Délibération n° 2018-19 du 17 janvier 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant levée de réserve à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d'embauchage et des permis de travail », de la Direction du Travail, présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu l'Ordonnance n° 3.039 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention de voisinage signée à Paris le 18 mai 1963, modifiée ;
Vu la Convention générale de sécurité sociale entre la Principauté de Monaco et le Gouvernement de la République Italienne et l'arrangement administratif relatif aux modalités de son application, signés à Monaco le 12 février 1982 ;
Vu l'Ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d'une Caisse de Compensation des Services Sociaux ;
Vu la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l'inspection du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, modifiée ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la Médecine du Travail, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.429 du 4 juillet 2016 relative au télétravail ;
Vu la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d'entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d'une Direction du Travail, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l'organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2016-622 du 17 octobre 2016 portant application de l'article 3 de la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels ;
Vu la délibération n° 2007-20 du 20 mars 2007 portant avis favorable avec réserve sur a demande présentée, en régularisation, par le Ministre d'État, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d'embauchage et des permis de travail » de la Direction du Travail ;
Vu le courrier du Directeur du Travail du 29 août 2017 apportant des compléments d'informations se rapportant au traitement en objet ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 janvier 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d'embauchage et des permis de travail » de la Direction du Travail a fait l'objet d'un avis favorable sous réserve de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2007-20 du 20 mars 2007, susvisée.
La réserve portait sur la mise en place d'un cadre juridique transparent concernant la circulation d'informations nominatives relatives aux demandeurs de permis de travail entre les services de l'Administration intervenant dans le processus de délivrance.
Ainsi, le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi précitée afin de lever lesdites réserves tenant compte des modifications légales et réglementaires intervenues depuis lors.
La loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant également été modifiée, la Commission s'est assurée que l'ensemble du traitement est en conformité avec ladite loi.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d'embauchage et des permis de travail ».
Il concerne les salariés et les employeurs de la Principauté, ainsi que les agents habilités de la Direction du Travail. Il convient de relever que ne sont soumis à la procédure du permis de travail que les non nationaux.
Ce traitement a pour fonctionnalités de permettre :
- la gestion et le suivi des offres d'emploi ;
- l'établissement et l'envoi des convocations et présentations à l'employeur de candidats potentiels prioritaires concernés par le type d'emploi proposé ;
- le suivi des réponses de l'employeur à la suite des entretiens par lui réalisé ;
- la gestion et le suivi des autorisations d'embauchage ;
- la délivrance et l'établissement des permis de travail ;
- la production de statistiques.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
L'article 25 de la Constitution consacre la liberté du travail au rang des libertés et droits fondamentaux. Ainsi « la liberté du travail est garantie. Son exercice est réglementé par la loi. La priorité est assurée aux Monégasques pour l'accession aux emplois publics et privés, dans les conditions prévues par la loi ou les conventions internationales ».
La loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, organise ainsi les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, sous contrôle de la Direction du Travail.
Ainsi, selon l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005, cette Direction est chargée, notamment :
- de l'application de la législation et de la réglementation du travail ;
- du suivi de l'application des conventions internationales en matière de droit du travail ;
- de l'information des employeurs et des salariés sur l'état de la législation et de la réglementation du travail et sur leurs modalités d'application ;
- de l'information, l'orientation, du suivi et du placement des demandeurs d'emploi ;
- de la délivrance des permis de travail et des autorisations d'embauchage en s'assurant préalablement auprès de la Direction de la Sûreté Publique, dans le respect des dispositions de l'article 1-2 de l'Ordonnance Souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée ;
- de s'assurer que le demandeur d'emploi n'est pas susceptible de porter atteinte à l'ordre public, du contrôle du respect de la législation sur les conditions d'embauchage et de licenciement ;
- ou encore de l'établissement d'études statistiques et analytiques sur le marché de l'emploi et de ses perspectives.
Le présent traitement s'inscrit dans le cadre des missions légalement conférées à la Direction du Travail, dans le respect des procédures de délivrance des autorisations d'embauchage telles qu'établies, notamment, par la loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, l'Ordonnance Souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, et l'arrêté ministériel n° 2016-622 du 17 octobre 2016 portant application de l'article 3 de la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale.
Le traitement est ainsi justifié par le respect d'obligations légales de la Direction du Travail et des personnes concernées et par un motif d'intérêt public fondé sur le respect des conditions de travail en Principauté et la lutte contre le travail dissimulé.
Aussi, la Commission considère que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

