Code Civil relatives à la publicité des actes d’état civil (article 67) et à la communication des actes (articles 67 et suivants).
Dans ce sens, la consultation des registres doit respecter les dispositions de l’article 70 du Code Civil, aux termes duquel « Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l’officier de l’état civil et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur général ».
La communication d’informations figurant au registre de l’état civil, et plus particulièrement aux actes de naissance et de reconnaissance, doit respecter les dispositions :
- des alinéas 1 et 2 de l’article 67 du Code Civil, aux termes desquels « Toute personne, majeure ou émancipée, peut obtenir copie intégrale de son acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage. Peuvent également obtenir cette copie, les ascendants, descendants ou héritiers de la personne que l’acte concerne, son conjoint, son représentant légal et le procureur général.
Les autres personnes ne peuvent obtenir copie intégrale des mêmes actes qu’en vertu d’une autorisation du procureur général. »
- des alinéas 1 et 2 de l’article 68 du Code Civil qui disposent : « L’officier de l’état civil délivre des extraits des actes de naissance et de mariage aux requérants intéressés.
Les extraits d’acte de naissance n’indiquent que l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de naissance ou des mentions portées en marge de cet acte et, éventuellement, les mentions d’adoption simple, de mariage, de divorce, de séparation de corps et de décès ».
Il en sera de même pour toute demande de modification d’informations nominatives figurant dans ces actes qui doit respecter la procédure relative à la rectification des actes de l’état civil telle qu’elle découle des articles 71 et suivants du Code Civil et des articles 814 et 815 du Code de Procédure Civile.
Cependant, le principe de suppression des informations nominatives ne peut s’appliquer au présent traitement.
Tenant compte des dispositions législatives particulières à la gestion des actes et des registres de l’état civil, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées mises en place par le responsable de traitement sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l’Etat Civil – Nationalité, le Chef de Service Adjoint de la section Etat Civil, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le Chef de Service Adjoint de la Section Nationalité, une Attachée Principale, une Attachée et trois Secrétaires de cette Section : en consultation ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions de maintenance.
S’agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de naissance
Les personnes pouvant recevoir communication des informations relatives aux actes de naissance sont :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée concernée par l’acte de naissance, ainsi que de leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou du représentant légal de la personne concernée par l’acte de naissance ; les communications portent sur les copies intégrales de l’acte de naissance ou sur des extraits de ces actes conformément aux articles 67 et 68 du Code Civil ;
- le Procureur Général : de manière générale, il peut obtenir copie intégrale d’un acte de naissance ou de reconnaissance en application de l’article 67 du Code Civil ; il reçoit également communication des registres de l’Etat civil, conformément aux dispositions des articles 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, 40 du Code Civil et de l’article 7 chiffre 2° d) de l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 ;
La Commission observe que le Procureur Général reçoit les registres dans le cadre de la procédure permettant d’effectuer un « état annuel de la vérification des registres de l’état civil » « après leur dépôt au Greffe », et que le Greffe Général est également destinataire des actes, en vertu, notamment, de l’article 34 du Code Civil ;
- le Juge Tutélaire : « dans le cadre de ses fonctions, le Juge Tutélaire est destinataire des actes de naissance dressés par le Service de l’Etat Civil concernant un enfant naturel ».
Dans ce sens, la Commission observe que l’alinéa 3 de l’article 46 du Code Civil dispose que « Tout acte de naissance d’un enfant naturel est porté par l’officier de l’état civil à la connaissance du juge tutélaire dans les trois jours de sa rédaction » ;
- le Ministre d’Etat : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées et à la publication de l’acte de naissance ou de reconnaissance sont communiquées chaque semaine au Ministère d’Etat sur demande expresse ;
La Commission observe que la législation en vigueur ne prévoit pas cette communication. Toutefois, comme tout requérant intéressé, le Ministre d’Etat peut demander la délivrance d’extraits des actes de naissance ; aussi les informations qui lui sont communiquées ne devraient pas excéder celles prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ; elles ne devraient donc comporter que « l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée » par l’acte.
- le Service de la nationalité de la Mairie de Monaco : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, ainsi qu’à la publication de l’acte sont communiquées audit Service de la Commune dans le cadre de ses missions relatives à la tenue du Sommier de la Nationalité dans le respect de l’ordonnance souveraine n°2.194 du 12 mai 2009.
La Commission relève que le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les naissances répondant aux critères de nationalité monégasque.
- les Ambassades et Consulats installés en Principauté dans le cadre de déclaration ou de Convention bilatérale établissant les modalités de délivrance des actes de l’état civil dressés en Principauté ;
La Commission observe que les communications des actes ou informations y figurant devraient respecter les modalités prévues par les déclarations ou conventions bilatérales concernant la délivrance des actes de l’état civil. Aussi, elles ne devraient pas être automatiques si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif.
- les Officiers ministériels et avocats dans le cadre de leurs fonctions peuvent demander à recevoir des actes de naissance, sous forme d’extrait ou de copie intégrale. Dans ce dernier cas, le responsable de traitement considère, à l’instar de l’instruction générale française relative à l’état civil (IGREC), que les avocats, avoués et les notaires « sont présumés mandataires de leur client pour l’obtention de l’acte ».
La Commission observe que, selon l’introduction générale de cette instruction, elle regroupe « en un seul document les multiples dispositions législatives et réglementaires, circulaires et décisions jurisprudentielles antérieures relatives à l’état civil. Périodiquement mise à jour et complétée, cette circulaire est devenue l’ouvrage de référence en matière d’état civil à l’usage des parquets et des officiers de l’état civil ».
