Délibération n° 2023-79 du 17 mai 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Inscrire votre enfant au collège Charles III par voie dématérialisée » exploité par la Direction de l'Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.540 du 19 mars 1975 portant création de la Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 15 février 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Inscrire votre enfant au collège Charles III par voie dématérialisée » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 14 avril 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 mai 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

La Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports (ci-après, la DENJS) souhaite mettre en place un téléservice permettant l’inscription dématérialisée des élèves au Collège Charles III.

Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 modifiée, le Ministre d’État soumet ainsi, à l’avis de la Commission, le traitement ayant pour finalité « Inscrire votre enfant au collège Charles III par voie dématérialisée ».

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité « Inscrire votre enfant au collège Charles III par voie dématérialisée ».

Il concerne les agents en charge du traitement des demandes ainsi que les usagers (parents, responsables légaux ou personne assumant effectivement la garde de l’enfant).

La démarche en ligne a pour fonctionnalités :

-  la saisie d’informations concernant l’inscription ;

-  la saisie d’informations concernant l’élève ;

-  la saisie d’informations concernant les responsables légaux ;

-  l’import de pièces justificatives ;

-  la complétion des informations manquantes ;

-  l’enregistrement de la demande en tant que brouillon ;

-  l’annulation d’une déclaration par l’usager ou par un agent ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation d’enregistrement de la déclaration ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation d’annulation de la déclaration ;

-  l’envoi d’un courriel de confirmation de désinscription à la démarche en ligne ;

-  l’export d’un fichier Excel qui comprend toutes les déclarations et leurs informations anonymisées par les agents ayant les droits nécessaires pour effectuer cette action.

Le responsable de traitement précise que « la création du compte usager se fait via Login » et que « le téléservice récupère l’adresse email grâce à ce compte ».

Il est par ailleurs précisé que le téléservice propose un lien vers un questionnaire de satisfaction anonyme dont les réponses sont traitées par la Direction des Services Numériques.

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis et enfin, par la réalisation d’un intérêt légitime qu’il poursuit et qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.

Il précise que le consentement des personnes concernées est formalisé par un acte positif clair, matérialisé par une case à cocher, qui mentionne « J’accepte que mes données personnelles soient traitées dans le cadre du téléservice « Inscrire votre enfant au collège Charles III » » et par l’acceptation des conditions générales d’utilisation du téléservice, indispensable pour créer un compte sécurisé et accéder à la démarche en ligne.

Le présent traitement est également justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis à savoir, la loi n° 1.334 susvisée relative à l’éducation.

La Commission relève qu’aucune obligation légale ne pèse sur la DENJS pour recourir au présent téléservice. Il s’agit d’un choix de modalité d’inscription que le Gouvernement souhaite proposer aux usagers et qui s’inscrit dans le respect des dispositions de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré qui prévoit les conditions de création des téléservices.

Ainsi, comme indiqué au dossier, le traitement relève de l’intérêt légitime du responsable de traitement et est justifié par la volonté de l’Administration de simplifier les démarches administratives des administrés en leur permettant de déposer leur déclaration sans se déplacer et sans autres démarches, ce qui s’inscrit dans le cadre de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 précitée.

La Commission rappelle à cet égard que conformément aux dispositions de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine susvisée « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques ».

La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Les informations traitées sont :

-  Identité, nom de famille : élève : nom, prénom, date de naissance, ville de naissance, sexe, nationalité, médecin traitant de l’élève et frères et sœurs de l’élève ;

   Frères et sœurs : nom, prénom

   Premier et second responsable légal : titre, nom, prénom du responsable, situation familiale, nom d’usage et nationalité ;

-  Adresses et coordonnées : élève : lieu de résidence principal ;

   Premier et second responsable légal : adresse, numéro de téléphone mobile et numéro de téléphone fixe (facultatif), courriel d’au moins un des deux responsables légaux ;

-  Formation, diplômes, vie professionnelle : inscription : établissement actuel, niveau actuel, filière actuelle, formation niveau, langue vivante 1, langue vivante 1bis, langue vivante 2, souhait d’une instruction religieuse (oui/non), option monégasque ;

   Frère et sœur : établissement, nom de l’établissement ;

   Premier et second responsables légaux : existence d’une activité professionnelle, profession, nom de l’employeur, adresse de l’employeur, numéro de téléphone de l’employeur ;

-  Données d’identification électronique : identifiant technique de l’usager ;

-  Informations temporelles et horodatage : données d’horodatage ;

-  Données de connexion : logs de connexion de l’usager et données de messagerie de l’usager ;

-  Autres : élève : existence d’un médecin traitant, nom du médecin, numéro de téléphone du médecin, avez-vous des frères et sœurs ? ;

-  Assurances sociales dont dépend l’élève : nom de la caisse sociale, numéro d’assuré social, avez-vous une mutuelle ? ;

-  Pièces justificatives : existence d’un certificat de nationalité, carte de séjour, livret de famille, jugement concernant la garde de l’enfant, attestation de responsabilité civile, bulletins scolaires de l’année en cours, certificat de sortie, dispense de l’instruction religieuse, justificatif de l’identité des responsables légaux.

La Commission prend acte que les cookies déposés sur les terminaux des utilisateurs le sont uniquement à des fins techniques.

