Délibération n° 2021-168 du 21 juillet 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Postuler en BTS Management en Hôtellerie-Restauration ou Mise à Niveau par voie dématérialisée » exploité par la Direction de l'Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports, présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.540 du 19 mars 1975 portant création de la Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 1er avril 2021, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Postuler en BTS Management en Hôtellerie-Restauration ou Mise à Niveau par voie dématérialisée » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 31 mai 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juillet 2021 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Direction de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports (la DENJS) souhaite mettre à la disposition de candidats un téléservice, afin de leur permettre de postuler en ligne au BTS Management Hôtel-Restauration ou à une mise à niveau.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 modifiée, le Ministre d’État soumet ainsi, à l’avis de la Commission, le traitement ayant pour finalité « Postuler en BTS Management en Hôtellerie-Restauration ou Mise à Niveau par voie dématérialisée ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Postuler en BTS Management en Hôtellerie-Restauration ou Mise à Niveau par voie dématérialisée ».
Il concerne les agents traitants de l’administration et les usagers (c’est-à-dire les candidats et, en cas de minorité de ces derniers, leurs responsables légaux).
La démarche en ligne a pour fonctionnalités :
- La saisie des informations sur le candidat ;
- La saisie des informations sur le parcours scolaire du candidat ;
- La saisie des choix d’admission ;
- La saisie d’informations sur le/les responsable(s) légal (aux) du candidat ;
- La saisie des motivations du candidat ;
- L’import de pièces justificatives ;
- L’annulation d’une déclaration par l’usager ou par un agent ;
- L’envoi d’un courriel de confirmation d’enregistrement de la déclaration ;
- L’envoi d’un courriel de confirmation d’annulation de la déclaration ;
- L’envoi d’un courriel de confirmation de désinscription à la démarche en ligne ;
- L’export d’un fichier Excel comprenant toutes les déclarations et informations anonymisées par les agents ayant les droits nécessaires pour effectuer cette action.
Le responsable de traitement précise, par ailleurs, que « la création du compte usager se fait via Login » et que, « le téléservice récupère l’adresse email grâce à ce compte ».
Il est également signalé qu’« un lien vers un questionnaire de satisfaction anonyme est mis à disposition des usagers » et que, « les réponses seront traitées anonymement par la Direction des Services Numériques (DSN) afin de remplir sa mission (conformément à l’Ordonnance Souveraine n° 7.995 du 12 mars 2020 portant création de cette direction) ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis et enfin, par la réalisation d’un intérêt légitime qu’il poursuit et qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Il précise que le consentement des personnes concernées est formalisé par un acte positif clair matérialisé par une case à cocher mentionnant « J’accepte que mes données personnelles soient traitées dans le cadre du téléservice « Postuler en BTS Management en Hôtellerie-Restauration ou Mise à niveau » » et par l’acceptation préalable des conditions générales d’utilisation du téléservice, indispensable pour la création du compte sécurisé et l’accès à la démarche en ligne.
En outre, le responsable de traitement justifie le traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis à savoir, l’Ordonnance Souveraine n° 3.505 du 1er mars 1966 portant création d’une direction de l’éducation nationale.
Enfin, l’intérêt légitime est justifié par la volonté du responsable de traitement de simplifier les démarches administratives des administrés en leur permettant de déposer leur déclaration sans se déplacer et sans autre démarche, ce qui s’inscrit dans le cadre de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré.
La Commission rappelle à cet égard qu’en vertu de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine susvisée « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques ».
Par ailleurs le sondage réalisé par la DSN dans le cadre de sa mission sera traité anonymement.
Au regard de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations traitées sont :
- Identité, situation de famille : nom, nom d’usage, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance et nationalité du candidat ;
Nom, nom d’usage, prénom, situation familiale et nationalité des premier et second responsables légaux du candidat.
- Adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone et adresse email du candidat ; Adresse postale, téléphone, adresse email, adresse professionnelle et téléphone professionnel des premier et second responsables légaux du candidat.
- Formation-diplômes : baccalauréat, enseignements de spécialité, établissement fréquenté de l’année en cours et de l’année précédente ; niveau fréquenté de l’année en cours et de l’année précédente ;
Profession et employeur des premier et second responsables légaux du candidat.
- Données d’identification électronique : identifiant technique de l’usager.
- Informations temporelles : données d’horodatage.
- Données de connexion : logs de connexion et données de messagerie de l’usager.
