Délibération n° 2023-103 du 19 juillet 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des admissions des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d'Aides-Soignants » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;

Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2018-1089 du 21 novembre 2018 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2021-747 du 23 novembre 2021 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation d’Aides-Soignants ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 27 mars 2023, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des admissions à l’école des infirmiers et aides-soignants » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 25 mai 2023, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 juillet 2023 portant examen du traitement automatisé susvisé.

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.

Par le biais de ses deux instituts de formation, l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et l’Institut de Formation d’Aides-Soignants (IFAS), cet établissement permet aux personnes intéressées par les métiers du soin de suivre un cursus scolaire. L’admission se fait soit sur dossier soit sur concours.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion des admissions à l’école des infirmiers et aides-soignants ».

Les personnes concernées sont le directeur de l’IFSI-IFAS, les formateurs, les secrétaires, les étudiants et les candidats.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

> Pour les admissions sur dossier des étudiants à l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (Parcoursup) :

-  gestion des inscriptions dans Parcoursup ;

-  étude des dossiers et notes ;

-  résultats des admis uniquement (affichage à l’Institut de Formation en Soins Infirmiers) ;

-  admission.

>   Pour les admissions sur concours dans le cadre de la formation professionnelle continue à l’Institut de Formation en Soins Infirmiers :

-  gestion des inscriptions (possibilité de récupérer le dossier sur le site Internet du CHPG puis de le déposer directement à l’Institut) ;

-  validation du dossier ;

-  convocation aux oraux et écrits ;

-  constitution et organisation du jury ;

-  gestion des concours ;

-  résultats des admis uniquement (affichage à l’Institut de Formation d’Aides-Soignants et sur le site Internet) ;

-  admission.

>   Pour les admissions sur concours à l’Institut de Formation d’Aides-Soignants :

-  gestion des inscriptions (possibilité de récupérer le dossier sur le site Internet du CHPG puis de le déposer directement à l’Institut) ;

-  validation du dossier ;

-  convocation aux oraux et écrits ;

-  constitution et organisation du jury ;

-  gestion des concours ;

-  résultats dossiers et notes ;

-  résultats des admis uniquement (affichage à l’Institut de Formation d’Aides-Soignants et sur le site Internet) ;

-  admission.

>    Pour l’ensemble des étudiants :

-  inscription sur la liste d’attente ;

-  gestion des correspondances avec l’étudiant (envoi, réception des courriers).

La Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles pour les personnes souhaitant rester anonymes, l’affichage ne comprend que leur numéro de dossier et non leurs nom et prénom.

Elle prend acte également que la date de naissance ne sera dorénavant plus affichée.

La Commission rappelle par ailleurs que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En l’espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c’est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant que le traitement a pour objet l’admission des étudiants au sein des deux instituts de formation du CHPG.

Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion des admissions des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Ce traitement est justifié tout d’abord par le respect d’une obligation légale, à savoir l’arrêté ministériel n° 2018-1089 du 21 novembre 2018 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers et l’arrêté ministériel n° 2021-747 du 23 novembre 2021 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation d’Aides-Soignants.

Le traitement est par ailleurs justifié par l’exécution d’un contrat lié à la réussite du concours d’entrée aux deux instituts ou à l’acceptation en Institut de Formation en Soins Infirmiers.

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-  identité, situation de famille : identifiant national étudiant (INE), matricule, photo, civilité, nom d’état civil (étudiant, conjoint, enfant), nom d’usage (étudiant, conjoint, enfant), prénom, nationalité, sexe, date de naissance, lieu de naissance, téléphone, numéro de sécurité sociale, copie CNI (demandée en noir et blanc), situation de famille (célibataire, marié), numéro de dossier ;

-  adresses et coordonnées : adresse complète ;

