Délibération n° 2022-68 du 18 mai 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du remplacement interne du CHPG » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 14 mars 2022, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du remplacement interne du CHPG » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 12 mai 2022, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 mai 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Afin de mener à bien la gestion des remplacements du personnel (uniquement en interne), le CHPG souhaite mettre en place une solution permettant la gestion du personnel volontaire.
Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion du remplacement interne du CHPG ».
Les personnes concernées sont le personnel du CHPG, hors médecins.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- la gestion des remplacements du personnel CHPG (ne faisant pas appel à d’autres personnes externes) permettant de faire appel au personnel volontaire pour venir pallier aux demandes de missions ;
- la visualisation de l’ensemble du personnel inscrit dans la solution ;
- la publication de toute nouvelle mission (service/date et horaire de la mission/profil métier recherché et compétences ;
- la mise à disposition de la liste des remplaçants disponibles ;
- la validation des compétences ;
- l’accès aux missions postées dans la solution (statut : pourvu ou non pourvu) ;
- l’établissement d’un tableau de bord du suivi administratif ;
- l’utilisation de l’application sur smartphone (Androïd Market/ Apple store) ;
- l’envoi de confirmation de la mission pas sms (propre à l’application).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par le consentement de la personne concernée.
Le responsable de traitement indique à cet effet que le traitement relève d’une démarche volontaire de ladite personne qui remplit le formulaire d’inscription sur le site de la solution.
Il précise que l’Intranet informe le personnel de l’existence d’une solution de remplacement interne afin de permettre aux personnes souhaitant postuler sur des missions du CHPG de s’inscrire.
La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : nom, prénom, matricule, numéro de téléphone ;
- formation, diplômes, vie professionnelle : code établissement, nom de l’établissement (CHPG, CRIII, AQUIETÜDINE, CAP FLEURI), nom du service, compétence, métier ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- informations temporelles : journal d’audit inaltérable (fichiers de trace des accès, des erreurs des serveurs, des accès réussis et infructueux) ;
- tableau de bord du suivi administratif : heures à réaliser et réalisées par type de remplacement, nombre de demandes à traiter, nombre de remplacements disponibles ;
- autres données : dates et horaires de la mission, statut de la mission (pourvu ou non pourvu), motif du remplacement.
Concernant le motif du remplacement, la Commission demande que cette information qui figure déjà dans le traitement ayant pour fonctionnalité « Gestion du temps de travail des personnels », ne soit pas collectée dans le présent traitement.
Les informations relatives à l’identité du personnel, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ainsi que les données d’identification électronique ont pour origine la personne qui souhaite faire un remplacement.
Par ailleurs, les informations temporelles, le tableau de bord du suivi administratif et les autres données ont pour origine la solution.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de l’Intranet (« Rubrique politique de protection des données personnelles »).
Cette rubrique n’ayant pas été jointe à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès du Délégué à la protection des données.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- le personnel du CHPG qui souhaite effectuer un remplacement : inscription et visualisation des missions postées en interne dans la solution ;
- les cadres de santé : inscription afin de poster une nouvelle mission et de visualiser les remplacements disponibles ;
- les administrateurs DSIO : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et de sécurité.
La Commission prend acte par ailleurs des précisions du responsable de traitement selon lesquelles le prestataire n’a pas accès aux données.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de deux interconnexions avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion du temps de travail des personnels » et « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG » et d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la communication interne ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur les durées de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées tant que la personne est en activité au CHPG ou au maximum 2 ans à compter du « dernier contact », à l’exception des informations temporelles qui sont conservées 1 an.
La Commission considère ainsi que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
- la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Demande que le motif du remplacement ne soit pas collecté dans le présent traitement.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du remplacement interne du CHPG ».
Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.