III. Sur les informations traitées

•         Les informations nominatives traitées sur le salarié

Les informations nominatives traitées concernant le salarié sont :
- identité : civilité, nom patronymique, nom d'usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de salarié, numéro d'assuré social, numéro - lieu de délivrance - date de validité de la pièce d'identité ;
- situation de famille : conjoint, marié, célibataire, veuf, divorcé, date, enfant et nombre d'enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile, adresse électronique ;
- vie professionnelle : qualification, nature de l'emploi, salaire, horaire, coefficient, indemnités diverses, type de contrat, limite du contrat, numéro du répertoire opérationnel des métiers (ROME), télétravail, lieu de télétravail ;
- données de santé : « apte, inapte, pas besoin de visite, visite périmée, non venu » ;
- informations en rapport avec la police : avis sur l'opportunité de délivrance du permis de travail (accepté/refusé) ;
- autorisation d'embauchage et permis de travail : date de demande, numéro de l'offre, date prévue d'embauchage, numéro de permis de travail, date d'édition et date de validité, date d'effet de télétravail.
Les informations relatives à l'identité, à la situation de famille, les adresses et coordonnées ont pour origine l'intéressé par le biais du formulaire de demande rempli par le salarié pour une première demande, puis ce formulaire et la Direction du Travail pour les demandes suivantes la Direction du Travail ne saisissant que les données modifiées.
Les données de santé ont pour origine l'Office de la Médecine du Travail.
L'avis sur l'opportunité de délivrance du permis de travail a pour origine la Direction de la Sûreté Publique.
Les informations relatives aux autorisations d'embauchage et aux permis de travail ont pour origine la Direction du Travail.

• Les informations nominatives traitées sur l'employeur

Les informations nominatives traitées concernant l'employeur sont :
- identité de l'employeur : numéro de fiche salarié, nom, prénom, raison sociale, forme juridique, numéro d'affiliation aux Caisses, le numéro SSEE ou IMSEE ; identification de l'assurance contre les accidents du travail, numéro employeur ;
- suivi des demandes : date de demande, date prévue d'embauchage.
Les informations relatives à l'identité ont pour origine l'intéressé par le biais de la partie du formulaire de demande rempli par l'employeur pour une première demande, puis ce formulaire et la Direction du Travail pour les demandes suivantes la Direction du Travail ne saisissant que les données modifiées.
Le numéro d'affiliation aux Caisses et le numéro SSEE ou IMSEE ont pour origine l'intéressé par le formulaire, la Direction du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociaux.
Les informations relatives au suivi des demandes ont pour origine la Direction du Travail.
La Commission relève qu'une photocopie de la pièce d'identité ou titre de séjour du salarié doit être jointe à la demande d'autorisation d'embauchage, notamment lorsque la procédure d'embauchage concernant le personnel de maison, de renouvellement ou de modification de contrat de travail impliquant une modification du permis de travail pour les étrangers.
Aussi elle rappelle les recommandations formulées par la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.

• Les informations nominatives traitées sur les agents de la Direction du Travail