- Autres : choix d’admission : niveau, option BTS 2, langue vivante A, langue vivante B ;
Motivations du candidat ;
Pièces justificatives : bulletins scolaires de l’année en cours et de l’année précédente, attestation de travail des premiers et seconds responsables légaux, lettre de motivation du candidat, CV du candidat, avis de l’établissement d’origine (avis du Chef d’établissement et du Professeur principal), diplôme du baccalauréat, décision de jugement en ce qui concerne la garde de l’enfant, lettre d’accord du second responsable légal, pièce d’identité du candidat, pièce d’identité du ou des responsables légaux, attestation responsabilité civile, certificat d’appel de préparation à la défense ou attestation de recensement. À cet égard la Commission prend acte des précisions selon lesquelles ces documents sont demandés dans la mesure où les examens sont français.
Les informations ont pour origine l’usager (c’est-à-dire le particulier effectuant une demande), à l’exception des données d’identification électronique qui ont pour origine le système et des informations temporelles et données de connexion qui proviennent du module web de la démarche en ligne.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, à savoir les conditions générales d’utilisation du téléservice.
À la lecture de l’extrait joint au dossier, la Commission constate que les mentions d’information sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 modifiée.
- Sur l’exercice du droit d’accès
Le droit d’accès est exercé par la personne concernée sur place, par voie postale, ou par courrier électronique adressé à la DENJS.
S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie de courrier électronique, la Commission rappelle qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Elle précise à cet effet que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous cette réserve, elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
- Sur les destinataires
La Commission constate que la DENJS peut communiquer à la DSN un sondage anonymisé en lien avec le présent traitement.
- Sur les personnes ayant accès au traitement
Ont par ailleurs accès au traitement :
- Les personnels de la DENJS : en lecture, en paramétrage, en traitement, en saisie ;
- Les personnels de la DSN ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure : en lecture, en configuration, en paramétrage, en traitement, en saisie.
Le responsable de traitement précise que « la liste des agents ayant accès au téléservice est définie et validée par le service suivant les habilitations ».
La Commission relève néanmoins que de plus en plus de traitements métiers ou de téléservices font l’objet d’interventions de la DSN qui administre ou crée les solutions.
Cette Direction support est décrite comme disposant d’accès aux traitements concernés. La Commission rappelle que cette dernière n’a pas à avoir accès en continu à l’information métier, dont la sensibilité peut varier en fonction des services concernés. Elle demande donc que les accès soient restreints au strict besoin d’en connaître et que les interventions de supports soient effectuées selon des modalités définies conformes aux règles de l’art.
En outre, en ce qui concerne les tiers intervenant pour le compte de la DSN, la Commission rappelle également que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services.
De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission relève enfin que les personnes concernées disposent également d’un accès en consultation à leur propre compte.
Elle considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les interconnexions
Le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants :
- « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservices », légalement mis en œuvre ;
- « Gérer les habilitations des agents et fonctionnaires de l’État aux téléservices contenus dans le « Guichet Virtuel », légalement mis en œuvre.
Le responsable de traitement indique que le traitement est également interconnecté avec les traitements de messagerie professionnelle, légalement mis en œuvre par l’État.
Ces traitements lui permettent notamment de procéder au « suivi des demandes des usagers par les personnes autorisées ».
La Commission considère que ces interconnexions sont conformes aux exigences légales.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
En outre, la Commission constate l’utilisation de reCAPTCHA Google qui implique un transfert d’informations vers les États-Unis et rappelle qu’il doit être mis fin à l’utilisation de cette solution.
Elle rappelle en effet que toute utilisation d’outils subordonnant l’accès à un service à un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat doit disposer d’un fondement juridique apportant des garanties appropriées audit transfert.
Enfin, la Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives sont conservées jusqu’au 31 décembre de l’année du dépôt de la demande, soit 8 mois maximum, à l’exception des données d’identification électronique, des données d’horodatage et des données de connexion qui sont effacées au bout d’un an.
Le responsable de traitement justifie ces durées de conservation par la « nécessité pour la DENJS de conserver lesdites données dans le cadre de la gestion des dossiers de candidatures des élèves et pour un meilleur suivi de ces derniers concernant leur candidature en BTS Hôtellerie ou Mise à Niveau ».
La Commission relève que ces délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pares-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les accès doivent être restreints au strict besoin d’en connaitre et que les interventions de supports, notamment ceux de la DSN, doivent être effectuées selon des modalités définies conformes aux règles de l’art ;
- conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 modifiée, les prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Acte que le délai pour le remplacement du Google ReCAPTCHA est échu et qu’il doit désormais être mis fin à l’utilisation de toute solution impliquant un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, en l’absence de fondement juridique apportant des garanties appropriées audit transfert.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Postuler en BTS Management en Hôtellerie-Restauration ou Mise à Niveau par voie dématérialisée ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.