Délibération n° 2021-88 du 19 mai 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès au CHPG avec ouverture automatisée par reconnaissance des plaques d'immatriculation » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 23 février 2021, portant sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès au CHPG avec ouverture automatisée par reconnaissance des plaques d’immatriculation » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 22 avril 2021, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 mai 2021 portant examen du traitement automatisé susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion des accès au CHPG avec ouverture automatisée par reconnaissance des plaques d’immatriculation ».

Il indique que les personnes concernées sont les pompiers et les membres de la Direction disposant d’un véhicule de fonction.

Enfin, le responsable de traitement précise que ledit traitement « a pour objectif de simplifier les accès au parking au moyen d’une ouverture/fermeture automatique des barrières sans utilisation du badge ou du support sans contact, par l’installation d’un système de reconnaissance des plaques d’immatriculation ».

Ses fonctionnalités sont les suivantes :

-  enregistrer/mettre à jour dans le système les plaques d’immatriculation autorisées ;

- établir une corrélation entre la plaque d’immatriculation et la table de correspondance permettant l’ouverture automatique des barrières ;

-  permettre la retranscription de la plaque d’immatriculation (son numéro et le pays d’émission de la plaque) ;

-  permettre la prise photographique de la plaque d’immatriculation du véhicule entrant et sortant.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

II.    Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.

À cet égard, la Commission constate que ledit traitement a pour objectif de « faciliter l’accès au CHPG aux personnes concernées » et de « permettre aux pompiers d’accéder rapidement aux urgences du CHPG ».

Elle considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-  identité : photographie de la plaque d’immatriculation, numéro de la plaque d’immatriculation, pays d’émission de la plaque ;

-  données d’identification électronique : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès aux informations.

Ces informations ont pour origine le système de reconnaissance des plaques d’immatriculation.

La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.

Ce document n’ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique ou sur place auprès du Délégué à la protection des données.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette condition, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Le traitement est interne au CHPG.

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-  le responsable du service technique et son adjoint : tout accès à des fins d’administration du système ;

-  le prestataire : tout accès à des fins de maintenance du système ;

-  les administrateurs DSIO : mise à jour, modification, suppression du système.

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit sous-traitant est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements et interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’un rapprochement avec un traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG ».

La Commission constate que ce traitement a été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Enfin, elle rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité sont conservées 1 an jusqu’à la revue annuelle de la liste des plaques autorisées, puis potentiellement renouvelées pour 1 an suite à cette revue.

Par ailleurs, les logs de connexion sont conservés 1 an.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  l’information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès au CHPG avec ouverture automatisée par reconnaissance des plaques d’immatriculation ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.