Délibération n° 2023-81 du 17 mai 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Demander l'attribution d'un logement domanial à Monaco par voie dématérialisée » exploité par la Direction de l'Habitat présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.235 du 28 décembre 2000 relative aux conditions de location de certains locaux à usage d’habitation construits avant le 1er septembre 1947 ;
Vu la loi n° 887 du 25 juin 1970 portant limitation du champ de l’Ordonnance-loi n° 669 du 17 septembre 1959 modifiant et codifiant la législation relative aux conditions de location des locaux à usage d’habitation ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 4.801 du 28 avril 2014 portant création d’une Direction de l’Habitat ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2021-786 du 13 décembre 2021 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2013-72 du 17 juin 2013 portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’attribution des logements domaniaux - traitement et suivi des demandes » dénommé « Appels à candidature des logements domaniaux » de la Direction de l’Habitat, présenté par le Ministre d’État ;
Vu la délibération n° 2014-185 du 11 décembre 2014 portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’attribution des logements domaniaux- traitement et suivi des demandes », dénommé « Appels à candidatures des logements domaniaux » de la Direction de l’Habitat, présenté par le Ministre d’État ;
Vu la délibération n° 2022-111 du 20 juillet 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’attribution des logements domaniaux » exploité par la Direction de l’Habitat présenté par le Ministre d’État ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 16 février 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Demander l’attribution d’un logement domanial à Monaco par voie dématérialisée » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 14 avril 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 mai 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Par délibération n° 2013-72 du 17 juin 2013 la Direction de l’Habitat a reçu un avis favorable à la mise en œuvre du traitement d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’attribution des logements domaniaux - traitement et suivi des demandes » dénommé « Appels à candidature des logements domaniaux », modifié une première fois en 2014 et une seconde fois en 2022.
Le responsable de traitement entend désormais créer un téléservice relatif aux demandes de logement afin de « permettre au particulier de faire sa démarche d’inscription en ligne ».
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives y afférent est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Demander l’attribution d’un logement domanial à Monaco par voie dématérialisée ».
Les personnes concernées sont les usagers monégasques et les agents traitants (personnel de l’Administration).
Il est précisé que la connexion au téléservice s’effectue par le biais de la création d’un compte via « MonGuichet », objet du traitement ayant pour finalité « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices ».
Il est indiqué que la démarche en ligne aura pour fonctionnalités :
- saisie des informations concernant le demandeur ;
- saisie des informations concernant le foyer ;
- saisie des informations concernant la demande ;
- saisie des informations concernant le logement actuel ;
- saisie des informations concernant les biens immobiliers ;
- saisie des informations concernant les finances ;
- import des pièces justificatives ;
- compléter les informations manquantes ;
- enregistrer sa demande en tant que brouillon ;
- annulation d’une déclaration par l’usager ou par un agent ;
- envoi d’un courriel de confirmation d’enregistrement de la déclaration ;
- envoi d’un courriel de confirmation d’annulation de la déclaration ;
- envoi d’un courriel de conformation de désinscription à la démarche en ligne ;
- export d’un fichier Excel qui comprend toutes les déclarations et leurs informations anonymisées par les agents ayant les droits nécessaires pour effectuer cette action.
Le responsable de traitement indique également l’existence d’un lien renvoyant les usagers vers un questionnaire de satisfaction dont les réponses seront traitées anonymement par la Direction des Services Numériques (conformément à l’Ordonnance Souveraine n° 7.955 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Services Numériques).
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est justifié par le consentement de la personne concernée ainsi que par un motif d’intérêt public.
À cet égard, il est indiqué que le motif d’intérêt public résulte de l’article 2 de l’Ordonnance Souveraine n° 4.801 du 28 avril 2014 portant création d’une Direction de l’Habitat, aux termes duquel cette dernière est chargée « (…) 1°) d’instruire les dossiers de candidature à l’attribution des appartements situés dans les immeubles dépendant du domaine de l’État ».
En outre, cette Direction est expressément chargée de l’instruction des demandes d’attribution des logements domaniaux par l’arrêté ministériel n° 2021-786 du 13 décembre 2021 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux.
Le responsable de traitement précise en outre que celui-ci « se justifie également par la volonté de simplifier les démarches administratives des administrés en leur permettant de déposer leur déclaration, depuis la démarche en ligne, sans se déplacer et sans autre démarche. Elle s’inscrit dans le cadre de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ».
La Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 42 de l’Ordonnance Souveraine susvisée « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques ».
