Délibération n° 2019-172 du 20 novembre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du dispositif de contrôle d'accès aux locaux par badges magnétiques et alarme » présenté par son Président.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 11 novembre 2019 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du dispositif de contrôle d'accès aux locaux par badges magnétiques et alarme » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 novembre 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) est une Autorité Administrative Indépendante, organisme de droit public.
Afin d'assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de ses locaux, elle souhaite mettre en place un dispositif de contrôle d'accès par badges magnétiques et alarme.
Le traitement automatisé d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Gestion du dispositif de contrôle d'accès aux locaux par badges magnétiques et alarme ».
Les personnes concernées sont les membres de la Commission, les agents du Secrétariat Général et la société prestataire en charge du ménage.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- assurer la sécurité des personnes ;
- assurer la sécurité des biens ;
- assurer la sécurité des données confidentielles ;
- contrôler l'accès à l'entrée principale de la CCIN ;
- permettre l'activation/la désactivation de l'alarme par un code personnel ;
- permettre l'accès aux locaux sensibles aux seuls collaborateurs habilités ;
- gérer les habilitations d'accès aux personnes autorisées ;
- désactiver les badges perdus/volés ;
- permettre la constitution de preuves en cas d'infractions.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement, sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que ledit dispositif est « installé dans un but sécuritaire uniquement afin d'assurer la sécurité des personnes, des biens et des données confidentielles au sein de ses locaux ».
Elle relève ainsi qu'il permet :
- « de contrôler les accès aux locaux ;
- de limiter l'accès aux locaux comportant des données/équipements sensibles aux seuls agents habilités ».
La Commission prend acte par ailleurs que « l'objectif du dispositif n'est pas de contrôler le travail ou le temps de travail des collaborateurs ».
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l'article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations nominatives traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : prénom et première lettre du nom pour les membres de la Commission et les agents du Secrétariat, nom de la société pour la société prestataire ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : plages horaires habituellement autorisées, zones d'accès autorisées ;
- données d'identification électronique : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement ;
- informations temporelles : date et heure d'entrée, date et heure de la saisie du code d'alarme ;
- données liées au badge : identité, fonction du détenteur, zones d'accès autorisées, plages horaires autorisées, nom du point de passage ;
- données liées à l'alarme : code personnel, numéro de la borne d'alarme ;
- personnes à contacter : numéro de téléphone, message SMS d'alarme.
Les informations relatives à l'identité, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ont pour origine l'Ordonnance Souveraine n° 7.468 du 14 mai 2019 pour les membres de la Commission, le traitement ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines » pour les agents du Secrétariat Général et le contrat de prestation de service pour la société prestataire.
Par ailleurs, les données d'identification électronique et les informations temporelles ont pour origine les systèmes de contrôle d'accès par badge et d'alarme.
Les informations d'horodatage liées aux badges ont pour origine le système de contrôle d'accès par badge.
Les informations liées à l'alarme ont pour origine la personne concernée (pour son code) et le système d'alarme.
Enfin les informations liées aux personnes à contacter ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines ».
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV.  Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'un document spécifique, à savoir « l'attestation de remise du badge ».
À l'analyse de ce document, la Commission considère que les modalités d'information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès s'exerce sur place auprès du Secrétariat Général.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

• Sur les destinataires

Les informations sont susceptibles d'être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d'une enquête judiciaire.
À cet égard, elle rappelle qu'en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.
La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

• Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- le Secrétaire Général : consultation en différé uniquement en cas d'incident par le biais d'une demande au Service technique ;
- le Service technique : tous droits dans le cadre de ses opérations de maintenance, y compris l'extraction ;
- le prestataire : tous droits dans le cadre de ses opérations de maintenance, sous le contrôle du Service technique.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI. Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet d'une interconnexion avec un traitement ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines ».
La Commission prend acte que ce traitement a été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation particulière.
La Commission constate ainsi que les ports non utilisés sont désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur sont protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle constate par ailleurs que la copie ou l'extraction d'informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception, conformément à sa délibération n° 2010-13 du 3 mai 2010.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l'identité, à la formation, aux diplômes, à la vie professionnelle et à l'alarme sont conservées tant que la personne est en poste.
Les données d'identification électronique sont conservées 1 an, de même que les informations temporelles, compte tenu des biens et données à protéger.
Les informations liées aux badges sont conservées tant que le badge est valide.
Enfin, les informations liées aux personnes à contacter sont conservées tant que ces personnes sont sur la liste des personnes à contacter.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que :
- les ports non utilisés sont désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs sont protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- la copie ou l'extraction d'informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception.
Rappelle que les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par son Président, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du dispositif de contrôle d'accès aux locaux par badges magnétiques et alarme ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.