La Commission relève que le point 197-5 de l’IGREC précise qu’« Aucun texte n’empêche les personnes qui ont qualité pour demander la copie intégrale d’un acte de naissance ou de mariage de désigner un mandataire à cet effet. En principe, le mandataire doit justifier d’une procuration expresse. Mais, en raison de leurs fonctions, les avocats, les avoués et les notaires doivent être présumés mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte de l’état civil. Ils précisent l’identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant être habilitée par la loi à obtenir elle-même un tel document. En revanche, cette présomption ne peut être étendue aux personnes que le mandataire s’est substitué dès lors qu’elles n’appartiennent pas aux professions précitées. La protection de la vie privée, en effet, conduit à devoir exiger de ces personnes la justification non seulement de la subdélégation qui leur est faite mais encore de l’accord de la personne autorisée à obtenir une telle copie ».
En conséquence, par Officiers ministériels, il faut entendre les notaires. En outre, il appartient aux personnes habilitées de la Commune de s’assurer que la demande des professionnels autorisés comporte l’identité et la qualité de la personne pour laquelle ils agissent afin qu’elles puissent s’assurer que cette dernière est habilitée à recevoir communication de la copie intégrale de l’acte de naissance, particulièrement lorsque le demandeur agit en tant qu’héritier.
- les organismes de presse : lorsque sur le formulaire « déclaration de naissance » le déclarant consent à la publication de la naissance de l’enfant dans la presse locale, les informations relatives à l’identité sont communiquées aux organes de presse concernés ;
La Commission relève que le formulaire concerné n’envisage un consentement ciblé que pour une parution dans le quotidien régional. Elle observe toutefois qu’une diffusion est également envisagée par le biais du Journal de la Commune dénommé « Monaco, vivre ma Ville ». Aussi, elle suggère que le consentement porte sur l’ensemble des supports de diffusion.
- le Secrétariat de S.A.S la Princesse Charlène : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées lui sont adressées afin de permettre d’envoyer un courrier de félicitations de la part de la Famille Princière.
La Commission relève que cette communication n’est pas prévue par la législation en vigueur. Tenant compte du lien étroit entre la Famille Princière et les Nationaux, la Commission recommande que le formulaire « déclaration de naissance » soit complété par une mention aux termes de laquelle le déclarant accepte que la naissance de l’enfant monégasque soit portée à la connaissance de la Famille Princière.
- tout requérant : un extrait d’acte de naissance, sans filiation, peut être délivré « aux requérants intéressés », en application de l’article 68 du Code Civil.
Par ailleurs, le Maire indique qu’il communique à 11 Mairies françaises l’identité, les adresses et coordonnées, le numéro d’ordre des actes, la filiation, les mentions portant sur une reconnaissance anticipée afin de leur permettre de « tenir à jour leur registre de recensement des personnes domiciliées dans ces Communes » et sur le fondement de l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949.
La Commission relève qu’en France les opérations de recensement de la population répondent à des procédures établies par la loi qu’il importe de respecter. Aussi, elle demande que soient précisés les fondements juridiques permettant la communication par la Commune de Monaco d’informations issues des actes de l’état civil de la Principauté de Monaco directement et systématiquement aux 11 Communes mentionnées dans la demande d’avis. À défaut, elle demande que ces communications cessent.
Par ailleurs, elle observe que l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 traite en son titre VI de la « délivrance d’acte de l’état civil et légalisations ».
Les alinéas 1 et 2 de son article 24 précisent en effet que :
« Les deux Hautes Parties contractantes délivreront sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque la demande en sera faite dans un intérêt administratif dûment spécifié ou en faveur de leurs ressortissants indigents.
Elles délivreront également sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque ces actes concerneront des étrangers de nationalité tierce et seront demandés dans un intérêt administratif dûment spécifié ».
Son article 25 dispose que :
« Les demandes faites par les autorités françaises seront transmises aux autorités locales monégasques par le consulat général de France à Monaco.
Les demandes faites par les autorités monégasques seront transmises aux autorités locales françaises par la légation de Monaco à Paris.
La demande spécifiera sommairement le motif invoqué :
- « Intérêt administratif, service des pensions, de la sécurité sociale ou tout autre » ;
- « Indigence du Français ou du Monégasque requérant ». ».
En conséquence, la Commission rappelle, comme précédemment développé, que les communications relatives aux actes de l’état civil établis en Principauté de Monaco sous la responsabilité du Mairie, Officier d’état civil, dans le cadre des Conventions bilatérales devraient respecter les procédures fixées par les textes.
Les communications aux personnes intéressées, précitées, aux notaires et avocats, ainsi qu’à tout requérant, peuvent être effectuées vers un Pays disposant d’un niveau de protection adéquat, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ou vers un Pays ne disposant pas de ce niveau selon la localisation géographique du demandeur.
La Commission relève, d’une part, que ces communications sont réalisées sous format papier, d’autre part, qu’elles sont effectuées dans le respect de dispositions légales et réglementaires encadrant les communications des informations figurant au registre de l’état civil sous forme de copies intégrales de l’acte de naissance ou d’extraits de ces actes.
Aussi les communications vers les demandeurs, légalement habilités à les recevoir, localisés dans des Pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat sont conformes aux dispositions de l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur les destinataires des informations relatives à la transcription d’un acte de naissance
Les destinataires des informations relatives à un acte de naissance retranscrit relèvent de l’article 37-3 du Code Civil.
Ainsi, le responsable de traitement indique communiquer à l’intéressé, personne majeure ou émancipée, ainsi qu’aux personnes mentionnées à l’article 67 du Code Civil (ses ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou représentant légal de la personne concernée par l’acte), des extraits de l’acte d’état civil retranscrit.
En outre, toutes les informations sont également communiquées au Service de la Nationalité, aux fins d’inscription de l’intéressé dans le Sommier de la nationalité.
