Délibération n° 2010-40 du 4 octobre 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance du 5 décembre 1865 promulguant la convention conclue avec la France le 9 novembre 1865 relativement à l’union douanière et aux rapports de voisinage ;
Vu l’ordonnance du 19 novembre 1890 sur les fraudes au Trésor en matière de poudres, tabacs et cartes à jouer ;
Vu l’ordonnance du 12 décembre 1891 sur la fabrication et la vente des allumettes ;
Vu l’ordonnance du 16 juillet 1897 relative à la constatation des fraudes sur les tabacs ;
Vu l’ordonnance du 7 mai 1910 sur l’organisation du service et du personnel des finances ;
Vu l’ordonnance n° 2.448 du 1er août 1940 concernant le contrôle fiscal des débits de tabac ;
Vu l’ordonnance n° 2.719 du 8 février 1943 majorant des pénalités ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.063 du 14 décembre 1954 rendant exécutoire la convention franco-monégasque de voisinage et d’assistance administrative mutuelle du 23 décembre 1951 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.039 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la convention de voisinage, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 15.116 du 23 décembre 2001 portant adaptation en euros des montants exprimés en francs dans certaines ordonnances souveraines prises en l’application de traités internationaux ;
Vu la loi n° 583 du 18 décembre 1953 sur la retraite du personnel titulaire des services publics ;
Vu l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’Etat ;
Vu les contrats de concession de gérance de débit de tabacs conclus entre l’Administration des Domaines et les débitants ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, reçue le 23 juin 2010, concernant la mise en œuvre par la Régie Monégasque des Tabacs et Allumettes (R.M.T.A.), d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité la «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté» ;
Vu la prorogation du délai d’examen décidée par le Président de la Commission des Informations Nominatives conformément à l’article 7-2 de la loi n° 1.165, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 octobre 2010 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté».
Les personnes concernées sont :
- les fournisseurs de la Régie Monégasque des Tabacs et Allumettes (R.M.T.A.) ;
- les fabricants de tabacs ;
- les débitants de tabacs ;
- les supermarchés et autres commerces.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion des achats et logistique auprès des divers fournisseurs de la R.M.T.A. ;
- délivrance des autorisations en matière de prospection de tabacs sur le territoire de la Principauté ;
- identification des débitants de tabacs, allumettes et produits divers et autres revendeurs en Principauté ;
- gestion et suivi des commandes et des ventes des clients ;
- définir les recettes de l’Etat monégasque en matière de tabacs, allumettes et produits divers ;
- études statistiques à la demande du Gouvernement Princier, aux fins d’analyse de l’évolution des marchés et des flux ;
- mission de contrôle et de vérification de la bonne exécution du contrat de gérance par les débitants et sur tous les clients concernés par la vente des produits du monopole.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite.
II - Sur la justification du traitement
Conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable du traitement justifie ce dernier par le respect d’une obligation légale à laquelle la R.M.T.A. est soumise, dans le cadre du monopole détenu par le Gouvernement monégasque en matière de tabacs et allumettes.
A ce titre, la demande d‘avis fait référence à plusieurs textes règlementant la matière :
- l’ordonnance du 5 décembre 1865 promulguant la convention conclue avec la France le 9 novembre 1865 relativement à l’union douanière et aux rapports de voisinage ;
- l’ordonnance du 19 novembre 1890 sur les fraudes au Trésor en matière de poudres, tabacs et cartes à jouer ;
- l’ordonnance du 12 décembre 1891 sur la fabrication et la vente des allumettes ;
- l’ordonnance du 16 juillet 1897 relative à la constatation des fraudes sur les tabacs ;
- l’ordonnance du 7 mai 1910 sur l’organisation du service et du personnel des finances ;
- l’ordonnance n° 2.448 du 1er août 1940 concernant le contrôle fiscal des débits de tabacs ;
- l’ordonnance souveraine n° 2.719 du 8 février 1943 majorant des pénalités ;
- l’ordonnance souveraine n° 1.063 du 14 décembre 1954 rendant exécutoire la convention franco-monégasque de voisinage et d’assistance administrative mutuelle du 23 décembre 1951 ;
- l’ordonnance souveraine n° 3.039 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la convention de voisinage, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
- l’ordonnance souveraine n° 15.116 du 23 novembre 2001 portant adaptation en euros des montants exprimés en francs dans certaines ordonnances souveraines prises pour l’application des traités internationaux.
