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Délibération n° 2022-171 du 21 décembre 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la scolarité des Étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d'Aides-Soignants » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

  • N° journal 8626
  • Date de publication 20/01/2023
  • Qualité 100%
  • N° de page

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;

Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2018-1089 du 21 novembre 2018 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2021-747 du 23 novembre 2021 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation d’Aides-Soignants ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 30 septembre 2022, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la scolarité de l’Institut en Soins Infirmiers et de l’Institut de Formation d’Aides-Soignants » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 28 novembre 2022, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 décembre 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.

Par le biais de ses deux instituts de formation, l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et l’Institut de Formation d’Aides-Soignants (IFAS), cet établissement permet aux personnes intéressées par les métiers du soin de suivre un cursus de formation.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion de la scolarité de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers et de l’Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

Les personnes concernées sont le directeur de l’IFSI-IFAS, les formateurs, les secrétaires et les étudiants.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

  •    Dans le cadre de la gestion des instituts de formation :

-  formation clinique en stage ;

-  évaluation et suivi pédagogique de l’étudiant ;

-  absences.

  •   Dans le cadre de l’organisation des diplômes sociaux et sanitaires :

-  gestion du diplôme (inscription, envoi du dossier pour le jury).

La Commission prend acte que cette dernière fonctionnalité relève de la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) avec qui des informations sont échangées.

Elle considère en outre que le traitement a également pour fonctionnalité la constitution d’un jury et la désignation d’examinateurs au sein du CHPG.

La Commission rappelle par ailleurs que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En l’espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c’est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant que le traitement a pour objet la scolarité des étudiants au sein de ces deux Instituts de formation.

Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion de la scolarité des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Ce traitement est justifié tout d’abord par le respect d’une obligation légale, à savoir l’arrêté ministériel n° 2018-1089 du 21 novembre 2018 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers et l’arrêté ministériel n° 2021-747 du 23 novembre 2021 relatif aux conditions de fonctionnement de l’Institut de Formation d’Aides-Soignants.

Le traitement est par ailleurs justifié par l’exécution d’un contrat puisque ledit traitement peut rentrer dans le cadre de la Formation Professionnelle Continue (FPC) telle que la réorientation professionnelle d’un employé du CHPG.

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-  identité, situation de famille : civilité, nom, prénom, matricule, date de naissance, situation de famille (célibataire, marié) ;

-  adresses et coordonnées : téléphones,  adresse complète ;

-  formation, diplômes, vie professionnelle :  année de formation, stage, code service, service, notes, crédit universitaire, absences ;

-  informations temporelles : journalisation des connexions (identifiant, date et heure) ;

-  stage : intitulé de la demande, formation, discipline, nombre de stagiaires, nombre d’heures, lieu de stage souhaité, daté de début, date de fin, commentaires ;

-  catégorie de planification (formateur) : code/catégorie (arrêt de travail, congés, divers, évaluations, formation, jury) ;

-  diplôme : nom, prénom, date de naissance, nom et prénom du directeur de la DREETS ;

-  examinateur/jury : nom, prénom.

Les informations relatives à l’identité, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ont pour origine les étudiants, le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » et les formateurs.

Les informations relatives aux adresses et coordonnées ont pour origine les étudiants.

Les informations temporelles ont pour origine le système.

Les informations relatives au stage et à la catégorie de planification ont pour origine les formateurs.

Enfin, les informations relatives aux diplômes ont pour origine la DREETS et les informations liées au jury et aux examinateurs ont pour origine le Directeur des deux instituts.

La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

  •   Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de l’Intranet (« Politique de protection des données à caractère personnel du CHPG »).

Cette politique n’ayant pas été jointe à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

  •     Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès du Délégué à la protection des données.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

  • Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que les informations liées à l’identité, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle sont communiquées à la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS).

La Commission relève toutefois que les nom et prénom des examinateurs et des membres du jury sont également communiqués à la DREETS.

Elle considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

  •   Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-  le directeur de l’IFSI : tout accès sur le dossier de l’étudiant ;

-  les secrétaires : inscription, modification et consultation du dossier administratif (entrée/concours/stage) de l’étudiant ;

-  les formateurs : inscription, modification et consultation du dossier scolaire (notes, absences) de l’étudiant ;

-  les administrateurs DSIO : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et de sécurité ;

-  le prestataire : tous droits dans le cadre de la maintenance (sous le contrôle de la DSIO).

La Commissison constate à la lecture du dossier que le directeur de l’IFSI est également directeur de l’IFAS.

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de trois rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie », légalement mis en œuvre, « Gestion des demandes de stage au CHPG », déposé concomitamment, et « Gestion des admissions à l’école des infirmiers et aides-soignants », qui n’a fait l’objet d’aucune formalité auprès d’elle.

Elle demande au responsable de traitement de lui soumettre dans les plus brefs délais, le traitement ayant pour finalité « Gestion des admissions à l’école des infirmiers et aides-soignants ».

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les données sont conservées 3 ans à compter de la fin de la formation, à l’exception des informations temporelles qui sont conservées 1 an.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Modifie la finalité du traitement comme suit « Gestion de la scolarité des étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

Considère :

-  que le traitement a également pour fonctionnalités la constitution d’un jury et la désignation d’examinateurs au sein du CHPG ;

-  qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  tout rapprochement ne peut être effectué qu’entre des traitements légalement mis en œuvre ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Demande au responsable de traitement de lui soumettre dans les plus brefs délais le traitement ayant pour finalité « Gestion des admissions à l’école des infirmiers et aides-soignants ».

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la scolarité des Étudiants en Institut de Formation en Soins Infirmiers et en Institut de Formation d’Aides-Soignants ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.

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