La Commission observe que les informations traitées à l’occasion de la transcription d’un acte de naissance ne font pas l’objet de communication hors de la Principauté de Monaco.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de reconnaissance
Les destinataires des informations portées sur des actes de reconnaissance sont :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée concernée par l’acte de naissance, ainsi que de leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou du représentant légal de la personne concernée par l’acte de naissance ; les communications portent sur les copies intégrales de l’acte de reconnaissance ou sur des extraits de ces actes conformément aux articles 67 et 68 du Code Civil ;
- le Procureur Général, dans le cadre de ses missions de contrôle de la tenue des registres de l’état civil, tel que préalablement développé ;
- le Juge tutélaire, conformément à l’article 49 du Code Civil qui dispose que « L’acte de reconnaissance d’un enfant est inscrit sur les registres à sa date ; il en est fait mention en marge de l’acte de naissance, s’il en existe un et il en est donné avis, dans les trois jours, au juge tutélaire ».
- le Service de la Nationalité de la Commune reçoit communication des noms, prénoms, date de naissance de l’enfant reconnu lorsque le père est monégasque, ainsi que les nom, prénoms et domicile de ce dernier, dans le cadre de la gestion du Sommier de la nationalité, tel que précédemment évoqué.
La Commission relève, en outre, que, conformément à l’article 67 alinéa 2 du Code Civil, d’autres personnes pourraient obtenir communication d’une copie intégrale de l’acte de naissance ou de reconnaissance, « en vertu d’une autorisation du Procureur Général ».
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants concomitamment soumis à l’examen de la Commission permettant la gestion globale des registres d’état civil, notamment l’inscription des mentions marginales :
- « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de mariage » ;
- « Gestion des registres de l’Etat civil : actes de décès ».
Par ailleurs, le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d’origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Par ailleurs, elle estime que les mesures de sécurité et de confidentialité devraient être renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès, ainsi que par un chiffrement de la base de données et de l’espace de stockage des actes.
En outre, elle note que le contrat de prestations de service comporte une clause de confidentialité qui stipule que cette obligation « deviendra caduque si l’information tombe dans le domaine public, en dehors de toute intervention de la Partie qui a reçu l’information ». La Commission considère que, s’agissant particulièrement des informations et documents relatifs à l’état civil, même si les informations « tombaient dans le domaine public », le prestataire ne pourrait en disposer, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs. Aussi, elle considère que cette clause doit être supprimée.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La conservation des actes de naissance et des actes de reconnaissance est encadrée par le Code Civil. Ainsi, aux termes de l’article 32 de ce Code :
« Les actes de l’état civil sont inscrits sur un ou plusieurs registres tenus, chacun, en deux exemplaires.
Les registres sont cotés de leur première à leur dernière feuille et paraphés, sur chaque feuille, par un juge du tribunal de première instance.
Les actes de l’état civil peuvent également être dressés, en double exemplaire, sur des feuilles mobiles cotées et paraphées dans les conditions fixées au précédent alinéa. Dès que ces feuilles sont remplies, elles sont placées dans un classeur provisoire. Il est en outre porté mention, sur un cahier spécial, dès l’établissement de chaque acte de l’état civil sur des feuilles mobiles, du numéro et de la nature de l’acte, du nom et du premier prénom des parties ainsi que du numéro de la page sur laquelle il a été dressé. En fin d’année civile, les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil. En début de chaque année civile, les feuilles sur lesquelles ont été inscrits les actes de l’année précédente sont reliées en registre, suivant leur numérotation et l’ordre chronologique des actes.
Un exemplaire de chaque registre est alors déposé respectivement aux archives de la Mairie et au Greffe Général ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 34, « Après avoir été paraphées par celui qui les a produites et l’officier de l’état civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil sont déposées au Greffe Général, avec l’exemplaire des registres ».
Ainsi, conformément aux dispositions législatives codifiées, les informations objet du traitement sont conservées de manière illimitée aux archives de la Mairie et au Greffe Général.
La Commission considère donc que cette durée de conservation des informations objet du traitement est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement précise que les copies des documents justificatifs (ex. copie du livret de famille, des cartes d’identité) ne sont pas conservées de manière automatisées. Elles ne sont pas numérisées. Toutefois elles sont conservées sur support papier en Mairie « aux fins de justificatif auprès des parents ou du Procureur, le cas échéant ».
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les communications des actes et des informations y figurant devraient être réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et qu’ainsi :
• le Ministre d’Etat ne devrait recevoir que les informations prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ; qui ne devraient donc comporter que « l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée » par l’acte ;
• les Ambassades, Consulats et autres Autorités compétentes désignées comme telles aux termes de déclarations ou Accords bilatéraux sur le sujet ne devraient pas recevoir communication de ces informations et documents de manière automatique si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les Consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif ;
• le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les naissances répondant aux critères de nationalité monégasque ;
- la demande de copie intégrale de l’acte de naissance ou de reconnaissance effectuée par les avocats et les notaires, disposant selon le responsable de traitement d’un mandat implicite de leur client répondant aux critères de l’article 67 du Code Civil, comporte l’identité et la qualité du mandant afin que le service de l’état civil de la Commune puisse s’assurer que le demandeur est habilité à recevoir communication dudit document d’état civil, particulièrement lorsqu’il agit en tant qu’héritier ;
- le contrat de prestations de service doit faire l’objet d’un avenant afin de supprimer la clause qui permettrait audit prestataire de ne plus être lié par la clause de confidentialité si les informations objet de la prestation venaient à tomber dans le domaine public, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs.
Rappelle que l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
Recommande que la base de données et l’espace de stockage des actes soient chiffrés.