Après examen de la législation dont s’agit, la Commission constate que ces textes établissent le cadre légal en matière de tabacs et d’allumettes.
Par ailleurs, le traitement est justifié par l’exécution des contrats de concession de gérance de débit de tabacs, signés entre l’Administration des Domaines et les débitants. En effet, aux termes de l’ordonnance souveraine du 7 mai 1910 sur l’organisation du service et du personnel des finances, l’Administration des Domaines comprend «le contrôle des tabacs et des allumettes», contrôle effectué par la R.M.T.A.
La Commission constate que ce traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur les droits des personnes concernées
La Commission observe que l’information des personnes concernées est effectuée via l’envoi d’un courrier, qui a notamment pour objectif de recueillir auprès des personnes concernées leur consentement concernant la transmission de certaines informations :
- à différentes sociétés de tabacs aux fins de prospection ;
- aux acheteurs potentiels en cas de souhait de la part de débitant de céder son commerce.
Elle constate que les mentions d’informations prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, figurent bien sur ce document.
Par ailleurs, la Commission observe que le droit d’accès peut être effectué par voie postale, courrier électronique ou sur place en se rendant au siège de la R.M.T.A. Le délai de réponse est de 30 jours.
Le droit de modification et de mise à jour des données peut être exercé par voie postale ou courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
IV- Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : professionnelles, téléphone, fax, email, portable ;
- caractéristiques économiques et financières : volume et valeur de leurs achats auprès de la R.M.T.A. pour les seuls «clients» ;
- données d’identification électronique : Identification interne de l’agent de la R.M.T.A. par le système informatique ;
- numéros d’identification interne : numéros d’identification interne clients et fournisseurs, numéros bénéficiaires Contrôle Général des Dépenses (C.G.D.) ;
- informations relatives aux contrats de concession de gérance : dates des concessions successives, motif de fin de concession.
Elles ont pour origine l’Administration des Domaines dans le cadre des contrats de concession qu’elle signe avec les débitants de tabacs, la R.M.T.A., dans le cadre de son activité de contrôle, et le C.G.D. en ce qui concerne les numéros bénéficiaires.
La Commission estime que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Enfin, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que si d’autres informations (informations bancaires, RIB, etc.) venaient à être exploitées, il conviendrait de solliciter à nouveau l’avis de la Commission.
V - Communication d’informations
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité, les adresses et coordonnées, et les caractéristiques économiques et financières sont communiquées à des entités gouvernementales, à savoir :
- Le Département des Finances et de l’Economie ;
- Le Contrôle Général des Dépenses ;
- La Trésorerie Générale des Finances ;
- La Direction des Services Fiscaux ;
- La Direction de l’Expansion Economique.
La Commission prend note des indications exposées dans la demande d’avis concernant les missions et activités de la R.M.T.A. dans le cadre desquelles s’exerce la communication de ces informations nominatives, à savoir :
«- A titre ponctuel dans le cadre de diverses aides allouées aux débitants : Département des Finances et de l’Economie (autorité de tutelle), Direction du Budget et du Trésor (consultée pour avis lors de la mise en place d’une nouvelle mesure d’aide), Contrôle Général des Dépenses (contrôle et validation des certificats de paiement) et Trésorerie Générale des Finances (service payeur) ;
- Dans le cadre de la mission de contrôle : Département des Finances et de l’Economie (autorité de tutelle), Direction des Services Fiscaux (contrôle des stocks des débitants et des revendeurs) ;
- Dans le cadre des contrats de concession : Département des Finances et de l’Economie (autorité de tutelle), Administration des Domaines (gestion des contrats de concession), Direction de l’Expansion Economique (renouvellement d’activité ou nouveau concessionnaire)».
Elle constate que les missions respectives des entités administratives susmentionnées trouvent leur fondement juridique dans diverses ordonnances souveraines.
La Commission observe que ces informations sont également communiquées à des sociétés de tabacs situées en France, et ce, à des fins de prospection commerciale ainsi qu’à des fins statistiques.
A cet égard, considérant que la France dispose d’un niveau de protection adéquat, et que le consentement des personnes concernées est requis au préalable, la Commission conclut que cette communication est conforme aux exigences légales.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère donc que la communication de données nominatives aux entités gouvernementales ainsi qu’aux sociétés françaises précitées est «adéquate, pertinente et non excessive», conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII - Durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations objets du traitement sont conservées de manière illimitée.