-  formation, diplômes, vie professionnelle : établissement scolaire fréquenté en classe terminale et cursus, CV, lettre de motivation manuscrite, vœux des candidats, formations, diplômes, année d’obtention du baccalauréat ou équivalence, catégorie du dernier diplôme obtenu dans l’enseignement supérieur, formation, catégorie socioprofessionnelle des responsables légaux, notes, relevé de carrière, justification de cotisations, statut inscription, dossier de présentation (expériences professionnelles, projet professionnel et motivations du candidat), attestation de suivi préparation au concours d’aide-soignant, attestation du niveau de langue française requis B2, titre de séjour valide, casier judiciaire (numéro 3 datant de moins de 6 mois), attestation de suivi de la préparation au concours d’aide-soignant ;

-  caractéristiques financières : numéro de chèque, banque, droits d’inscription ;

-  consommation de biens et services, habitudes de vie : activités sportives et artistiques, quittances EDF ou téléphone de l’habitation principale, quittance de la personne qui héberge et attestation sur l’honneur d’hébergement (pour l’étudiant hébergé), attestation de prise en charge de l’employeur (pour candidats en formation professionnelle), autorisation ou refus de publication des photographies et films vidéo, commande des uniformes (taille vêtement, pointure pour chaussures) ;

-  données d’identification électronique : adresse mail et mot de passe  ;

-  données de santé : mention oui/non de la réalisation de la visite médicale, état de santé ou d’une situation de handicap, certificat médical établi par un médecin ;

-  fiche inscription épreuves de sélection en IFSI : cases à cocher (autorisation d’affichage résultat concours IFSI, formulation choix IFSI (IFSI Monaco, champs libre), situation handicap (oui, non), « j’atteste que je ne suis pas concerné(e) par une décision d’exclusion encore en cours prise par l’institut de formation paramédical dans lequel j’étais inscrit et qui ferait obstacle à mon admission en IFSI à la rentrée scolaire », «  j’atteste que je ne suis pas en situation d’avoir interrompu la formation en IFSI pour laquelle je candidate », « Êtes-vous détenteur d’un ou plusieurs diplômes », « si oui, lequel ? », «  Fait à » «  le », Signature ;

-  informations temporelles : logs de connexion ;

-  examinateur/jury : nom, prénom ;

-  autres données  : liste d’attente.

Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelles, les caractéristiques financières,  les informations liées à la consommation de biens et services et aux habitudes de vie ainsi que la fiche d’inscription aux épreuves de sélection en IFSI ont pour origine les étudiants.

Les données de santé ont pour origine les étudiants ou le médecin agréé.

Les informations temporelles ont pour origine le système.

Enfin, les informations liées au jury et aux examinateurs et à la liste d’attente ont pour origine les deux instituts.

La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées

>    Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’un document spécifique et de l’Intranet (« Politique de protection des données à caractère personnel du CHPG »).

Ces documents n’ayant pas été joints à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

>    Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès du Délégué à la protection des données.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute, que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V.    Sur les personnes ayant accès au traitement

Le traitement est interne au CHPG.

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-  le directeur de l’IFSI et de l’IFAS : tout accès sur le dossier administratif de l’étudiant ;

-  les secrétaires : inscription, modification et consultation du dossier administratif de l’étudiant ;

-  les formateurs : inscription, modification et consultation du dossier administratif de l’étudiant ;

-  les administrateurs DSIO : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et de sécurité ;

-  le prestataire : tous droits dans le cadre de la maintenance (sous le contrôle de la DSIO).

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n°1.165 du 23 décembre 1993.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de quatre rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie », « Gestion de la scolarité des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants », « Gestion du site Internet du CHPG » et « Gestion de la communication interne ».

La Commission constate que ces traitements sont légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les données sont conservées le temps de l’admission ou du refus d’admission, à l’exception des informations temporelles qui sont conservées 1 an ainsi que les informations sur les examinateurs/jury et la liste d’attente qui sont conservées jusqu’à la rentrée scolaire.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Elle demande toutefois que l’extrait du casier judiciaire soit supprimé dès vérification.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Modifie la finalité du traitement par « Gestion des admissions des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Demande que l’extrait du casier judiciaire soit supprimé dès vérification.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des admissions des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.