Demande que :
- les mesures de sécurité et de confidentialité soient renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès ;
- le formulaire de « déclaration de naissance » soit complété :
• par une mention aux termes de laquelle le déclarant accepte que la naissance de l’enfant monégasque soit portée à la connaissance de la Famille Princière, tenant compte du lien étroit entre la Famille Princière et les nationaux ;
• afin d’étendre le consentement de déclarant quant à la diffusion des informations relatives à la naissance à la revue éditée par la Commune.
- les fondements juridiques permettant la communication par la Commune de Monaco d’informations issues des actes de l’état civil de la Principauté de Monaco directement et systématiquement aux 11 Communes mentionnées dans la demande d’avis soient précisés ; qu’à défaut ces communications soient réalisées dans le respect des procédures fixées, selon le cas, par la Convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ou la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre les deux pays.
Suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Naissance ».
Invite le Maire à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil », conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, une fois le présent traitement mis en œuvre.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’état civil : actes de naissance et acte de reconnaissance », dénommé « Mélodie ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu le Code Civil ;
Vu le Code de Procédure Civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 20 avril 1901 promulguant la déclaration échangée entre la Principauté et l’Italie relativement à la communication réciproque des actes de l’état civil ;
Vu l’ordonnance n° 3.712 du 9 juillet 1948 relative à la déclaration concernant la délivrance gratuite réciproque des expéditions d’actes de l’état civil signée à Bruxelles le 5 juin 1948 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 rendant exécutoire la convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.828 du 18 septembre 2008 rendant exécutoire la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco, signée à Paris le 8 novembre 2005 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 portant application de la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l’administration et à l’organisation judiciaires ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005 fixant les modalités de transcription et de conservation des actes d’état civil étrangers concernant les personnes de nationalité monégasque ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », tel que mis en œuvre par décision du Maire du 19 janvier 2009, modifié par décisions du Maire des 16 novembre 2009 et du 12 septembre 2012, après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 08.06 du 4 juillet 2008, n° 09.01 du 19 janvier 2009, n° 09.07 du 5 octobre 2009, n° 2012.101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, modifié par décision du Maire du 31 mars 2004 après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 01.36 du 16 juillet 2001 et n° 03.20 du 11 décembre 2003 ;
Vu la demande d’avis, reçue le 7 avril 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de naissance et actes de reconnaissance », dénommé « Mélodie », par la Commune de Monaco ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 juin 2016, conformément à l’article 19 l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » a été mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives n° 01.36 du 16 juillet 2001, modifié le 31 mars 2004, après avis favorable de la Commission par délibération n° 03.20 du 11 décembre 2003.
En 2001 et 2003, les registres de l’état civil n’étaient pas informatisés. Aussi le traitement automatisé soumis à la Commission permettait au service de l’état civil de la Commune d’imprimer et de délivrer des copies d’acte, mais ne permettait pas de les rédiger.
Depuis 2005, la gestion des registres de l’état civil, de l’élaboration de l’acte à sa conservation, a fait l’objet d’une informatisation progressive permettant la gestion automatisée de l’ensemble des opérations lié à la tenue des registres d’état civil.
Afin de veiller à la transparence de celles-ci en termes de protection des informations nominatives, ces opérations ont été fractionnées en trois demandes d’avis portant sur les actes de naissance et les actes de reconnaissance, les actes de mariage et les actes de décès.
Le présent traitement concerne les actes de naissance et les actes de reconnaissance. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion des registres d’Etat civil : actes de naissance et actes de reconnaissance». Il est dénommé « Mélodie ».
Les personnes concernées sont les personnes de nationalité monégasque et les personnes de nationalité étrangère nées en Principauté de Monaco. La Commission précise que le traitement concerne également les personnes dont l’identité doit figurer à l’acte conformément à la législation en vigueur.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- tenue à jour des registres de l’état civil ;
- numérisation des actes établis entre 1900 et 2005 ;
- saisie informatique des informations relatives aux actes de naissance et de reconnaissance ;
- édition et délivrance des actes ;
- transcription des actes de naissance d’enfants de nationalité monégasque nés à l’étranger ;
- archivage des actes ;
- enregistrement des correspondances relatives à des demandes d’actes d’état civil des Juridictions, Communes, Ambassades et Consulats ;
- établissement et édition de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle observe cependant que la dénomination du traitement est identique pour les trois demandes d’avis se rapportant à la gestion de l’état civil examinées concomitamment. Aussi, elle suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - naissance ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d’officier d’état civil ; à ce titre :
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ;
3°) il délivre les permis d’inhumer dans les formes et conditions prévues par les lois et règlements ;
4°) il reçoit les déclarations de personnes qui, aux termes de la loi, veulent soit réclamer, soit décliner la nationalité monégasque ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment dans le respect des dispositions du Code Civil relatives aux actes de l’état civil (articles 25 et suivants) et de l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par les missions d’Officier d’état civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres d’Etat civil tels qu’encadrés par la réglementation susvisée, qui détaille les mentions devant figurer sur les actes, les modalités d’élaboration (articles 44 et suivants du Code Civil s’agissant des actes de naissance et de reconnaissance, articles 36, 37 et suivants pour la transcription de « tout acte de l’état civil d’une personne de nationalité monégasque dressé dans un pays étranger »), de modification, de communication et de conservation des actes et des registres.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes :
• Pour les actes de naissance
- identité :
• de l’enfant : nom, prénoms, sexe, date (jour, mois, année) et heure (heure et minute) de naissance, lieu de naissance (adresse et type de lieu), nombre d’enfants et rang gémellaire (en cas de naissance multiple) ;
• des ou du parent(s) : nom, prénoms, nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville, nom du département ou du pays), date de décès, le cas échéant ;
• du déclarant (tierce personne) : nom, prénom ;
- situation de famille des parents : mariage, date et lieu du mariage ;
- adresses et coordonnées :
• des ou du parent(s) : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• du déclarant (tierce personne) : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
- vie professionnelle :
• des ou du parent(s) : profession ;
• du déclarant (tierce personne) : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- filiation : parents mariés, enfant non reconnu, reconnu par la mère, par le père ou par les deux parents ;
- reconnaissance anticipée : mention marginale apposée au moment de l’établissement de l’acte de naissance :
• reconnaissance par le père : date et lieu de reconnaissance établie par une Mairie française ou un notaire ;
• reconnaissance par la mère : indication du même lieu et date de reconnaissance faite par le père, ou bien date et lieu de reconnaissance établie par une Mairie française ou un notaire ;
- publication de l’acte : mention si le Service est autorisé à faire publier l’acte dans la presse ;
- identité de l’Officier d’état civil : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte de naissance : rectification, reconnaissance, légitimation, adoption simple, séparation de corps, mariage, divorce, décès.