- identité : nom, prénom de l'opérateur ayant créé ou modifié la fiche,
- données d'horodatage : date et heure.
Ces informations ont pour origine le système d'information.
S'agissant des documents de collecte papier, notamment ceux dénommés « demande d'autorisation d'embauchage et de permis de travail » et « demande de renouvellement de contrat de travail ou de modification de contrat de travail », complétés et dûment signés par l'employeur et le salarié chacun en ce qui le concerne, la Commission réitère les observations formulées en 2007 concernant les informations nominatives relatives au salarié, à son conjoint et aux enfants dont il a la charge.
Ainsi, certaines de ces informations sont en rapport avec la vie privée du salarié comme le lieu et la date de son mariage, la date de son divorce et de la séparation d'avec son conjoint, l'identité de son conjoint, sa situation professionnelle et son régime de sécurité sociale, les noms et prénoms des enfants dont il a la charge, son statut juridique à l'égard des enfants et, à défaut, le nom de la personne qui les élève et son lieu de résidence. Or, à partir de ce document, les seules informations traitées par la Direction du Travail concernent le salarié et l'employeur.
La Commission relève que la Direction du Travail est susceptible de conserver une copie papier de ce formulaire de collecte dans le dossier papier du salarié. Aussi, elle recommande que ne soit conservée dans le dossier des personnes que la partie du document intéressant la Direction du Travail, c'est-à-dire sans les rubriques intitulées « le conjoint » et « les enfants à charge », et, elle rappelle que les accès dévolus au dossier papier doivent faire l'objet des mêmes attentions que le dossier automatisé.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée à partir d'une mention particulière intégrée sur « tous les formulaires » délivrés par la Direction du Travail et un affichage « au sein des locaux de la Direction du Travail, du Service de l'emploi et de l'Inspection du Travail ».
La Commission rappelle que l'information doit être réalisée en reprenant les mentions obligatoires figurant à l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, et non uniquement par une phrase rappelant que « en application de l'article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification sur les données vous concernant ». Aussi, pour le traitement en objet, les mentions inscrites par la Direction du Travail pourraient être, par exemple, rédigées comme suit :
« Les informations figurant sur ce formulaire feront l'objet d'un fichier informatique ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d'embauchage et des permis de travail ». Elles sont obligatoires, à défaut de réponse il ne pourra être donné une suite favorable à votre demande. La Caisse de Compensation des Services Sociaux et la Direction de la Sûreté Publique seront destinataires de certaines de ces données. Vous ne disposez pas d'un droit d'opposition au traitement de vos informations, mais vous pouvez exercer vos droits d'accès et de rectification, sur rendez-vous, au service de l'emploi (précision de l'adresse et du téléphone) ».

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé sur place sur rendez-vous.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

• Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- les agents du service de l'emploi : en création et mise à jour ;
- les agents de la Direction du Travail ayant le grade d'inspecteur et de contrôleur : en mise à jour ;
- tous les agents de la Direction du Travail : en consultation.