Enfin, le consentement est matérialisé par un acte positif clair, à savoir une case à cocher qui prévoit l’acceptation du traitement des données personnelles de l’usager dans le présent traitement et l’obligation préalable d’accepter les conditions générales d’utilisation.
Sous la réserve évoquée ci-dessus, la Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées concernant le demandeur et les personnes rattachées au foyer sont :
- identité :
• du demandeur : titre, nom d’usage, nom de jeune fille, prénoms, date de naissance, lieu de naissance, situation familiale, situation familiale précédente, nationalité ;
• du conjoint et l’ascendant, le cas échéant : titre, nom d’usage, nom de jeune fille, prénoms, date de naissance, lieu de naissance, situation familiale, nationalité ;
• habitant foyer : noms, prénoms, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, mode de garde/d’hébergement, situation familiale ;
- adresses et coordonnées : numéro de téléphone principal, numéro de téléphone secondaire, adresse email, nom de l’immeuble, adresse, étage, biens immobiliers possédés (localisation, autre localisation, ville, autre ville), biens immobiliers vendus (adresse, étage) ;
- vie professionnelle : situation socio-professionnelle du demandeur, du conjoint, des habitants ;
- caractéristiques financières :
• demandeur/conjoint/habitant : perception d’aides publiques servies par la Direction du Travail, perception de l’allocation chômage social servie par la DASO ;
• logement : montant du loyer mensuel, montant des charges mensuelles, perception de l’Aide Nationale au Logement, perception d’une aide au loyer versée par un autre organisme que la Direction de l’Habitat, montant mensuel perçu ;
• situation financière : perception d’une rente par le foyer, perception d’une allocation de la Mairie de Monaco par le foyer, perception d’une allocation de la Direction de l’Action et de l’Aide Sociale par le foyer, présence d’enfant ou naissance attendue entrainant la perception de prestation familiale (CCSS, SPME, CPAM) durant la période de référence, statut de personne imposable en France ou ailleurs ou susceptibles de l’être, perception de pension alimentaire ou part contributive à l’éducation et à l’entretien du ou des enfant(s), ouverture ou clôture de compte par un majeur depuis la précédente Commission d’Attribution, perception du Revenu de Solidarité Active (RSA) ;
- données d’identification électronique : identifiant technique de l’usager ;
- informations temporelles : données d’horodatage ;
- données de connexion : log de connexion de l’usager, données de messagerie de l’usager ;
- informations relatives à la demande : « Cette demande est-elle effectuée avec un conjoint ou une autre personne vivant maritalement au foyer au moment de la demande (sous réserve d’une adresse officielle commune) ? », « faites-vous la demande pour un tiers ? », « d’autres personnes composent-elles le foyer ? », motif de la demande, « la demande est-elle effectuée dans le cadre d’un retour de l’étranger en Principauté ? » ;
- informations relatives au logement : type de logement, nom de l’immeuble (facultatif), composition, surface intérieure, secteur logement, « à quel titre le demandeur occupe-t-il le logement ? », existence (oui/non) de problèmes de santé liés aux conditions de logement actuel (demandeur, conjoint, enfant ou autre), date d’échéance du bail, existence d’un parking dans le prix du loyer, demande d’autorisation au demandeur de la permission pour la Direction de l’Habitat d’utiliser les justificatifs communiqués pour cette aide ; si le demandeur est locataire : montant du loyer annuel, montant des charges mensuelles, date d’échéance du bail, inclusion d’un emplacement de parking dans le prix, bénéfice ou non de l’Aide Nationale au Logement, autre aide au loyer versée par un autre organisme que la Direction de l’Habitat ;
- informations relatives aux biens immobiliers possédés : qualité de propriétaire d’un bien immobilier d’un membre du foyer, type de logement, nombre de pièces, forme de propriété, bien loué, nombre de mois de location, bien non habitable, vente de biens depuis la dernière Commission, date de la vente, adresse, composition, étage ;