Les informations relatives à l’identité ont pour origine le certificat d’accouchement, la fiche de déclaration de naissance et la pièce d’identité de la personne se présentant en Mairie afin de déclarer ou de reconnaître un enfant.
Les informations relatives à la filiation ont pour origine la fiche de déclaration de naissance, le livret de famille, la pièce d’identité de la personne ou des personnes reconnaissant l’enfant, la reconnaissance anticipée effectuée en Mairie ou auprès d’un notaire.
Les informations relatives à la reconnaissance anticipée ont pour origine la fiche de déclaration de naissance, la pièce d’identité de la personne ou des personnes reconnaissant l’enfant, la reconnaissance anticipée.
La situation de famille a pour origine le livret de famille et la fiche de déclaration de naissance.
Les adresses, coordonnées et la mention concernant la publication de l’acte ont pour origine la fiche de déclaration de naissance.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte d’état civil concerné.
• Pour les actes de reconnaissance
- identité :
• de l’enfant : nom, prénoms, sexe, date, lieu de naissance ;
• du père : nom, prénoms, nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville, nom du département ou du pays) ;
- adresses et coordonnées du père : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
- vie professionnelle du père : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- type de reconnaissance : moment de la reconnaissance (pendant la vie de l’enfant), auteur de la déclaration, date (jour, mois, année), heure (heure et minutes) de la déclaration ;
- identité de l’Officier d’état civil : nom, prénom, qualité ;
Les informations relatives à l’identité de l’enfant ont pour origine l’acte de naissance.
Les informations relatives à l’identité du père et au type de déclaration ont pour origine la fiche de déclaration de naissance et la pièce d’identité du père.
Les informations relatives aux adresses, coordonnées et à la profession du père ont pour origine la déclaration de naissance.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
• Pour la retranscription d’un acte de naissance
- identité :
• de l’enfant : nom, prénoms, sexe, date (jour, mois, année) et heure (heure et minute) de naissance, lieu de naissance (adresse et type de lieu), nombre d’enfants et rang gémellaire (en cas de naissance multiple) ;
• des ou du parent(s) : nom, prénoms, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville, nom du département ou du pays) ;
• du déclarant (tierce personne) : nom, prénom, âge ;
- situation de famille des parents : mariage, date et lieu du mariage ;
- adresses et coordonnées :
• des ou du parent(s) : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• du déclarant (tierce personne) : domicile ;
- vie professionnelle :
• des ou du parent(s) : profession ;
• du déclarant (tierce personne) : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de transcription ;
- filiation : parents mariés, enfant non reconnu, reconnu par la mère, par le père ou par les deux parents ;
- identité de l’Officier d’état civil figurant sur l’acte étranger : nom, prénom, fonction ;
- identité de l’Officier d’état civil qui retranscrit l’acte : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte de naissance : rectification, reconnaissance, légitimation, adoption simple, séparation de corps, mariage, divorce, décès.
Les informations relatives à l’identité de l’enfant, du ou des parents, du déclarant et de l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de naissance dressé à l’étranger, aux adresses et coordonnées, à la vie professionnelle, à la filiation ont pour origine l’acte de naissance délivré par une Mairie étrangère ou une entité habilitée localisée à l’étranger.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil qui retranscrit l’acte a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte d’état civil concerné.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention sur le document de collecte, intitulé « déclaration de naissance », et un document spécifique lors de la demande de transcription d’un acte.
La Commission constate que l’information ainsi réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle relève également que le traitement fait l’objet d’une collecte indirecte d’informations nominatives prévue par des dispositions législatives, conformément à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées est mis en œuvre dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 et des dispositions particulières introduites par la loi dans le Code Civil relatives à la publicité des actes d’état civil (article 67) et à la communication des actes (articles 67 et suivants).
Dans ce sens, la consultation des registres doit respecter les dispositions de l’article 70 du Code Civil, aux termes duquel « Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l’officier de l’état civil et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur général ».
La communication d’informations figurant au registre de l’état civil, et plus particulièrement aux actes de naissance et de reconnaissance, doit respecter les dispositions :
- des alinéas 1 et 2 de l’article 67 du Code Civil, aux termes desquels « Toute personne, majeure ou émancipée, peut obtenir copie intégrale de son acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage. Peuvent également obtenir cette copie, les ascendants, descendants ou héritiers de la personne que l’acte concerne, son conjoint, son représentant légal et le procureur général.
Les autres personnes ne peuvent obtenir copie intégrale des mêmes actes qu’en vertu d’une autorisation du procureur général. »
- des alinéas 1 et 2 de l’article 68 du Code Civil qui disposent : « L’officier de l’état civil délivre des extraits des actes de naissance et de mariage aux requérants intéressés.
