Délibération n° 2023-90 du 21 juin 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Demander l'échange d'un permis de conduire étranger par voie dématérialisée » exploité par le Service des Titres de Circulation présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Titres de Circulation, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée ;

Vu le Code de la route ;

Vu la Délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 1^er mars 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Demander l’échange d’un permis de conduire étranger par voie dématérialisée » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 27 avril 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juin 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Service des Titres de Circulation (STC) est un Service exécutif de l’État, au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’État.

Le responsable de traitement souhaite mettre en place un téléservice afin de permettre aux usagers de solliciter, de manière dématérialisée, l’échange d’un permis de conduire étranger.

Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente demande, est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité « Demander l’échange d’un permis de conduire étranger par voie dématérialisée ».

Il concerne les agents traitants, l’usager titulaire du permis de conduire ainsi que les responsables légaux du titulaire du permis de conduire.

Le présent traitement a pour fonctionnalités :

-  la saisie des informations concernant la demande ;

-  l’import des pièces justificatives ;

-  le paiement en ligne ;

-  mettre sa demande en brouillon pour finir sa complétion plus tard ;

-  compléter les informations manquantes ;

-  l’annulation d’une déclaration par l’usager ou par un agent ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation d’enregistrement de la déclaration ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation d’annulation de la déclaration ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation de désinscription à la démarche en ligne ;

-  l’export d’un fichier Excel qui comprend toutes les déclarations et leurs informations anonymisées par les Agents ayant les droits nécessaires pour effectuer ces actions.

Le responsable de traitement précise par ailleurs que « la création d’un compte se fait via monGuichet.mc », le téléservice récupérant l’adresse email grâce à celui-ci.

Enfin, « un lien vers un questionnaire de satisfaction anonyme est mis à disposition des usagers ». Le responsable de traitement précise à cet égard que « [L]es réponses seront traitées anonymement par la Direction des Services Numériques afin de remplir sa mission conformément à l’Ordonnance Souveraine n° 7.995 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Services Numériques ».

La Commission considère que la finalité du présent traitement est déterminée et explicite conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement de la personne concernée ainsi que par un motif d’intérêt public.

Il précise notamment que le consentement de la personne concernée est formalisé par un acte positif clair, matérialisé par le biais d’une case à cocher, laquelle mentionne, « j’accepte que mes données personnelles soient traitées dans le cadre du téléservice « Demander l’échange d’un permis de conduire étranger » » ainsi que par l’obligation préalable d’accepter les conditions générales d’utilisation du téléservice, indispensable pour la création du compte sécurisé et l’accès à la démarche en ligne.

Le responsable de traitement précise par ailleurs que ce traitement s’inscrit dans le cadre des attributions dévolues au STC au titre de l’Ordonnance Souveraine n° 1.691 du 17 décembre 1957 portant réglementation de la police de la circulation routière instituant le Code de la route et de l’article 116 dudit Code qui dispose, au titre de son alinéa 4, que « Tout titulaire d’un permis de conduire étranger venant fixer sa résidence normale en Principauté doit obligatoirement solliciter l’échange de son permis de conduire étranger contre un permis délivré par le Service des Titres de Circulation pendant l’année qui suit l’acquisition de la résidence normale en Principauté ».

En toute fin, le présent traitement trouve son fondement dans la volonté de l’Administration de simplifier les démarches administratives des administrés en leur permettant de déposer leur déclaration depuis la démarche en ligne, sans se déplacer et sans autre démarche, ce qui s’inscrit dans le cadre de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré.

À cet égard, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine susvisée « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques ».

Sous réserve de ce qui précède, la Commission considère que le présent traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-  identité : usager qui fait la demande (usager concerné par la demande ou tiers) : titre, nom de naissance, nom d’usage, prénom, adresse email ;

   usager concerné par la demande : date de naissance, nationalité, numéro et date d’expiration de la carte d’identité/passeport ; numéro, catégorie, date de délivrance et d’expiration de la carte de séjour ;

-  adresses et coordonnées : usager : numéro de téléphone et adresse postale ;

-  données de transaction : prénom, nom, adresse postale, adresse courriel de la personne connectée, date de la transaction, montant de la transaction, identifiant de la commande, identifiant de la transaction, numéro de carte, date d’expiration, nom du titulaire et code de vérification : ces données ne sont pas stockées sur le téléservice ou sur le compte MonGuichet et sont collectées directement par le système de prestataire de service de paiement ;

-  données monétiques : numéro de terminal, HPAN/alias, origine des transactions, numéro d’autorisation ;

-  données d’identification électronique : identifiant technique de l’usager ;

-  informations temporelles : données d’horodatage ;

-  données de connexion : logs de connexion de l’usager, données de messagerie de l’usager ;

-  permis de conduire étranger : vous faites la demande : pour vous-même, pour un tiers, numéro du permis de conduire étranger, date d’obtention du permis de conduire étranger ; date de validité du permis de conduire étranger (facultatif), pays de délivrance, catégories de permis de conduire obtenues, catégories de permis de conduire obtenues nécessitant un certificat médical (permis de conduire poids lourd), déclaration sur les catégories de permis de conduire obtenues, demande de permis de conduire international (oui/non), déclarations sur l’honneur ;

-  pièces justificatives : permis de conduire étranger, relevé d’information intégral de l’État de délivrance, photo d’identité du titulaire du permis de conduire étranger, carte d’identité monégasque du titulaire du permis de conduire étranger.