• Sur les destinataires des informations

La Direction du Travail, la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), et l'Office de la Médecine du Travail (OMT) disposent d'une base commune spécifique à la procédure en objet qui leur permet d'échanger les informations communes aux entités. Il s'agit du traitement automatisé déclaré sous la finalité de « Procédure d'embauchage » par les Caisses Sociales de Monaco qui permet :
- aux agents habilités de l'OMT de disposer des informations destinées à l'organisation de l'examen médical approfondi du salarié, avant la délivrance du permis de travail ou dans le délai fixé à l'article 2-1 de la loi n° 637 du 11 janvier 1958, puis de mentionner le résultat de la visite d'aptitude ;
- aux agents habilités de la CCSS de confirmer l'existence d'un numéro de sécurité sociale lorsque le demandeur a déjà été immatriculé.
À ce sujet, la Commission rappelle que les personnes habilitées ne doivent disposer que des seules informations leur permettant de répondre aux attributions légalement conférées aux organismes dans le cadre de leurs missions d'intérêt général. Aussi, elle recommande que le personnel de la CCSS et de l'OMT ne disposent que de l'information relative à l'accord ou au refus d'un permis de travail sans connaître de l'origine et/ou de la cause d'un refus.
En parallèle, la Direction de la Sûreté Publique est tenue destinataire des informations lui permettant de mener les enquêtes préalables telles que prévues, notamment à l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d'une Direction du Travail et à l'article 1er de l'arrêté ministériel n° 2016-622 du 17 octobre 2016\. Ces informations sont les patronymes, nom usuel, prénom, adresse, nationalité, date de naissance, lieu de naissance des demandeurs étrangers, le cas échéant, le numéro de CCSS et le numéro de fiche salarié.
La Commission relève que des données agrégées, non nominatives, peuvent être communiquées à l'Institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques (IMSEE) dans le cadre de ses missions.
La Commission relève que les accès et les communications d'informations sont organisés dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
La Commission observe que le présent traitement est mis en relation avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des techniques automatisées de communication » aux fins d'utilisation de la messagerie électronique de l'État et des outils bureautiques ;
- le traitement ayant pour finalité « Constitution du dossier Salarié » de la Direction du Travail ;
- le traitement ayant pour finalité « Constitution du dossier Employeur » de la Direction du Travail ;
- le traitement ayant pour finalité « Télé-service permettant le dépôt d'offres d'emploi du secteur privé » de la Direction du Travail ;
- le traitement ayant pour finalité « Procédure d'embauchage » de la Caisse de Compensation des Services Sociaux qui décrit les transmissions par la Direction du Travail des informations nominatives nécessaires aux processus d'embauchage ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de l'immatriculation des salariés » des Caisses Sociales monégasques afin de signaler l'envoi par la Direction du Travail du formulaire de demande d'embauche et les modalités de traitement des informations y figurant ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » de l'Office de la Médecine du Travail.
La Commission relève que ces traitements ont été légalement mis en œuvre et que les opérations réalisées sont compatibles avec les finalités initiales des traitements dans le respect de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
La Commission observe que la Direction de la Sûreté Publique est susceptible d'exploiter et de conserver les informations relatives aux futurs salariés dans le cadre de traitement automatisé lui permettant notamment de réaliser les enquêtes précitées. Aussi, elle demande, si tel est le cas, que ledit traitement soit soumis à son avis.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission précise également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
La Direction du Travail souhaite conserver les informations « 40 ans après l'âge légal de départ en retraite ».
La Commission rappelle qu'aux termes de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, « les informations nominatives doivent être (…) conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement ».
Elle relève qu'un permis de travail est attribué pour une période donnée, qui correspond à la durée du lien contractuel entre le salarié et l'employeur, et qu'à chaque modification du contrat de travail, la procédure de demande d'embauchage doit être réitérée.
Aussi elle considère que la durée de conservation telle que présentée est excessive au regard de la finalité du traitement. Elle demande donc que :
- pour les personnes de nationalité monégasque, les informations nominatives ne soient pas conservées au-delà d'une année après leur immatriculation ou après la notification par l'intéressé de son admission dans la nationalité monégasque ;
- pour les personnes décédées, les personnes dont le permis de travail est venu à expiration ou les personnes dont l'autorisation de permis de travail a été refusée, les informations nominatives ne soient pas conservées au-delà de 5 années à compter de la fin de la date de validité du permis de travail ou de la date de refus.
Considérant que les informations relatives à la Commission technique et aux informations supplémentaires de mise à jour sont conservées pendant « la durée de vie de la fiche » sans que celle-ci ait été précisée, la Commission demande qu'elle soit supprimée selon les mêmes critères que précédemment établis.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle :
- ses recommandations sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels formulées par la délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 ;
- que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
- que, s'agissant des accès, les personnes habilitées ne doivent avoir accès qu'aux seules informations leur permettant de répondre à leurs attributions telles qu'elles ressortent des missions légalement conférées aux organismes ou entités pour le compte desquels elles agissent, et  qu'en conséquence, les agents de la CCSS et de l'OMT ne devront avoir accès qu'au sens de l'avis lié à la délivrance d'un permis de travail sans connaître l'origine et/ou la cause d'un refus.
Demande que :
- l'information des personnes concernées soit rédigée dans le respect des mentions figurant à l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
- la Direction de la Sûreté Publique soumette à la Commission le traitement des enquêtes préalables, si celui-ci est effectué de manière automatisée ;
- les durées de conservation soient modifiées comme suit :
• pour les personnes de nationalité monégasque, les informations nominatives ne soient pas conservées au-delà d'une année après leur immatriculation ou après la notification par l'intéressé de son admission dans la nationalité monégasque ;
• pour les personnes décédées, les personnes dont le permis de travail est venu à expiration ou les personnes dont l'autorisation de permis de travail a été refusée, les informations nominatives ne soient pas conservées au-delà de 5 années à compter de la fin de la date de validité du permis de travail ou de la date de refus ;
• pour les informations relatives à la Commission technique et aux informations supplémentaires de mise à jour, qu'elles soient supprimées concomitamment aux opérations précédentes.
Recommande que des documents permettant de formaliser une demande d'embauchage, de renouvellement ou de modification d'un contrat de travail, communs à la Direction du travail et à la Caisse de Compensation des Services Sociaux, seule la partie intéressant la Direction du Travail soit conservée dans le dossier papier des salariés, c'est-à-dire sans les rubriques intitulées « le conjoint » et « les enfants à charge ».
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives lève les réserves à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d'embauchage et des permis de travail » de la Direction du Travail.

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.