Les extraits d’acte de naissance n’indiquent que l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de naissance ou des mentions portées en marge de cet acte et, éventuellement, les mentions d’adoption simple, de mariage, de divorce, de séparation de corps et de décès ».
Il en sera de même pour toute demande de modification d’informations nominatives figurant dans ces actes qui doit respecter la procédure relative à la rectification des actes de l’état civil telle qu’elle découle des articles 71 et suivants du Code Civil et des articles 814 et 815 du Code de Procédure Civile.
Cependant, le principe de suppression des informations nominatives ne peut s’appliquer au présent traitement.
Tenant compte des dispositions législatives particulières à la gestion des actes et des registres de l’état civil, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées mises en place par le responsable de traitement sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l’Etat Civil – Nationalité, le Chef de Service Adjoint de la section Etat Civil, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le Chef de Service Adjoint de la Section Nationalité, une Attachée Principale, une Attachée et trois Secrétaires de cette Section : en consultation ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions de maintenance.
S’agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de naissance
Les personnes pouvant recevoir communication des informations relatives aux actes de naissance sont :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée concernée par l’acte de naissance, ainsi que de leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou du représentant légal de la personne concernée par l’acte de naissance ; les communications portent sur les copies intégrales de l’acte de naissance ou sur des extraits de ces actes conformément aux articles 67 et 68 du Code Civil ;
- le Procureur Général : de manière générale, il peut obtenir copie intégrale d’un acte de naissance ou de reconnaissance en application de l’article 67 du Code Civil ; il reçoit également communication des registres de l’Etat civil, conformément aux dispositions des articles 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, 40 du Code Civil et de l’article 7 chiffre 2° d) de l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 ;
La Commission observe que le Procureur Général reçoit les registres dans le cadre de la procédure permettant d’effectuer un « état annuel de la vérification des registres de l’état civil » « après leur dépôt au Greffe », et que le Greffe Général est également destinataire des actes, en vertu, notamment, de l’article 34 du Code Civil ;
- le Juge Tutélaire : « dans le cadre de ses fonctions, le Juge Tutélaire est destinataire des actes de naissance dressés par le Service de l’Etat Civil concernant un enfant naturel ».
Dans ce sens, la Commission observe que l’alinéa 3 de l’article 46 du Code Civil dispose que « Tout acte de naissance d’un enfant naturel est porté par l’officier de l’état civil à la connaissance du juge tutélaire dans les trois jours de sa rédaction » ;
- le Ministre d’Etat : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées et à la publication de l’acte de naissance ou de reconnaissance sont communiquées chaque semaine au Ministère d’Etat sur demande expresse ;
La Commission observe que la législation en vigueur ne prévoit pas cette communication. Toutefois, comme tout requérant intéressé, le Ministre d’Etat peut demander la délivrance d’extraits des actes de naissance ; aussi les informations qui lui sont communiquées ne devraient pas excéder celles prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ; elles ne devraient donc comporter que « l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée » par l’acte.
- le Service de la nationalité de la Mairie de Monaco : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, ainsi qu’à la publication de l’acte sont communiquées audit Service de la Commune dans le cadre de ses missions relatives à la tenue du Sommier de la Nationalité dans le respect de l’ordonnance souveraine n°2.194 du 12 mai 2009.
La Commission relève que le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les naissances répondant aux critères de nationalité monégasque.
- les Ambassades et Consulats installés en Principauté dans le cadre de déclaration ou de Convention bilatérale établissant les modalités de délivrance des actes de l’état civil dressés en Principauté ;
La Commission observe que les communications des actes ou informations y figurant devraient respecter les modalités prévues par les déclarations ou conventions bilatérales concernant la délivrance des actes de l’état civil. Aussi, elles ne devraient pas être automatiques si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif.
- les Officiers ministériels et avocats dans le cadre de leurs fonctions peuvent demander à recevoir des actes de naissance, sous forme d’extrait ou de copie intégrale. Dans ce dernier cas, le responsable de traitement considère, à l’instar de l’instruction générale française relative à l’état civil (IGREC), que les avocats, avoués et les notaires « sont présumés mandataires de leur client pour l’obtention de l’acte ».
La Commission observe que, selon l’introduction générale de cette instruction, elle regroupe « en un seul document les multiples dispositions législatives et réglementaires, circulaires et décisions jurisprudentielles antérieures relatives à l’état civil. Périodiquement mise à jour et complétée, cette circulaire est devenue l’ouvrage de référence en matière d’état civil à l’usage des parquets et des officiers de l’état civil ».
La Commission relève que le point 197-5 de l’IGREC précise qu’« Aucun texte n’empêche les personnes qui ont qualité pour demander la copie intégrale d’un acte de naissance ou de mariage de désigner un mandataire à cet effet. En principe, le mandataire doit justifier d’une procuration expresse. Mais, en raison de leurs fonctions, les avocats, les avoués et les notaires doivent être présumés mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte de l’état civil. Ils précisent l’identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant être habilitée par la loi à obtenir elle-même un tel document. En revanche, cette présomption ne peut être étendue aux personnes que le mandataire s’est substitué dès lors qu’elles n’appartiennent pas aux professions précitées. La protection de la vie privée, en effet, conduit à devoir exiger de ces personnes la justification non seulement de la subdélégation qui leur est faite mais encore de l’accord de la personne autorisée à obtenir une telle copie ».
En conséquence, par Officiers ministériels, il faut entendre les notaires. En outre, il appartient aux personnes habilitées de la Commune de s’assurer que la demande des professionnels autorisés comporte l’identité et la qualité de la personne pour laquelle ils agissent afin qu’elles puissent s’assurer que cette dernière est habilitée à recevoir communication de la copie intégrale de l’acte de naissance, particulièrement lorsque le demandeur agit en tant qu’héritier.
