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Délibération n° 2018-45 du 18 avril 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des admissions à la crèche » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

  • N° journal 8384
  • Date de publication 01/06/2018
  • Qualité 100%
  • N° de page

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 84-276 du 3 mai 1984 relatif aux conditions d'accès aux emplois du personnel de service du Centre hospitalier Princesse Grace ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifié ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans, modifié ;
Vu le Code civil ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2014-164 du 12 novembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines et paie » du Centre Hospitalier Princesse Grace ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 22 décembre 2017, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des admissions à la crèche » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 20 février 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 avril 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I.        Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des admissions à la crèche ».
Il concerne les membres du personnel du CHPG dont les enfants sont inscrits à la crèche de l'établissement, lesdits enfants, ainsi que le personnel de la crèche.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
-         « Gestion des inscriptions ;
-         Gestion des correspondances (acceptation/liste d'attente/refus) avec les parents ;
-         Étude du dossier des parents - instruction du dossier par la commission d'admission à la crèche ;
-         Statistiques non nominatives ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.       Sur la licéité et la justification du traitement
        Sur la licéité du traitement
Aux termes de l'article 1er de la loi n° 127 du 15 janvier 1930 « L'hôpital, établissement public, revêtu de la personnalité civile, jouira d'une autonomie pleine et entière ».
Selon l'article 10 du règlement intérieur du CHPG, « Sous l'autorité du directeur, le Centre Hospitalier Princesse Grace assure le fonctionnement (…) d'une crèche destinée, en priorité, aux enfants du personnel hospitalier ». Selon son article 11, cette crèche est « gérée par une directrice » et régie « par un règlement intérieur ».
        Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d'obligations légales auxquelles est soumis le responsable de traitement et par la réalisation d'un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À l'appui de ces justifications, le responsable de traitement met en évidence la législation monégasque portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans et portant encadrement des activités du CHPG, ainsi que la volonté de la Direction de mettre à disposition du personnel des infrastructures permettant la garde des enfants des salariés de l'établissement lorsque les deux parents travaillent, dans la limite des places disponibles.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III.      Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
-         identité des parents : titre, nom, prénom ;
-         situation de famille : lien de parenté avec l'enfant ;
-         adresses et coordonnées : adresse et numéro de téléphone des deux parents ;
-         vie professionnelle : grade, service d'affectation, date de recrutement, statut, horaires de travail des parents ;
-         caractéristiques financières : calcul du quotient familial ;
-         informations temporelles : date de la demande, date de la naissance prévue, date d'entrée prévisible de l'enfant, date de la transmission du dossier par la Direction des Ressources Humaines ;
-         détermination des critères : affectation du nombre de point par critère.
Les informations relatives à l'identité, à la situation de famille ont pour origine le parent salarié au sein du CHPG.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine le parent salarié au sein du CHPG et la Direction des Ressources Humaines.
Les caractéristiques financières et la détermination des critères ont pour origine l'assistance sociale sur la base de justificatifs papiers communiqués par les parents.
Les informations temporelles ont pour origine le service concerné soit la crèche, la Direction des Ressources Humaines et l'assistante sociale.
La Commission observe que les informations sont collectées à partir d'un formulaire et de justificatifs papiers communiqués par le ou les parents. Ces documents ne sont pas numérisés et seules les informations précitées, nécessaires à la réalisation de la finalité, font l'objet d'un traitement automatisé.
Elle constate que les logs d'accès sont également collectés.
La Commission considère que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV.      Sur les droits des personnes concernées
        Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées sera réalisée par un affichage.
La Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165.
        Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce auprès de la crèche par voie postale ou sur place.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V.       Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG. Les personnes pouvant avoir accès aux informations en inscription, consultation, modification et mise à jour sont la directrice de la crèche, son adjoint et la secrétaire de la crèche, ainsi que l'assistante sociale en charge des dossiers.
Les administrateurs du SI ont également accès au traitement pour leurs missions de maintenance.
La Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI.      Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle du CHPG », s'agissant des modalités de communication des informations ;
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » afin de compléter les données relatives à la date de recrutement et au statut du parent salarié du CHPG ;
-         un traitement ayant pour finalité « Gestion de la crèche », qui sera ultérieurement soumis à la Commission.
S'agissant des deux premiers traitements, la Commission relève qu'ils ont été légalement mis en œuvre et que les opérations réalisées sont compatibles avec les finalités initiales des traitements dans le respect de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Par ailleurs, il appert, à l'analyse du dossier, une interconnexion avec le traitement ayant comme finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG », légalement mis en œuvre.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Elle rappelle toutefois que toute communication par messagerie électronique d'informations confidentielles et/ou sensibles doit être chiffrée.
La Commission rappelle également que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.    Sur la durée de conservation
Tenant compte de l'imputation des prestations de crèches sur le salaire du parent travaillant au sein du CHPG et de la prescription quinquennale fixée à l'article 2044 du Code civil en la matière, les informations nominatives collectées seront conservées 5 ans après la prise en charge de l'enfant.
Le responsable de traitement précise que ce délai implique une durée de conservation des données de 10 années à compter de l'inscription de l'enfant.
La Commission rappelle qu'aux termes de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, « les informations nominatives doivent être (…) conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement ».
La finalité du présent traitement porte sur la « gestion des admissions à la crèche ». Cette admission actée, il appartient au(x) parent(s) de prendre l'attache de la directrice de la crèche pour organiser l'arrivée de l'enfant. S'ensuivra la facturation de sa présence, qui relève du traitement de gestion de la crèche, et non du présent traitement.
En conséquence, la Commission considère que la forme des informations permettant l'identification des personnes concernées devra être supprimée un an après l'intégration de l'enfant au sein de la crèche, ou, après notification aux parents de la suite non favorable réservée à leur demande.
Elle rappelle par ailleurs que les logs de connexion ne peuvent être conservés plus d'un an.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Prend acte que le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la crèche » lui sera ultérieurement soumis.
Constate que les logs d'accès sont également collectés.
Rappelle que :
-         l'information des personnes concernées doit être conforme à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
-         toute communication par messagerie électronique d'informations confidentielles et/ou sensibles doit être chiffrée ;
-         les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
-         les logs de connexion ne peuvent être conservés plus d'un an.
Demande que la forme des informations permettant l'identification des personnes concernées soit supprimée un an après l'intégration de l'enfant au sein de la crèche ou la notification aux parents de la suite non favorable réservée à leur demande.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des admissions à la crèche ».


Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.

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