A ce titre, il précise que «comme le prévoit la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, les informations de la [R.M.T.A.] sont conservées au titre de données publiques et d’archives nationales pour une durée illimitée afin de répondre aux besoins d’études du Gouvernement Princier sur l’évolution des marchés, le nombre et le positionnement géographique des débits, le comportement des fumeurs au fil du temps, et sont donc traitées officiellement à des fins historiques, statistiques ou scientifiques».
La Commission estime qu’eu égard au seul intérêt statistique que peuvent présenter les données objets du traitement dont s’agit, celles-ci ne pourront être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées au-delà d’une durée de dix ans après la vente.
En conséquence, au-delà de ce délai, les données traitées devront être anonymisées ou bien supprimées.
VIII - Sur la licéité
La Commission relève qu’il n’existe pas de texte consacrant officiellement l’existence de la R.M.T.A. en tant qu’entité juridique propre et définissant par la même ses missions.
Elle constate toutefois que la R.M.T.A. est mentionnée en tant que telle dans certains textes officiels :
- la loi n° 583 du 28 décembre 1953 sur la retraite du personnel titulaire des services publics ;
- l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’Etat ;
- l’ordonnance n° 2719 du 8 février 1943 majorant des pénalités.
Il en est également fait mention dans les contrats de concession de débit de tabacs signés avec l’Administration des Domaines.
Elle observe enfin que ce service est placé sous l’autorité de tutelle du Département des Finances et de l’Economie, département chargé de l’activité de contrôle des tabacs et allumettes.
En conséquence, la Commission constate qu’il ressort des textes susmentionnés, ainsi que du cadre juridique précité relatif au monopole du Gouvernement en matière de tabacs et allumettes, que l’existence de la R.M.T.A. est consacrée.
La Commission recommande néanmoins qu’une législation soit adoptée aux fins de définir ses missions.
Après en avoir délibéré,
Recommande qu’un cadre juridique soit adopté afin de permettre à la R.M.T.A. de disposer d’un fondement à la réalisation de ses missions ;
Demande que les informations collectées soient anonymisées ou supprimées au-delà d’un délai de dix ans après la vente ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Régie Monégasque des Tabacs et Allumettes du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance du 5 décembre 1865 promulguant la convention conclue avec la France le 9 novembre 1865 relativement à l’union douanière et aux rapports de voisinage ;
Vu l’ordonnance du 19 novembre 1890 sur les fraudes au Trésor en matière de poudres, tabacs et cartes à jouer ;
Vu l’ordonnance du 12 décembre 1891 sur la fabrication et la vente des allumettes ;
Vu l’ordonnance du 16 juillet 1897 relative à la constatation des fraudes sur les tabacs ;
Vu l’ordonnance du 7 mai 1910 sur l’organisation du service et du personnel des finances ;
Vu l’ordonnance n° 2.448 du 1er août 1940 concernant le contrôle fiscal des débits de tabac ;
Vu l’ordonnance n° 2.719 du 8 février 1943 majorant des pénalités ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.063 du 14 décembre 1954 rendant exécutoire la convention franco-monégasque de voisinage et d’assistance administrative mutuelle du 23 décembre 1951 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.039 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la convention de voisinage, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 15.116 du 23 décembre 2001 portant adaptation en euros des montants exprimés en francs dans certaines ordonnances souveraines prises en l’application de traités internationaux ;
Vu la loi n° 583 du 18 décembre 1953 sur la retraite du personnel titulaire des services publics ;
Vu l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’Etat ;
Vu les contrats de concession de gérance de débit de tabacs conclus entre l’Administration des Domaines et les débitants ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, reçue le 23 juin 2010, concernant la mise en œuvre par la Régie Monégasque des Tabacs et Allumettes (R.M.T.A.), d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité la «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté» ;
Vu la prorogation du délai d’examen décidée par le Président de la Commission des Informations Nominatives conformément à l’article 7-2 de la loi n° 1.165, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 octobre 2010 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté».