- les organismes de presse : lorsque sur le formulaire « déclaration de naissance » le déclarant consent à la publication de la naissance de l’enfant dans la presse locale, les informations relatives à l’identité sont communiquées aux organes de presse concernés ;
La Commission relève que le formulaire concerné n’envisage un consentement ciblé que pour une parution dans le quotidien régional. Elle observe toutefois qu’une diffusion est également envisagée par le biais du Journal de la Commune dénommé « Monaco, vivre ma Ville ». Aussi, elle suggère que le consentement porte sur l’ensemble des supports de diffusion.
- le Secrétariat de S.A.S la Princesse Charlène : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées lui sont adressées afin de permettre d’envoyer un courrier de félicitations de la part de la Famille Princière.
La Commission relève que cette communication n’est pas prévue par la législation en vigueur. Tenant compte du lien étroit entre la Famille Princière et les Nationaux, la Commission recommande que le formulaire « déclaration de naissance » soit complété par une mention aux termes de laquelle le déclarant accepte que la naissance de l’enfant monégasque soit portée à la connaissance de la Famille Princière.
- tout requérant : un extrait d’acte de naissance, sans filiation, peut être délivré « aux requérants intéressés », en application de l’article 68 du Code Civil.
Par ailleurs, le Maire indique qu’il communique à 11 Mairies françaises l’identité, les adresses et coordonnées, le numéro d’ordre des actes, la filiation, les mentions portant sur une reconnaissance anticipée afin de leur permettre de « tenir à jour leur registre de recensement des personnes domiciliées dans ces Communes » et sur le fondement de l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949.
La Commission relève qu’en France les opérations de recensement de la population répondent à des procédures établies par la loi qu’il importe de respecter. Aussi, elle demande que soient précisés les fondements juridiques permettant la communication par la Commune de Monaco d’informations issues des actes de l’état civil de la Principauté de Monaco directement et systématiquement aux 11 Communes mentionnées dans la demande d’avis. À défaut, elle demande que ces communications cessent.
Par ailleurs, elle observe que l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 traite en son titre VI de la « délivrance d’acte de l’état civil et légalisations ».
Les alinéas 1 et 2 de son article 24 précisent en effet que :
« Les deux Hautes Parties contractantes délivreront sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque la demande en sera faite dans un intérêt administratif dûment spécifié ou en faveur de leurs ressortissants indigents.
Elles délivreront également sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque ces actes concerneront des étrangers de nationalité tierce et seront demandés dans un intérêt administratif dûment spécifié ».
Son article 25 dispose que :
« Les demandes faites par les autorités françaises seront transmises aux autorités locales monégasques par le consulat général de France à Monaco.
Les demandes faites par les autorités monégasques seront transmises aux autorités locales françaises par la légation de Monaco à Paris.
La demande spécifiera sommairement le motif invoqué :
- « Intérêt administratif, service des pensions, de la sécurité sociale ou tout autre » ;
- « Indigence du Français ou du Monégasque requérant ». ».
En conséquence, la Commission rappelle, comme précédemment développé, que les communications relatives aux actes de l’état civil établis en Principauté de Monaco sous la responsabilité du Mairie, Officier d’état civil, dans le cadre des Conventions bilatérales devraient respecter les procédures fixées par les textes.
Les communications aux personnes intéressées, précitées, aux notaires et avocats, ainsi qu’à tout requérant, peuvent être effectuées vers un Pays disposant d’un niveau de protection adéquat, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ou vers un Pays ne disposant pas de ce niveau selon la localisation géographique du demandeur.
La Commission relève, d’une part, que ces communications sont réalisées sous format papier, d’autre part, qu’elles sont effectuées dans le respect de dispositions légales et réglementaires encadrant les communications des informations figurant au registre de l’état civil sous forme de copies intégrales de l’acte de naissance ou d’extraits de ces actes.
Aussi les communications vers les demandeurs, légalement habilités à les recevoir, localisés dans des Pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat sont conformes aux dispositions de l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur les destinataires des informations relatives à la transcription d’un acte de naissance
Les destinataires des informations relatives à un acte de naissance retranscrit relèvent de l’article 37-3 du Code Civil.
Ainsi, le responsable de traitement indique communiquer à l’intéressé, personne majeure ou émancipée, ainsi qu’aux personnes mentionnées à l’article 67 du Code Civil (ses ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou représentant légal de la personne concernée par l’acte), des extraits de l’acte d’état civil retranscrit.
En outre, toutes les informations sont également communiquées au Service de la Nationalité, aux fins d’inscription de l’intéressé dans le Sommier de la nationalité.
La Commission observe que les informations traitées à l’occasion de la transcription d’un acte de naissance ne font pas l’objet de communication hors de la Principauté de Monaco.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de reconnaissance
Les destinataires des informations portées sur des actes de reconnaissance sont :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée concernée par l’acte de naissance, ainsi que de leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou du représentant légal de la personne concernée par l’acte de naissance ; les communications portent sur les copies intégrales de l’acte de reconnaissance ou sur des extraits de ces actes conformément aux articles 67 et 68 du Code Civil ;
- le Procureur Général, dans le cadre de ses missions de contrôle de la tenue des registres de l’état civil, tel que préalablement développé ;
- le Juge tutélaire, conformément à l’article 49 du Code Civil qui dispose que « L’acte de reconnaissance d’un enfant est inscrit sur les registres à sa date ; il en est fait mention en marge de l’acte de naissance, s’il en existe un et il en est donné avis, dans les trois jours, au juge tutélaire ».
