Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d’Information ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 24 novembre 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion du cycle de vie des tests applicatifs » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 23 janvier 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 février 2023 portant examen du traitement automatisé susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Concernant les applications « métier » des Services du Gouvernement, le responsable de traitement estime nécessaire de mettre en place un outil lui permettant de « s’assurer de leur bon fonctionnement et du respect des exigences métier et/ou techniques ». Aussi, le Ministre d’État souhaite mettre en œuvre le traitement ayant pour finalité la « Gestion du cycle de vie des tests applicatifs ».

Ainsi, ce dernier est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité « Gestion du cycle de vie des tests applicatifs ».

Il concerne les fonctionnaires et agents de l’État et les prestataires agissant pour le compte du Gouvernement.

Les fonctionnalités du traitement sont :

« - Identifier les personnes habilitées à effectuer ou à suivre les tests sur les solutions/applications précitées ;

   - Gérer les accès de ces personnes à la solution de gestion de cycle de vie ;

   - Déterminer les rôles des acteurs dans le cycle de vie des tests ou dans l’administration de la solution ;

   - Suivre le cycle de vie des exigences, des tests et des campagnes d’exécution, ainsi que les commentaires associés ;

   - Disposer d’un historique relatif aux développements et aux tests effectués sur les applications pour veiller à la qualité des applications ;

   - Adresser des notifications de suivi de tâches ou des rapports d’exécution ;

   - Disposer de statistiques non nominatives sur la réalisation des tests. ».

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées, tout en précisant que le traitement « s’inscrit dans le cadre des missions de la DSI telles que définies, par exemple, par l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la DSI, par la PSSIE, et les règles fixées par l’AMSN ».

Il est précisé que « aux termes de l’article 2 chiffre 4 de l’Ordonnance Souveraine n° 7.996, la DSI a pour mission de « procéder à l’étude et au suivi des mises en œuvre des applications informatiques nécessaires au bon fonctionnement des services administratifs en étroite collaboration avec la Direction des Services Numériques et la Direction des Plateformes et des Ressources Numériques ». ».

La Commission relève que la mise en place d’un tel outil participe à la sécurisation du système d’information, conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information de l’État (PSSIE), annexée à l’arrêté ministériel n° 2017-56 du 1^er février 2017.

Le responsable de traitement précise que « les droits et libertés des personnes sont respectés par la transparence des politiques visant à assurer la sécurité et la confidentialité des ressources par le biais de la PSSIE et des chartes accessibles à tous au Journal de Monaco et sur le portail du Gouvernement ».

La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives traitées sont :

-  identité : nom, prénom, login ;

-  adresses et coordonnées : email ;

-  données d’identification électronique : login, mot de passe ;

-  informations temporelles : logs de connexion ;

-  suivi des tests : actions à réaliser, actions réalisées, commentaires sur les tests ;

-  profil utilisateur sur la solution : groupe/rôle (administrateur, utilisateur), date de création du compte, statut (actif, inactif), habilitation.

Les informations relatives à l’identité, aux adresses, au login et aux données d’identification électronique ont pour origine la DSI lorsqu’elle habilite ses personnels au traitement, tandis que le profil utilisateur est renseigné par l’administrateur de la solution.

Les actions et commentaires de suivi des tests sont renseignées par les agents habilités à effectuer des tests et les informations temporelles sont générées par le système.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une notice d’information intégrée dans le livret d’accueil des nouveaux arrivant et diffusée sur l’Intranet de l’Administration.

La Commission relève que la mention concernée, jointe au dossier, est conforme aux dispositions légales.

Elle demande néanmoins au responsable de traitement de s’assurer que les prestataires, notamment ceux qui peuvent accéder à distance, soient valablement informés de leurs droits.

•   Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Délégation Interministérielle chargée de la Transition Numérique.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande.

Aussi, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve, elle constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

La Commission constate à la lecture de la mention d’information portée à l’attention des personnes concernées, que les informations objets du traitement sont susceptibles d’être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires agissant dans le cadre de leurs missions.

Par ailleurs, ont accès au traitement :

-  les utilisateurs de la solution, agents de la DSI/DSN ou des prestataires habilités à effectuer des tests : tous droits, exceptés sur les profils d’habilitations ;

-  les administrateurs de la solution, tous droits.

Il est précisé que, potentiellement, d’autres agents du Gouvernement peuvent être habilités à effectuer des tests, en dehors de ces Directions.

En outre, la Commission constate qu’il est fait recours à des prestataires. Elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

La Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI.   Sur les rapprochements et les interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté avec les traitements légalement mis en œuvre suivants :

-  « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs ;

-  « Gestion des accès dédiés au Système d’information » pour l’installation de la solution et en cas de besoin ponctuel ;

-  « Gestion et analyse des évènements du système d’information » afin de veiller à la traçabilité et à la sécurité des actions effectuées sur le réseau.

Il est également rapproché avec les traitements légalement mis en œuvre suivants :

-  « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », aux fins de recueillir les demandes en lien avec le traitement ;

-  « Gestion de la messagerie professionnelle », aux fins d’échanges et rapports entre les intervenants.

La Commission constate que ces interconnexions et ces rapprochements sont conformes aux exigences légales et aux finalités initiales pour lesquelles les informations nominatives ont été collectées.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Les données sont conservées :

-  En ce qui concerne le nom, prénom, les adresses et coordonnées, les données d’identification électronique et le profil utilisateur, « tant que la personne est habilitée à avoir accès à la solution » ;

-  En ce qui concerne le login et les données de suivi des tests, « en lien avec la durée de vie du projet dans la solution » ;

-  12 mois glissants en ce qui concerne les informations temporelles.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Demande au responsable de traitement de s’assurer que les prestataires, notamment ceux qui peuvent accéder à distance, soient valablement informés de leurs droits. ;

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du cycle de vie des tests applicatifs ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.