Arrêté Ministériel n° 2018-44 du 18 janvier 2018 modifiant l'arrêté ministériel n° 2012-359 du 21 juin 2012 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d'informations nominatives portant sur la « gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail ».

Nous, Ministre d'État de la Principauté,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2012-359 du 21 juin 2012 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d'informations nominatives portant sur la « gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail » ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 17 janvier 2018 ;
Arrêtons :

Article Premier.

L'article premier de l'arrêté ministériel n° 2012-359 du 21 juin 2012, susvisé, est remplacé comme suit :
« La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue à l'article 6, alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la « gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail », dès lors :
- qu'ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l'article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu'ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l'exercice du droit d'accès ;
- qu'ils n'appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu'ils n'intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu'ils ne font l'objet d'aucun hébergement auprès d'une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d'un niveau de protection adéquat au sens de l'article 20 de la loi n°1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
-qu'ils ne font l'objet d'aucun transfert d'informations vers une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d'un niveau de protection adéquat au sens de l'article 20 de la loi n°1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
-         qu'ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
-         qu'ils font l'objet d'une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d'exercice de son droit d'accès, de rectification et d'opposition. »

Art. 2.

L'article 2 de l'arrêté ministériel n° 2012-359 du 21 juin 2012, susvisé, est remplacé comme suit :
« Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que d'effectuer les opérations liées à :
-         la gestion du matériel téléphonique ;
-         la maintenance du parc téléphonique de l'entreprise ;
-         la gestion de l'annuaire téléphonique interne ;
-         la gestion des messageries téléphoniques internes ;
- la gestion des dépenses de l'entreprise liées à l'utilisation professionnelle des services de téléphonie (établissement et édition des relevés téléphoniques, calcul des coûts) ;
- le remboursement des services de téléphonie utilisés à titre privé par les employés dès lors que ce caractère privé est admis par l'employé lui-même, ou qu'il est mis en évidence par l'émission, à la demande exceptionnelle de l'employeur, d'un relevé téléphonique détaillé présentant les numéros appelés dans leur intégralité – un tel relevé ne pouvant être demandé à l'opérateur que dans l'un des deux cas prévus à l'article 4 ;
- l'établissement de statistiques anonymes.
Ces traitements ne sauraient en aucun cas :
- permettre la surveillance des correspondants nominativement identifiés appelés par l'employé, au-delà de la simple constatation de la nature privée de la communication ;
- permettre la géolocalisation d'un employé par le biais de son téléphone mobile ;
- porter atteinte aux droits conférés par la loi aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux. À ce titre, ces derniers devront bénéficier d'une ligne téléphonique excluant toute possibilité d'interception de leurs communications téléphoniques ou d'identification de leurs correspondants.
Ces  traitements ne sauraient en aucun cas permettre l'écoute ou l'enregistrement de la communication d'un employé. Ils peuvent toutefois être interconnectés avec un traitement permettant un tel enregistrement, dès lors que ce dernier aura été autorisé par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives dans les conditions fixées à l'article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée. »

Art. 3.

Le Secrétaire Général du Gouvernement est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l'Hôtel du Gouvernement, le dix-huit janvier deux mille dix-huit.

Le Ministre d'État,
S. TELLE.