- le Service de la Nationalité de la Commune reçoit communication des noms, prénoms, date de naissance de l’enfant reconnu lorsque le père est monégasque, ainsi que les nom, prénoms et domicile de ce dernier, dans le cadre de la gestion du Sommier de la nationalité, tel que précédemment évoqué.
La Commission relève, en outre, que, conformément à l’article 67 alinéa 2 du Code Civil, d’autres personnes pourraient obtenir communication d’une copie intégrale de l’acte de naissance ou de reconnaissance, « en vertu d’une autorisation du Procureur Général ».
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants concomitamment soumis à l’examen de la Commission permettant la gestion globale des registres d’état civil, notamment l’inscription des mentions marginales :
- « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de mariage » ;
- « Gestion des registres de l’Etat civil : actes de décès ».
Par ailleurs, le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d’origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Par ailleurs, elle estime que les mesures de sécurité et de confidentialité devraient être renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès, ainsi que par un chiffrement de la base de données et de l’espace de stockage des actes.
En outre, elle note que le contrat de prestations de service comporte une clause de confidentialité qui stipule que cette obligation « deviendra caduque si l’information tombe dans le domaine public, en dehors de toute intervention de la Partie qui a reçu l’information ». La Commission considère que, s’agissant particulièrement des informations et documents relatifs à l’état civil, même si les informations « tombaient dans le domaine public », le prestataire ne pourrait en disposer, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs. Aussi, elle considère que cette clause doit être supprimée.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La conservation des actes de naissance et des actes de reconnaissance est encadrée par le Code Civil. Ainsi, aux termes de l’article 32 de ce Code :
« Les actes de l’état civil sont inscrits sur un ou plusieurs registres tenus, chacun, en deux exemplaires.
Les registres sont cotés de leur première à leur dernière feuille et paraphés, sur chaque feuille, par un juge du tribunal de première instance.
Les actes de l’état civil peuvent également être dressés, en double exemplaire, sur des feuilles mobiles cotées et paraphées dans les conditions fixées au précédent alinéa. Dès que ces feuilles sont remplies, elles sont placées dans un classeur provisoire. Il est en outre porté mention, sur un cahier spécial, dès l’établissement de chaque acte de l’état civil sur des feuilles mobiles, du numéro et de la nature de l’acte, du nom et du premier prénom des parties ainsi que du numéro de la page sur laquelle il a été dressé. En fin d’année civile, les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil. En début de chaque année civile, les feuilles sur lesquelles ont été inscrits les actes de l’année précédente sont reliées en registre, suivant leur numérotation et l’ordre chronologique des actes.
Un exemplaire de chaque registre est alors déposé respectivement aux archives de la Mairie et au Greffe Général ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 34, « Après avoir été paraphées par celui qui les a produites et l’officier de l’état civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil sont déposées au Greffe Général, avec l’exemplaire des registres ».
Ainsi, conformément aux dispositions législatives codifiées, les informations objet du traitement sont conservées de manière illimitée aux archives de la Mairie et au Greffe Général.
La Commission considère donc que cette durée de conservation des informations objet du traitement est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement précise que les copies des documents justificatifs (ex. copie du livret de famille, des cartes d’identité) ne sont pas conservées de manière automatisées. Elles ne sont pas numérisées. Toutefois elles sont conservées sur support papier en Mairie « aux fins de justificatif auprès des parents ou du Procureur, le cas échéant ».
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les communications des actes et des informations y figurant devraient être réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et qu’ainsi :
• le Ministre d’Etat ne devrait recevoir que les informations prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ; qui ne devraient donc comporter que « l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée » par l’acte ;
• les Ambassades, Consulats et autres Autorités compétentes désignées comme telles aux termes de déclarations ou Accords bilatéraux sur le sujet ne devraient pas recevoir communication de ces informations et documents de manière automatique si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les Consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif ;
• le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les naissances répondant aux critères de nationalité monégasque ;
- la demande de copie intégrale de l’acte de naissance ou de reconnaissance effectuée par les avocats et les notaires, disposant selon le responsable de traitement d’un mandat implicite de leur client répondant aux critères de l’article 67 du Code Civil, comporte l’identité et la qualité du mandant afin que le service de l’état civil de la Commune puisse s’assurer que le demandeur est habilité à recevoir communication dudit document d’état civil, particulièrement lorsqu’il agit en tant qu’héritier ;
- le contrat de prestations de service doit faire l’objet d’un avenant afin de supprimer la clause qui permettrait audit prestataire de ne plus être lié par la clause de confidentialité si les informations objet de la prestation venaient à tomber dans le domaine public, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs.
Rappelle que l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
Recommande que la base de données et l’espace de stockage des actes soient chiffrés.
Demande que :
- les mesures de sécurité et de confidentialité soient renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès ;
- le formulaire de « déclaration de naissance » soit complété :
• par une mention aux termes de laquelle le déclarant accepte que la naissance de l’enfant monégasque soit portée à la connaissance de la Famille Princière, tenant compte du lien étroit entre la Famille Princière et les nationaux ;
• afin d’étendre le consentement de déclarant quant à la diffusion des informations relatives à la naissance à la revue éditée par la Commune.
- les fondements juridiques permettant la communication par la Commune de Monaco d’informations issues des actes de l’état civil de la Principauté de Monaco directement et systématiquement aux 11 Communes mentionnées dans la demande d’avis soient précisés ; qu’à défaut ces communications soient réalisées dans le respect des procédures fixées, selon le cas, par la Convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ou la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre les deux pays.
Suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Naissance ».
Invite le Maire à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil », conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, une fois le présent traitement mis en œuvre.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’état civil : actes de naissance et acte de reconnaissance », dénommé « Mélodie ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.