Délibération n° 2022-158 du 16 novembre 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'Espace Fitness » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;

Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 26 septembre 2022, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’Espace Fitness » ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 novembre 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.

Dans le cadre de l’amélioration de la qualité de vie au travail, le CHPG souhaite mettre à disposition de ses employés un espace Fitness.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion de l’Espace Fitness ».

Les personnes concernées sont le personnel du CHPG. À cet égard, la Commission considère que sont concernées par le traitement les personnes qui s’inscrivent sur l’espace de réservation.

Enfin, le responsable de traitement indique que les fonctionnalités sont les suivantes :

-  présentation du planning des cours ;

-  création d’un compte ;

-  inscription et réservation des cours.

Il appert toutefois à l’étude du dossier que le traitement a également pour fonctionnalités la gestion des places disponibles et la confirmation de la réservation.

La Commission prend acte par ailleurs des précisions du responsable de traitements selon lesquelles il n’est pas possible de se connecter à l’espace de réservation par le biais de Facebook ou Google.

Elle constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Ce traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Le responsable de traitement indique à cet effet que le traitement a pour objectif d’améliorer la qualité de vie au travail des employés du CHPG puisque la mise en place de cet espace Fitness (ouvert 7/7j de 7 h à 20 h) va leur permettre de pratiquer une activité sportive libre ou des cours proposés dans l’Intranet.

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-  identité : nom, prénom, date de naissance ;

-  planning des cours : date et heure, cours proposés, nombre de places disponibles ;

-  compte : adresse email et mot de passe.

La Commission considère qu’est également collectée la confirmation de la réservation.

Les informations relatives à l’identité et au compte ont pour origine les personnes qui s’inscrivent à l’espace de réservation des cours.

Par ailleurs, les informations concernant le planning des cours ont pour origine la plateforme d’inscription.

La Commission constate ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de l’Intranet (« Politique de protection des données à caractère personnel du CHPG »).

Cette politique n’ayant pas été jointe à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès du Délégué à la protection des données.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-  le service de communication, la direction du CHPG et un cadre de santé : tout accès sur le planning (pas d’accès aux données des adhérents) ;

-  les adhérents : tous droits sur leur propre compte, y compris en suppression de toutes leurs données personnelles lors de la clôture du compte.

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de deux rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion de la communication interne » et « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG ».

La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité et au compte sont conservées tant que la personne est inscrite.

Par ailleurs, le planning des cours est conservé tant que les cours sont offerts.

La Commission considère ainsi que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère :

-  que sont concernées par le traitement les personnes qui s’inscrivent sur la plateforme de réservation ;

-  que le traitement a également pour fonctionnalités la gestion des places disponibles et la confirmation de la réservation ;

-  que la confirmation de la réservation est également collectée ;

-  qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’Espace Fitness ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.