- pièces justificatives selon la situation applicable : certificat de nationalité, carte d’identité monégasque recto/verso en cours de validité, livret de famille, publication des bans (avec la date du mariage puis livret de famille postérieurement au mariage, jugement de divorce ou de séparation complet, convention réglant les conséquences du divorce, éventuels jugements successifs, ordonnance de résidence séparée, requête aux fins de divorce déposée auprès du Tribunal de première instance, convention réglant les conséquences du divorce signée des deux parties, copie du contrat de vie commune ou de PACS, jugement délivré par un Tribunal aux affaires familiales précisant les modalités de garde ou, à défaut, l’attestation sur l’honneur précisant les modalités de garde signée par les deux parents, justificatif officialisant la rupture de contrat de vie commune ou du PACS, document justifiant de la fin de l’hébergement, justificatif de retour en Principauté (inscription à l’école, emploi, contrat de travail, …), carte de séjour en cours de validité, carte d’identité monégasque recto/verso en cours de validité ou attestation sur l’honneur que l’enfant mineur n’a pas de carte d’identité, livret de famille ou acte de naissance, déclaration de grossesse (feuille d’examen médical prénatal) transmise à l’organisme de santé, postérieurement à la naissance livret de famille et certificat de nationalité, attestation de scolarité ou carte d’étudiant en cours, attestation mentionnant le montant des loyers encaissés pour chaque bien loué (hors charges hors frais de gestion) encaissés sur la période de référence, attestation mentionnant le montant des loyers encaissés pour chaque bien loué (hors charges, hors frais de gestion) encaissés sur la période de référence, justificatif attestant de la vente du/des bien(s) immobiliers(s), la ou les attestation(s) précisant le montant total des salaires nets, toutes primes incluses établie par la ou les employeur(s) concerné(s), la ou les attestation(s) établie par les Caisses Sociales (Monaco ou France) précisant le montant des indemnités journalières maternité/paternité ou attestation(s) de non-perception dudit organisme, la ou les attestation(s) des Caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics, la ou les attestation(s) précisant le montant total des salaires nets, toutes primes incluses, établie par la Direction du Budget et du Trésor ou par la Mairie de Monaco, la ou les attestations précisant le montant de la prime de fin d’année, établie par le SPME ou attestation de non perception dudit organisme, la ou les cotisations pour pension civile de retraite, le ou les comptes d’exploitation attestés sur l’honneur et/ou bilans comptables et/ou déclarations des résultats auprès de la Direction des Services Fiscaux relatif au dernier exercice clôturé, la ou les attestations sur l’honneur précisant le montant des revenus nets perçus pour la même période, le ou les statuts ou tout autre justificatif relatif à l’activité (RCI, récépissé de déclaration monégasque, autorisation ministérielle,…), attestation de comptable précisant les rémunérations perçues au titre de l’activité pour la même période, la ou les attestations établissant le montant des pensions de chaque organisme payeur, la ou les attestations précisant le montant de la prime de fin d’année, établie par le SPME ou attestation de non perception dudit organisme, le ou les justificatifs d’ouverture des droits s’il y a lieu, attestation établissant le montant des pensions de réversion de chaque organisme payeur, le ou les avis de prise en charge à l’allocation d’aide au retour à l’emploi, les relevés de situation, le ou les derniers bulletins de salaires mentionnant la fin de l’activité, les aides publiques servies par la Direction du Travail, la ou les attestations indiquant le montant de l’allocation chômage social servie par la DASO, la ou les attestations sur l’honneur détaillant les durées non travaillées, la ou les attestations du montant versé pour l’année universitaire, la ou les attestations précisant le montant de la rente perçue durant la période sollicitée, la ou les attestation(s) établissant le montant des allocations et aides sociales, le/les justificatif(s) d’ouverture des droits (s’il y a lieu), l’/les attestation(s) de chaque organisme payeur (SPME, CCSS ou France) selon la situation précisant le montant des prestations familiales sur la période de référence, l’/les attestation(s) de non-perception de ces organismes selon l’affiliation, pour toutes les personnes imposables. le/les dernier(s) avis d’imposition intégral, pour toutes les personnes susceptibles d’être imposables, la ou les attestation(s) sur l’honneur de non-imposition, pour toutes les personnes percevant le Revenu de Solidarité Active (RSA), une attestation établissant le montant versé par la CAF ou la MSA sur la période de référence, pour toutes les personnes percevant ou versant une part contributive ou une pension, le/les justificatif(s) faisant mention du montant sur la période de référence, pour toutes personnes ne percevant pas ou ne versant pas de pension ou de part contributive, une attestation sur l’honneur de non-perception ou de non-versement de la pension ou de la part contributive sur la période de référence, pour chaque membre majeur du foyer, la ou les attestation(s) bancaire des revenus des valeurs et capitaux mobiliers pour l’exercice concerné (selon un modèle fourni) laquelle est établie par la ou les banques dans lesquelles les personnes concernées disposent de comptes, pour chaque membre du foyer, la ou les attestation(s) de la banque mentionnant la date de ladite clôture/ouverture.