En outre, la Commission relève que la collecte d’un jugement intégral de divorce apparait disproportionnée et estime que le recueil d’un extrait des pages du jugement concernant la résidence de l’enfant ou l’autorité parentale pour les parents divorcés ou séparés est suffisant.

Aussi elle demande que seuls des extraits du jugement concernant la résidence de l’enfant ou l’autorité parentale pour les parents divorcés ou séparés soient collectés en tant que pièces justificatives.

Les informations ont pour origine l’usager (le particulier effectuant la demande), à l’exception des données d’identification électronique qui ont pour origine le système ainsi que les informations temporelles et les données de connexion qui sont issues du module web de la démarche en ligne.

Sous réserve de ce qui précède la Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, à savoir les conditions générales d’utilisation du téléservice.

Il est précisé que les utilisateurs du site sont informés des mentions légales et en application de la loi n° 1.383 pour une Principauté Numérique, de la politique cookie, ainsi que des conditions générales comprenant une clause intitulée protection des données à caractère personnel.

À la lecture de celle-ci, la Commission constate que les mentions d’information sont conformes aux exigences légales.

• Sur l’exercice du droit d’accès

Le droit d’accès est exercé par la personne concernée par voie postale et en ligne par le biais d’un formulaire de contact en ligne dédié à l’exercice des droits.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-  les personnels de la DENJS (Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports) : tout droits ;

-  la DSN (Direction des Services Numériques) dans son rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure, ou tiers intervenant pour son compte : en configuration, en assistance de la maitrise d’ouvrage, en maintenance, développement des applicatifs du site, de la sécurité et du système d’information de l’État ;

-  les personnels de la Direction des Systèmes d’Information ayant un accès restreint « après création d’un ticket pour ouverture des droits uniquement », ou tiers intervenant pour son compte : en maintenance, développement des applicatifs du site, de la sécurité et du système d’information de l’État ;

Le responsable de traitement précise qu’un mois après l’ouverture du téléservice en configuration, les accès tous droits des agents de la DSN seront restreints et que « seules quelques personnes de la DSN auront accès au téléservice avec le rôle d’administrateur fonctionnel (sans accès aux données des usagers) ».

Il appert à l’analyse du dossier que la DSN ou la DSI peuvent faire appel à des tiers intervenants externes.

La Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

En outre la Commission rappelle que les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021-171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.

Sous ces réserves, elle considère que ces accès sont justifiés au regard du traitement.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

La Commission relève que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités :

-  « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices », afin de permettre aux particuliers et aux entreprises de s’authentifier et se connecter afin de procéder à la gestion de leur compte MonGuichet leur permettant d’entreprendre et suivre leurs démarches en ligne par téléservice. L’authentification sur MonGuichet permettant de se connecter au présent téléservice et de réaliser la démarche ;

-  « Gérer les habilitations des agents et fonctionnaires de l’État aux téléservices contenus dans le « Guichet Virtuel » » afin de permettre le suivi des demandes des usagers par les personnes autorisées ;

-  « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs, les deux traitements sont synchronisés ;

-  « Gestion et analyse des évènements du système d’information », afin de veiller à la traçabilité et à la sécurité des actions effectuées sur le réseau.

Il est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :

-  « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », afin de permettre à la Direction de l’habitat de gérer les accès aux traitements, soit de demander la création d’un compte utilisateur ou de demander sa suspension ou sa suppression, de faire remonter un incident ou une difficulté afin que celui-ci soit remonté aux personnes habilitées à répondre ou à traiter le sujet (ex. TMA en cas de difficulté sur la solution), et de suivre la prise en compte de leur(s) demande(s) ;

-  « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement (technicien, utilisateurs, usagers…) de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer ses contacts si l’utilisateur a paramétré ces options ;

-  « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté », afin de permettre aux agents de la DENJS de saisir des informations issues du téléservice dans l’outil de gestion des dossiers scolaires des élèves ;

-  « Gestion des accès dédiés au Système d’information du Gouvernement » dénommé « le bastion », afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire habilité, si nécessaire ainsi que les administrateurs systèmes de la DSN situés à distance du réseau d’administration.

La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont conservées pour une durée de 5 ans à partir du dépôt de la demande, à l’exception des données d’identification électronique, des données d’horodatage et des données de connexion qui sont conservées un an.

À cet égard, la Commission considère que les données collectées devraient être conservées 3 ans à partir du dépôt de la demande. Elle fixe donc en conséquence la durée de conservation des informations collectées.

Sous cette réserve la Commission relève que ces délais sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Fixe la durée de conservation des informations collectées par le biais du formulaire d’inscription à trois ans à partir du dépôt de la demande.

Considère que la collecte d’un jugement intégral concernant la garde de l’enfant, qui peut notamment être un jugement de divorce, est disproportionnée eu égard aux informations connexes, sensibles et sans lien avec la finalité du présent traitement qu’il peut contenir.

Demande que seuls des extraits du jugement concernant la résidence de l’enfant ou l’autorité parentale pour les parents divorcés ou séparés soient collectés en tant que pièces justificatives.

Rappelle que :

-  une procédure relative au droit d’accès par voie électronique doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs routeurs, pares-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;

-  les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021‑171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Inscrire votre enfant au collège Charles III par voie dématérialisée ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.