Les personnes concernées sont :
- les fournisseurs de la Régie Monégasque des Tabacs et Allumettes (R.M.T.A.) ;
- les fabricants de tabacs ;
- les débitants de tabacs ;
- les supermarchés et autres commerces.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion des achats et logistique auprès des divers fournisseurs de la R.M.T.A. ;
- délivrance des autorisations en matière de prospection de tabacs sur le territoire de la Principauté ;
- identification des débitants de tabacs, allumettes et produits divers et autres revendeurs en Principauté ;
- gestion et suivi des commandes et des ventes des clients ;
- définir les recettes de l’Etat monégasque en matière de tabacs, allumettes et produits divers ;
- études statistiques à la demande du Gouvernement Princier, aux fins d’analyse de l’évolution des marchés et des flux ;
- mission de contrôle et de vérification de la bonne exécution du contrat de gérance par les débitants et sur tous les clients concernés par la vente des produits du monopole.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite.
II - Sur la justification du traitement
Conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable du traitement justifie ce dernier par le respect d’une obligation légale à laquelle la R.M.T.A. est soumise, dans le cadre du monopole détenu par le Gouvernement monégasque en matière de tabacs et allumettes.
A ce titre, la demande d‘avis fait référence à plusieurs textes règlementant la matière :
- l’ordonnance du 5 décembre 1865 promulguant la convention conclue avec la France le 9 novembre 1865 relativement à l’union douanière et aux rapports de voisinage ;
- l’ordonnance du 19 novembre 1890 sur les fraudes au Trésor en matière de poudres, tabacs et cartes à jouer ;
- l’ordonnance du 12 décembre 1891 sur la fabrication et la vente des allumettes ;
- l’ordonnance du 16 juillet 1897 relative à la constatation des fraudes sur les tabacs ;
- l’ordonnance du 7 mai 1910 sur l’organisation du service et du personnel des finances ;
- l’ordonnance n° 2.448 du 1er août 1940 concernant le contrôle fiscal des débits de tabacs ;
- l’ordonnance souveraine n° 2.719 du 8 février 1943 majorant des pénalités ;
- l’ordonnance souveraine n° 1.063 du 14 décembre 1954 rendant exécutoire la convention franco-monégasque de voisinage et d’assistance administrative mutuelle du 23 décembre 1951 ;
- l’ordonnance souveraine n° 3.039 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la convention de voisinage, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
- l’ordonnance souveraine n° 15.116 du 23 novembre 2001 portant adaptation en euros des montants exprimés en francs dans certaines ordonnances souveraines prises pour l’application des traités internationaux.
Après examen de la législation dont s’agit, la Commission constate que ces textes établissent le cadre légal en matière de tabacs et d’allumettes.
Par ailleurs, le traitement est justifié par l’exécution des contrats de concession de gérance de débit de tabacs, signés entre l’Administration des Domaines et les débitants. En effet, aux termes de l’ordonnance souveraine du 7 mai 1910 sur l’organisation du service et du personnel des finances, l’Administration des Domaines comprend «le contrôle des tabacs et des allumettes», contrôle effectué par la R.M.T.A.
La Commission constate que ce traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur les droits des personnes concernées
La Commission observe que l’information des personnes concernées est effectuée via l’envoi d’un courrier, qui a notamment pour objectif de recueillir auprès des personnes concernées leur consentement concernant la transmission de certaines informations :
- à différentes sociétés de tabacs aux fins de prospection ;
- aux acheteurs potentiels en cas de souhait de la part de débitant de céder son commerce.
Elle constate que les mentions d’informations prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, figurent bien sur ce document.
Par ailleurs, la Commission observe que le droit d’accès peut être effectué par voie postale, courrier électronique ou sur place en se rendant au siège de la R.M.T.A. Le délai de réponse est de 30 jours.
Le droit de modification et de mise à jour des données peut être exercé par voie postale ou courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
IV- Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : professionnelles, téléphone, fax, email, portable ;
- caractéristiques économiques et financières : volume et valeur de leurs achats auprès de la R.M.T.A. pour les seuls «clients» ;
- données d’identification électronique : Identification interne de l’agent de la R.M.T.A. par le système informatique ;
- numéros d’identification interne : numéros d’identification interne clients et fournisseurs, numéros bénéficiaires Contrôle Général des Dépenses (C.G.D.) ;
- informations relatives aux contrats de concession de gérance : dates des concessions successives, motif de fin de concession.
Elles ont pour origine l’Administration des Domaines dans le cadre des contrats de concession qu’elle signe avec les débitants de tabacs, la R.M.T.A., dans le cadre de son activité de contrôle, et le C.G.D. en ce qui concerne les numéros bénéficiaires.
La Commission estime que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Enfin, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que si d’autres informations (informations bancaires, RIB, etc.) venaient à être exploitées, il conviendrait de solliciter à nouveau l’avis de la Commission.