La Commission prend acte que les cookies déposés sur les terminaux des utilisateurs le sont uniquement à des fins techniques.
Par ailleurs, la Commission relève de l’arrêté ministériel n° 2021-786, susvisé, que les pièces justificatives relatives à la propriété sont exigées uniquement dans les cas suivants :
- « pour les propriétaires de biens immobiliers loués quel que soit le lieu de la propriété, le justificatif du montant des loyers encaissés ;
- pour les propriétaires de biens immobiliers loués dans les communes listées dans le présent Arrêté Ministériel, copie de l’attestation de propriété, copie intégrale de la taxe foncière, copie intégrale du dernier avis d’impôt sur le revenu ;
- pour les propriétaires de biens immobiliers non loués dans les communes listées dans le présent arrêté ministériel, copie de l’attestation de propriété, copie intégrale de la taxe foncière, copie intégrale de la taxe d’habitation ;
- pour les propriétaires de biens immobiliers en Principauté, copie de l’attestation de propriété ».
Ainsi, aucun document n’est exigible relativement à des propriétés qui ne sont pas dans les communes listées par arrêté ministériel ou à Monaco, excepté les revenus qui en sont perçus.
La Commission relève donc que la collecte opérée par le téléservice, qui demande de « renseigner les informations relatives à vos biens immobiliers quelles que soient leurs localisation », excède l’encadrement légal et apparait disproportionné.
À cet égard, elle rappelle que par délibération n° 2013-72, susvisée, elle avait indiqué que « la Direction de l’Habitat n’a pas à connaître l’existence de biens immobiliers situés hors de la zone géographique fixée par arrêté ministériel, cette information n’ayant pas d’incidence sur le montant des points alloués ou retranchés au demandeur. Seuls les montants des revenus procurés par ces derniers (loyer) doivent être déclarés, le cas échéant, au titre des revenus perçus ».
La Commission exclut donc la collecte des documents, hors loyers perçus, des biens qui ne se situent pas en Principauté ou dans les communes listées par arrêté ministériel.
Il en est de même des informations relatives à la vente d’un bien, qui sont plus précises que celles collectées pour un bien effectivement détenu. Entre chaque Commission d’attribution, l’usager devrait uniquement avoir la possibilité de mettre à jour ou supprimer les biens qu’il détient, seuls étant pris en compte les revenus dans le calcul de points et non le fruit de la vente immobilière.
Il est également sans rapport avec les exigences de l’arrêté ministériel n° 2021-786 susvisé de savoir si les demandeurs ont ouvert ou clôturé un compte bancaire ou postal depuis la précédente demande d’attribution.
Elle constate en outre que ces données ne sont pas, ou ne devraient pas, être collectées dans le traitement « métier » y afférent ayant pour finalité « Gestion de l’attribution des logements domaniaux - traitement et suivi des demandes », précédemment soumis à formalité par la Direction de l’Habitat, et objet des délibérations n° 2013-72, n° 2014-185 et n° 2022‑111.
Enfin, la Commission relève que l’arrêté ministériel liste précisément les informations relatives à un divorce qui peuvent être collectées, et que la copie intégrale d’un jugement de divorce n’en fait pas partie. Elle estime que seuls les éléments pertinents du jugement de divorce relatifs à la situation familiale et qui permettent de déterminer les besoins du foyer doivent être collectés.
Sous ces réserves, la Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée à partir d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
Ont été jointes au dossier des conditions générales d’utilisation du téléservice, qui contiennent une mention d’information aux usagers conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
La Commission attire toutefois l’attention de la Direction de l’Habitat sur la nécessité de sensibiliser les demandeurs qui se doivent d’informer les membres de leur foyer de la communication de leurs informations vers le présent traitement. En effet, ces derniers ne peuvent être directement informés par la Direction de l’Habitat de l’existence de celui-ci.
Elle relève en outre que les modalités d’informations des agents traitants ne sont pas spécifiées. Aussi, la Commission rappelle que toutes les personnes concernées par le présent traitement doivent bénéficier d’une formation préalable conforme aux exigences légales.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par courrier électronique ou par voie postale et sur place.
S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous cette réserve, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate qu’il n’y a pas de destinataire renseigné dans le présent traitement.
