Délibération n° 2023-88 du 21 juin 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Inscrire votre enfant en école primaire par voie dématérialisée » exploité par la Direction de l'Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.505 du 1^er mars 1966 portant création d’une Direction de l’Éducation Nationale, d’un Service des Affaires culturelles et d’un Service des Congrès ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.540 du 19 mars 1975 portant création de la Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 1^er mars 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Inscrire votre enfant en école primaire par voie dématérialisée » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 27 avril 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juin 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

La Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports (ci-après, la DENJS) souhaite mettre en place un téléservice permettant l’inscription dématérialisée des élèves en école primaire.

Le traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente demande, est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité « Inscrire votre enfant en école primaire par voie dématérialisée ».

Il concerne les agents traitants, les parents, les responsables légaux ou la personne assumant effectivement la garde de l’enfant, ainsi que les enfants eux-mêmes.

Le présent traitement a pour fonctionnalités :

-  la saisie d’informations concernant l’inscription ;

-  la saisie d’informations concernant l’élève ;

-  la saisie d’informations concernant les responsables légaux ;

-  l’import de pièces justificatives ;

-  la complétion des informations manquantes ;

-  l’enregistrement de la demande en tant que brouillon ;

-  l’annulation d’une déclaration par l’usager ou par un agent ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation d’enregistrement de la déclaration ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation d’annulation de la déclaration ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation de désinscription à la démarche en ligne ;

-  l’export d’un fichier Excel qui comprend toutes les déclarations et leurs informations anonymisées par les agents ayant les droits nécessaires pour effectuer cette action ;

-  l’export d’un fichier Excel qui comprend toutes les demandes acceptées et leurs informations non-anonymisées par les agents ayant les droits nécessaires pour effectuer cette action.

Concernant l’export d’un fichier Excel comprenant toutes les demandes acceptées et leurs informations non-anonymisées, la Commission demande la suppression d’un tel fichier une fois l’import de données effectué au sein du traitement « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté » lequel fait l’objet d’un rapprochement légalement mis en œuvre avec le présent traitement.

Le responsable de traitement précise en outre que « la création d’un compte usager se fait via monGuichet.mc » et qu’« un lien vers un questionnaire de satisfaction anonyme est mis à disposition des usagers », les réponses apportées étant traitées anonymement par la Direction des Services Numériques afin de remplir sa mission conformément à l’Ordonnance Souveraine n° 7.995 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Services Numériques.

Sous réserve de ce qui précède, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement de la personne concernée ainsi que par un motif d’intérêt public.

Il précise notamment que le consentement de la personne concernée est formalisé par un acte positif clair, matérialisé par le biais d’une case à cocher laquelle mentionne « j’accepte que mes données personnelles soient traitées dans le cadre du téléservice « Inscrire votre enfant en école primaire » » ainsi que par l’obligation préalable d’accepter les conditions générales d’utilisation, indispensable pour la création du compte sécurisé et pour l’accès à la démarche en ligne.

Le responsable de traitement indique, en outre, que le présent traitement s’inscrit dans le cadre des missions dévolues à la DENJS, en application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.505 du 1^er mars 1966 portant création d’une Direction de l’Éducation Nationale.

Il trouve également son fondement dans la volonté de l’Administration de simplifier les démarches administratives des administrés en leur permettant de déposer leur déclaration, depuis la démarche en ligne, sans se déplacer et sans autre démarche, ce qui s’inscrit dans le cadre de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré

La Commission rappelle à cet égard que conformément aux dispositions de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine susvisée, « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques ».

Aussi, elle prend acte de ce qu’« il est précisé dans les Conditions Générales d’Utilisation du Téléservice que  conformément aux dispositions de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, la création de ce téléservice n’a pas pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager d’accomplir la démarche par voie postale ou en se déplaçant à la DENJS ».

La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-  identité, nom de famille : élève : nom, prénom, date de naissance, ville de naissance, nationalité, sexe, frères et sœurs ? existe-t-il un jugement concernant la garde de l’enfant ;

   Frères et sœurs : nom, prénom, établissement ;

   Premier et second responsables légaux : responsable (père, mère, tuteur, tutrice) titre, nom d’usage, nom de naissance (facultatif), prénom, situation familiale, nationalité, êtes-vous le seul responsable légal de l’élève ;

-  adresses et coordonnées : élève : quel est le lieu de résidence principale de l’élève ? ;

   Premier et second responsables légaux : courriel, adresse, numéro de téléphone principal, numéro de téléphone secondaire (facultatif), le second responsable légal habite-t-il à la même adresse que le premier responsable légal ? ;

-  formation, diplômes, vie professionnelle : souhait : école actuelle, niveau actuel, école souhaitée, niveau souhaité ;

   Frères et sœurs : établissement ;

   Premier et second responsables légaux : avez-vous une activité professionnelle, profession, nom de l’employeur, adresse de l’employeur, numéro de téléphone de l’employeur ;

-  données d’identification électronique : identifiant technique de l’usager ;

-  informations temporelles et horodatage : données d’horodatage ;

-  données de connexion : logs de connexion de l’usager et données de messagerie de l’usager ;

-  pièces justificatives : certificat de nationalité, certificat de naissance, attestation de responsabilité civile, carnet de vaccination, certificat de sortie (facultatif), bulletins scolaires (facultatif), carte d’identité, justificatif d’identité du/des responsable(s) légal/aux, certificat de domicile, jugement concernant la garde de l’élève.