La Commission prend acte que les cookies déposés sur les terminaux des utilisateurs le sont uniquement à des fins techniques et que les informations des mesures d’audience sont anonymes.

S’agissant des données monétiques, la Commission demande qu’aucun numéro relatif à une carte de paiement ne soit conservé dans le cadre du présent traitement dès lors que les conditions de conservation ne sont pas conformes à sa recommandation n° 2019-84 du 15 mai 2019.

Les informations collectées ont pour origine l’usager (personne concernée ou tiers agissant pour son compte), à l’exception des données d’identification électronique, des informations temporelles ainsi que des données de connexion qui sont issues du système.

Enfin, les données de transaction ainsi que les données monétiques proviennent du système et du prestataire de services de paiement.

Sous réserve de ce qui précède, la Commission considère que les informations ainsi collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

•     Sur l’information préalable des personnes concernées

Les personnes concernées sont informées par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, à savoir les Conditions Générales d’Utilisation du téléservice.

À l’analyse du document joint au dossier, la Commission considère que celui-ci est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Elle relève toutefois que les modalités d’informations des agents traitants ne sont pas spécifiées. Aussi, la Commission rappelle que toutes les personnes concernées par le présent traitement doivent bénéficier d’une formation préalable conforme aux exigences légales.

•     Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès est exercé par la personne concernée auprès du Service des Titres de Circulation par courrier électronique ou par voie postale.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve, elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

La Commission constate qu’il n’y a pas de destinataire renseigné dans le présent traitement. Elle relève toutefois que les informations liées à la carte bancaire sont contrôlées et enregistrées par le prestataire de service de paiement.

Le responsable de traitement indique qu’ont accès au traitement :

-  le Service des Titres de Circulation (STC) : tous droits ;

-  les personnels de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État après création d’un ticket pour ouverture des droits ;

-  les personnels de la Direction des Services Numériques (DSN) ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre d’un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage, des missions de maintenance, de développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État après création d’un ticket pour ouverture des droits.

Le responsable de traitement précise qu’un mois après l’ouverture du téléservice en configuration, les accès tous droits des agents de la DSN seront restreints et que « seules quelques personnes de la DSN auront accès au téléservice avec le rôle d’administrateur fonctionnel (sans accès aux données des usagers) ».

En ce qui concerne les tiers intervenant pour le compte de la DSI et de la DSN, la Commission rappelle que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

En toute fin, la Commission rappelle que les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021-171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.

Sous ces réserves, la Commission considère que ces accès sont justifiés au regard du traitement.

VI.   Sur les interconnexions et rapprochements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités :

-  « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre et suivre des démarches par téléservices », pour permettre aux usagers d’accéder au traitement via leurs comptes ;

-  « Gérer les habilitations des agents et fonctionnaires de l’État aux téléservices contenus dans le « Guichet Virtuel » », afin de permettre le suivi des demandes des usagers par les personnes autorisées ;

-  « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs ;

-  « Gestion et analyse des évènements du système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité.

Il est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :

-  « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », afin de permettre de gérer les accès aux traitements, de demander la création d’un compte utilisateur ou de demander sa suspension ou sa suppression, de faire remonter un incident ou une difficulté afin que celui-ci soit remonté aux personnes habilitées à répondre ou à traiter le sujet et de suivre la prise en compte de leur(s) demande(s) ;

-  « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer les contacts si l’utilisateur a paramétré ces options ;

-  « Gestion des permis de conduire valables sur le territoire monégasque » afin de permettre le suivi des dossiers de chaque usager et de leurs permis de conduire ;

-  « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire habilité, si nécessaire ainsi que les administrateurs systèmes de la DSN situés à distance du réseau d’administration.

La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Les données collectées dans le cadre du présent traitement sont conservées 2 ans à compter du dépôt de la demande, à l’exception des données d’identification électronique et des données de connexion qui sont effacées au bout d’un an et des informations temporelles qui le sont à l’issue d’un délai d’un an à partir du dépôt de la demande.

La Commission considère que ces délais sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Demande qu’aucun numéro relatif à une carte de paiement ne soit conservé dans le cadre du présent traitement dès lors que les conditions de conservation ne sont pas conformes à sa recommandation n° 2019-84 du 15 mai 2019.

Rappelle que :

-  conformément aux dispositions de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré  « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques » ;

-  une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations ;

-  les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021‑171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pares-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Demander l’échange d’un permis de conduire étranger par voie dématérialisée ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.