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le personnel de la Direction de l’Habitat : tous droits ;
- le personnel de la Direction des Services Numériques :
• tous droits durant une période d’un mois à près l’ouverture du téléservice ;
• en configuration, sans accès aux données des usagers, dans le cadre d’un rôle d’assistance à maitrise d’ouvrage, des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État ;
- le personnel de la Direction des Systèmes d’Information : après création d’un ticket pour ouverture des droits uniquement dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État.
La Commission rappelle que les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021-171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.
VI. Sur les interconnexions
La Commission relève que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités :
- « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices », pour permettre aux usagers particuliers et entreprises d’accéder au traitement via leurs comptes ;
- « Gérer les habilitations des agents et fonctionnaires de l’État aux téléservices contenus dans le « Guichet Virtuel » », afin de permettre le suivi des demandes des usagers par les personnes autorisées ;
- « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs ;
- « Gestion et analyse des évènements du système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité ;
- « Gestion de l’attribution des logements domaniaux », afin de permettre la création d’un dossier de demande, la communication des pièces associées et le suivi d’un dossier par un pétitionnaire ;
- « Gestion des accès dédiés au Système d’information du Gouvernement », afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire habilité ou les agents de la DSN situés à distance du réseau d’administration.
Il est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :
- « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer les contacts si l’utilisateur a paramétré ces options ;
- « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI », afin de permettre à la Direction de l’Habitat de gérer les accès aux traitements, de demander la création d’un compte utilisateur ou de demander sa suspension ou sa suppression, de faire remonter un incident ou une difficulté afin que celui-ci soit remonté aux personnes habilitées à répondre ou à traiter le sujet et de suivre la prise en compte de leur(s) demande(s).
La Commission relève que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
Toutefois, l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées 2 ans à compter de la soumission de la demande, excepté en ce qui concerne les données d’identification électronique et les données de connexion qui sont conservées 1 an, ainsi que les informations temporelles qui sont conservées 1 an à compter du dépôt de la demande.
La Commission estime que ces durées ne conduisent pas à allonger les durées de conservations prévues au sein du traitement ayant pour finalité « Gestion de l’attribution des logements domaniaux - traitement et suivi des demandes », qui sont pour rappel les suivantes :
- « Toutes les données sont conservées d’un appel de candidature sur l’autre, si le pétitionnaire resoumet un dossier et jusqu’à ce que le pétitionnaire ait accepté un logement à la suite d’une attribution. Lorsque le logement a été accepté, le dossier fait l’objet d’un archivage intermédiaire pendant 5 ans (les pièces jointes - justificatifs sont supprimés/ la fiche du candidat est anonymisée). Si la demande est satisfaite, les informations sont également conservées dans le cadre de la gestion locative de l’administration des domaines (état civil, profession, coordonnées) ;
- Si le pétitionnaire ne soumet pas de dossier en commission C+2, son dossier fait l’objet d’un archivage intermédiaire pendant 10 ans ; les dossiers (demande, proposition et pièces justificatives) font ensuite l’objet d’un tri pour leur conservation définitive ;
- La fiche récapitulative et les documents portant décision de la Commission sont conservés sans limitation de durée dans le cadre des archives de la Direction de l’Habitat en application du référentiel d’archivage établi avec le SCADA au titre des archives d’intérêt public. Les données alphanumériques sont anonymisées par un tag, appelé, qui ne permet plus d’avoir accès aux éléments ;
- 12 mois glissant pour les logs de connexion, afin de tenir compte des impératifs de sécurité du système d’information et des dispositions de la PSSIE en la matière ».
La Commission considère que les délais mentionnés dans la présente demande d’avis sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Exclut la collecte :
- des documents, hors loyers perçus, des biens qui ne se situent pas en Principauté ou dans les communes listées par arrêté ministériel ;
- des informations relatives à la vente desdits biens ;
- des informations relatives aux ouvertures et clôtures de comptes bancaires ou postaux ;
- des copies intégrales des jugements de divorce.
Rappelle que :
- conformément aux dispositions de l’article 42 de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques » ;
- une procédure relative au droit d’accès par voie électronique doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations ;
- toutes les personnes concernées par le présent traitement doivent bénéficier d’une information préalable conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les équipements de raccordement (switch, routeurs, pare-feux) serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
- les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021‑171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.
Demande que la Direction de l’Habitat attire l’attention des demandeurs sur la nécessité d’informer les membres de leur foyer de la communication de leurs informations vers le présent traitement.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Demander l’attribution d’un logement domanial à Monaco par voie dématérialisée » exploité par la Direction de l’Habitat.
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.