Délibération n° 2022-133 du 21 septembre 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques », exploité par la Commission d'Insertion des Diplômés présentée par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2010-77 du 16 février 2010 portant création d’une Commission d’Insertion des Diplômés ;

Vu la Délibération n° 2019-206 du 18 décembre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques » exploité par la Commission d’Insertion des Diplômés présenté par le Ministre d’État ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 2 août 2022, concernant la mise en œuvre de la modification d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion de l’intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques » ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’arrêté ministériel n° 2017-77 du 16 février 2010 a créé une Commission d’Insertion des Diplômés (CID) « destinée à favoriser l’intégration dans le tissu économique monégasque des diplômés monégasques ou ayant des attaches avec la Principauté ».

Par délibération n° 2019-206 du 18 décembre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, la CID a reçu un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques », qu’elle souhaite désormais modifier par l’adjonction d’une fonctionnalité d’envoi de newsletters.

Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Paragraphe unique

La finalité et les personnes concernées demeurent inchangées.

Pour rappel, les fonctionnalités du traitement précédemment mis en œuvre sont :

En ce qui concerne la gestion des candidatures et l’accompagnement dans la recherche d’emploi :

-  réception des demandes d’aide à la recherche d’un emploi, d’un stage, d’un contrat d’apprentissage ;

-  enregistrement et vérification de la recevabilité de la demande ;

-  recherche d’organismes publics ou privés susceptibles d’être intéressés par le profil ;

-  organisation de rendez-vous avec le candidat ;

-  suivi de la demande et des correspondances avec le demandeur ;

-  mise en relation des entreprises partenaires avec les candidats.

En ce qui concerne la gestion des employeurs publics ou privés potentiels partenaires :

-  enregistrement et suivi des offres ou propositions, des profils recherchés ;

-  enregistrement et suivi des protocoles signés avec le Gouvernement Princier ;

-  suivi des propositions de candidatures adressées par le CID.

Enfin le traitement permet également d’effectuer :

-  un retour d’expérience des candidats et des organismes sollicités ;

-  l’établissement de statistiques sur l’activité de la Commission d’Insertion des Diplômés.

La CID souhaite désormais, en ce qui concerne la gestion des candidatures et l’accompagnement dans la recherche et en ce qui concerne la gestion des employeurs publics ou privés potentiels partenaires, ajouter une fonctionnalité d’envoi de newsletters.

Le responsable de traitement précise que « l’envoi de newsletters se fait uniquement aux personnes connues et en lien avec la Commission d’Insertion des Diplômés » et a joint au dossier la signature mail de la newsletter sur laquelle figure un lien de désinscription.

Il est également indiqué que l’ajout de cette fonctionnalité induit une nouvelle catégorie de personnes ayant accès au traitement, à savoir le prestataire d’emailing, qui peut accéder au nom, prénom, nom de l’entreprise, email des newsletters, uniquement en consultation.

La Commission relève que ce dernier est responsable de traitement dans l’administration de la solution technique qu’il propose, et dispose à cet effet d’une « Politique de confidentialité protection des données à caractère personnel » et est soumis au RGPD. La Commission constate également que les serveurs du prestataire sont hébergés en Union européenne, dans des pays disposant d’un niveau de protection adéquat.

La Commission rappelle néanmoins que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès du prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

Sous cette réserve, la Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, et que les nouveaux accès sont justifiés.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès du prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service, et qu’il est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’intégration des diplômés en lien avec Monaco et de la réinsertion des expatriés monégasques ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.