V - Communication d’informations
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité, les adresses et coordonnées, et les caractéristiques économiques et financières sont communiquées à des entités gouvernementales, à savoir :
- Le Département des Finances et de l’Economie ;
- Le Contrôle Général des Dépenses ;
- La Trésorerie Générale des Finances ;
- La Direction des Services Fiscaux ;
- La Direction de l’Expansion Economique.
La Commission prend note des indications exposées dans la demande d’avis concernant les missions et activités de la R.M.T.A. dans le cadre desquelles s’exerce la communication de ces informations nominatives, à savoir :
«- A titre ponctuel dans le cadre de diverses aides allouées aux débitants : Département des Finances et de l’Economie (autorité de tutelle), Direction du Budget et du Trésor (consultée pour avis lors de la mise en place d’une nouvelle mesure d’aide), Contrôle Général des Dépenses (contrôle et validation des certificats de paiement) et Trésorerie Générale des Finances (service payeur) ;
- Dans le cadre de la mission de contrôle : Département des Finances et de l’Economie (autorité de tutelle), Direction des Services Fiscaux (contrôle des stocks des débitants et des revendeurs) ;
- Dans le cadre des contrats de concession : Département des Finances et de l’Economie (autorité de tutelle), Administration des Domaines (gestion des contrats de concession), Direction de l’Expansion Economique (renouvellement d’activité ou nouveau concessionnaire)».
Elle constate que les missions respectives des entités administratives susmentionnées trouvent leur fondement juridique dans diverses ordonnances souveraines.
La Commission observe que ces informations sont également communiquées à des sociétés de tabacs situées en France, et ce, à des fins de prospection commerciale ainsi qu’à des fins statistiques.
A cet égard, considérant que la France dispose d’un niveau de protection adéquat, et que le consentement des personnes concernées est requis au préalable, la Commission conclut que cette communication est conforme aux exigences légales.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère donc que la communication de données nominatives aux entités gouvernementales ainsi qu’aux sociétés françaises précitées est «adéquate, pertinente et non excessive», conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII - Durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations objets du traitement sont conservées de manière illimitée.
A ce titre, il précise que «comme le prévoit la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, les informations de la [R.M.T.A.] sont conservées au titre de données publiques et d’archives nationales pour une durée illimitée afin de répondre aux besoins d’études du Gouvernement Princier sur l’évolution des marchés, le nombre et le positionnement géographique des débits, le comportement des fumeurs au fil du temps, et sont donc traitées officiellement à des fins historiques, statistiques ou scientifiques».
La Commission estime qu’eu égard au seul intérêt statistique que peuvent présenter les données objets du traitement dont s’agit, celles-ci ne pourront être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées au-delà d’une durée de dix ans après la vente.
En conséquence, au-delà de ce délai, les données traitées devront être anonymisées ou bien supprimées.
VIII - Sur la licéité
La Commission relève qu’il n’existe pas de texte consacrant officiellement l’existence de la R.M.T.A. en tant qu’entité juridique propre et définissant par la même ses missions.
Elle constate toutefois que la R.M.T.A. est mentionnée en tant que telle dans certains textes officiels :
- la loi n° 583 du 28 décembre 1953 sur la retraite du personnel titulaire des services publics ;
- l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’Etat ;
- l’ordonnance n° 2719 du 8 février 1943 majorant des pénalités.
Il en est également fait mention dans les contrats de concession de débit de tabacs signés avec l’Administration des Domaines.
Elle observe enfin que ce service est placé sous l’autorité de tutelle du Département des Finances et de l’Economie, département chargé de l’activité de contrôle des tabacs et allumettes.
En conséquence, la Commission constate qu’il ressort des textes susmentionnés, ainsi que du cadre juridique précité relatif au monopole du Gouvernement en matière de tabacs et allumettes, que l’existence de la R.M.T.A. est consacrée.
La Commission recommande néanmoins qu’une législation soit adoptée aux fins de définir ses missions.
Après en avoir délibéré,
Recommande qu’un cadre juridique soit adopté afin de permettre à la R.M.T.A. de disposer d’un fondement à la réalisation de ses missions ;
Demande que les informations collectées soient anonymisées ou supprimées au-delà d’un délai de dix ans après la vente ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Régie Monégasque des Tabacs et Allumettes du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des opérations liées à la vente des tabacs, allumettes et produits divers en Principauté».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.