Délibération n° 2020-182 du 16 décembre 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du parc informatique » exploité par la Direction des Systèmes d'Information (DSI) présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d'Information ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 8 septembre 2020 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion du parc informatique » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 5 novembre 2020, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2020 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
Le Ministre d'État souhaite mettre en œuvre le traitement ayant pour finalité la « Gestion du parc informatique », permettant à l'Administration de connaître la situation de ses équipements et ressources afin d'en assurer le suivi.
Ainsi, ce dernier est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion du parc informatique ».
Il concerne les fonctionnaires et agents de l'État, ainsi que les prestataires et utilisateurs dotés d'un poste de travail.
Les fonctionnalités du traitement sont :
- Gestion centralisée des données nécessaires à la connaissance des ressources installées sur le SI ;
- Identification des utilisateurs auxquels les équipements sont attribués ;
- Gestion des entrées et des sorties du parc informatique ;
- Établissement et tenue à jour des inventaires des ressources et éléments du système d'information de l'État ;
- Gestion des changements d'équipements avec suivi de la destruction des équipements obsolètes ;
- Suivi des documents associés aux équipements et ressources ;
- Suivi des actions des agents de la DSI sollicités dans le cadre de la gestion du parc informatique ;
- Établissement de rapports, bilans, statistiques, reporting et exports génériques ;
- Établissement de bilans nominatifs pour établir la liste des équipements et ressources affectés à une personne donnée.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle il est soumis, ainsi que par la réalisation d'un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que la mise en place d'un tel outil participe à une gestion rationalisée des ressources matérielles et logicielles de l'Administration et s'inscrit dans les missions de la DSI telles que prévues à l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020, susvisée, portant création de cette dernière au terme duquel cette Direction est notamment chargée « d'assurer la gestion opérationnelle des infrastructures matérielles et logicielles constituant le système d'information de l'Administration en assurant une haute disponibilité des ressources informatiques ».
Il est en outre précisé, en ce qui concerne la justification par une obligation légale, que le traitement doit être notamment conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de l'État, annexée à l'arrêté ministériel n° 2017-56 du 1er février 2017.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
En ce qui concerne les utilisateurs/collaborateurs :
- identité : nom, prénom, matricule, fonction, identifiant ;
- vie professionnelle : groupe ;
- logs de connexion : données d'horodatage de la dernière connexion (date, heure) DN de l'utilisation, prénom, nom, identifiant administratif du service de rattachement.
En ce qui concerne l'affectation des ressources :
- ressources professionnelles : nom, numéro d'inventaire, type (ex. ordinateur, moniteur, logiciels installés) localisation, statut, fabricant, modèle, numéro de série, documentation à l'IC, bon de SAV, bon de déploiement ;
- information temporelle : date et heure de mise à jour.
En ce qui concerne les agents de la DSI intervenant dans le process de gestion du parc :
- identité : nom, prénom ;
- vie professionnelle : fonction, groupe d'affectation ;
- logs de connexion : données d'horodatage de la dernière connexion (date, heure) DN de l'utilisation, prénom, nom, identifiant administratif du service de rattachement, opération réalisée, création, mise à jour de la fiche d'un IC, mise à jour des statuts ;
- log de connexion des agents du CDS : log routeur et les logs ouverture de flux.
En ce qui concerne les rédacteurs de documentation :
- identité : nom, prénom ;
- horodatage : ID du document, date et heure de création et de mise à jour des documents.
Les données d'identité, de vie professionnelle, et de ressources professionnelles sont renseignées par les personnes habilitées de la DSI.
Les autres informations sont créées par le système.
Par ailleurs, la Commission constate l'existence d'espaces commentaires dans la partie relative aux fiches des matériels. Elle rappelle que ces derniers doivent être utilisés pour les seuls éléments factuels nécessaires, et appelle l'attention sur la qualité des commentaires pouvant y être insérés.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d'un document spécifique.
Ce dernier n'étant pas joint au dossier, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé par les personnes concernées par voie postale auprès de la Direction des Systèmes d'Information, ou par le biais d'un accès en ligne à son dossier.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit s'exercer dans le mois suivant la réception de la demande.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate que le responsable de traitement ne communique aucune information à des destinataires.
Par ailleurs, ont accès au traitement :
- Les agents habilités de la DSI et toute personne travaillant sous son autorité : accès dans le cadre de leurs missions en inscription, modification, mise à jour ;
- Utilisateurs sous un « profil selfservice » : accès en consultation aux équipements/ressources qui leur sont affectés.
La Commission constate qu'il est fait recours à des prestataires. Elle rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, les droits d'accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI. Sur les rapprochements et les interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté avec les traitements suivants :
- « Gestion des habilitations et des accès au Système d'information », légalement mis en œuvre, aux fins de synchronisation du compte, et de lien entre utilisateur et ressource ;
- « Assistance aux utilisateurs du Centre de Service de la DSI », concomitamment analysé, par lequel sont effectuées toutes les demandes des services concernant les matériels et affectations.
En outre, il est rapproché avec le traitement de « Gestion du renouvellement des postes informatiques de l'Administration d'État », légalement mis en œuvre, afin d'enregistrer les changements de postes et documents y associés.
À l'analyse des éléments du dossier, ces interconnexions sont conformes aux finalités initiales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées :
- Tant que le compte de l'utilisateur ou l'agent de la DSI existe dans le traitement « Assistance aux utilisateurs par le Centre de service de la DSI », en ce qui concerne les informations relatives à l'identité et à la vie professionnelle ;
- 12 mois glissants en ce qui concerne les logs de connexion des agents de la DSI, 7 mois en ce qui concerne ceux du Centre de service ;
- Tant que le document est utile et reste dans la base, en ce qui concerne les informations relatives au rédacteur de documentation ;
- Le temps de la durée de vie de la ressource en ce qui concerne les « ressources professionnelles », les informations temporelles y associées sont effacées à chaque mise à jour.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que :
- les personnes concernées doivent être informées de manière conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les commentaires doivent être proportionnés à la finalité recherchée et strictement encadrés.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du parc informatique » exploité par la Direction des Systèmes d'Information (DSI).

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.