La Commission prend acte que les cookies déposés sur les terminaux des utilisateurs le sont uniquement à des fins techniques et que les informations de mesures d’audience sont anonymes.

En outre, elle relève que la collecte d’un jugement intégral de divorce apparaît disproportionnée et estime que le recueil d’un extrait des pages du jugement concernant la résidence de l’enfant ou l’autorité parentale pour les parents divorcés ou séparés est suffisant.

Aussi elle demande que seuls des extraits du jugement concernant la résidence de l’enfant ou l’autorité parentale pour les parents divorcés ou séparés soient collectés en tant que pièces justificatives.

Les informations collectées ont pour origine l’usager (particulier effectuant une demande), à l’exception des données d’identification électronique qui sont générées par le système et des informations temporelles et données de connexion qui sont issues du module web de la démarche en ligne.

Sous réserve de ce qui précède, la Commission considère que les informations ainsi collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

Les personnes concernées sont informées par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, à savoir les conditions générales d’utilisation du téléservice.

À l’analyse du document joint au dossier, la Commission considère que celui-ci est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Elle relève toutefois que les modalités d’informations des agents traitants ne sont pas spécifiées. Aussi, la Commission rappelle que toutes les personnes concernées par le présent traitement doivent bénéficier d’une information préalable conforme aux exigences légales.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès est exercé par la personne concernée auprès de la DENJS sur place ou par le biais d’un formulaire de contact en ligne.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

La Commission constate qu’il n’y a pas de destinataire renseigné dans le présent traitement.

Le responsable de traitement indique par ailleurs qu’ont accès au présent traitement :

-  les personnels de la Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports (DENJS) : tous droits ;

-  les personnels de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État après création d’un ticket pour ouverture des droits ;

-  les personnels de la Direction des Services Numériques (DSN) ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre d’un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage, des missions de maintenance, de développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État après création d’un ticket pour ouverture des droits.

Le responsable de traitement précise qu’un mois après l’ouverture du téléservice en configuration, les accès tous droits des agents de la DSN seront restreints et que « seules quelques personnes de la DSN auront accès au téléservice avec le rôle d’administrateur fonctionnel (sans accès aux données des usagers) ».

En ce qui concerne les tiers intervenant pour le compte de la DSI et de la DSN, la Commission rappelle que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services.

De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

La Commission rappelle également que les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021-171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.

Sous ces réserves, elle considère que ces accès sont justifiés au regard du traitement.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités :

-  « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre et suivre des démarches par téléservices », pour permettre aux usagers d’accéder au traitement via leurs comptes ;

-  « Gérer les habilitations des agents et fonctionnaires de l’État aux téléservices contenus dans le « Guichet Virtuel » », afin de permettre le suivi des demandes des usagers par les personnes autorisées ;

-  « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs ;

-  « Gestion et analyse des évènements du système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité.

Il est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :

-  « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer les contacts si l’utilisateur a paramétré ces options ;

-  « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », afin de permettre de gérer les accès aux traitements, de demander la création d’un compte utilisateur ou de demander sa suspension ou sa suppression, de faire remonter un incident ou une difficulté afin que celui-ci soit remonté aux personnes habilitées à répondre ou à traiter le sujet et de suivre la prise en compte de leur(s) demande(s) ;

-  « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté » afin de permettre aux agents de la DENJS de saisir des informations issues du téléservice dans l’outil de gestion des dossiers scolaires des élèves ;

-  « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire habilité, si nécessaire ainsi que les administrateurs systèmes de la DSN situés à distance du réseau d’administration.

La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont conservées pour une durée de 5 ans à partir du dépôt de la demande, à l’exception des données d’identification électronique, des données d’horodatage et des données de connexion qui sont conservées un an.

À l’exception des données d’identification, des données d’horodatage et des données de connexion, la Commission considère que les données collectées dans le cadre du présent traitement devraient être conservées 3 ans à partir du dépôt de la demande. Elle fixe donc en conséquence la durée de conservation des informations collectées.

Sous cette réserve, la Commission relève que ces délais sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Fixe la durée de conservation des informations collectées par le biais du formulaire d’inscription à trois ans à partir du dépôt de la demande.

Considère que la collecte d’un jugement intégral concernant la garde de l’enfant, qui peut notamment être un jugement de divorce, est disproportionnée eu égard aux informations connexes, sensibles et sans lien avec la finalité du présent traitement qu’il peut contenir.

Demande que :

-  seuls des extraits du jugement concernant la résidence de l’enfant ou l’autorité parentale pour les parents divorcés ou séparés soient collectés en tant que pièces justificatives ;

-  le fichier Excel comprenant toutes les demandes acceptées et leurs informations non-anonymisées soit supprimé une fois l’import de données effectué au sein du traitement « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté » lequel fait l’objet d’un rapprochement légalement mis en œuvre avec le présent traitement.

Rappelle que :

-  une procédure relative au droit d’accès par voie électronique doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations ;

-  les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021‑171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pares-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Inscrire votre enfant en école primaire par voie dématérialisée ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.