Délibération n° 2019-46 du 20 mars 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Système anti-fugue » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 14 janvier 2019, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Système anti-fugue » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 15 mars 2019, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 mars 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Système anti-fugue ».
Il indique que les personnes concernées sont les patients et les professionnels de santé (médecins, cadres de santé, infirmières et aides-soignants).
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- assurer la sécurité des patients présentant des troubles cognitifs par la mise en place d'un bracelet (médaillon) ;
- rechercher des patients en cas de fugue via :
• la transmission de l'alerte automatisée (sur franchissement de borne) sur le pupitre d'appel malade (bureau des infirmières de chaque étage) ;
• la communication de l'information sur le DECT (téléphone fixe sans fil) des cadres de santé et infirmiers du service concerné (message pré enregistré en fonction de la borne (porte)) ;
• au 1er étage : déclenchement de la vidéosurveillance (enregistrement sur franchissement de la borne) via un contact sec (boîtier spécifique) ;
• la désactivation des ascenseurs et monte-charges (la désactivation se fait quand l'ascenseur a terminé sa montée ou descente afin de ne pas bloquer les personnes s'y trouvant. La réactivation est manuelle avec utilisation d'une clé par le cadre de santé ou l'infirmière).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que ledit dispositif permet « la protection des patients résidents présentant des troubles cognitifs au Centre Rainier III ».
Elle relève par ailleurs que les caméras sont fixes et qu'il n'y a pas d'enregistrement sonore.
Enfin, le responsable de traitement précise que les caméras sont dotées d'un zoom.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- informations temporelles : logs de connexion ;
- médaillon : numéro de tag, numéro de chambre, référence de la porte ;
- historique : historique des alarmes.
Les informations relatives aux informations temporelles ont pour origine le système.
L'historique des alarmes a pour origine le logiciel.
Enfin, les informations relatives au médaillon ont pour origine le logiciel pour le numéro de tag et la référence de la porte, ainsi que le traitement ayant pour finalité « Gérer les dossiers administratifs des patients » pour le numéro de chambre.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Sur ce point la Commission considère que l'information doit également être effectuée aux représentants des patients concernés si ceux-ci ne sont pas en capacité de recevoir cette information.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale auprès de la Direction du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les agents de l'atelier électrique : configuration des bracelets / bornes anti-fugue ;
- le prestataire : tous droits dans le cadre de la maintenance.
À cet égard, la Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles le prestataire est accompagné sur site lors de ses interventions et un compte rendu est fourni à chaque intervention.
À l'analyse du dossier il appert par ailleurs que les cadres de santé et les infirmières, déjà destinataires des alertes, peuvent réactiver manuellement les ascenseurs et monte-charges.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec trois traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des services de téléphonie et enregistrement de certaines conversations », « Gérer les dossiers administratifs des patients » et « Vidéosurveillance de tous les sites monégasques du CHPG » ; traitements légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations du médaillon sont conservées le temps de la durée de vie du tag.
L'historique des alarmes est conservé 1 an à partir du déclenchement de l'alarme.
Enfin, les logs de connexion sont conservés 1 an.
Concernant ces derniers, la Commission rappelle toutefois que les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Concernant le mot de passe, elle recommande par ailleurs au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Sous ces conditions, la Commission considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées, ainsi que celle de leurs représentants, doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Système anti-fugue ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.